Calcularea variației costului resurselor în managementul proiectelor pentru a urmări profitabilitatea proiectelor

Variația costului resurselor este una dintre indicatorii cheie de performanță pentru gestionarea resurselor pe care ar trebui cu siguranță să o urmăriți. Acest parametru este de obicei exprimat ca valoare procentuală. Acesta vă arată raportul dintre costurile programate per membru al echipei de proiect și costurile reale per membru al echipei. 

Care este utilitatea acestui lucru?

În primul rând, urmărirea variației costului resurselor vă permite să monitorizați profitabilitatea proiectului dumneavoastră. Este deosebit de important atunci când lucrați pe baza unui buget fix. Ce se întâmplă atunci când vedeți că membrii echipei dvs. generează mai multe costuri decât era prevăzut? Puteți implementa optimizările necesare pentru a vă asigura că proiectul nu vă afectează negativ rezultatul final. 

Companiile care funcționează pe baza unor bugete de timp și materiale ar trebui, de asemenea, să verifice în mod regulat variația costului resurselor pentru a putea reacționa în timp util la modelele îngrijorătoare. 

Compararea costurilor estimate și a celor reale vă poate oferi, de asemenea, informații valoroase cu privire la procesul de estimare a proiectului la nivelul companiei dumneavoastră. Desigur, estimările nu vor fi niciodată exacte, dar unele echipe tind să subestimeze în mod grosolan anumite aspecte ale proiectelor lor. Astfel de modele ar trebui să fie evidente atunci când comparați variația costului resurselor diferitelor roluri din cadrul echipei de proiect sau diferitelor etape ale proiectului. 

Cum se calculează variația costului resurselor în gestionarea proiectelor?

Cea mai simplă formulă va fi împărțirea costurilor reale ale echipei dvs. (ore urmărite înmulțit cu costurile orare ale angajaților) cu costurile programate (estimările proiectului înmulțite cu costurile orare). Acum vedeți câți bani ar trebui să îi cereți clientului dvs. față de cât ați crezut că îi veți cere. Dacă vrei să sapi mai adânc, poți, de asemenea, să faci diferența între costurile interne - banii pe care îi plătești membrilor echipei tale + costurile administrative - și banii pe care îi primești de la client. În acest fel, veți putea identifica cu precizie profitul generat de organizația dvs. 

După cum vă puteți imagina, pentru a obține date fiabile cu privire la costurile reale ale echipei dumneavoastră, ar trebui să utilizați software de urmărire a timpului angajaților. Acum, vă vom arăta cum să calculați cu ușurință variația costului resurselor utilizând o aplicație completă de gestionare a resurselor - Teamdeck.

Crearea unui raport de variație a costurilor resurselor cu ajutorul software-ului de planificare a resurselor proiectului Teamdeck

Teamdeck este software de gestionare a resurselor cu funcții puternice de raportare disponibile pentru toți utilizatorii - tot ce trebuie să faceți este deschideți un cont aici. Puteți testa Teamdeck gratuit timp de 7 zile. După o încercare gratuită, costul pe membru al echipei este de $3,99, care include programarea resurselor, urmărirea timpului și sistem de gestionare a concediilor caracteristici. 

Contul dvs. Teamdeck este pregătit? Pentru a crea un raport semnificativ despre echipele dvs. de proiect, trebuie să le cereți să înceapă să își monitorizeze timpul utilizând Aplicația mobilă de urmărire a timpului Teamdeck sau introducându-și înregistrările de timp prin intermediul aplicației web. 

Cu toate acestea, dacă doriți doar să vedeți cum funcționează un astfel de raport, puteți configura rapid un cont demo, plin cu date eșantion. Pur și simplu faceți clic pe "Play with sample data" când vă aflați în secțiunea Organizations din Teamdeck. 

Indiferent dacă lucrați pe datele reale ale echipei dvs. sau pe puncte de date eșantion, următorii pași sunt aceiași. Accesați Rapoarte în meniul superior și faceți clic pe pictograma plus din colțul din dreapta jos. Astăzi, vă vom arăta cum să creați un raport de variație a costului resurselor de la zero, așa că faceți clic pe "creați personalizat".

Apoi, denumiți raportul și stabiliți un interval de date adecvat. 

Modul de funcționare al rapoartelor Teamdeck constă în faptul că dumneavoastră decideți în ce ar trebui să constau. Puteți genera diferite tipuri de grafice și tabele cu câmpuri interactive. Pentru început, să creăm un grafic de bare care ne va oferi o idee bună despre modul în care se compară estimările și realitățile. 

Faceți clic pe pictograma plus din colț și alegeți graficul cu bare. În mod implicit, acesta va fi format din bare care ilustrează rezervările (orele programate), foile de prezență (orele urmărite), orele disponibile și orele de vacanță ale echipelor dvs. Trebuie să comparăm doar rezervările și foile de prezență, așa că accesați Metrics și debifați vacanțele, precum și disponibilitatea. 

