Acum că sunteți aici, probabil vă întrebați ce puteți face mai bine în programarea echipei dvs. Ați observat că prea mult timp vă scapă printre degete, proiectele sunt uneori întârziate, iar angajații se simt ca în haos. Nu vă faceți griji, astfel de probleme fac parte din fiecare organizație. Din fericire, există mai multe modalități de a le rezolva. Una dintre ele este software-ul de planificare a proiectelor sau software-ul de planificare a managementului proiectelor - un instrument de planificare a proiectelor cu adevărat interesant.
Din acest articol veți afla:
Recomandările managerului de proiect din partea companiilor de dezvoltare de software
Urgent gestionarea programului de proiect instrumente și principalele caracteristici ale acestora
Ce trebuie să căutați atunci când alegeți calendarul proiectului și software de gestionare a resurselor
Ce sunt planificarea proiectelor, managementul proiectelor, programarea proiectelor și urmărirea proiectelor și care sunt diferențele dintre acestea
De ce software-ul de planificare a proiectelor, care înseamnă instrumentul de planificare a proiectelor, este atât de important pentru manageri
O mică introducere înainte de a vorbi despre lucrurile importante în utilizarea instrumentului de planificare a proiectelor. Software de planificare a proiectelor, software de planificare a resurselor, software de gestionare a angajaților, instrument de planificare a gestionării proiectelor sau software de gestionare a programului - acești termeni au același înțeles. Iar obiectivul principal al fiecăruia este același. În general, fără a vorbi despre multe alte caracteristici și diferențe funcționale, acestea ajută la planificare, alocarea resurselor (angajați) și o planificare amplă a proiectelor.
50% dintre organizații își stabilesc în mare parte sau întotdeauna calendarul de referință al proiectelor. Fie că sunteți un manager de proiect începător, fie că aveți la îndemână gestionarea planificării, veți avea nevoie de un sistem care să vă ajute să vă puneți cap la cap toate procesele. Nu că nu ați putea face altfel - multe companii încearcă să își gestioneze activitatea programând-o pe o tablă sau în Excel.
Problema este că o astfel de strategie funcționează doar până la un anumit punct. Iar acel moment vine foarte repede pentru orice companie care este dornică de dezvoltare și are ambiții de creștere. Pentru software-ul modern companii de dezvoltare, întrebarea "merită să folosești un software de gestionare a programului" nu mai există. În schimb, ei se întreabă "ce program de gestionare a programului să aleagă". Și aici merită să notăm câteva criterii.
1. Interfața intuitivă a instrumentelor de planificare a proiectelor - cel mai probabil motiv pentru care instrumentul de planificare a proiectelor este respins este doar UX și utilizabilitate. Deci, este absolut clar, înainte de a cumpăra - încercați-l, să încerce oamenii care îl vor folosi. Instrumentul ar trebui să vă facă munca mai ușoară, nu mai complicată, deci asigurați-vă că vă simțiți confortabil navigând prin panou.
2. Urmărirea timpului / Gestionarea timpului - gestionarea eficientă a proiectelor este imposibilă atunci când nu știți la ce lucrează echipa dvs. și cât timp durează. Instrumentele de planificare a proiectelor vă pot ajuta cu adevărat.
[Sursa: Ecran din programul de gestionare a resurselor și de planificare a proiectelor]
3. Gestionarea concediilor / Managementul absențelor / Disponibilitatea echipei - angajații au dreptul la sărbători și zile libere, dar absența lor afectează întregul flux de lucru și planificarea lucrărilor. Un instrument bun de planificare a proiectelor vă va oferi informații complete cu privire la disponibilitatea echipei dumneavoastră.
4. Raportare personalizată - fiecare companie are priorități diferite și măsurători diferite vor fi importante pentru ele. Programarea proiectelor trebuie să genereze rapoartele de care aveți nevoie pentru dvs.
5. Programarea în timp real - unul dintre cele mai cruciale lucruri în planificarea muncii este o actualizare imediată. Modificările de planificare care sunt efectuate numai după un anumit timp vor crea un haos inutil, astfel încât instrumentul dvs. trebuie să le actualizeze imediat, deci merită instrumente interesante de planificare a proiectelor.
6. Gestionarea volumului de muncă - Pentru ca programul să funcționeze, trebuie să știți cine are timp să se ocupe de o anumită sarcină. Instrumentul ideal vă va arăta capacitatea angajaților dumneavoastră.
