Care este cel mai dificil lucru în a fi manager de proiect? Jonglarea cu sarcini multiple? Gestionarea așteptărilor părților interesate? Navigarea prin situații dificile? Este de la sine înțeles că managerilor de proiect nu le este ușor. La urma urmei, fiecare proiect pe care îl abordează este diferit.
Ce veți obține datorită acestui articol:
Sigur, unele provocări ale proiectului sunt aproape inevitabile, dar puteți fi pregătiți pentru ele! Astăzi, vom discuta despre câteva provocări comune ale managementului de proiect și vă vom arăta cum le puteți evita sau aborda.
Aici vorbim despre așteptările dumneavoastră față de membrii echipei și despre așteptările părților interesate cu privire la activitatea echipei. Deși aceste două cazuri sunt ușor diferite, puteți utiliza strategii similare pentru a rezolva ambele provocări.
Când vine vorba de clienții dvs., asigurați-vă că înțelegeți obiectivul de afaceri din spatele proiectului. Ce doresc ei să realizeze? Cum îi va ajuta acest proiect să atingă acel obiectiv? Dacă nu aveți răspunsuri, cauzează întotdeauna provocări de management de proiect.
Nu vă fie teamă să puneți întrebări și, odată ce sunteți gata să validați domeniul de aplicare al proiectului, discutați și despre așteptări. Uneori este chiar util să subliniați în mod specific ce se află în afara domeniului de activitate. Pentru a vă face echipa să înțeleagă așteptările proiectului, ar trebui, de asemenea, să o încurajați să pună întrebări și să explicați în mod clar motivele din spatele diferitelor sarcini. Amintiți-vă că membrii echipei dvs. ar trebui să înțeleagă bine și obiectivele de afaceri ale proiectului.
Provocările legate de resurse în cadrul proiectelor pot avea consecințe grave. La urma urmei, aveți nevoie de oameni suficient de competenți pentru a da viață proiectului dumneavoastră. Problemele în acest sens pot începe încă din etapa de planificare a proiectului, atunci când doriți să reuniți echipa.
În cazul în care compania dvs. nu utilizează un calendar de resurse pentru a gestiona toți angajații, s-ar putea să vă fie foarte dificil să identificați resursele adecvate care să se alăture echipei de proiect. În mod ideal, ați dori să puteți căuta, de exemplu, competențe specifice în bazinul de resurse al întreprinderii dumneavoastră. Desigur, trebuie, de asemenea, să vă asigurați că persoanele pe care le doriți în echipa dvs. sunt disponibile pentru a lucra într-un anumit interval de timp.
Din nou, aici este foarte util un calendar al resurselor. Având vizibilitate asupra capacității resurselor dumneavoastră (citiți mai multe despre planificarea capacității resurselor) și disponibilitatea este un element vital al gestionării riscurilor. Dacă, de exemplu, unul dintre membrii echipei dvs. devine indisponibil din cauza unor circumstanțe neprevăzute, veți putea găsi mai repede un înlocuitor.
Prognoza eficientă a resurselor este, de asemenea, esențială dacă doriți să evitați deficitul de resurse. Sunteți sigur că aveți suficiente persoane pentru a realiza proiectul?
Citiți cum să utilizarea datelor istorice ale proiectului pentru previziuni privind resursele umane.
Desigur, estimarea proiectelor este un element complex al gestionarea proiectelor și a resurselor, iar estimările sunt rareori extrem de exacte. Cu toate acestea, acest lucru nu înseamnă că ar trebui să renunțați și să presupuneți că previziunile echipei dvs. vor fi foarte greșite. Există lucruri pe care le puteți face pentru a înclina balanța în favoarea dumneavoastră:
Atunci când se întreabă managerii de proiect despre provocările legate de gestionarea proiectelor, este posibil ca depășirea domeniului de aplicare să apară în fruntea listei lor. Este un fenomen destul de comun și se întâmplă atunci când domeniul de aplicare al proiectului crește necontrolat. Aceasta poate fi cauzată de o definiție necorespunzătoare a domeniului de aplicare al proiectului, de presiuni din partea părților interesate externe și interne sau de lipsa unui proces definit de gestionare a schimbărilor.
Din fericire, în calitate de manager de proiect, dispuneți de mai multe strategii pentru a gestiona depășirea domeniului de aplicare sau chiar pentru a-l preveni. Totul începe cu un domeniu de aplicare bine pregătit. Eficace gestionarea domeniului de aplicare a proiectului vă va ajuta enorm: odată ce ați definit și validat toate cerințele proiectului, puteți avea mai multă încredere în domeniul de aplicare al proiectului dumneavoastră.
Ce se întâmplă dacă simțiți că domeniul de aplicare al proiectului dvs. a scăpat de sub control? Veți găsi câteva sfaturi utile în ghidul nostru pentru depășirea domeniului de aplicare în managementul proiectelor.
Chiar și în - să spunem - managementul proiectelor de marketing industrii sau doar companii specializate în comunicare, este greu de evitat neînțelegerile care apar în cazul unui leadership slab și al unei comunicări deficitare.
Managerii de proiect trebuie să comunice eficient cu membrii echipei lor de proiect, dar și cu clienții, cu alte părți interesate sau chiar cu propriii manageri. Fiecare dintre aceste părți poate avea nevoie de un stil diferit de comunicare și de canale diferite pentru a lua legătura. Este imperativ ca managerul de proiect să elaboreze un plan de comunicare și să îl împărtășească cu toți cei implicați.
