Ce-ar fi dacă v-aș spune că este posibil ca firma dvs. să fi irosit până la 37% din cheltuielile cu software-ul și că nici măcar nu ați observat acest lucru?
Acest lucru nu trebuie să fie acea sumă exactă de bani, dar probabil risipiți cel puțin câțiva dolari pe software-ul de care nu aveți nevoie.
Dacă sunteți manager de proiect, CEO sau CIO responsabil pentru furnizarea de instrumente pentru companie, este posibil să fi contribuit la această problemă.
Shelfware, adică software-ul de care nimeni din organizație nu se interesează, se ridică la $18 miliarde numai pe piața CRM.
De ce?
Problema este că doar 40% din organizațiile care implementează instrumente CRM "reușesc să obțină adoptarea la scară largă de către utilizatorii finali", a constatat CSO Insights.
CRM, social media management, instrumente de analiză, software de planificare a proiectelor, instrumente de gestionare a resurselor, etc. Cu toții folosim câteva dintre ele.
Și, cel mai probabil, cu toții avem cel puțin un instrument pentru care plătim și pe care nu îl folosim.
Este timpul să facem ceva în această privință, nu-i așa?
Shelfware este un software care a fost achiziționat, dar niciodată utilizat.
Astăzi, într-o lume a pieței în creștere a SaaS instrumente, ar putea fi, de asemenea, cea la care ne-am abonat, iar apoi am trecut mai departe uitând de ea.
Un alt lucru care merită reținut este că shelfware-ul nu indică faptul că există ceva în neregulă cu software-ul în sine. De fapt, orice software poate deveni un shelfware.
La urma urmei, a existat un motiv pentru care ați cumpărat o licență sau v-ați abonat la un plan plătit. Nu ați fi făcut-o dacă ar fi fost rău sau dacă nu ar fi fost potrivit pentru compania dvs.
Am stabilit deja că nu întotdeauna este vorba de calitatea proastă a software-ului, ci de obicei de partea utilizatorului.
Unul dintre motivele pentru care shelfware-ul devine o parte din stack-ul dvs. este cumpărarea mai multor licențe decât are nevoie compania. Mai ales atunci când există o reducere.
Techopedia oferă un exemplu bun aici:
Să presupunem că o licență de software costă $100 pe unitate. Cumpărarea a 50 dintre acestea ar costa compania $5000. Acum să ne imaginăm o reducere a aceluiași software, care este de $45 pentru o licență, dar trebuie să cumpărați 100 dintre ele. Aceasta dă $4500, pe care l-ați plăti, deoarece este încă mai ieftin decât înainte.
În acest exemplu, cele 50 de licențe suplimentare se transformă în shelfware.
Un alt motiv este achiziționarea de licențe "pentru orice eventualitate", pentru viitorii angajați. În acest caz, s-ar putea să le folosiți în cele din urmă, dar, în general, acestea ajung să fie o altă resursă neutilizată sau subutilizată a companiei.
A treia opțiune se referă la instrumentele SaaS și este pur și simplu uitarea de ei. Ca manager de proiect sau CEO, probabil știți că plătiți lunar pentru anumite instrumente. Dar știți cu exactitate dacă acestea sunt folosite cu adevărat?
Abonamentul poate fi de $10 sau $60 pe lună. Acest lucru se întâmplă cu cele mai ieftine instrumente SaaS, precum și cu cele mai scumpe.
Ideea este că o lipsă de comunicare în cadrul companiei și faptul că nu se ține cont de alocarea resurselor și utilizare, poate duce la pierderi de bani.
Întrebarea este:
Cum să alegeți software-ul potrivit și cum să învățați angajații să îl folosească în mod real?
Problema, după cum puteți vedea, poate fi restrânsă la două provocări principale:
Să începem cu alegerea software-ului potrivit.
Atunci când căutați software pentru compania dumneavoastră, este posibil să vă confruntați cu o mulțime de posibilități. Întrebând prietenii și colegii, veți avea multe opțiuni, dar, de obicei, aceștia vă vor recomanda diferite instrumente.
Cum să decideți care este cel mai bun? Și ce înseamnă aceasta?
Amanda Moskowitz recomandă următoarele 10 pași de alegere a celui mai bun software pentru compania dvs., dar să ne concentrăm pe primele trei din lista ei:
După cum a spus Moskowitz, aplicațiile sunt doar instrumente pentru a atinge obiectivele companiei dvs. Așa că, mai întâi, cel mai bine este să stabiliți obiectivele în sine: atât cele pe termen scurt, cât și cele pe termen lung. Apoi, este timpul să găsiți un instrument care vă va ajuta să le atingeți.
