Primul element al o echipă de proiect eficientă și managementul echipei înseamnă cunoașterea structurii echipei dumneavoastră. Acest lucru este esențial pentru planificarea corespunzătoare a resurselor și distribuirea sarcinilor, precum și pentru punerea în aplicare a proceselor care sunt cele mai eficiente pentru nevoile diferitelor roluri. Rolurile de bază în cadrul unei echipa completă de gestionare a proiectului, sunt:
Manager de proiect
Indiferent dacă vorbim despre managementul proiectelor IT sau managementul resurselor de marketing, rolul liderului este același. Acesta este rolul principal în cadrul proiectului, axat pe luarea deciziilor, alocarea sarcinilor, verificarea progresului, transferul de informații între client, conducere și membrii echipei și asigurarea faptului că proiectul își îndeplinește obiectivele și domeniul de aplicare. Dacă echipa ar fi o orchestră, managerul de proiect ar fi dirijorul acesteia.
Atât în întreprinderile mici, cât și în cele mari, software-ul este o parte de neînlocuit a călătoriei cu gestionarea echipei de proiect
Este persoana care poartă cea mai mare responsabilitate și care trebuie să se asigure că totul este așa cum ar trebui să fie. Necesitatea de a avea grijă de atât de multe aspecte ale proiectului nu ar fi posibilă fără un sprijin adecvat, motiv pentru care software-ul de gestionare a lucrărilor care ajută la controlul asupra ciclului de viață al proiectului, calendarului, sarcinilor și progresului este o necesitate.
Căutați mai multe sfaturi de specialitate privind gestionarea proiectelor? Consultați Lista de verificare GRATUITĂ pentru planificarea sprintului acum!
Lider de echipă
Este dificil să gestionezi simultan fiecare aspect al unui proiect foarte complex, prin urmare persoanele care lucrează la acesta sunt de obicei împărțite în echipe. Fiecare echipă se ocupă de o anumită parte a produsului și, în timp ce managerul de proiect este responsabil pentru imaginea de ansamblu, șefii de echipă sunt cei care supraveghează părțile.
Acesta este un rol foarte important, deoarece liderul de echipă este direct implicat în întregul proces și participă la acesta împreună cu ceilalți membri ai echipei. Această persoană participă la întâlnirile zilnice și la ședințele de proiect sau planificarea resurselor, este primul contact în caz de probleme și acționează ca intermediar între echipă și managerul de proiect. Acesta oferă echipelor mai multă fluiditate și autonomie, evitând micro-managementul și situațiile în care toate deciziile depind de o singură persoană.
Liderul de echipă are o mare importanță în crearea unui sentiment de apartenență și menținerea unui moral ridicat chiar și în situații de criză. Strategiile suficiente de gestionare a echipei, pe care le vom discuta mai târziu în acest articol, vor fi un sprijin valoros în activitatea zilnică a unui lider.
Membru al echipei
Membrii echipei sunt nucleul proiectului, responsabili de partea de execuție a activității. Aceștia sunt specialiști în diverse domenii: dezvoltatori, designeri, scriitori și testeri, a căror sarcină este de a implementa anumite aspecte ale produsului. Cunoștințele și experiența lor de specialitate permit crearea aplicației sau a software-ului.
Fiecare dintre ei are competențe și specializări diferite, prin urmare trebuie să coopereze pentru a atinge obiectivul propus. Un bun management al echipei permite utilizarea deplină a potențialului acestora, iar un management deficitar este o sursă de frustrare și epuizare.
A manager de resurse este o persoană responsabilă pentru alocarea de resurse în cadrul companiei. lucrează îndeaproape cu manager de proiect și departamentul de resurse umane. RS cunoaște cerințele proiectului și competențele angajaților, datorită cărora poate construi cu pricepere echipe de proiect și raporta nevoile de recrutare. Software-ul de gestionare a resurselor este un instrument de lucru zilnic pentru acest post.
Adesea, responsabilitățile managerului de resurse sunt împărțite între managerul de proiect și departamentul de resurse umane; cu toate acestea, în cazul companiilor mai mari și al proiectelor mai avansate, sprijinul pe poziții separate este extrem de important.
Analist de afaceri
Acest expert este responsabil de definirea potențialului de afaceri al planului de proiect, de evaluarea rentabilității acestuia și de analiza poziției pe piață, inclusiv a cererii și a concurenței. El contribuie, de asemenea, la optimizarea bugetului pentru activitățile proiectului.
