Dacă conduceți o companie sau un start-up, este posibil să doriți să urmăriți fiecare detaliu al acestuia. Dacă angajați dezvoltatori de software, designeri și manageri de proiect, urmărirea orelor de lucru este probabil ceea ce faceți zilnic. Este posibil să nu fie îndatorirea dvs. preferată la locul de muncă, poate fi descurajantă și frustrantă, dar în majoritatea serviciilor profesionale a devenit o necesitate.
Urmărirea timpului permite gestionarea productivității angajaților, monitorizarea timpului petrecut pe o anumită sarcină și, în cele din urmă, ajută la o mai bună optimizare a alocării viitoare a forței de muncă în cadrul companiei.
Ceea ce este și mai important, ajută să le arătăm clienților pentru ce plătesc de fapt.
"Urmărirea timpului este o necesitate pentru profesioniștii care facturează cu ora" - Fast Company
Ei bine, cel puțin acesta este principalul motiv pentru a face acest lucru.
Studiile au arătat că întreprinderile care nu utilizează gestionarea timpului pierd peste $18,000 în medie în fiecare an.
Dacă este implementată corect, urmărirea timpului poate ajuta compania dvs. să fie mai eficientă și mai transparentă atât cu echipele, cât și cu clienții, potrivit Small Business Trends:
"Software-ul adecvat de urmărire a timpului și a proiectelor poate ajuta companiile să înțeleagă și să contabilizeze contribuțiile angajaților lor, în ciuda parametrilor mai dificili prin care aceste contribuții trebuie să fie măsurate acum."
În mod ideal, urmărirea timpului poate reduce presupunerile la alocarea forței de muncă sau la estimarea proiectelor viitoare, ajutând compania să planifice mai bine bugetul.
Cu toate acestea, realitatea este mult diferită, după cum se arată în raportul McKinsey & Company:
"În medie, marile proiecte IT depășesc cu 45% bugetul și cu 7% timpul alocat, oferind în același timp cu 56% mai puțină valoare decât se prevăzuse. Proiectele software prezintă cel mai mare risc de depășire a costurilor și a calendarului."
Așa că poate vă gândiți acum:
De ce, dacă este atât de necesar să urmărim orele de lucru, spuneți că s-ar putea să nu fie bine pentru mine?
O să vă explic imediat.
Multe companii implementează software de urmărire a timpului angajaților de dragul de a face acest lucru.
În "Ghidul managerului de proiect pentru urmărirea timpului", Michał Bielak acordă atenție unui caz foarte important:
"...urmărirea timpului, atunci când nu este implementată corect, vă poate lăsa angajații copleșiți și, de fapt, nici măcar puțin mai productivi."
Aceasta este o problemă reală în comunitatea dezvoltatorilor, bine exprimată de domnul Anne Dev în "Sunt un dezvoltator rău, aceasta este singura explicație rezonabilă". El descrie cât de intimidat, speriat și chiar rușinat a fost de aplicații de gestionare a timpului a înfruntat:
"M-am simțit ca un rahat și m-am simțit furios. Mă simțeam ca o povară pentru echipa mea. Și am simțit că compararea a patru ore de prânz cu un client cu patru ore de programare era o prostie. Dar aveau ei dreptate cu privire la performanțele mele slabe? Sau am fost în negare cu privire la valoarea mea de sine și de productivitate?"
Puteți vedea amploarea acestei probleme în răspunsurile și comentariile pe care le-a primit pe Medium și de la Comunitatea Hacker News. Colegii dezvoltatori îl compătimesc pentru că și ei s-au simțit judecați greșit cu privire la munca lor și de oameni care nu înțeleg că dezvoltarea de software este complicată și nu poate fi întotdeauna măsurată prin ore stricte sau comparată cu alte proiecte.
Deci, cum să profitați la maximum de urmărirea timpului, fără a vă supăra angajații în același timp?
Cea mai bună cale este să evitați aceste cinci greșeli frecvente:
Pentru mulți angajați, urmărirea timpului este o întrerupere. Ei trebuie să aloce timp suplimentar doar pentru a completa fișele de pontaj.
Există multe instrumente software pentru managerii de proiect, cum ar fi Harvest sau Basecamp, dar acestea cer utilizatorilor să nu uite să completeze formularele specifice pentru a-și urmări orele de lucru. Astfel de rapoarte pot fi inexacte, lucru pe care îl voi detalia într-o secundă, dar și consumatoare de timp pentru angajați.
Cu toate acestea, există instrumente de urmărire în timp real, precum Toggl, care nu necesită completarea niciunei fișe de pontaj. În schimb, angajații pornesc și opresc tracker-ul ori de câte ori au nevoie. Acest lucru le permite să lucreze efectiv și îi scutește de frustrări.
Nu suntem perfecți - să recunoaștem. Facem greșeli, mințim sau uităm. Așadar, cum poate fi corectă urmărirea timpului bazată pe completarea retroactivă a foilor de calcul?
O altă cercetare arată câte lucruri nu numărăm atunci când ne urmărim timpul petrecut la locul de muncă, pur și simplu pentru că nu pot fi facturate: acestea sunt în principal e-mailurile, reuniunile sau comunicarea în cadrul unei echipe. Neincluderea e-mailurilor, de exemplu, duce la pierderi serioase de bani.
