Probabil că nu este o surpriză pentru dvs. faptul că reuniunile sunt adesea asociate cu o pierdere de timp. Conform Raportul Atlassian, oamenii pot petrece până la 31 de ore în fiecare lună în ședințe neproductive. Asta înseamnă aproape o săptămână întreagă de muncă!
Este de înțeles că liderii de echipă și managerii încearcă să ia unele măsuri pentru a reduce costurile reuniunilor. Pentru unele companii, ar putea fi vorba de interzicerea, de exemplu, a tuturor întâlnirilor de status. Pentru altele, aceasta înseamnă introducerea de aplicații și tehnici pentru creșterea eficienței reuniunilor. În acest articol, vom împărtăși sfaturi pe care le puteți utiliza pentru a planifica și a desfășura reuniuni de succes.
Reuniunile eficiente produc rezultate tangibile care au un impact pozitiv asupra proiectului dumneavoastră sau asupra organizației în ansamblu. Aceasta este ideea lor generală. Detaliile depind de obiectivul reuniunii dumneavoastră. Reuniunile eficiente sunt cele care ating obiectivele stabilite de liderul reuniunii. Ca atare, este absolut crucial să veniți cu un scop clar pentru fiecare reuniune pe care o organizați și să împărtășiți obiectivele cu participanții. Mai multe despre acest lucru în secțiunea următoare.
Începeți cu un obiectiv. Ce doriți să realizați prin desfășurarea acestei reuniuni? Trebuie să luați niște decizii de afaceri importante? Planificați un brainstorming? Există actualizări care ar trebui să fie împărtășite cu echipa dvs. în spiritul transparența proiectului? Obiectivele pe care le identificați vor influența probabil natura reuniunii. Acestea vă pot convinge chiar să... nu organizați deloc reuniunea.
Multe companii urmează reuniune ca implicită politică: atunci când aveți îndoieli - convocați o întâlnire. Din păcate, acesta nu este cel mai productiv mod de a petrece timpul angajaților. Multe rapoarte publicate în ultimii ani subliniază numărul mare de întâlniri inutile. Atlassian a analizat datele și a ajuns la concluzia că jumătate dintre reuniuni sunt considerate o pierdere de timp. Jumătate din ele! Asta mă face să cred că aproape toată lumea ar putea reduce numărul de ședințe pe care decide să le organizeze.
Un tip de întâlnire care este adesea criticat este infama întâlnire de status. Jason Fried, fondator și CEO la Basecamp, scrie că întâlnirile de stare sunt cele mai rele tipuri de întâlniri. Eliminați-le și veți ști mai multe, veți economisi o grămadă de bani și veți recupera zeci de ore pe lună. Nu este singurul care are acest sentiment. Mai multe organizații recunosc deschis că au renunțat să se mai întâlnească doar pentru a face schimb de informații cu privire la stadiul actual al lucrărilor. În schimb, ele comunică mai eficient cu statusuri scrise. Această abordare este deosebit de valoroasă pentru echipele distribuite în care, pentru a reuni un grup de persoane la o convorbire în timp real, trebuie să faceți un efort semnificativ de programare. Rapoartele de stare publicate pe Slack sau în cadrul managementul proiectelor software-ul ales de dvs. necesită mai puțin timp decât echivalentele lor în persoană.
Îmi pot imagina că unii dintre dumneavoastră ar putea fi reticenți față de această idee: la urma urmei, oamenii vorbesc mai repede decât pun lucrurile în scris. Nu sunt reuniunile mai eficiente decât scrierea lucrurilor? Ei bine, nu și în acest caz. Întâlnirile de stare pentru grupuri de persoane durează mai mult decât pregătirea unei note scurte cu privire la progresul propriu. În plus, este puțin probabil ca participanții la reuniuni să acorde aceeași atenție tuturor lucrurilor spuse de toți participanții la o anumită reuniune.
În plus, scrierea lucrurilor este o ocazie excelentă de a sintetiza informațiile și de a comunica fiecare element în mod concis. Ca rezultat, puteți produce informații perspicace și de lungă durată. Există o mulțime de aplicații și add-on-uri care vă vor sprijini compania în tranziția de la întâlnirile de stare în persoană la rezumatele asincrone. Încercați Standuply sau Morcov, de exemplu.