Parte interesată
O parte interesată este o persoană care va fi într-un fel sau altul afectată de un proiect. Poate fi un utilizator țintă, o companie parteneră client, un investitor, un angajat sau un furnizor. Chiar dacă părțile interesate nu sunt factori de decizie sau directori, vocea lor este foarte importantă în procesul de creare a unui produs performant.
Client
Adesea, clientul este văzut ca un outsider și nu face parte din echipă. Cu toate acestea, dacă nu ar exista un client, nu ar exista nici un proiect, deoarece clientul este cel care face cererea, definește obiectivele și dă banii.
În succesul proiectului și al procesului de dezvoltare, toate părțile implicate, prin urmare, trebuie să considerați clientul sau proprietarul produsului ca o parte importantă a echipei, care participă la reuniuni și decide ce este necesar. Natura acestei colaborări este, desigur, diferită de cea dintre angajații aceleiași organizații, dar puteți fi siguri că includerea clientului într-un ciclu de viață al proiectului și într-un proces de dezvoltare și construirea unor relații bune va face cooperarea mai bună.
O echipă de succes este un grup format din multe mâini și o singură minte."
Bill Bethel
Puteți gestiona o echipă în diferite moduri. Aceste moduri se numesc stiluri de management sau stiluri de conducere. Ele sunt o combinație de factori precum ierarhia în organizație, creșterea motivației, împărțirea responsabilităților, comunicarea și o abordare generală a regulilor de cooperare. Având în vedere că doar 48% dintre angajați consideră conducerea companiei lor ca fiind de "înaltă calitate" (Zippia, 2022), adoptarea unui stil eficient este foarte importantă pentru întregul flux de lucru și gestionarea echipei. Există mai multe stiluri principale de management.
1. Autocratic, ceea ce înseamnă "vei face ceea ce spun eu"
În acest stil, există șeful, nu liderul. Comunicarea se face într-un singur sens, de la supervizor la angajați. Ierarhia în cadrul echipei este foarte clar marcată, nu există o structură plată. Modul de desfășurare a activității este strict controlat, iar angajații sunt trași la răspundere în primul rând pentru rezultate și performanță.
În acest stil, membrii echipei nu sunt încurajați să pună întrebări, să vină cu inițiative sau să-și comunice îndoielile - ei sunt mai degrabă executanți decât factori de decizie sau entități creative. Domeniul acestui stil este micromanagementul; șeful conduce fiecare element al muncii, iar angajaților nu li se acordă încredere sau proprietate.
Acest stil de management poate fi util în locurile în care disciplina și procedurile stricte sunt primordiale, cum ar fi în cazul în care sunteți un chirurg care conduce o operație. Sau dacă antrenezi recruți în armată. Dar într-o echipă de dezvoltare? Gândiți-vă de două ori la asta. Sau nu vă gândiți deloc la asta.
Avantaje
Contra
2. Laissez-faire sau "faci ce vrei"
În această abordare, un manager nu... gestionează cu adevărat. Echipa deține controlul deplin asupra deciziilor legate de introducerea soluțiilor și rezolvarea problemelor, deoarece liderul are încredere în competența și experiența lor. Proprietatea este motto-ul acestui stil.
Rolul managerului este să coordoneze și să distribuie sarcinile, să inspire și să creeze viziunea, să motiveze și să verifice dacă proiectul progresează, însă întreaga parte a execuției se află, de asemenea, pe umerii echipei.
Managerul se implică atunci când echipa are nevoie de ajutorul sau sprijinul său, dar în rest nu intervine în procesul creativ. Deoarece nu este la fel de activ, el poate fi implicat în mai multe proiecte în același timp. Acest stil permite o structură cu adevărat plată și funcționează bine atunci când echipa este experimentată, independentă și bine informată.
Avantaje
Contra
3. Democrat, adică "facem ceea ce credem noi că este mai bine"
Acest stil este situat între autocratic și laissez-faire. Managerul solicită feedback membrilor echipei, contează pe opinia acestora și încurajează implicarea și propunerea de idei. Cu toate acestea, liderul ia deciziile și este responsabil pentru rezultatul final.
Managerul nu reglementează toate aspectele muncii; el sau ea oferă orientări și distribuie sarcinile, dar angajații au un anumit nivel de proprietate și îndeplinesc sarcinile în mod independent. Managerul coordonează activitatea, controlează etapele proiectului și planifică strategia și calendarul proiectului. În acest fel, munca are o anumită structură și ierarhie, dar există și un anumit spațiu pentru creativitate și inițiativă.
