Vă considerați un manager ocupat?
Dacă da, care descriere vi se potrivește mai bine?
Sperăm că puteți vedea că aceste două moduri de a explica termenul "ocupat" au conotații foarte diferite. Sunt șanse ca, în calitate de manager, să fiți adesea ocupat în sensul de a avea lucruri de făcut. Veți avea obiective și priorități, iar echipa dumneavoastră vă va cere sfatul. Cu toate acestea, a fi mereu ocupat este un lucru pe care îl puteți evita cu siguranță cu succes strategii de gestionare a timpului.
În această postare pe blog, vă vom împărtăși sfaturile noastre privind gestionarea timpului. Unele dintre ele sunt relativ ușor de aplicat, iar altele vă vor cere să vă reevaluați serios obiceiurile de lucru. Cu toate acestea, suntem încrezători că a fi capabil să vă gestionați eficient timpul merită efortul.
Vă recomandăm să începeți să lucrați la abilitățile dvs. de gestionare a timpului prin analizarea obiceiurilor dvs. de lucru. De ce sunteți ocupat? Poate că petreceți ore întregi în fiecare zi stând la ședințe? Sau schimbați adesea contextul, încercând să abordați noi sarcini și provocări imediat ce acestea apar? Încercați să evaluați modul în care lucrați și să identificați potențialele domenii de îmbunătățire.
Cum să abordați o astfel de analiză? Dacă societatea dumneavoastră utilizează software de urmărire a timpului angajaților, s-ar putea să vă puteți baza pe date istorice. Altfel, dedicați câteva zile pentru a nota ce faceți și cât timp vă ia să o faceți. De asemenea, poți încerca să detectezi semnalele de alarmă: stres, feedback negativ din partea echipei tale, incapacitatea de a livra sarcini importante la timp. Vom încerca în continuare să vă convingem să adoptați o urmărire adecvată a timpului (a se vedea sfatul #7), dar notele rapide pot fi un bun început pentru a înțelege de ce sunteți atât de ocupat.
Puteți enumera, pe scurt, principalele obiective pe care doriți să le atingeți în această săptămână/lună/trimestru? Puteți spune la ce obiectiv general contribuie sarcina dvs. actuală? Pentru a fi un manager productiv, trebuie să aveți obiective clare, aliniate cu obiectivele companiei și ale echipei. Petrecerea a câteva zile pentru a concepe obiective pentru echipa dvs. și pentru dvs. însuși vă poate economisi mult timp pe termen lung. Va fi mai ușor să rămâneți concentrat și motivat atunci când știți că lucrați pentru un obiectiv specific, măsurabil. În plus, veți putea evita cu succes pierderile de timp - activități care pot părea urgente, dar care, în realitate, au prea puțin de-a face cu succesul echipei dumneavoastră.
Acum, după ce ați definit obiectivele, ar trebui să schițați și să prioritizați sarcinile care vă vor duce acolo. Fiind manager, probabil că veți lucra doar la unele dintre sarcini, așa că încercați să vă asigurați că le alegeți pe cele care necesită cu adevărat expertiza dumneavoastră. Dacă doriți să citiți mai multe despre tehnicile de prioritizare, consultați ghidul nostru pentru prioritizarea sarcinilor de proiect.
Dacă tot vorbim despre priorități și gestionarea timpului, este absolut esențial să vă amintiți că trebuie să vă respectați prioritățile. Cu riscul de a suna ca un zăpăcit: nu lucrați la lucruri doar pentru că sunt interesante!
Să prezentăm un scenariu: imaginați-vă că sunteți senior manager la o agenție de creație. Ați început cariera ta ca designer UXși încă prețuiești sentimentul de fluiditate atunci când lucrezi la wireframes. Locul tău de muncă actual îți cere să treci în revistă toate propunerile creative făcute de agenția ta și să lucrezi cu o echipă de specialiști UX și ilustratori. Credeți că aceștia își fac treaba foarte bine, dar tot vă place, din când în când, să interveniți și să preluați unele proiecte. Acest tip de comportament este un semn de micromanagement, dar ar putea fi, de asemenea, teribil pentru productivitatea dumneavoastră.