Potrivit Harvard Business Review, economia SUA pierde 50 de milioane de ore, sau $7,4 miliarde pe zi, în productivitate. Acest lucru se întâmplă doar pentru că oamenii uită să înregistreze timpul petrecut citind și răspunzând la e-mailuri ca timp de lucru.
Urmărirea timpului nu este ceva ce ne place să facem. Pentru mulți dintre noi, este nefiresc sau chiar nu are sens.
Este de datoria managerului să informeze angajații cu privire la semnificația urmărirea timpului de proiect și să le arate cum să o facă corect.
După cum spunea Michał Bielak în ghidul său pentru prim-ministru:
"[Nu puteți] pur și simplu să vă adunați membrii echipei într-o cameră într-o zi și să le spuneți: "De acum înainte, vom folosi acest software IT de urmărire a timpului pentru a vedea cum merge munca voastră. Faceți clic aici, acum faceți clic acolo, perfect, mulțumesc, ședința s-a încheiat".
Lipsa contextului poate duce la situații precum cea descrisă de dl Anne Dev, menționată mai devreme în acest articol: oamenii pot începe să se simtă prost cu privire la timpul pe care îl depun în foile de prezență, vor deveni frustrați și furioși din cauza întregului proces.
Am mai vorbit puțin despre acest lucru - angajații tind să completeze fișele de pontaj după ce au terminat sarcina, ceea ce duce la presupuneri și presupuneri.
Rapoartele bazate pe urmărirea imprecisă a timpului sunt înșelătoare, cauzând companiei probleme manageriale și financiare.
Ceea ce este și mai rău, 9,1% dintre lucrători își completează fișele de pontaj o dată pe săptămână, iar 3,6% o fac o dată pe lună, ceea ce cauzează și mai multă inexactitate în datele pe care le introduc. Reamintiți-le lucrătorilor dvs. să completeze fișele de pontaj în mod regulat sau treceți la instrumente de urmărire în timp real.
Cum vă puteți aloca resursele, dacă datele pe care le obțineți din fișele de pontaj sunt inexacte?
Neștiind exact cât timp dedică angajații dvs. anumitor sarcini, este posibil să subestimați sau să supraestimați proiectele viitoare, ceea ce poate afecta chiar bugetul companiei dvs.
Prognoza corectă a proiectelor este esențială în gestionarea proiectelor, astfel încât nu doriți să luați aceste decizii pe baza unor date greșite.
În timp ce urmărirea timpului vă permite să urmăriți câte ore au petrecut angajații dvs. pe sarcini, gestionarea resurselor vă ajută să alocați resursele în mod eficient, în funcție de capacitatea de lucru și de membrii echipei disponibili.
În acest fel, vă veți asigura că nu veți copleși angajații cu prea multă muncă, evitând în același timp perioadele de inactivitate în alte echipe.
Pe baza acestei idei simple, am creat Teamdeck.io - un instrument simplu de planificare a resurselor care ajută la rapoarte privind foile de prezență sau cu punerea în aplicare a strategii de gestionare a timpului. Având o experiență solidă în dezvoltarea de software, înțelegem cât de importantă este alocarea corectă a forței de muncă în proiectele recente și viitoare, pentru a asigura fluxul companiei, precum și satisfacția angajaților și a clienților.
Motivul pentru a implementa un instrument de planificare a resurselor este acela de a începe să vă concentrați asupra întregului proces, obținând o imagine de ansamblu la nivel înalt a echipei dvs. Folosind un astfel de instrument puteți controla toți angajații deodată, monitorizând proiectele la care sunt repartizați, concediile și zilele libere.
Urmărirea timpului în funcție de sarcini poate duce la ignorarea imaginii de ansamblu, în timp ce gestionarea resurselor vă ajută să alocați mai bine forța de muncă nu numai în funcție de timpul pe care îl petrec pentru o anumită sarcină, ci și în funcție de disponibilitatea și capacitatea lor de lucru.
Deoarece nu încerc să vă conving să alegeți fie urmărirea timpului, fie programarea resurselor (utilizarea ambelor are sens), sper că sunteți mai conștienți de pericolele urmăririi timpului, mai ales dacă nu este implementată corect în organizație.
Dacă doriți să profitați la maximum de urmărirea timpului în compania dumneavoastră, nu uitați să urmați acești câțiva pași:
Uită-te la:
Calendarul de resurse (sau calendarul de management al proiectului, sau calendarul de planificare a proiectului, software-ul de planificare a resurselor) vă permite să planificați, să gestionați și să alocați resursele mai eficient și mai eficace - mai ales dacă Microsoft Excel a avut un rol principal în...
Care este obiectivul final al managerilor de proiect? Finalizarea cu succes a proiectelor lor. Înșiși managerii de proiect recunosc că acest lucru nu se întâmplă prea des: conform ultimului sondaj Pulse of the Profession, mai puțin de 60% din proiecte sunt finalizate fie...
Gestionarea capacității este o strategie utilizată de întreprinderi pentru a utiliza cât mai bine eficiența producției în raport cu cererea pentru un serviciu sau un produs. Scopul final al gestionării capacității este de a: Identificarea și...