Avantaje
Contra
Managementul echipei este o abilitate, dar și o artă. 86% dintre angajații cu funcții de conducere consideră lipsa colaborării drept principalul motiv al eșecurilor la locul de muncă (Zippia, 2022).
Un grup de oameni bine motivați, care pot lucra împreună, sunt fericiți și au sentimentul de apartenență la companie pot realiza orice și își pot atinge obiectivele mai repede, mai eficient și mai bine decât o echipă prost gestionată.
Întrebarea este cum să găsiți echilibrul perfect, să potriviți stilul de management cu natura echipei și să nu fiți copleșit de o supraîncărcare de informații și responsabilități. Avem câteva tehnici care vor face ca managementul echipei să fie floare la ureche pentru dumneavoastră.
Nu există o soluție universală. Atunci când planificați o strategie de marketing, luați în considerare obiectivele clientului, situația pieței, concurența, bugetul și publicul țintă. La fel și atunci când creați o foaie de parcurs pentru un produs.
Abordarea depinde de variabile. Același lucru este valabil și în cazul managementului echipei - ai nevoie de date pentru a-l face bine. Iar aceste date sunt informații despre cine sunt angajații, ce competențe au, stilul lor de lucru, relațiile dintre ei, ce le place să facă și ce îi irită. Deși nu este întotdeauna posibil să găsiți o soluție care să funcționeze pentru toată lumea, cunoștințele despre echipa dumneavoastră vă vor ajuta să găsiți cea mai bună soluție posibilă.
O echipă este o structură dinamică. Proiectele se schimbă și, odată cu ele, cererea de competențe specifice. Prin urmare, recrutarea este un element-cheie al gestionării echipei de proiect. Cea potrivită vă va permite să vă dezvoltați potențialul și să lucrați mai eficient, în timp ce cea greșită poate duce la frustrare și criză.
Găsirea candidatului perfect este în primul rând în interesul șefilor de echipă și al managerilor, așa că implicați-vă în proces. Organizați un interviu 1-la-1, stabiliți o întâlnire cu alți membri ai echipei, dați o sarcină de recrutare și discutați cu candidatul despre experiența sa, dar și despre valorile, nevoile, aspirațiile, punctele forte și punctele slabe. Chiar și cel mai bun recrutor și cel mai bun profesionist în resurse umane nu-ți cunosc echipa mai bine decât tine, așa că fă din procesul de recrutare una dintre prioritățile tale.
Este bine să ai aspirații. Este bine să se stabilească obiective ambițioase care dezvăluie cele mai adânci straturi de potențial și talent ale oamenilor - este o motivație extraordinară. DAR obiectivele nerealiste funcționează exact invers - le arată oamenilor că munca nu se termină niciodată și că, indiferent cât de mult efort depun, acesta nu va fi niciodată suficient.
Așadar, împărțiți obiectivele mari în pași mai mici, iar acești pași - în sarcini și subtarife individuale. Un instrument de planificare a muncii va funcționa foarte bine aici, unde puteți împărți sarcinile și stabili etape importante, a căror finalizare va fi un prilej de sărbătoare și o întâlnire de consolidare a echipei.
Persoanele care ocupă aceleași posturi pot avea seturi de competențe diferite. Acest lucru este vizibil mai ales într-o structură organizatorică plată, în care, în loc de juniori, medii și seniori, aveți pur și simplu specialiști care au experiență în alte domenii de activitate.
Prin urmare, unul dintre cele mai importante elemente ale unui bun management al echipei este atribuirea sarcinilor potrivite persoanelor potrivite. Dezvoltatorii cunosc diferite limbaje de programare și se specializează în diferite produse, copywriterii se pot simți mai confortabil cu articolele, conținutul social media, documentația sau scrierea web. Pentru a vă optimiza activitatea, dezvoltați potențialul echipei dvs.
Utilizați o lucrare sau software de planificare a resurselor în care completați profilul fiecărui angajat cu informații despre competențele sale. În acest fel, puteți fi sigur că munca va ajunge la angajatul care o face cel mai bine.