Ei bine, v-am spus deja de ce aveți nevoie de un software de gestionare a proiectelor, cunoscut sub numele de instrumente de planificare a proiectelor, și ce trebuie să căutați atunci când alegeți unul și unicul.
Acum este timpul pentru câteva exemple.
"Software de planificare a resurselor dezvoltat de casa de software pentru propriile lor nevoi, prin urmare, se potrivește cel mai bine nevoilor industriei." - unul dintre instrumentele de planificare a proiectelor cu adevărat interesante.
Teamdeck este un software de planificare a resurselor și a proiectelor cu funcții de urmărire a timpului și de gestionare a disponibilității
Preț (pachet standard): $3.60 / membru al echipei / lunar
Avantaje:
Organizare personalizată a timpului de lucru și a disponibilității.
Posibilitatea de a atribui câmpuri personalizate persoanelor și proiectelor, adică titluri de post, competențe, tehnologii etc.
Vizualizare transparentă a programului de lucru și a disponibilității pentru diferite departamente și posturi utilizând vizualizarea calendarului
Etichete personalizate
Raportare personalizată de tip Excel
Vacanțe bancare automate pentru localizări multiple
Disponibil în versiunea mobilă
Sistemul de securitate a datelor
Integrarea cu alte sisteme precum Google Calendar, Slack, Podio, SageHR, Zapier și REST API
Contra
Aplicația mobilă pentru urmărirea orelor nu permite vizualizarea doar a proiectelor active
Nu există dependențe pentru rezervare
Nu există un contor de timp start-stop pentru desktop (doar în aplicația mobilă)
"nTask este unul dintre instrumentele de planificare a proiectelor concepute ca un instrument de colaborare pentru întreprinderi, care este o soluție completă de gestionare a proiectelor." - G2
Preț (pachet standard): $3 / membru al echipei / lunar
Avantaje:
Interfață ușoară și intuitivă
Gestionarea sarcinilor
Managementul proiectelor
Gestionarea riscurilor
Urmărirea timpului
Gestionarea foilor de prezență
Managementul reuniunilor
Panouri Kanban
Diagrame Gantt
Contra:
Lipsa de personalizare
Lipsa de raportare
"Resource Guru este conceput special pentru a reduce volumul excesiv de muncă, pentru a îmbunătăți moralul echipei, pentru a reduce fluctuația angajaților și pentru a vă ajuta să vă faceți treaba cât mai bine."
Calendarele de proiect ajută la identificarea și vizualizarea sarcinilor pe parcursul proiectului.
Preț (pachet standard): $4.16 / membru al echipei / lunar
Avantaje:
Disponibilitatea resurselor
Colaborarea în echipă
Interfață ușor de utilizat
Panou de disponibilitate și planificarea capacității resurselor opțiune
Managementul conflicte de planificare
Raportare și previziuni
Sistem de gestionare a concediilor caracteristici
Programarea proiectelor și a resurselor
Sistem de rezervare a sălii de conferințe
Urmărirea echipamentelor
Integrare cu Slack, Gmail, Outlook, Google Calendar
Sistemul de securitate a datelor
Cons:
Nu există posibilitatea de a sorta resursele în funcție de nivelul de experiență
Nici o funcție "undo" în secțiunea de rezervare
Nu există posibilitatea de a copia sarcinile resurselor
Nu există posibilitatea de a căuta rezervări după cuvinte cheie
"Adăugați-vă proiectele și echipa și sunteți gata de plecare! Faceți clic și trageți oriunde pe program pentru a începe atribuirea sarcinilor."
Float ajută, de asemenea, cu sarcinile proiectului și stabilește dependențele sarcinilor.
Preț (pachet standard): $ 10 / membru al echipei / lunar
Avantaje:
Panou de gestionare a resurselor flexibil și ușor de utilizat
Navigare și filtrare ușoară
Interfața vizuală drag-and-drop a programarea resurselor
Timp de urmărire preumplut cu sarcini în curs de desfășurare
Planificarea mai multor proiecte
Raportare și previziuni
Integrare cu Jira, Teamwork, Asana, Trello
Cons:
Navigare incomodă pe cronologia proiectului.
Unele integrări nu funcționează conform așteptărilor.
Actualizarea listei angajaților necesită mult timp.
Orice utilizator poate adăuga și modifica date care provoacă dezordine.
"Tehnologie special concepută pentru claritate, control și încredere."
