Gestionarea proiectelor într-o agenție de creație este un act de echilibristică. În calitate de lider al gestionării conținutului sau doar al procesului de gestionare a proiectelor, trebuie să planificați munca, să gestionați creativii și să vă asigurați că proiectul respectă termenul limită, nu depășește bugetul și - în egală măsură, dacă nu cel mai important - răspunde așteptărilor clientului. În acest punct apar instrumentele de gestionare a resurselor de marketing.
Care agenție de creație a selectat marketingul nostru software de gestionare a resurselor
Cum să gestionați eficient resursele în timpul investițiilor în marketing
Motive pentru care departamentele de marketing utilizează instrumente de gestionare a resurselor
Cum să creșteți gestionarea fluxului de lucru al proiectului cu software MRM
asigurați-vă că dispuneți de toate resursele necesare,
estimați pentru cât timp veți avea nevoie de aceste resurse și
creați un program care să respecte termenul limită și să corespundă disponibilității echipei dvs.
utilizați cel mai bun software de gestionare a resurselor
Din fericire, respectarea celor mai bune practici de gestionare a resurselor vă va permite să echilibrați volumul de muncă (citiți despre gestionarea volumului de muncă) și să controlați bugetul proiectelor dumneavoastră. Dar de ce este gestionarea resurselor atât de importantă în agențiile de creație și în departamentele de marketing?
Atunci când vorbim despre managementul proiectelor, urmărirea timpului este o parte de neînlocuit a acestuia. Perioada. [Ecran din software-ul de gestionare a resurselor]
Probabil că folosiți deja mai multe instrumente pentru a vă derula proiectele și a vă gestiona echipa - instrumente de marketing, instrumente analitice, etc. Sunt șanse mari să lucrați cu angajați interni, echipe la distanță și freelanceri. Într-un loc de muncă atât de complex, este ușor să pierdeți din vedere performanța generală a echipei dvs. în cadrul mai multor proiecte.
În acest articol, sunt pe cale să vă conving că, în calitate de producător care lucrează pentru o agenție de creație de orice dimensiune, puteți beneficia de un software de gestionare a resurselor de marketing în diferite etape ale proiectului, fie că este vorba de o fază de pitching (sau de pregătirea unei propuneri), de gestionarea activității sau de raportare.
Să începem acest capitol prin a răspunde la întrebarea: care este legătura dintre gestionarea resurselor și marketing? De ce software-ul de gestionare a resurselor este impotant? Pentru a încerca să răspundem, trebuie să începem prin a înțelege corect ce este gestionarea resurselor și de ce software-ul de gestionare a proiectelor sau soluțiile pentru resursele agențiilor de muncă pot fi utile.
Printre managerii de proiect ai campaniilor de marketing digital, nu există o înțelegere univocă a gestionării resurselor. Este destul de popular (și abordarea corectă), ceea ce înseamnă că gestionarea resurselor conține elemente precum programarea și alocarea resurselor și utilizarea software-ului de gestionare a resurselor de marketing. Cu toate acestea, se poate constata că gestionarea resurselor proiectului este același lucru cu programarea resurselor. Aceasta poate fi găsită în multe surse în care programarea resurselor alternează cu alocarea resurselor. Planificarea resurselor - folosit adesea ca un cuvânt alternativ la gestionarea resurselor - poate fi găsit ca unul dintre multele elemente ale ultimului cuvânt, gestionarea resurselor. Așadar, fiți conștienți de modul în care decurg lucrurile sau cereți ajutorul soluțiilor de resurse ale agenției.
Este timpul să aducem mai aproape cel mai interesant termen. Asociația pentru Managementul Proiectelor a pregătit o definiție largă.
Gestionarea resurselor constă în achiziționarea, alocarea și gestionarea resurselor, cum ar fi persoanele și competențele acestora, finanțele, tehnologia, materialele, utilajele și resursele naturale necesare pentru un proiect. (APM)
Bineînțeles, un manager nu are timp nelimitat pentru a face aceste sarcini. Bugetul nu poate fi multiplicat printr-o pocnitură de deget. Timpul înseamnă bani - proiectele trebuie să fie la timp. Astfel, obiectivul final al procesului de gestionare a resurselor este de a se asigura că resursele sunt utilizate în mod eficient, la timp și în limitele bugetului, utilizând software-ul de gestionare a resurselor de marketing și folosind ajutorul soluțiilor de resurse ale agențiilor.