Tabelul dvs. ar trebui să arate astfel:

Desigur, dacă aveți multe persoane în echipă, graficul cu bare va fi mult mai puțin lizibil. Variația costului resurselor este de obicei calculată pentru un singur proiect, astfel încât puteți filtra alte proiecte. Faceți clic pe Filters (Filtre) și adăugați unul corespunzător.

Faceți clic pe aplicare și bucurați-vă de un grafic completat numai cu date relevante. Privind acest grafic, puteți vedea care angajați au înregistrat mai multe ore decât se așteptau și care persoane au rămas sub numărul estimat de ore. Cu toate acestea, pentru a obține cifre precise aici, este mai bine să adăugați un tabel informativ.

Faceți clic pe pictograma plus din colț și adăugați un tabel. Puteți repeta câțiva pași din tabelul anterior: debifați metricile inutile (lăsați doar foile de prezență și rezervările pentru moment) și filtrați proiectul relevant.

De asemenea, este posibil să doriți să modificați gruparea datelor în tabelul dvs. În mod implicit, datele vor fi grupate mai întâi pe proiecte și apoi pe membrii echipei. Pentru a modifica această setare, faceți clic pe Grupare și schimbați blocurile de date. De fapt, puteți elimina complet "Proiecte" dacă utilizați un filtru. 

În exemplul nostru de raport, gruparea finală arată astfel:

Acum că tabelul dvs. este format din două coloane de date (rezervări și fișe de pontaj), este timpul să adăugați mai multe coloane reprezentând costurile estimate și reale. Mai întâi de toate, trebuie să adăugați o coloană pentru costurile orare ale echipei dvs. Faceți clic pe Metrics și apoi pe "Add custom" -> "Add custom values column". Numiți noua coloană (de exemplu, "Cost orar") și selectați formatul de date al monedei.

Când aplicați aceste modificări, veți vedea că o coloană goală a fost adăugată la tabel. Funcționează similar cu o foaie de calcul Excel - faceți clic pe orice celulă pentru a introduce date acolo. 

Odată ce costurile orare ale echipei dvs. sunt stabilite, puteți adăuga coloane care vor calcula automat costurile totale estimate și costurile reale. Din nou, mergeți la Metrics și faceți clic pe "Add customs", dar acum alegeți "Add custom calculation field", deoarece dorim ca Teamdeck să calculeze singur rezultatul. Numiți coloana, alegeți formatul de date al monedei și introduceți formula. 

Pentru costurile programate, formula va fi următoarea:

= (Rezervări: Timp / 60) * Valori personalizate: Cost orar

Pentru costurile reale:

= (Timesheets: Time / 60) * Valori personalizate: Cost orar

Odată ce începeți să introduceți o variabilă, Teamdeck vă va sugera opțiunile disponibile. 

În prezent, ar trebui să aveți 5 coloane în tabelul dvs., inclusiv două coloane noi pentru costurile estimate și reale. 

O ultimă coloană pe care ar trebui să o adăugăm la tabel este cea despre care este vorba în acest raport: variația costului resurselor. Pentru a o calcula, să creăm o altă coloană de câmp de calcul personalizat. De data aceasta trebuie să alegeți formatul de date procentual și să introduceți următoarea formulă:

= (Formule personalizate: Cost real / Formule personalizate: Costuri programate)*100

Notă: dacă numele coloanelor dvs. sunt diferite, trebuie să ajustați formula pentru a reflecta acest lucru.

Astfel, în tabelul dvs. va apărea o nouă coloană cu valoarea variației costului resurselor pentru fiecare dintre angajații dvs. care lucrează la un anumit proiect. 

Dacă valoarea este mai mare de 100%, înseamnă că acest membru al echipei a înregistrat mai mult timp decât s-a estimat. Dacă valoarea este mai mică de 100%, înseamnă că estimarea inițială nu a fost atinsă. 

Un ultim lucru pe care ați putea dori să îl faceți este să modificați modul în care este calculat rândul "total". În mod implicit, acesta este o sumă a tuturor valorilor dintr-o anumită coloană. O valoare medie ar fi mult mai utilă aici. Rândul final poate fi accesat și editat ca o celulă de foaie de calcul, astfel încât trebuie doar să introduceți următoarea formulă:

= average(nested(Group: People, Custom formulas: resource cost variance))

Doriți să încercați Teamdeck la compania dvs.?

Companiile de software și agențiile de creație de pe diferite continente folosesc Teamdeck pentru a planifica și monitoriza activitatea echipelor lor. Dacă credeți că și organizația dvs. ar putea beneficia de o gestionare eficientă a resurselor, încercați-ne cu siguranță. Vă încurajăm să programați un apel cu Aniela, expertul nostru în succesul clienților, care vă va prezenta aplicația și vă va ajuta să vă integrați echipa fără probleme. 

Calculați variația costurilor în gestionarea proiectelor cu Teamdeck.io

Wunderman Thompson, Stormind Games, Unit 9 - nu numai că ne-au ales software de gestionare a resurselor