Doar pentru că oamenii dvs. lucrează mai mult nu înseamnă că sunt mai eficienți. Dimpotrivă, suprasolicitarea și orele suplimentare duc la scăderea motivației și a productivității, la o concentrare mai slabă, la creșterea frustrării și chiar la fluctuația personalului. Asigurați-vă că echipa dumneavoastră are spațiul necesar pentru a lua o pauză de la muncă și a se odihni. Utilizarea foilor de prezență și urmărirea timpului pentru a monitoriza dacă angajații dvs. au prea multe sarcini și au nevoie de sprijin. Sistemul de gestionare a concediilor va fi, de asemenea, foarte util. În acest fel, vă veți asigura că toată lumea poate lua o vacanță bine meritată și, în același timp, veți menține fluxul de lucru în desfășurare alocarea resurselor cu înțelepciune.
Un număr mare de neînțelegeri și greșeli în echipă provin din comunicarea deficitară. Oamenii nu sunt familiarizați în mod corespunzător cu procesul, au informații incomplete, astfel încât pot îndeplini sarcinile incorect sau chiar pot lucra simultan la același lucru.
Îmbunătățirea comunicării este deosebit de importantă în perioadele de muncă la distanță, când schimbul de informații și de perspective este mai dificil. Asigurați-vă că dispuneți de sistemul potrivit, cum ar fi un drive structurat, partajat și un canal slack pe care toată lumea îl verifică în mod regulat.
Managementul modern al echipei se bazează pe încredere și proprietate. Oamenii dvs. nu sunt roboți care trebuie să execute ordine, ci specialiști calificați care își cunosc meseria și sunt cei mai importanți parteneri de afaceri. Dați-le sentimentul că au partea lor în procesul decizional. Organizați sesiuni de brainstorming și întâlniri în care să căutați cele mai bune soluții.
De asemenea, întrebați-i despre sursele de inspirație și proiectele interesante pe care le-au văzut - poate că unul dintre acestea se va dovedi a fi valoros pentru munca dumneavoastră? Puteți fi sigur că motivația și satisfacția echipei dvs. vor crește atunci când vor simți că îi apreciați și îi respectați.
Imaginați-vă că lucrați într-o companie în care nu știți niciodată dacă ați făcut ceva bine sau rău sau dacă cineva are o problemă cu atitudinea dumneavoastră sau ar prefera să faceți ceva diferit. Nu știi, dar simți asta pentru că atmosfera sau relația ta cu ceilalți se schimbă. Această situație duce la confuzie și te face incapabil să progresezi pentru că nu știi care este direcția corectă.
Acesta este motivul pentru care feedback-ul este o parte atât de importantă a managementului echipei. Discutând cu angajații dvs. despre performanțele, observațiile și impresiile lor, le dați încredere. Angajații care primesc feedback se pot îmbunătăți, își fac treaba mai eficient și înțeleg mai bine ce așteptați de la ei.
Acesta este un proces foarte important pentru a crea o comunicare transparentă și a evita neînțelegerile. De exemplu, dacă un membru al echipei începe brusc să lucreze mai prost, întârzie la întâlniri și face greșeli, prima dvs. reacție va fi probabil nemulțumirea. Este posibil să deveniți mai critici, să vă pierdeți încrederea în persoană și chiar să începeți să luați în considerare concedierea acestui angajat.
Pe de altă parte, dacă oferiți feedback imediat, puteți afla că persoana respectivă are o situație personală dificilă, se simte suprasolicitată și acest lucru îi afectează munca. În această situație, puteți căuta împreună o soluție și consolida încrederea reciprocă, iar pe termen lung, chiar îmbunătăți calitatea muncii.
Amintiți-vă că feedback-ul nu funcționează într-un singur sens. Angajații dvs. ar trebui, de asemenea, să aibă ocazia să vă spună deschis dacă nu le place ceva și să își exprime nevoile și opiniile.
Vorbind despre feedback, acesta nu trebuie să fie întotdeauna despre ceva rău. Din păcate, asocierea cu întâlnirile unu-la-unu cu un lider de echipă este adesea negativă. Oamenii sunt stresați, se așteaptă la critici și se tem să vorbească deschis. Este foarte important să arătați celorlalți membri ai echipei că comunicați și că le apreciați angajamentul și munca. Oferiți feedback pozitiv individual, dar și ca grup. Un simplu "Bravo echipei, vă mulțumim pentru eforturile depuse în ultima vreme, am reușit!" favorizează sentimentul de apartenență, metrica succesului și munca în echipă.
Când lucrul de la distanță, mulți oameni din companie se simt anonimi. Și totuși, ei fac lucruri importante și necesare! Folosiți reuniunile companiei ca o ocazie de a spune ce a făcut echipa dvs. și lăudați-o în fața tuturor.