Mavenlink este, de asemenea, în comparația noastră de instrumente de planificare a proiectelor, care ajută la finalizarea cu succes a proiectului
Preț (pachet standard): Prețuri individuale
Avantaje:
Panou avansat de gestionare a resurselor
Funcții de informații de afaceri
Metrici de proiect în timp real
Abilitatea de a atribui roluri și permisiuni diferite
Protecția datelor
Resurse integrate cu planificarea proiectelor și a resurselor
Servicii suplimentare pentru clienți, cum ar fi consultanță, îndrumare, coaching și programe de succes pentru clienți.
Instruire privind produsele și asistență 24/7
Integrare cu Slack, Jira, GSuite, Oracle
Cons:
Nu există încercare gratuită
Crearea complicată de rapoarte personalizate
Funcții avansate doar pentru pachetele Premier și Enterprise
Prea multe notificări prin e-mail
Multe modalități de a obține exact același efect, ceea ce complică inutil sistemul
"Personalizați Wrike pentru a se potrivi cel mai bine organizației dvs. De la tablouri de bord și fluxuri de lucru personalizate până la automatizarea specifică echipei pentru eficientizarea proceselor."
Gestionarea sarcinilor cu Wrike este un software de planificare a proiectelor.
Preț (pachet standard): $ 9,80 / membru al echipei / lunar
Avantaje:
Versiune gratuită cu caracteristici de bază
Diagrame Gantt interactive
Personalizare ridicată a sistemului.
Grupuri dedicate de funcționalități.
Panouri Kanban
Analiză avansată
Programare, gestionarea proiectelor, urmărirea timpului și încărcarea documentelor într-un singur instrument
Sistemul de securitate a datelor
Cons:
Complicat de utilizat
Nicio posibilitate de gestionare offline a proiectelor
Cerințele hardware ridicate îl fac incomod de utilizat pe computerele mai vechi
Cele mai avansate caracteristici sunt în pachetul premium, care este scump
"Aliniați echipele globale, creați și extindeți soluții orientate către afaceri și permiteți IT să gestioneze riscurile și să mențină conformitatea pe platforma pentru munca dinamică."
Diagramele Gantt sunt utile pentru elaborarea calendarului proiectului și pentru vizualizarea dependențelor dintre sarcini
Preț (pachet standard): $24.80 / membru al echipei / lunar
Avantaje:
Dedicat gestionării conținutului de către echipele de creație și de marketing
O interfață ușor de utilizat alocă resurse, urmărește progresul sau timpul
Fluxul de lucru al proiectului automatizare
Tablou de bord de gestionare avansată
Colaborarea în echipă
Comunicare convenabilă și schimb de date cu alți membri ai echipei
Inteligent gestionarea fluxului de lucru al proiectului
Sistemul de securitate a datelor
Sincronizarea datelor
Gestionarea programului
Planificarea multi-proiect
Cons:
Preț ridicat
Pachet de bază pentru până la 25 de angajați
Unele caracteristici lipsesc sau nu sunt disponibile
Instrumentul este greu și uneori este întârziat
Panou de sarcini ilizibil pentru unii utilizatori
"Uniți-vă proiectele, resursele și finanțele într-o singură platformă AI-nativă."
Pentru a gestiona eficient un proces de planificare a unui proiect Previziunile sunt de neînlocuit pentru mulți manageri
Preț (pachet standard): $30 / membru al echipei / lunar
Avantaje:
Automatizare și funcționalitate bazată pe inteligență artificială
Ușor de utilizat
Software pentru planificarea, urmărirea și programarea proiectelor
Monitorizarea costurilor și profiturilor pentru fiecare proiect
Opțiuni extinse de personalizare
Programare automată pe baza disponibilității angajaților
Integrare cu Asana, BambooHR, Azure
Raportare și previziuni
Cons:
Preț ridicat
Lipsă de unele funcționalități utile
Prea multe vizualizări ale proiectelor fac datele ilizibile
Programarea este foarte strictă și nu este ideală pentru companiile agile
Instrumentul este plăcut din punct de vedere estetic, dar nu este foarte intuitiv
În lumea digitală, securitatea datelor este totul, mai ales atunci când lucrați cu atât de multe informații confidențiale. Software-ul ideal de planificare a gestionării proiectelor trebuie să garanteze securitatea bazelor dvs. de date. În plus, trebuie să fie în conformitate cu GDPR - legea europeană privind protecția datelor în vigoare din 2018. Aceasta conține reglementări foarte stricte cu privire la colectarea, prelucrarea și utilizarea acestor informații, astfel încât sistemul potrivit să țină cont de aceasta.