Rolul managementului resurselor (de marketing) ca practică este de a se asigura că resursele sunt utilizate în mod eficient pentru a finaliza un proiect cu rezultatele așteptate, în timpul așteptat și în limitele bugetului.
După cum știm acum, rolul gestionării resurselor de marketing cu ajutorul software-ului de gestionare a resurselor este de a se asigura că resursele interne și/sau externe sunt utilizate în mod eficient pentru a finaliza un proiect cu rezultatele așteptate, în timpul așteptat și în limitele bugetului. Cum se conectează cu agențiile de marketing sau de creație?
Cea mai importantă, înțelegerea managementului resurselor de marketing (MRM), este împărțită în două segmente. Unul este definit ca o abordare, iar al doilea - ca un software de gestionare a resurselor de marketing.
Managementul resurselor de marketing cu ajutorul soluțiilor agenției de resurse este o abordare conformă cu managementul marketingului. Aceasta se concentrează pe întregul ansamblu de resurse ale echipei de marketing, de la echipa de marketing și materialele de marketing (online și offline) până la bugetul de marketing. Aceasta include, de asemenea, cooperarea cu furnizorii externi, procesele de producție, operațiunile de marketing și gestionarea activelor digitale.
Bineînțeles, așa cum am menționat mai sus, în limita unui timp și a unui buget.
În timp ce a doua semnificație a MRM se referă la tehnologie. Pe tehnologia și software-ul de gestionare a resurselor de marketing care se concentrează pe sprijinirea departamentelor de marketing sau a agențiilor de creație să coordoneze și să consolideze resursele. De la procese, operațiuni, producție de conținut pe scară largă și fluxuri de lucru la schimbul de informații și fișiere. Totul într-un singur sistem software pentru a accelera și optimiza continuu managementul proiectelor de marketing activități.
Aplicațiile de gestionare a resurselor de marketing, cum ar fi software-ul de gestionare a resurselor de marketing, permit planificarea strategică (strategii de marketing) și bugetarea, gestionarea programelor, dezvoltarea și distribuirea creațiilor, gestionarea conținutului, planificarea și executarea media, coordonarea evenimentelor și măsurarea resurselor. (Gartner.com)
Din perspectiva Gartner (specialist în servicii la distanță), managementul resurselor de marketing este un set de activități de marketing sau instrumente software de gestionare a proiectelor agențiilor care sprijină strategia și optimizarea fluxului de lucru în cadrul angajaților, echipelor de proiect și organizațiilor. Aceste instrumente ajută echipele să lucreze și să centralizeze proiectele de marketing. De la campanii de marketing multi-canal la active unice. În același timp, oferind un mediu integrat pentru planificarea, producția, guvernanța și execuția conținutului.
În crearea unui pitch ca specialist în servicii la distanță, concentrarea pe ideea dvs. creativă este naturală. Cu toate acestea, în același timp, negociați cu privire la calendarul și bugetul proiectului. Iată cum să estimați proiectele cu mai multă încredere, astfel încât să fie mai puțin probabil să depășiți bugetul ulterior.
Pe baza domeniului de aplicare al proiectului, puteți spune de cine veți avea nevoie pentru a livra un proiect în ceea ce privește competențele.
O modalitate de a merge mai departe este să creați o matrice de competențe, astfel încât să puteți cartografia competențele necesare pentru un proiect. Acum, găsiți angajați cu astfel de competențe, astfel încât să fiți siguri că societatea dvs. are suficiente resurse pentru a livra ceea ce promiteți în prezentarea sau cererea de propuneri. Instrumente de planificare a resurselor cu filtre care permit găsirea angajaților în funcție de abilitățile lor fac acest lucru mult mai rapid. Specialiștii în servicii la distanță pot confirma acest lucru.
Teamdeck facilitează sortarea angajaților în funcție de titlurile posturilor, astfel încât să puteți identifica rapid membrul echipei de care aveți nevoie pentru proiecte creative.