Un angajat vine la o companie cu un anumit set de competențe care este suficient pentru postul său. Dar, la urma urmei, un loc de muncă nu înseamnă doar să faci lucrurile pe care știi deja să le faci. Este o oportunitate pentru oameni de a-și dezvolta abilitățile și de a învăța altele noi.
Întrebați angajații ce ar dori să învețe și atribuiți-le sarcini care le vor permite să își întindă aripile. Aceasta va fi, de asemenea, o ocazie de a adânci legăturile în cadrul echipei, deoarece angajații se pot sprijini reciproc în dezvoltarea competențelor și în schimbul de cunoștințe. De asemenea, este o idee bună să creați un buget de dezvoltare pe care angajații dvs. îl pot utiliza pentru cursuri de formare interesante, conferințe, cursuri, programe și cărți.
Chiar și în cel mai bun loc de muncă, există crize și momente dificile. Cu toate acestea, amintiți-vă că rolul dvs. ca lider de echipă este să sprijiniți echipa și să arătați că nu există nicio problemă pe care să nu o puteți rezolva.
În acest moment, este foarte important să mențineți un echilibru între onestitate și calm. Dacă se întâmplă o situație dificilă, discutați cu echipa dvs. despre aceasta, spuneți-le ce s-a întâmplat și ce puteți face. Implicați-i în procesul de găsire a unei soluții, dar oferiți-le și un sentiment de siguranță. Oamenii trebuie să știe că există o soluție undeva - trebuie doar să o găsiți.
Organizațiile moderne sunt structuri atât de complexe și gestionarea lor necesită sprijinul instrumentelor digitale, în special instrumente de gestionare a proiectelor. Multe proiecte, fiecare dintre acestea fiind împărțit în etape, sarcini și subproiecte, sute de angajați și freelanceri cu diferite competențe și disponibilități, zile libere, întâlniri și resurse - aceasta este o cantitate imensă de informații și variabile care afectează deciziile și fluxurile de lucru.
Pentru a vă optimiza gestionarea echipei, veți avea nevoie de un sistem care să vă simplifice și să vă transparentizeze procesele. Gândiți-vă la ceea ce aveți nevoie și alegeți instrumentul perfect pentru a vă eficientiza gestionarea echipei.
În acest moment, permiteți-ne o mică autopromovare 😉 Am dori să vă arătăm cum software-ul nostru sprijină liderii de echipă în gestionarea muncii lor. Teamdeck este un software de gestionare a resurselor dezvoltat de un proiect de produs și companie de dezvoltare software house ținând cont de nevoile chiar și ale celor mai complexe organizații, unde toate elementele trebuie să funcționeze împreună.
Scopul nostru este să vă facem munca mai ușoară, nu să adăugăm un alt instrument cu care va trebui să vă luptați, motiv pentru care punem mare accent pe o interfață prietenoasă și intuitivă. Credem că mai mult nu este întotdeauna mai bine, motiv pentru care în Teamdeck veți găsi doar funcționalitățile cu adevărat utile, în loc de zeci de adăugiri inutile care doar complică navigarea prin sistem.
...dar cu siguranță merită, deoarece miza este mare. Creșterea productivității, îmbunătățirea relațiilor în echipă, angajați mai fericiți, economisirea timpului și a banilor, îmbunătățirea propriilor abilități de organizare și conducere și împuternicirea dumneavoastră ca lider, nu ca șef - sunt doar câteva dintre beneficiile unui management excelent al echipei. Și acestea sunt deja motive mai mult decât suficiente pentru a o face!
Calendarul de resurse (sau calendarul de management al proiectului, sau calendarul de planificare a proiectului, software-ul de planificare a resurselor) vă permite să planificați, să gestionați și să alocați resursele mai eficient și mai eficace - mai ales dacă Microsoft Excel a avut un rol principal în...
Care este obiectivul final al managerilor de proiect? Finalizarea cu succes a proiectelor lor. Înșiși managerii de proiect recunosc că acest lucru nu se întâmplă prea des: conform ultimului sondaj Pulse of the Profession, mai puțin de 60% din proiecte sunt finalizate fie...
Gestionarea capacității este o strategie utilizată de întreprinderi pentru a utiliza cât mai bine eficiența producției în raport cu cererea pentru un serviciu sau un produs. Scopul final al gestionării capacității este de a: Identificarea și...