De ce ați avea nevoie de un software pe care nu știți cum să îl utilizați? Chiar și cea mai revoluționară funcționalitate va fi o problemă, nu un ajutor, dacă nu îi puteți utiliza potențialul. Un planificator bun de planificare a proiectelor are grijă de clienții săi nu numai atunci când vine vorba de a-i convinge să îl cumpere, ci și pe parcursul întregului proces de cooperare - bun instrumente de planificare a proiectelor sunt impotante. Asigurați-vă că partenerul de afaceri pe care îl alegeți vă oferă un proces de integrare adecvat, astfel încât să puteți profita de întreaga gamă de capabilități pentru care plătiți.
Este firesc ca afacerea dvs. să crească... iar software-ul de planificare a proiectelor nu ar trebui să încetinească acest proces. Sau cel puțin acesta este cu siguranță unul dintre obiectivele dvs. de afaceri. Întrebarea este dacă planificatorul de planificare a proiectelor pe care îl alegeți va fi capabil să țină pasul cu dumneavoastră. Atunci când alegeți instrumentul ideal, gândiți-vă în perspectivă, nu numai la nevoile dvs. actuale, ci și la ceea ce veți avea nevoie în viitor.
Asigurați-vă că software-ul vă va satisface cerințele actuale și viitoare. De asemenea, este foarte important să verificați modul în care se va schimba prețul serviciului - se poate dovedi că un anumit instrument va fi cea mai bună soluție pentru o companie mică, în timp ce va fi complet neprofitabil pentru un software house mediu sau mare. Luați în considerare direcția de dezvoltare a organizației dvs. pentru a face alegerea cea mai optimă.
Imaginați-vă o companie mică în care toată lumea lucrează de la birou cu normă întreagă și care se ocupă de maximum 3 proiecte simultan. Imaginați-vă acum o a doua companie, o corporație multinațională care angajează oameni din întreaga lume. Majoritatea acestora lucrați de la distanță în zone orare diferite. Unii au locuri de muncă cu normă întreagă, alții lucrează cu jumătate de normă, iar alții sunt freelanceri. Până la câteva zeci de proiecte sunt gestionate simultan.
După cum probabil vă puteți imagina, fluxul de lucru al acestor două companii va fi complet diferit, dar asta nu înseamnă deloc că trebuie să utilizeze instrumente diferite de planificare a proiectelor. Software-ul ideal de planificare a gestionării proiectelor este suficient de flexibil pentru a se adapta la așteptările fiecărei companii.
Acordați atenție dacă software-ul vă permite să adăugați, să ștergeți și să editați cu ușurință date, să efectuați setări personalizate, să activați și să dezactivați sistemul de urmărire a timpului de lucru după cum este necesar, să adăugați date despre fiecare angajat și să personalizați disponibilitatea, de exemplu, dacă cineva lucrează cu jumătate de normă sau în vacanță. Sistemul ar trebui, de asemenea, să vă permită să acordați roluri și permisiuni individuale fiecărui angajat, de exemplu, cine poate accepta cereri de concediu, să atribuie sarcini persoanelor, să stabilească repere, să accepte programe etc.
Nu vă puteți îmbunătăți activitatea fără date despre ce funcționează și ce nu, motiv pentru care una dintre funcționalitățile cheie ale software-ului de planificare a proiectelor este raportarea. Asigurați-vă că sistemul generează rapoarte de bază care vă oferă cele mai esențiale date și că rapoartele pot fi personalizate în funcție de nevoile dumneavoastră individuale.
Da, știm, lista lungă de integrări de pe pagina sistemului este întotdeauna impresionantă. Cu toate acestea, atunci când alegeți un software, nu vă uitați doar la numărul de logo-uri personalizate, dar și rapiditatea cu care instrumentul poate introduce noi integrări.
Bine, să spunem că în acest moment software-ul are integrări cu toate aplicațiile majore pe care le utilizați, dar ce se întâmplă atunci când apare una nouă pe piață? Va fi instrumentul capabil să implementeze noua integrare în câteva zile, săptămâni sau luni? Viteza și agilitatea integrării sunt criterii foarte importante atunci când alegeți un sistem.
