Există ceva în legătură cu rolul de manager de proiect care îi face pe oameni să se gândească: niciun echilibru între viața profesională și cea privată. Este suficient să căutați pe Google și veți vedea numeroase articole și subiecte care indică faptul că PM pot fi adesea suprasolicitați și stresați.
Există un consens general conform căruia atingerea unui echilibru între viața profesională și cea privată poate fi o provocare atunci când ești responsabil de o echipă de proiect. Unii chiar cred că a fi manager de proiect sau manager de resurse necesită prioritizarea muncii în detrimentul vieții personale. Nu cred că aceasta din urmă este adevărată. Și, în timp ce managerii de proiect se luptă adesea cu orele lungi de lucru și cu o căsuță de e-mail debordantă, există modalități de a reduce această povară.
Înainte de a trece la câteva sfaturi pentru managerii de proiect, să încercăm să ne ocupăm mai întâi de însuși sensul noțiunii de "echilibru între viața profesională și cea privată". Aceasta a devenit o expresie atotcuprinzătoare și aproape toată lumea are o înțelegere diferită a ei.
De la "să nu petreci niciodată mai mult de 8 ore la serviciu" la "să nu trebuiască să te gândești la muncă după program", kilometrajul tău aici poate varia. Există, de asemenea, cei care spun că nu există un echilibru perfect între viața profesională și cea privată.
Indiferent de punctul tău de vedere, există câteva puncte comune asupra cărora probabil că putem fi de acord. Nu este grozav când trebuie să faci o mulțime de ore suplimentare pentru a recupera timpul pierdut. Sau când încerci să discuți cu mai mulți oameni în același timp, toți cerând o rezolvare rapidă a întrebărilor lor. Sau când proiectul tău s-a transformat într-o monstruozitate care nu poate fi livrată la timp în mod realist și ai acel sentiment teribil de condamnare iminentă. Sau când... sunt sigur că ați înțeles ideea.
În acest articol, voi oferi o listă de sfaturi privind echilibrul dintre viața profesională și cea privată pentru managerii de proiect care doresc să își transforme statutul implicit din "ocupat" în "eficient". Ca multe alte lucruri în această meserie, și acest lucru începe cu o planificare adecvată.
În timp ce natura proiectului dvs. poate determina amploarea planurilor pe care trebuie să le elaborați, eu aș susține că planurile pe termen scurt sunt cele pe care trebuie să le prioritizați. În majoritatea cazurilor, nu puteți planifica cu adevărat fiecare detaliu al unui plan de un an. În schimb, concentrați-vă pe următoarea bucată de muncă: dacă urmați cadrul Scrum, acesta ar fi următorul dvs. sprint. Asigurați-vă că vă puteți angaja cu adevărat în ceea ce vă așteaptă pentru următoarea versiune și respectați planul. Acest lucru vă va oferi mult mai multă flexibilitate și liniște sufletească. De acord, probabil că va trebui să planifica unele etapele principale ale proiectului mai departe pe linie, de asemenea, să spunem o foaie de parcurs completă a proiectului. Diferența este că o foaie de parcurs nu este fixată în piatră, astfel încât dvs. și echipa dvs. aveți un obiectiv mult mai realist asupra căruia să vă concentrați în prezent: planul dvs. pe termen scurt.
Faci ceva de mai mult de două ori? Automatizați-l! O parte considerabilă a volumului de muncă al managerului de proiect se referă la sarcini care sunt oarecum repetitive. Aceasta nu înseamnă că sunt mai puțin importante, dimpotrivă! Din păcate, acestea pot fi și consumatoare de timp. Analizați-vă sarcinile zilnice, săptămânale, lunare și gândiți-vă la modalități prin care acestea ar putea fi automatizate.
Ce vreau să spun prin automatizarea lucrurilor? Crearea unui șablon sau a unei proceduri de tip listă de verificare ar putea fi un bun început. Dacă doriți să creați fluxuri de lucru complete, puteți utiliza Zapier sau IFTTT (nu sunt necesare cunoștințe de programare!). Chiar și micile economii de timp vă vor reduce ocupația (și vă vor îmbunătăți eficiența). Dacă sunteți un utilizator Slack, ar trebui să consultați articolul nostru despre cele mai bune aplicații Slack pentru managerii de proiect, unde veți găsi și câteva idei de stimulare a productivității.
TQ, coeficientul tehnologic, reprezintă capacitatea dumneavoastră de a vă adapta la tehnologie, de a o gestiona și de a o integra. PMTQ (Project Management Technology Quotient) a fost recunoscut de Institutul de Management al Proiectelor ca un nou ingredient-cheie pentru succesul proiectelor:
Pentru toți cei însărcinați cu transformarea strategiei în realitate într-o lume remodelată în mod constant de tehnologie,
PMTQ va fi setul de aptitudini indispensabile, care va fi decisiv.
