Managementul cunoștințelor, încă de la conceperea termenului la sfârșitul anilor '80, a fost asociat cu organizațiile mari și cu structurile corporative complexe. Companiile mari vin cu bugete mari și o listă lungă de cerințe, astfel încât instrumentele de sprijinire a proceselor de gestionare a cunoștințelor sunt adesea destul de scumpe și extinse.
Cu toate acestea, și companiile mai mici ar putea beneficia de pe urma gestionării cunoștințelor. Acestea pierd o mulțime de bani din cauza partajării deficitare a cunoștințelor, a silozurilor de informații sau a comiterii aceleiași greșeli de mai multe ori. În acest articol, vom detalia modul de implementare a unor bune practici de gestionare a cunoștințelor într-un mediu non-corporativ.
Dicționarul de afaceri definește managementul cunoștințelor ca:
Strategii și procese menite să identifice, să capteze, să structureze, să valorifice, să valorifice și să partajeze activele intelectuale ale unei organizații pentru a-i spori performanța și competitivitatea. Se bazează pe două activități esențiale: (1) captarea și documentarea cunoștințelor individuale explicite și tacite și (2) diseminarea acestora în cadrul organizației.
În conformitate cu această definiție, un proces optim de gestionare a cunoștințelor se bazează pe:
Vom ține cont de acești doi pași în următoarea parte a articolului. Înainte de a ne cufunda în câteva sfaturi utile privind gestionarea cunoștințelor, să reiterăm motivele pentru adoptarea acesteia în primul rând.
În esență, gestionarea cunoștințelor înseamnă să te asiguri că angajații vor lua decizii corecte. Aceasta este o nevoie universală, indiferent de dimensiunea unei anumite întreprinderi. Standardizarea proceselor permite întreprinderilor să își sporească productivitatea: lucrurile se fac mai repede și sunt de o calitate mai bună.
Concentrarea pe colectarea și împărtășirea cunoștințelor este, de asemenea, o ocazie excelentă de a identifica și celebra adevărații experți într-un anumit domeniu. O astfel de abordare îi va face probabil pe experții respectivi mai implicați și mai mulțumiți de locul lor de muncă. În același timp, restul echipei dvs. va dobândi cunoștințe valoroase. Este o situație win-win pentru compania dumneavoastră.
Adoptarea timpurie a gestionării cunoștințelor facilitează extinderea companiei. Pe măsură ce echipa se mărește, dispuneți deja de procese pentru a utiliza la maximum cunoștințele lor colective. Aceste beneficii vor afecta atât: organizațiile bazate pe proiecte (agenții de creație, companii de consultanță software), cât și companiile care lucrează la dezvoltarea propriului produs.
Nu trebuie neapărat să începeți cu un proces complet sau cu un software dedicat. Gestionarea eficientă a cunoștințelor poate deveni o parte a culturii companiei dumneavoastră atunci când încurajați documentarea și partajarea expertizei fiecăruia. Iată câteva idei pe care le puteți încerca fără să vă faceți griji cu privire la bugetul pentru software:
Transparența proiectului necesită vizibilitatea informațiilor în cadrul unei echipe de proiect. Există o varietate de idei pe care le puteți implementa aici: de la cerințe de proiect clare și bine documentate, la sesiuni regulate de feedback. Promovarea comunicării deschise și a schimbului de cunoștințe între persoanele care lucrează la același proiect va afecta probabil eficiența echipelor dvs. dar va pune și bazele unor politici la nivelul întregii companii. Pe lângă toate acestea, studiile arată că transparența este apreciată pe scară largă de către angajați.
Construirea unei baze de cunoștințe sau a unui intranet poate părea ceva de care organizațiile mari au nevoie. Adevărul este, totuși, că societatea dumneavoastră ar putea depăși cu ușurință sistemul inițial de stocare a documentelor și informațiilor (Google Docs sau Dropbox, de exemplu). Un sistem cuprinzător bază de cunoștințe va fi deosebit de valoros dacă:
La Teamdeck, folosim Atlassian's Confluență pentru a stoca cunoștințele care sunt importante pentru membrii echipei noastre. Acesta este, de asemenea, locul în care publicăm politicile scrise și împărtășim actualizările companiei. Este util atunci când îi integrăm pe noii angajați sau când încercăm să găsim o modalitate optimă de a face lucrurile pe baza experiențelor anterioare ale echipei.