Discuțiile de stare nu sunt singurul tip de reuniuni care ar putea fi eliminate din calendar. Dacă nu sunteți sigur dacă o anumită întâlnire ar trebui să aibă loc sau nu, puteți cere sfatul unei aplicații amuzante, dar utile: Ar trebui să fie o întâlnire?
Acum că ați stabilit motivele valide pentru organizarea unei reuniuni de afaceri, trebuie să o planificați cu atenție. Nu există loc pentru o sesiune improvizată de genul "treceam pe lângă biroul dvs.": datele arată că 40% dintre oameni le consideră a fi distrageri semnificative ale atenției.
Unul dintre ingredientele cheie ale reuniunilor productive este să reuniți grupul potrivit de oameni. Invitați angajații care sunt susceptibili de a contribui la obiectivul reuniunii dvs. Organizați o reuniune a echipei de proiect dacă doriți să împărtășiți actualizări importante și să organizați o scurtă sesiune de întrebări și răspunsuri după aceea. Dacă obiectivul dvs. este de a produce o decizie executivă în timpul acestei sesiuni, asigurați-vă că factorii de decizie participă efectiv la ea. În caz contrar, cu greu va fi o discuție eficientă.
Când vine vorba de numărul de participanți la reuniune, este posibil să fi întâlnit regula celor două pizza popularizat de Jeff Bezos. Se spune că două pizza ar trebui să fie suficiente pentru a hrăni întregul grup de la reuniune. Este o regulă utilă, dar v-aș sugera să nu o priviți atât de mult ca pe o formulă de măsurare (la urma urmei, pizzele au dimensiuni foarte diferite). În schimb, folosiți acest lucru ca pe o oportunitate de a vă gândi la lista de participanți înainte de a trimite o invitație.
Un alt aspect pe care ar trebui să îl luați în considerare aici este costul reuniunii. Uneori avem impresia că economisim bani pentru companie prin organizarea unei reuniuni și astfel "facem lucrurile să avanseze". Cu cât reuniunea este mai lungă și cu cât sunt mai multe persoane implicate, cu atât costurile de afaceri vor fi mai mari. Data viitoare, când încercați să decideți pe cine să invitați la reuniune, poate doriți să verificați calculatorul de costuri pentru reuniuni împărtășit de Harvard Business Review. Rezultatele vă pot surprinde.
Având în vedere obiectivele planificate ale reuniunii și o listă a angajaților care participă la aceasta, trebuie să elaborați un plan de acțiune. Pentru a elabora ordinea de zi a reuniunii, încercați să răspundeți la următoarele întrebări:
Alegerea intervalului orar potrivit pentru reuniunea dvs. poate fi o provocare, mai ales atunci când invitați persoane a căror disponibilitate nu este fixă. În primul rând, aruncați o privire la calendarul de resurse al echipei dvs. pentru a determina data potrivită pentru ședința dvs. Rețineți că ora la care începe ședința dvs. nu trebuie să fie aleatorie. După cum se arată în Raportul Doodle privind starea reuniunilor în 2019, doar 12% de persoane preferă să aibă întâlniri după ora 14.00. Instrumente precum Calendly sau Pasăre de întâlnire să vă sprijine în găsirea momentului potrivit de întâlnire.
Rețineți că ordinea de zi a reuniunilor de echipă ar trebui, în mod ideal, să fie trimisă împreună cu invitațiile, nu adăugată ulterior la descrierea evenimentului. Această din urmă opțiune poate face ca unii participanți să nu primească agenda și, prin urmare, să nu știe la ce să se aștepte în timpul reuniunii. Programul dvs. ar trebui să clarifice faptul că sunteți liderul și/sau facilitatorul reuniunii respective. Dacă nu există un proprietar individual al unei reuniuni, este dificil să finalizați cu succes toți pașii. Asigurați-vă că toți cei care participă la reuniune știu ce trebuie să pregătească în avans. În caz contrar, vă veți strădui să gestionați eficient discuția.