Atunci când știți ce angajați trebuie să rezervați pentru proiectul dvs., previziunile de resurse și planificarea capacității vă vor permite:
Verificați dacă resursele de care aveți nevoie sunt disponibile în perioada de desfășurare a proiectului dumneavoastră.
Planificați resursele pentru proiectul dvs.
Aflați dacă rezervările dvs. nu interferează cu linia de producție a agenției dvs.
Rezervările provizorii ale specialiștilor în servicii la distanță vă facilitează programarea resurselor de care veți avea nevoie fără a le acapara. În același timp, îi anunțați pe ceilalți producători că este posibil să aveți nevoie de anumite resurse, astfel încât să poată lua în considerare acest factor la planificare.
De asemenea, funcționează și invers. Dacă vedeți că o altă persoană are deja resursele de marketing de care aveți nevoie, puteți negocia cu ea și, eventual, găsi o soluție care să vă satisfacă pe amândoi.
Calendarul Teamdeck vă oferă o prezentare generală rapidă a echipelor de rezervări sau de marketing ale organizației.
Știind de cine aveți nevoie și pentru cât timp, puteți estima un buget cu o mai mare precizie. În acest fel, este mai puțin probabil ca specialiștii în servicii la distanță să vă supraprogrameze echipa pentru a respecta calendarul și să depășească bugetul.
În același timp, estimarea și bugetarea exacte vor facilita prognozarea veniturilor agenției și vor permite să decideți dacă acest proiect este profitabil sau nu pentru agenția dvs. și de ce este importantă analiza de marketing.
Să discutăm despre modul în care puteți utiliza managementul resurselor de marketing odată ce ați a început un nou proiect sau pe măsură ce conduceți unul în curs de desfășurare.
Indiferent dacă folosiți metoda "timp și materiale" sau "preț fix", trebuie să urmăriți timpul facturabil pe care angajații dvs. l-au petrecut în cadrul proiectului (eforturi de marketing), astfel încât să știți dacă proiectul respectă bugetul.
Pentru ca fișele de pontaj să fie fiabile și pentru a profita la maximum de urmărirea timpului echipei, trebuie să vă asigurați că angajații dvs. le vor completa în mod regulat. Dacă fișele de pontaj rămân exacte, le puteți încheia cu încredere și puteți utiliza înregistrările de timp pentru rapoartele dumneavoastră.
Agențiile de creație specializate în eforturile de marketing nu se bazează întotdeauna doar pe angajați cu normă întreagă. Gestionarea angajaților part-time sau a freelancerilor, în special într-o echipă la distanță, poate fi complicată, dar o puteți depăși cu ajutorul gestionării resurselor de marketing.
Având o vedere de ansamblu a programului angajatului dvs. (programul resurselor), este mai ușor să echilibrați volumul de muncă al acestuia. În timp ce modificați calendarul, schimbați prioritățile etc., trebuie să vă asigurați că niciunul dintre membrii echipei dvs. nu este sub sau suprautilizat, deoarece acest lucru poate duce la epuizarea sau fluctuația angajaților.
În derularea unui proiect, de foarte multe ori poate fi necesar să includeți nu numai angajații, ci și echipamentele sau spațiile de lucru. Dacă acesta este cazul pentru proiectul dvs., regulile de alocarea resurselor aplicați în consecință. Gândiți-vă la soluțiile privind resursele agenției.
În primul rând, decideți ce activități de marketing și instrumente de gestionare a proiectelor agențiilor, echipamente sau spații de lucru de care aveți nevoie. Apoi, aflați dacă acestea sunt disponibile în perioada de desfășurare a proiectului dvs. și programați-le atunci când aveți nevoie de ele. În mod ideal - la fel ca în cazul angajaților dumneavoastră - ar trebui să aveți o imagine de ansamblu asupra utilizării resurselor în cadrul agenției dumneavoastră, astfel încât să puteți vedea când sunt disponibile sau când sunt rezervate pentru alte proiecte.
Deoarece domeniul de aplicare, calendarul sau rezultatele proiectului se pot schimba, trebuie să urmăriți constant proiectul și să vă realocați resursele în consecință. Pentru a face acest lucru, aveți nevoie de o modalitate ușoară de a urmări și măsura performanța echipei dvs. și utilizarea resurselor. Așadar, aveți nevoie de soluții bune pentru resursele agenției.