Fiecare companie va încerca să vă convingă că soluția lor este cea mai bună și vă va da peste cap gândirea despre planificarea muncii. Adevărul este, însă, că până nu o testați personal - nu veți ști cu siguranță. Companiile încrezătoare în calitatea serviciului lor nu se vor teme să vă ofere o perioadă de testare gratuită.
Ei nu vor să le cumpărați produsul orbește, ci spun doar "Vedeți, acesta este sistemul nostru, verificați dacă funcționează pentru dvs. și dacă da - vă invităm să cooperați". O perioadă de testare gratuită este cel mai eficient mod de a verifica dacă o soluție vi se potrivește, așa că nu ezitați să o folosiți și căutați companiile care o oferă.
Răsfoind internetul în căutare de informații despre instrumentele de gestionare a planificării și de planificare a proiectelor, ați întâlnit cu siguranță termeni precum planificare de proiect, urmărire de proiect și gestionare de proiect. Toate acestea par similare, apar în același context - optimizarea casei de software și aduc beneficii similare companiei dvs. Știm, este ușor să te pierzi în ele, așa că, înainte de a merge mai departe, vom face puțină lumină asupra acestei terminologii confuze.
Poate că nu știți încă, dar programarea proiectelor și gestionarea resurselor sunt componente ale ciclului de viață al managementului proiectelor sau - pentru a spune mai ușor - ale procesului de management al proiectelor. Dar, înainte de a vorbi mai mult despre asta, să începem cu fundamentele. Cum înțeleg managerii de proiect managementul proiectelor și de ce folosesc instrumentele de planificare a proiectelor?
Parafrazând definiția Project Management Institute (PMI), managementul proiectelor înseamnă utilizarea cunoștințelor, competențelor, abilităților, dispozitivelor, instrumentelor, metodelor, tehnicilor (specifice) și a oricăror alte mijloace necesare pentru a oferi "valoare oamenilor". Lăsând la o parte ambiguitatea expresiei "valoare pentru oameni", se poate spune că managementul proiectelor înseamnă utilizarea resurselor proprii (atât tangibile, cât și intangibile) pentru a crea și implementa ceva - să spunem - util (nu neapărat pentru toată lumea).
După cum vedem, înțelegerea menționată mai sus este destul de largă. Din perspectiva PMI, un rezultat al gestionării proiectelor - se pare - poate fi orice. Orice lucru care este util pentru oameni. Desigur, pentru a face lucrurile mai complicate, am putea întreba dacă cel puțin două persoane care au creat ceva (tangibil sau intangibil) și au o utilitate pentru acesta sunt manageri de proiect, iar munca lor este un proiect? Sau, câte dintre ele trebuie să fi beneficiat de o anumită creație pentru ca aceasta să fie numită proiect?
Trecând peste astfel de întrebări, trebuie spus că definiția de mai sus nu spune nimic despre absolut fundamental. S-ar putea spune că elementele fundamentale ale oricărui proiect includ planificarea și programarea. Și fundamentele care diferă între managementul de proiect și management. Nu putem uita nici de managementul sarcinilor.
Managementul proiectelor reprezintă aplicarea proceselor, metodelor, aptitudinilor, cunoștințelor și experienței în vederea atingerii obiectivelor specifice ale proiectului, în conformitate cu criteriile de acceptare a proiectului și în cadrul parametrilor conveniți. Gestionarea proiectelor are rezultate finale care sunt limitate la un interval de timp și la un buget finit. Software-ul de planificare a proiectelor poate fi util în acest sens.
Iată trei aspecte ale managementului de proiect care nu apar în definiția PMI. Primul este "criteriile de acceptare a proiectului", al doilea - este timpul, iar al treilea - este bugetul.
Să luăm ca exemplu colaborarea cu un client. După cum știm, proiectele sunt comandate, intern sau extern - de cineva din compania dvs. sau din afară, de un client. Ea/el face o comandă de afaceri. Ea/el are așteptări legate de produse și de modul în care acestea o vor ajuta să ajute afacerea actuală sau pe cea nouă. Și - ceea ce este cel mai important - ea/el nu a primit o cantitate nelimitată de timp în viață și portofelul lui Warren Buffet.
Sau, pe de altă parte, ar dori să obțină rezultatul comenzii sale rapid și ieftin. Spunând direct - calitatea produselor, timpul în care le-a primit în cele din urmă și - cel mai important - costul determină deciziile de afaceri ale clienților potențiali și actuali. Dacă criteriile de acceptare ale clientului nu corespund cu rezultatele muncii, aici începe o altă problemă, mult mai gravă...