Gândiți-vă la relația dumneavoastră cu tehnologia. Una este să fii capabil să gestionezi un proiect care este inextricabil legat de tehnologie, cum ar fi dezvoltarea de software. Este cu totul altceva să puteți utiliza software-ul în avantajul dumneavoastră și al proiectului. Utilizarea inteligentă a instrumentelor online vă va economisi mult timp și va îmbunătăți transparența proiectului.
Managerii de proiect par să aibă tendința de a fi primii care intră în birou și ultimii care pleacă. Unul dintre motive este căutarea oportunităților de a lucra efectiv (a se vedea secțiunea următoare). Dar celălalt motiv este nevoia de a supraveghea echipa și de a putea comunica în timp real. Cu excepția urgențelor, prezența dvs. constantă nu ar trebui să fie necesară. V-aș sugera cu tărie să vă stabiliți disponibilitatea și să vă țineți de ea.
Am menționat că unora dintre managerii de proiect le place să vină la birou mai devreme sau să rămână până târziu, deoarece atunci se pot concentra pe muncă fără întreruperi. Desigur, a fi manager de proiect necesită o doză sănătoasă de comunicare, dar nu este nevoie să fii Siri al echipei tale și să fii mereu gata să răspunzi la "o întrebare rapidă". Schimbarea contextului vă va rupe concentrarea. Atunci când nu vă puteți concentra în cea mai mare parte a zilei, nu veți reuși să vă îndepliniți sarcinile.
Încercați să vă programați ziua și să stabiliți intervale de timp în care puteți lucra fără întrerupere. Ați putea chiar să stabiliți ore de birou: o perioadă în care membrii echipei dvs. sunt încurajați să vă adreseze întrebări. Într-un proiect transparent, bine documentat, aceasta ar trebui să fie o strategie de succes.
Desigur, în afară de comunicarea improvizată, există loc și pentru interacțiunea planificată: întâlnirile de echipă. Aici, mingea este în terenul dumneavoastră. Dumneavoastră, managerul de proiect, sunteți cel care trebuie să stabilească politica reuniunilor (și să dați un exemplu). Prima regulă? Programați reuniunile doar atunci când sunt necesare și creați un obiectiv clar pentru acestea. În al doilea rând, țineți cont de ceas și folosiți timpul la maximum. Ați planificat această reuniune pentru a atinge un obiectiv, încercați să vă concentrați asupra acelui obiectiv și să petreceți timpul în mod eficient. Motivul pentru care mulți angajați urăsc ședințele este că este o "pierdere de timp". Asigurați-vă că nu este cazul cu echipa și timpul dumneavoastră.
Există anumite așteptări pe care mulți manageri de proiect încearcă să le îndeplinească. Aceștia doresc să aibă totul sub control, să fie mereu "acolo pentru echipă" și să fie mereu disponibili pentru client.
Problema este că aceste așteptări sunt complet nerealiste. Dacă doriți măcar să începeți să vă gândiți la echilibrul dintre viața profesională și cea privată, trebuie să uitați de totul, întotdeauna, constant. Aceasta nu este o bună etică a muncii și cu siguranță nu este un exemplu bun pentru echipa ta.
În cele din urmă, nu puteți fi o persoană care acceptă, chiar dacă doriți să vă faceți clientul fericit. Este o dilemă obișnuită, dar depășirea domeniului de aplicare poate deraia proiectul și vă poate ruina eforturile de echilibrare a vieții profesionale.
Urmarea acestor sfaturi nu va garanta că nu veți sta niciodată mai mult la birou, dar vă va oferi o bază solidă pe care să construiți. Cu timpul, pe măsură ce adoptați mai multe procese care vă cresc productivitatea, ar trebui să observați o schimbare semnificativă a nivelului dumneavoastră de ocupație.
În esență, aceste sfaturi pentru echilibrul dintre viața profesională și cea privată sunt, de asemenea, pașii dvs. pentru o mai bună eficiență la locul de muncă. Găsirea echilibrului "potrivit" este dificilă, dacă nu chiar imposibilă. Atâta timp cât simțiți că modul în care lucrați este mai echilibrat, cu siguranță faceți progrese. Țineți-o tot așa!
Calendarul de resurse (sau calendarul de management al proiectului, sau calendarul de planificare a proiectului, software-ul de planificare a resurselor) vă permite să planificați, să gestionați și să alocați resursele mai eficient și mai eficace - mai ales dacă Microsoft Excel a avut un rol principal în...
Care este obiectivul final al managerilor de proiect? Finalizarea cu succes a proiectelor lor. Înșiși managerii de proiect recunosc că acest lucru nu se întâmplă prea des: conform ultimului sondaj Pulse of the Profession, mai puțin de 60% din proiecte sunt finalizate fie...
Gestionarea capacității este o strategie utilizată de întreprinderi pentru a utiliza cât mai bine eficiența producției în raport cu cererea pentru un serviciu sau un produs. Scopul final al gestionării capacității este de a: Identificarea și...