Definiți canalele de comunicare, stabiliți anumite reguli privind actualizările proiectului (de ex. rapoarte privind stadiul proiectului) și, important, evitați reuniuni ineficiente! Aceasta va ajuta la menținerea nivelului corect de transparența proiectului și evitați dificultățile de comunicare în cadrul proiectelor dvs.
Având în vedere că multe echipe au trecut la munca la distanță din cauza pandemiei globale, este posibil ca comunicarea să fi devenit o provocare chiar și pentru întreprinderile care au gestionat-o bine până în acel moment. Chiar și având o mare cameră pentru întâlniri cu zoom s-ar putea să nu fie suficient. Este acesta și cazul echipei dvs.? Citiți articolul nostru de pe blog pentru a afla mai multe despre cele mai bune practici de comunicare la distanță.
Este lesne de înțeles că aceste tipuri de probleme de gestionare a proiectelor pot deraia rapid întregul proiect. Atunci când compania dvs. este responsabilă pentru un singur proiect la un moment dat, poate părea mai ușor să evitarea conflictelor de planificare a proiectului.
Cu toate acestea, dacă nu vă coordonați rezervările pentru proiect cu disponibilitatea resurselor dumneavoastră, s-ar putea să aveți probleme. Ce se întâmplă dacă se dovedește că unul dintre membrii cheie ai echipei dvs. de proiect și-a planificat o vacanță de două săptămâni și nu ați luat acest lucru în considerare atunci când ați planificat calendarul?
Dacă sunt mai multe proiecte în joc, evitarea conflictelor de planificare poate fi chiar mai dificilă, dar este posibilă. Cel mai important lucru este să oferiți tuturor managerilor de proiect vizibilitate în ceea ce privește calendarul fiecărui proiect și disponibilitatea resurselor.
Cu aceste informații la îndemână, este mai puțin probabil să apară probleme de planificare. Puteți utiliza un planificator calendar online pentru a programa mai multe proiecte fără conflicte.
Fiecare manager de proiect trebuie să fie capabil să monitorizeze stadiul proiectului. Acest lucru are mai multe beneficii: puteți să nu pierdeți din vedere bugetul, să verificați care este volumul de muncă al echipei dvs. și, eventual, să identificați zone de îmbunătățire. De exemplu, managerii de proiecte de marketing pot utiliza un Instrument SEO cu software de planificare a resurselor pentru a analiza eficiența angajaților la locul de muncă și pentru a identifica lacunele în performanța acestora. Știind unde sunt lucrurile vă permite să luați decizii de gestionare a proiectelor bazate pe date. De asemenea, puteți reacționa mai rapid atunci când lucrurile nu merg conform planului.
Există multe modalități diferite prin care puteți măsura starea de sănătate a proiectului dumneavoastră. Vă recomandăm să urmăriți următoarele măsurători:
Instrumente de planificare a proiectelor sunt menite să vă ajute pe dumneavoastră și echipa dumneavoastră să realizați proiecte cu succes. Cu toate acestea, pentru ca acest lucru să se întâmple, trebuie să utilizați instrumentele potrivite pentru afacerea dumneavoastră. În caz contrar, s-ar putea să pierdeți mult timp cu adaptarea angajaților dvs. la aplicații care nu au efecte tangibile asupra activității lor.
Imaginați-vă o situație în care unele persoane din echipa dvs. de proiect petrec timp în deplasare, de exemplu, călătorind la client. Dacă le cereți să urmărească timpul cu un software de gestionare a proiectelor care nu are o versiune mobilă, va fi foarte incomod. În plus, fișele lor de pontaj vor fi probabil mai puțin exacte, deoarece le vor completa retrospectiv.
Înainte de a vă decide să adăugați o nouă aplicație în trusa de instrumente a echipei dumneavoastră, începeți prin a vă enumera nevoile. Apoi verificați dacă un anumit instrument răspunde acestora. Se integrează cu alte instrumente pe care le utilizează echipa dumneavoastră? Poate fi personalizat pentru a reflecta procesele companiei dumneavoastră? Utilizarea instrumentelor care sprijină fluxul de lucru al echipei dvs. va face viața mai ușoară pentru echipă și pentru managerul de proiect.
Chiar dacă aveți formare în managementul proiectelor sau experiență profesională considerabilă, problemele descrise mai sus vă pot pune ușor bețe în roate și vă pot afecta negativ proiectul. În calitate de manager de proiect, este util să știți cum să preveniți sau să depășiți consecințele acestora.
Această postare pe blog este ca un punct de plecare: am prezentat câteva provocări comune în gestionarea proiectelor, dar merită totuși să citiți despre fiecare subiect în parte. Sperăm că linkurile pe care le-am enumerat în dreptul fiecărei provocări menționate mai sus vă vor ajuta să vă dezvoltați în continuare expertiza în gestionarea proiectelor.
Calendarul de resurse (sau calendarul de management al proiectului, sau calendarul de planificare a proiectului, software-ul de planificare a resurselor) vă permite să planificați, să gestionați și să alocați resursele mai eficient și mai eficace - mai ales dacă Microsoft Excel a avut un rol principal în...
Care este obiectivul final al managerilor de proiect? Finalizarea cu succes a proiectelor lor. Înșiși managerii de proiect recunosc că acest lucru nu se întâmplă prea des: conform ultimului sondaj Pulse of the Profession, mai puțin de 60% din proiecte sunt finalizate fie...
Gestionarea capacității este o strategie utilizată de întreprinderi pentru a utiliza cât mai bine eficiența producției în raport cu cererea pentru un serviciu sau un produs. Scopul final al gestionării capacității este de a: Identificarea și...