Nu încercăm să spunem că ar trebui să vă dedicați zilele unor sarcini banale - ideal ar fi să fiți entuziasmat și de îndatoririle dvs. manageriale principale. Ideea este să rămâi pe drumul cel bun și să te apropii cu un pas de îndeplinirea obiectivelor tale. Cu toate acestea, dacă vă simțiți frustrat de responsabilitățile dvs. actuale și ați prefera să explorați o altă parcurs profesional în alte tehnologii, ar putea fi un semn pentru tine să te uiți mai atent la această nevoie.
E-mailuri noi care apar în inbox, notificări Slack, angajați care intră în biroul tău cu "pot să vă iau un minut?" - suntem siguri că majoritatea managerilor pot enumera o mulțime de potențiale întreruperi care apar în timpul zilelor lor de lucru. Ca manager, probabil că nu veți evita toate distragerile, dar le puteți gestiona mai eficient. Stabiliți câteva reguli, atât pentru dumneavoastră, cât și pentru echipa dumneavoastră. De exemplu, ați putea decide să vă verificați e-mailul doar de două ori pe zi și să vă ocupați imediat de toate e-mailurile urgente, în loc să le "vedeți" și să le lăsați pentru mai târziu. O altă idee ar fi să vă programați în calendar o perioadă "nu întrerupeți". Aceasta poate face minuni pentru productivitatea dumneavoastră, atâta timp cât o dedicați muncii concentrate.
Unii oameni lucrează cel mai bine atunci când ascultă muzică la căști antifonice. Alții apreciază micile ritualuri la începutul unei sesiuni de lucru concentrate - de exemplu, prepararea unui ceai verde. Puteți identifica lucrurile și circumstanțele care vă susțin concentrarea? Să știți ce vă pune în starea de flow vă va ajuta enorm în gestionarea timpului, atâta timp cât urmați și următorul sfat.
Odată ce vă dați seama ce vă susține productivitatea, profitați de acest lucru. Dacă sunteți cel mai productiv înainte de prânz, stabiliți un bloc de timp dedicat muncii profunde. Dacă vă confruntați cu sarcini creative în a doua jumătate a zilei de lucru, programați-le pentru orele matinale. Cunoașterea tiparelor dvs. de productivitate și valorificarea lor la maximum reprezintă fundamentul unei gestionări excelente a timpului.
Am vorbit mult despre analizarea obiceiurilor tale de lucru și a tiparelor de productivitate. Știți ce vă va ajuta să le observați? Urmărirea timpului. Desigur, nu ne referim la fișele de pontaj pe care le semnați la sfârșitul săptămânii sau lunii doar pentru a adera la liniile directoare ale organizației dvs. Acestea sunt adesea inutile pentru a măsura ceva. Dar dacă vă completați fișa de pontaj în timp real folosind un sistem robust de aplicație de urmărire a timpului, puteți învăța multe din aceste date. Veți vedea cum vă petreceți timpul la serviciu: cât timp acordați sarcinilor curente, gestionării echipei sau potențialelor distrageri. Cu aceste cunoștințe la îndemână, puteți face optimizări: îmbrățișați gestionarea eficientă a reuniunilor, încercați diferite tehnici de gestionare a timpului, și să mutați lucrurile în calendar.
Avantaj suplimentar: dacă utilizați urmărirea timpului la nivelul întregii echipe, puteți, de asemenea, să obțineți mai multe informații despre productivitatea angajaților dvs. și să urmăriți progresul proiectelor acestora. Citiți mai multe despre gestionarea foii de prezență.
Atunci când căutați optimizări în programul dumneavoastră, nu trebuie să uitați de echipa dumneavoastră. Bineînțeles, veți avea în continuare nevoie de timp pentru a vorbi cu ei, pentru a le oferi feedback și pentru a-i ajuta să se dezvolte profesional. Este o idee bună să vă stabiliți din timp întâlnirile individuale pentru a nu uita de ele sau pentru a nu le programa într-un interval orar suboptimal. Legătura și comunicarea cu echipa ta sunt importante din multe motive, dar unul dintre ele are de-a face direct cu gestionarea timpului. Știind mai multe despre punctele forte și punctele slabe ale colegilor dvs. de echipă, veți ști mai bine cui ar trebui să delegați o anumită sarcină.