După cum sugerează APM, diferența dintre simplul "management" și managementul proiectului se referă la momentul în care proiectul este gata de implementare sau deja implementat. În timp ce managementul este un proces continuu, rezultatul final al managementului de proiect este furnizat într-un interval de timp finit. În acest loc avem câteva comentarii, deoarece nu suntem siguri că "perioada de timp finită" este cel mai bun mod de a împărți managementul de proiect și doar managementul.
De exemplu, să folosim departamentul de marketing sau doar un specialist PPC. Ambele sunt responsabile pentru generarea de lead-uri activități - acesta este obiectivul proiectului, strângerea de clienți potențiali. Obiectivul include optimizări ale campaniei, optimizări ale paginii de destinație, crearea de conținut etc. - acestea sunt sarcinile. Acesta are bugetul său dedicat. Dacă numărul de lead-uri colectate în fiecare lună nu este suficient, afacerea începe să aibă o mare problemă. Din acest punct, dacă managerul de proiect în persoana unui specialist PPC nu atinge obiectivul în timpul și bugetul preconizate, proiectul eșuează. Astfel, după cum vedem, uneori nu este vorba despre intervalul de timp, ci despre buget - deoarece acesta din urmă este aspectul cel mai puternic al unui proiect care decide profitabilitatea acestuia. Instrumentul de planificare a proiectelor poate fi foarte util.
Având în vedere acest comentariu, să trecem la alte câteva lecții.
Așadar, gestionarea proiectelor este - după cum sugerează APM - o aplicare a metodelor și proceselor. Pe internet, oricine va găsi procesul de gestionare a proiectelor împărțit în faze. Uneori sunt 3 faze, alteori 4, 5, 6 sau chiar 7. Noi o folosim pe cea mai populară, care conține 5 faze.
Inițiere și concepție
Planificarea proiectului
Lansare și execuție
Monitorizare și control
Închiderea proiectului
Dintr-o perspectivă mai îngustă, managementul proiectelor este responsabil pentru CUM să realizați individul obiectivele proiectului cu toate detaliile. Este partea de execuție a gestionării muncii și are ca scop să determine echipa să atingă obiectivele. Se referă la conducerea unui proiect de la început până la sfârșit, luând în considerare toate etapele individuale, toate sarcinile în cadrul unui buget definit și obiectivele de calitate. Este responsabil de modul în care domeniul de aplicare va fi livrat. Elementele managementului de proiect, printre altele, includ:
crearea și dezvoltarea conceptului de proiect,
gestionarea activității întregii echipe,
să decidă cu privire la procesul și metodele de realizare a proiectului,
pregătirea listelor de sarcini și prioritizarea acestora,
atribuirea sarcinilor și termenele limită,
controlul calității și rezolvarea problemelor,
gestionarea bugetului,
controlul satisfacției clienților,
evaluarea eficacității activității desfășurate.
Acum este vorba de probleme terminologice, deoarece planificarea proiectelor, programarea proiectelor și, uneori, chiar urmărirea proiectelor sunt termeni interșanjabili.
După cum sugerează graficul de mai jos, programarea proiectelor este una dintre componentele ciclului de viață al gestionării proiectelor. Este unul dintre grupurile de sarcini care aparțin fazei de planificare și execuție a proiectului.
Software-ul de planificare a proiectelor de ultimă generație participă la aproape fiecare etapă a ciclului de viață al gestionării proiectelor
Planificarea proiectului este partea din procesul de management al proiectului care răspunde la întrebarea CE ESTE DE FĂCUT în cadrul unui proiect. Acesta descrie viziunea și etapele cheie necesare pentru finalizarea proiectului. Scopul său este de a defini activitățile și metodologia care vor permite echipei dumneavoastră să își îndeplinească obiectivele. Este o viziune orizontală a unui proiect care nu este încă foarte detaliat. Faza de planificare constă în elemente precum:
descrierea sponsorilor proiectului, a părților interesate și a clienților,
descrierea domeniului de aplicare a proiectului, a bugetului și a termenului limită,
identificarea elementelor de proiect necesare pentru atingerea obiectivelor,
identificarea provocărilor și amenințărilor potențiale,
prezentarea planului de proiect investitorilor, clienților sau altor părți interesate.