Vorbind despre experiența trecută, pentru a învăța o lecție în mod colectiv, trebuie să aveți o lecție din care să învățați. Este o idee bună să documentați sesiunile postmortem, rapoartele după acțiune sau reuniunile retrospective. Chiar dacă pare ușor jenant, pentru că proiectul pe care îl documentați a sfârșit prin a eșua, este totuși o mare oportunitate de învățare. Datorită acestor "lecții învățate", alți angajați pot fi capabili să înțeleagă cauzele unei probleme și să evite unele greșeli în viitor. Subliniați echipei dvs. că acest proces nu este despre a arăta cu degetul sau a vă lăuda. Este vorba despre a învăța din greșelile sau succesele din trecut.
Aruncați o privire la acest text postmortem de Gitlab, scrisă după infamul incident al întreruperii bazei lor de date. Sunt sigur că sutele de dezvoltatori care au citit această postare nu vor repeta greșeli similare. Acest lucru nu înseamnă că toate lecțiile învățate ar trebui să fie disponibile publicului: uneori, acest lucru este exclus din cauza acordurilor de confidențialitate. Cu toate acestea, este ceva la care v-ați putea gândi, mai ales dacă utilizatorii externi au fost afectați de un anumit eveniment.
După cum am menționat în prima parte a acestui text, trebuie să recunoașteți experții: persoanele care au multe cunoștințe despre un anumit aspect al operațiunilor dumneavoastră. Odată ce aceștia sunt identificați, trebuie să îi încurajați să își împărtășească cunoștințele. Acest lucru se poate face printr-o varietate de moduri - de la întâlniri ale echipei dedicate unui anumit subiect, prin blogging, la programe de mentorat.
Asigurați-vă că acordați atenție nu numai la cunoștințe explicite (deja codificate/ușor de articulat), dar și la cunoștințele tacite. Acestea din urmă se bazează pe know-how-ul angajaților dumneavoastră: cunoștințele lor unice, intuiția sau o abilitate care nu este ușor de verbalizat. Gândiți-vă la simțul estetic al cuiva, la capacitatea de a veni cu idei inovatoare sau... la mersul pe bicicletă.
Cunoștințele tacite sunt de obicei foarte valoroase, dar sunt dificil de împărtășit. Gândiți-vă la modalități prin care vă puteți asocia experții cu alți membri ai echipei într-un cadru "real", care nu trebuie neapărat să lucreze efectiv în aceeași echipă. De exemplu, organizarea unui hackathon ar putea fi o bună oportunitate pentru angajații dvs. de a colabora între ei. În timp ce lucrează împreună, ei pot vedea o înțelegere tacită în acțiune și pot învăța din aceasta.
Mai există un lucru pe care trebuie să îl faceți pentru a introduce cu succes managementul cunoștințelor în compania dumneavoastră: arată că aceasta este o prioritate reală. S-ar putea întâmpla ca membrii echipei dvs. să nu documenteze cunoștințele pur și simplu pentru că ei consideră că este mai bine să se concentreze asupra "muncii reale". De asemenea, inițiativele de partajare a cunoștințelor ar putea fi abandonate cu ușurință atunci când vremurile devin aglomerate. Sarcina unui lider de companie este să se asigure că oamenii văd valoarea păstrării cunoștințelor importante. Documentarea și împărtășirea propriei expertize ar trebui să facă parte din munca lor, nu să fie un gând ulterior. Numai atunci puteți adopta cu adevărat o abordare bazată pe cunoștințe și puteți beneficia pe deplin de gestionarea cunoștințelor.
Calendarul de resurse (sau calendarul de management al proiectului, sau calendarul de planificare a proiectului, software-ul de planificare a resurselor) vă permite să planificați, să gestionați și să alocați resursele mai eficient și mai eficace - mai ales dacă Microsoft Excel a avut un rol principal în...
Care este obiectivul final al managerilor de proiect? Finalizarea cu succes a proiectelor lor. Înșiși managerii de proiect recunosc că acest lucru nu se întâmplă prea des: conform ultimului sondaj Pulse of the Profession, mai puțin de 60% din proiecte sunt finalizate fie...
Gestionarea capacității este o strategie utilizată de întreprinderi pentru a utiliza cât mai bine eficiența producției în raport cu cererea pentru un serviciu sau un produs. Scopul final al gestionării capacității este de a: Identificarea și...