Nu există "un singur software care să se potrivească tuturor". În schimb, concentrați-vă asupra nevoilor dumneavoastră: aveți nevoie să urmăriți fluxul unui proiect, să urmăriți timpul angajaților dumneavoastră, să programați resursele, să vă gestionați clienții cu un CRM, să vă analizați prezența pe rețelele sociale?
Aflați ce trebuie să faceți cu o unealtă și apoi găsiți una specifică pentru sarcina respectivă.
Acum, că știți care sunt obiectivele dvs. de afaceri și ce anume trebuie să realizați cu ajutorul unui instrument, haideți să găsim cel mai bun instrument pentru compania dvs.
Patrycja Markowska, Marketing Operations Manager, și-a împărtășit ideile despre acest proces în "Marketing Ops: Arta de a gestiona haosul". Din experiența sa, găsirea instrumentului perfect se referă mai degrabă la iterarea procesului de dezvoltare.
Cheia pentru a găsi cel mai bun software pentru compania dvs. este testarea diferitelor opțiuni. Înscrieți-vă pentru versiunile de încercare, astfel încât să le puteți testa gratuit. Apoi comparați rezultatele și alegeți-o pe cea care vi se potrivește cel mai bine.
Dacă sunteți în căutarea unui software pentru echipa dvs., inclusiv pentru angajații actuali și viitori, ați putea dori să investiți în cel cu un plan de tarifare dinamic.
Acest lucru este deosebit de frecvent cu SaaS instrumente. Acestea vă permit adesea să alegeți între planuri care depind de numărul de persoane care trebuie să utilizeze instrumentul.
Planul de tarifare Buffer este un bun exemplu în acest sens.
O altă soluție este tarifarea flexibilă, care vă permite să introduceți numărul exact de persoane cărora li se va acorda acces la software și apoi să calculați plata pe baza acestuia.
Teamdeck, un instrument de planificare a resurselor și de urmărire a timpului, operează în acest model de tarifare.
Înainte de a vă înscrie la un plan plătit sau de a cumpăra licențe, este posibil să doriți să răspundeți și la aceste două întrebări:
Instrumentul trebuie să reflecte nivelul de maturitate al companiei dumneavoastră și să fie capabil să crească odată cu dumneavoastră.
Software-ul pe care îl alegeți trebuie să fie ușor de utilizat pentru toți utilizatorii, altfel va fi abandonat rapid.
Dacă răspunsul este da la ambele întrebări, acum este momentul potrivit pentru a prezenta instrumentul echipei dvs.
Pentru mai multe sfaturi și liste de verificare privind gestionarea resurselor și alegerea
instrumentele potrivite pentru compania dumneavoastră, descărcați ebook-ul nostru gratuit pe cele mai bune practici de gestionare a resurselor.
Acum este momentul să prezentați restul echipei software-ul pe care l-ați ales.
Ce este mai exact adoptarea de software? Brandon Bruce a definit-o bine în cartea sa, "The Shelfware Problem":
"Adoptarea este utilizarea consecventă și eficientă a unei anumite tehnologii sau platforme software care conduce la atingerea obiectivelor de afaceri în moduri măsurabile."
Problema este că, în lumea reală, nu puteți spune pur și simplu echipei dvs. să utilizeze software-ul pe care l-ați ales.
Trebuie să nu vă grăbiți să vă integrați angajații. Așa cum a spus Amanda Moskowitz:
"Nu găsiți doar o aplicație nouă: asigurați-vă că toată lumea din echipă o folosește."
Dacă acest lucru vi se pare evident, amintiți-vă că "aproximativ 50% din licențele CRM nu sunt atinse", după cum spune Brandon Bruce.
Calendarul de resurse (sau calendarul de management al proiectului, sau calendarul de planificare a proiectului, software-ul de planificare a resurselor) vă permite să planificați, să gestionați și să alocați resursele mai eficient și mai eficace - mai ales dacă Microsoft Excel a avut un rol principal în...
Care este obiectivul final al managerilor de proiect? Finalizarea cu succes a proiectelor lor. Înșiși managerii de proiect recunosc că acest lucru nu se întâmplă prea des: conform ultimului sondaj Pulse of the Profession, mai puțin de 60% din proiecte sunt finalizate fie...
Gestionarea capacității este o strategie utilizată de întreprinderi pentru a utiliza cât mai bine eficiența producției în raport cu cererea pentru un serviciu sau un produs. Scopul final al gestionării capacității este de a: Identificarea și...