În calitate de facilitator al reuniunii, sunteți responsabil de desfășurarea reuniunii. Dumneavoastră decideți când începe reuniunea și dacă planul de acțiune este urmat. În orice moment, păstrați în minte scopul principal al discuției. Acestea sunt principalele elemente ale reuniunilor eficiente:
Veți găsi o mulțime de resurse online care descriu diferite tipuri de personalități de întâlnire (cum ar fi acesta, sau aceasta, sau acela). Toate aceste articole diferă puțin în ceea ce privește numărul de persoane din cadrul reuniunii sau numele acestora. Cu toate acestea, ceea ce au toate în comun este faptul că este probabil să întâlniți participanți care vor domina reuniunea cu opiniile lor, remarci zgomotoase sau chiar discuții în afara subiectului. Pe de altă parte, veți avea persoane care ar putea avea ceva extrem de valoros de spus, dar, dintr-un motiv sau altul, vor rămâne tăcute.
O metodă de a organiza reuniuni productive cu personalități diferite la bord este să încercați să eliminați structura de putere. În acest fel, îi încurajați pe toți participanții să contribuie, fără ca aceștia să fie nevoiți să își facă griji că nu vor vorbi la rândul lor. Ed Catmull, co-fondatorul Pixar, este un exemplu excelent al acestei abordări. El a detaliat acest lucru în interviul său cu CEO-ul Slack: [în timpul unei întâlniri] nimeni, de la directorul de creație până la Catmull însuși, nu poate trece peste echipa de producție care vine pentru feedback. Motivul este simplu: ei știu deja că ceva nu funcționează - ei nu vor judecăți, ci soluții. Catmull admite că nu le iese întotdeauna bine. "Din când în când, este un dezastru nenorocit", spune el. "Dar, uneori, se întâmplă ceva magic. Și prin magie, înțeleg că ego-ul a părăsit camera."
Egoul din sală poate fi verbalizat și prin trecerea peste ordinea de zi și începerea unor discuții în afara subiectului. Liderul reuniunii poate fi ușor luat prin surprindere atunci când apare acest tip de comportament. De aceea, cel mai bine este să vă pregătiți dinainte pentru astfel de întreruperi. Puteți stabili așa-numita parcare pentru idei: o tablă albă sau o bucată de hârtie unde să notați lucrurile aduse în discuție de participanți care nu au fost incluse în planul de acțiune. Organizarea unei reuniuni eficiente este mult mai ușor când ești capabil să spui: "acesta este un punct de vedere interesant, să îl punem într-o parcare și să revenim la el după această întâlnire".
Întâlnirile eficiente rareori se încheie când părăsiți sala de conferințe. De obicei, trebuie luate unele măsuri. Poate că trebuie să puneți în aplicare o decizie care a fost luată în timpul reuniunii. Sau poate există o listă de idei generate de grup care trebuie împărtășită cu alte persoane.
Împărtășiți notele de la reuniune cu toți cei care au participat. Asigurați-vă că includeți în notițe punctele de acțiune și pașii următori. Toți responsabilii ar trebui să fie desemnați pentru toate sarcinile care trebuie îndeplinite.
După reuniune, evaluați-o și verificați dacă există elemente de gestionare a reuniunii care ar putea fi perfecționate în viitor. O astfel de abordare vă va ajuta să faceți din reuniune mai puțin o luptă și mai mult un instrument de afaceri eficient. Succes!
Calendarul de resurse (sau calendarul de management al proiectului, sau calendarul de planificare a proiectului, software-ul de planificare a resurselor) vă permite să planificați, să gestionați și să alocați resursele mai eficient și mai eficace - mai ales dacă Microsoft Excel a avut un rol principal în...
Care este obiectivul final al managerilor de proiect? Finalizarea cu succes a proiectelor lor. Înșiși managerii de proiect recunosc că acest lucru nu se întâmplă prea des: conform ultimului sondaj Pulse of the Profession, mai puțin de 60% din proiecte sunt finalizate fie...
Gestionarea capacității este o strategie utilizată de întreprinderi pentru a utiliza cât mai bine eficiența producției în raport cu cererea pentru un serviciu sau un produs. Scopul final al gestionării capacității este de a: Identificarea și...