Scopul planificării proiectului este de a pregăti un document formal, aprobat, care este utilizat pentru a ghida atât execuția, cât și controlul proiectului. Astfel, scopul planificării proiectului - conform Ghidului PMBOK al PMI, este de a arăta "datele planificate pentru realizarea activităților și datele planificate pentru îndeplinirea etapelor". După cum citim pe site-ul Project Cubicle:
graficele de proiect prezintă într-o diagramă activitățile, duratele, dependențele, etapele principale, datele de începere și finalizare, calendarele și calea critică.
Programarea proiectului (sau programarea resurselor sau gestionarea programului) este o procedură de alocare a sarcinilor și alocarea resurselor astfel încât proiectul să poată fi finalizat într-un anumit termen și buget.
Acest proces constă în estimarea capacitatea disponibilă și resursele suplimentare necesare în fiecare etapă a proiectului și planificarea momentului în care anumite sarcini și faze ale proiectului trebuie să fie finalizate pentru a respecta termenul limită declarat. Elementele de gestionare a programului sunt:
împărțirea proiectului în etape și definirea etapelor principale,
definirea sarcinilor în cadrul proiectului pe baza domeniului de aplicare,
determinarea resurselor disponibile și a cererii,
alocarea resurselor,
estimarea timpului necesar pentru îndeplinirea anumitor sarcini (calendarul proiectului) pentru a respecta termenul limită.
În cele din urmă, trebuie să subliniem urmărirea proiectelor, deoarece acest termen este, de asemenea, considerat ca fiind ceva similar cu programarea proiectelor.
Urmărirea proiectelor este procesul de monitorizare a progresului unui proiect (este o fază de monitorizare în ciclul de viață al gestionării proiectelor). Urmărirea proiectului este legată sau chiar identică cu urmărirea sarcinilor - se concentrează pe progresul sarcinilor, care este, desigur, un element al întregului proiect.
Acest lucru nu este același lucru cu urmărirea timpului angajaților, care constă în monitorizarea sarcinilor la care angajații își petrec timpul de lucru. Atunci când toate lucrările sunt planificate, obiectivele sunt stabilite și resursele sunt alocate, este momentul să se verifice dacă execuția proiectului decurge așa cum ar trebui, dacă programul este implementat corect, dacă nu există probleme nerezolvate și dacă blocajele nu blochează progresul lucrărilor.
Urmărirea proiectului este un proces foarte important pentru managerii de proiect și clienți, deoarece le permite să verifice dacă totul merge bine și dacă planurile inițiale funcționează sau trebuie modificate, de exemplu prin extinderea echipei sau adăugarea de noi sarcini.
O împărțire rigidă a termenilor menționați mai sus este foarte dificilă, deoarece toți interacționează între ei și sunt părți ale managementului de proiect. Uneori, o persoană diferită este desemnată pentru fiecare etapă, uneori întregul proces se bazează pe umerii unui manager de proiect. Cu cât proiectul este mai complicat, cu cât organizația este mai mare, cu atât mai multe elemente vor contribui la optimizarea muncii.
Acesta este motivul pentru care companiile moderne de software nici măcar nu încep să lucreze la un proiect fără instrumente adecvate. Desigur, există sisteme dedicate etapelor individuale, dar vă va fi mult mai ușor să lucrați folosind un singur software care vă va satisface toate nevoile și vă va ajuta să creați un plan de proiect, să stabiliți un calendar, să gestionați resursele, să monitorizați timpul de lucru și progresul și să atribuiți sarcini. Mai jos avem câteva sugestii pentru dvs. cu privire la instrumentele eficiente pentru gestionarea muncii în organizația dvs.
Dacă nu vă pregătiți, vă pregătiți să eșuați.
- Benjamin Franklin
Ok, știți deja că aveți nevoie de un instrument de planificare a proiectelor și cum să alegeți unul... Dar sunteți conștienți de ce aveți cu adevărat nevoie de el? Știm că toată lumea vorbește despre cât de necesar este, dar ce vă va oferi și cum vă va schimba afacerea în bine?
Haosul costă bani. Nu este niciun secret. În haos, pierdeți timp încercând să vă dați seama ce se întâmplă și ce trebuie făcut. Iar într-o casă de software, timpul înseamnă bani.... foarte mult. La urma urmei, serviciile dvs. au un preț pentru un motiv anume. Dacă doriți să utilizați banii companiei dvs. pentru ceva, este pentru dezvoltare, inovare și marketing, nu pentru irosirea resurselor. Instrumentele de planificare a proiectelor vă pot ajuta.