Ce se întâmplă cu calendarul dvs. atunci când aveți o zi "goală"? Cel mai probabil, oamenii încep să programeze întâlniri, brainstorming-uri, interviuri de angajare cu potențiali angajați etc. Desigur, uneori pur și simplu trebuie să participați la o întâlnire, dar o puteți face în termenii dvs. Utilizați calendarul dvs. online pentru a bloca timpul pe care știți deja că îl veți dedica unei anumite activități, de exemplu, sesiunile dvs. de lucru concentrat. Aceasta nu înseamnă că ar trebui să vă blocați zile întregi doar pentru că nu doriți să fiți deranjat de întâlniri sau alte solicitări. Așa cum am spus, nu veți putea să le evitați o dată pentru totdeauna. Ceea ce puteți face cu siguranță este să vă puneți cele mai importante activități în calendar și să lăsați ceva timp și pentru ceilalți.
Obiective conturate? Sarcini prioritizate? Excelent! Acum, este timpul să vă asigurați că dumneavoastră și colegii dumneavoastră aveți suficient de lucru în timpul zilei. Menținerea unui nivel optim utilizarea resurselor este esențială: nu doriți să vă suprasolicitați angajații (sau pe dvs.), dar trebuie, de asemenea, să evitați subutilizarea.
Cum intervine aceasta în gestionarea timpului dumneavoastră? În calitate de manager, ar trebui să fii dispus să delegi unele sarcini colegilor tăi de echipă. Atunci când nu ești sigur de volumul lor de muncă, poți, fără să vrei, să pui presiune suplimentară pe cineva care are deja multe pe cap.
Acum, poate vă întrebați: cum ar trebui să țin evidența volumului de muncă și a utilizării forței mele de muncă? Nu este vorba despre a vă privi angajații adânc în ochi, căutând semne de oboseală. A planificator de resurse ca Teamdeck vă oferă o modalitate robustă de a urmări programele oamenilor și de a le optimiza pentru o mai bună productivitate. Veți putea, de asemenea, să vă monitorizați propriul program și, odată ce vedeți că acesta devine strâns, puteți delega sarcini echipei dvs. în avans.
Instrumentele de planificare a resurselor, cum ar fi Teamdeck, vă oferă o vizibilitate excelentă asupra volumului de lucru, a foilor de prezență și a concediilor echipei dvs. Sună ca o soluție bună pentru echipa ta? Scrieți-ne un mesaj și programați o demonstrație a produsului cu Joanna.
Suprasolicitarea este îngrozitoare pentru bunăstarea dumneavoastră și poate avea un impact negativ asupra vieții personale. Managerii ocupați sunt, de asemenea, mai slabi în ceea ce privește munca lor: gestionarea echipelor. Cercetare ("Cercetare: When Managers Are Overworked, They Treat Employees Less Fairly", 2018) arată că "șefii cu un volum de muncă mai mare (față de cei cu un volum mai mic) au prioritizat sarcinile tehnice de bază în detrimentul tratării corecte a angajaților și, ca urmare, au fost mai puțin susceptibili de a fi raportați ca acționând corect de către angajații lor".
Cu siguranță, nu vreți să fiți acest tip de manager. Folosiți lista noastră de sfaturi pentru gestionarea timpului și alegeți câteva puncte care vă vorbesc cel mai mult. Apoi, lucrați la punerea lor în aplicare în următoarele două săptămâni. Este posibil să vedeți o diferență reală în curând. Mult noroc!
Una dintre cele mai dificile sarcini pentru proprietarii de întreprinderi și managerii de resurse este programarea turelor. Poate deveni destul de dificil și consumator de timp să planifici cine ar trebui să lucreze când și la ce, pe baza preferințelor personale și...
Ca software house, am testat multe, poate cele mai bune aplicații de gestionare a timpului. În domeniul IT și software - care are în principal clienți de afaceri din SUA și Marea Britanie - suntem obișnuiți să lucrăm cu o gamă absolut...