Supravegherea diferiților indicatori vă va ajuta să rămâneți în frunte chiar dacă apar schimbări. O modalitate de a depista din timp subutilizarea sau suprautilizarea angajaților este să monitorizați dacă rezervările sau foile de prezență ale acestora depășesc disponibilitatea cuiva. În Teamdeck, este foarte ușor - puteți vedea imediat acest lucru uitându-vă la barele Timesheets/Availability și Bookings/Availability. Dacă acestea sunt roșii, este un semnal clar că un anumit angajat are prea multe pe cap. Există soluții interesante pentru resursele agențiilor.
De asemenea, puteți crea rapoarte pentru a controla utilizarea angajaților sau bugetul. În acest caz, intrările de timp și rezervările angajaților sunt utile, deoarece, pe baza acestor date, puteți calcula rapid performanța echipei dvs. sau bugetul proiectului.
Rapoartele Teamdeck permit producătorilor și profesioniștilor din domeniul marketingului să țină evidența diferiților indicatori și KPI la alegerea lor și să le partajeze cu ușurință cu echipele lor sau cu un client.
Rapoartele Teamdeck le permit specialiștilor în marketing să țină evidența diferiților indicatori și KPI aleși de ei și să le partajeze cu ușurință cu echipele lor sau cu un client - soluții interesante de resurse pentru agenții.
Nu în ultimul rând, gestionarea resurselor de marketing vă oferă posibilitatea de a planifica și estima mai bine proiectele viitoare și de a găsi soluții pentru resursele agenției. O vedere din elicopter a pipeline-ului, a resurselor disponibile, a utilizării lor actuale și a timpului urmărit de angajații dvs. este utilă aici. Vedeți pur și simplu dacă există loc pentru un nou proiect în conducta dvs. de producție.
Analizați datele istorice pentru a identifica tiparele care s-au dovedit a fi în detrimentul proiectelor dvs. anterioare. Poate că aveți tendința de a subestima faza de proiectare sau există adesea o supraîncărcare de sarcini în timpul sezonului de vacanță. Înțelegerea acestor neajunsuri vă ajută să le evitați în proiectele viitoare.
După cum ați aflat în acest articol, gestionarea resurselor de marketing și soluțiile privind resursele agențiilor pot fi benefice producătorilor și agențiilor de creație în multe feluri. Să rezumăm totul cu o listă de beneficii ale gestionării resurselor de marketing:
În calitate de producător, beneficiați de vizibilitate completă a proiectelor la care lucrați, a resurselor disponibile și a volumului de lucru al echipei dumneavoastră.
Puteți echilibra în mod eficient volumul de muncă pentru toți membrii echipei dvs., inclusiv pentru cei aflați la distanță și freelanceri.
Puteți reduce riscul de a nu respecta termenele limită și de a depăși bugetul.
Vizibilitatea resurselor disponibile îmbunătățește colaborarea dintre dvs. și alți producători din agenție.
Aveți o imagine de ansamblu mai bună asupra conductei de producție.
Este mai ușor pentru dvs. să creați raportul proiectului dvs.
Dacă doriți să profitați la maximum de gestionarea resurselor de marketing, trebuie să vă asigurați că acesta este un proces consecvent, urmat în mod regulat în cadrul agenției dumneavoastră.
Calendarul de resurse (sau calendarul de management al proiectului, sau calendarul de planificare a proiectului, software-ul de planificare a resurselor) vă permite să planificați, să gestionați și să alocați resursele mai eficient și mai eficace - mai ales dacă Microsoft Excel a avut un rol principal în...
Care este obiectivul final al managerilor de proiect? Finalizarea cu succes a proiectelor lor. Înșiși managerii de proiect recunosc că acest lucru nu se întâmplă prea des: conform ultimului sondaj Pulse of the Profession, mai puțin de 60% din proiecte sunt finalizate fie...
Gestionarea capacității este o strategie utilizată de întreprinderi pentru a utiliza cât mai bine eficiența producției în raport cu cererea pentru un serviciu sau un produs. Scopul final al gestionării capacității este de a: Identificarea și...