Acest lucru poate părea banal - la urma urmei, toată lumea care lucrează la un proiect știe care este obiectivul și ce este necesar, nu? Ei bine, nu este chiar așa. Adesea, o sarcină aparent simplă are mult mai multe părți decât părea. Iar fiecare dintre aceste componente necesită mai mult timp decât pare.
Un program bine pregătit vă oferă întotdeauna o imagine clară a ceea ce trebuie să faceți și când trebuie să o faceți pentru a vă atinge obiectivele. Acest lucru vă asigură că nu ratați nimic și că evitați întârzierile. Acesta este motivul pentru care ar trebui să alegeți un software bun de planificare a proiectelor.
Gestionarea programului este foarte importantă din perspectiva muncii în echipă, deoarece fiecare membru al echipei știe care sunt responsabilitățile sale și că munca celorlalți depinde de munca sa. Acest lucru ajută la construirea unei responsabilități comune și a solidarității în rândul angajaților, ceea ce are un impact pozitiv asupra productivității.
Unele proiecte încep fără probleme și necesită resurse minime necesare, iar apoi brusc se dovedește că acesta a fost doar vârful aisbergului, iar fiecare etapă ulterioară este din ce în ce mai dificilă. Dacă ați pregătit un calendar al proiectului, cu siguranță ați anticipat această situație și ați asigurat timpul personalului care poate fi detașat pentru a sprijini proiectul. Dacă nu ați făcut-o, ei bine, mult noroc.
Știți acea situație în care începeți să lucrați la un proiect și totul este perfect, dați 110% și calitatea muncii este cea mai înaltă posibilă? Din păcate, cu cât lucrezi mai mult, cu atât ai mai puțin timp la dispoziție și, în cele din urmă, se dovedește că nu vei putea termina proiectul menținând nivelul inițial.
Și chiar mai rău, va trebui să vă reduceți semnificativ calitatea standard pentru a respecta termenul limită. Gestionarea planificării susținută de un software de planificare a proiectelor cel puțin bun vă permite să evitați această situație, să vă planificați timpul cu atenție și să mențineți o calitate uniformă și ridicată a muncii pe parcursul proiectului.
Programul proiectului vă arată clar ce trebuie să se întâmple și când. Dacă anumite sarcini încep brusc să scape, este un semnal pentru dvs. că se întâmplă ceva și că trebuie să reacționați. Acest lucru vă permite să rezolvați problemele la un nivel timpuriu și să preveniți blocajele înainte ca acestea să afecteze întregul flux de lucru. Fără un program, probabil că ați observa o criză atunci când aceasta ar fi deja foarte gravă,
Aveți nevoie de ajutor pentru a găsi cel mai bun software de planificare a proiectelor?
"Un obiectiv fără un plan este doar o dorință"
Îmbunătățirea gestionarea timpului este una dintre cele mai populare rezoluții de Anul Nou. Planurile sunt o parte integrantă a vieții noastre. Când mergem în vacanță, pregătim cina, vrem să obținem o promovare sau un job de vis, să participăm la un concurs, să realizăm orice. Deoarece un plan este o parte atât de importantă a dezvoltării noastre individuale, imaginați-vă o organizație plină de indivizi, fiecare cu potențial, competență și o cantitate limitată de timp de lucru.
Puteți conduce o companie spre succes fără gestionarea programului și fără un plan bun? Probabil că da. Dar este un pic ca și cum ți-ai da demisia și ai aștepta să câștigi la loterie. Merită să credeți în soarta oarbă?
Calendarul de resurse (sau calendarul de management al proiectului, sau calendarul de planificare a proiectului, software-ul de planificare a resurselor) vă permite să planificați, să gestionați și să alocați resursele mai eficient și mai eficace - mai ales dacă Microsoft Excel a avut un rol principal în...
Care este obiectivul final al managerilor de proiect? Finalizarea cu succes a proiectelor lor. Înșiși managerii de proiect recunosc că acest lucru nu se întâmplă prea des: conform ultimului sondaj Pulse of the Profession, mai puțin de 60% din proiecte sunt finalizate fie...
Gestionarea capacității este o strategie utilizată de întreprinderi pentru a utiliza cât mai bine eficiența producției în raport cu cererea pentru un serviciu sau un produs. Scopul final al gestionării capacității este de a: Identificarea și...