Provocările legate de gestionarea resurselor sunt legate de însăși natura lucrului cu echipele. Adesea, trebuie să planificați munca și resursele gestionarea mai multor proiecte deodată. Organizarea, monitorizarea și îmbunătățirea proceselor sunt părți esențiale ale gestionării resurselor proiectului, care pot face sau desface proiectele dumneavoastră. Vi se pare destul de mult de gestionat? Să împărțim aceste provocări în părți ușor de gestionat și să vedem cum le puteți depăși în activitatea dumneavoastră.

Recunoașterea competențelor potrivite pentru proiect

Începerea unui proiect nou, trebuie să găsiți angajați cu competențele potrivite. Oricât de ușor ar părea, poate fi o provocare dacă nu aveți o imagine de ansamblu clară a resurselor dumneavoastră. Este util să aveți o listă de angajați pe care o puteți sorta în funcție de competențele sau poziția lor, deoarece puteți găsi rapid persoane capabile să realizeze un anumit proiect.

Apoi, aflați dacă aceștia sunt disponibili în timpul programului estimat. De asemenea, puteți utiliza o matrice de competențe sau o Graficul RACI (aka matrice de atribuire a responsabilităților) pentru a marca de ce sunt responsabili.

Alinierea disponibilității și capacității echipei cu calendarul proiectului

Gestionarea disponibilității angajaților, capacitatea acestora și capacitatea de a respecta programul sunt strâns legate. Să vedem cum puteți gestiona riscurile în timp ce planificați resursele și programul pentru proiectul dvs.

Cunoașteți disponibilitatea echipei dvs.

Știind dacă cineva lucrează cu normă întreagă sau este un freelancer care plătește cu ora, îi puteți evalua disponibilitatea. Adevărata provocare constă în faptul că această disponibilitate se poate schimba într-un moment cel puțin potrivit pentru dvs. 

Gestionarea riscurilor înainte ca acestea să apară

Planificarea resurselor, nu numai că verificați de două ori disponibilitatea echipei dvs., dar aveți și un plan B în cazul în care pierdeți unele resurse.

Există un alt angajat cu competențe similare care ar putea prelua sarcina? Sau poate puteți externaliza munca către un freelancer?

Oricum ar fi, este bine să vă cunoașteți alternativele în avans, în loc să rămâneți blocați fără resurse pentru o sarcină în mijlocul unui proiect. Puteți verifica și sărbătorile naționale și timpul liber personal planificat, astfel încât să le puteți include în programul dumneavoastră.

Luați în considerare capacitatea echipei dvs.

În cel mai bun scenariu, folosind estimarea ascendentă cu membrii echipei dumneavoastră, aceștia ar putea avea o idee despre cât timp va dura fiecare sarcină, pe baza experienței lor anterioare. În caz contrar, ar trebui să luați în considerare datele istorice.

În acest fel, puteți evalua estimările de timp pe baza performanțelor anterioare ale echipei dumneavoastră, reducând riscul de a depăși capacitatea acesteia.

Evitați programele nerealiste

Dacă țineți cont de disponibilitatea resurselor și de capacitatea acestora, puteți evita încă o provocare - crearea unor programe nerealiste. Știind când sunt disponibili angajații dvs. și cât de multă muncă pot face într-un anumit interval de timp, vă programați proiectul cu mai multă precizie.

Gestionarea volumului de muncă fără acapararea resurselor

Planificarea muncii și apoi monitorizarea acesteia pentru a evita subutilizarea sau suprautilizarea este foarte importantă pentru a asigura productivitatea echipei dumneavoastră. În caz contrar, având prea multă muncă, angajații ar putea începeți să vă simțiți epuizați, în timp ce faptul că au prea puțin de făcut îi face nefericiți, de asemenea.

Ajustați volumul de muncă imediat ce observați că cineva lucrează prea mult, în timp ce alții nu au atât de multe sarcini. Vedeți dacă puteți să împărțiți munca, de exemplu, prin utilizarea nivelării resurselor. Acesta este un tehnica de planificare a proiectelor în care împărțiți sau fuzionați activitățile în funcție de disponibilitatea resurselor. Cu toate acestea, fiți conștienți de faptul că aceasta poate avea un impact negativ asupra calendarului și bugetului proiectului dumneavoastră.

Evitați acapararea resurselor

În timp ce planificați activitatea și resursele, poate fi tentant să adăugați mai multă forță de muncă decât aveți nevoie de fapt. Acest "just in case" alocarea resurselor este, totuși, considerată o greșeală pe care managerii de proiect o fac adesea.

Adăugarea mai multor resurse decât este necesar distorsionează timpul și bugetul estimate, blocând angajații și pentru alți PM. Acest lucru poate duce la mai multă muncă pentru cei care au rezervat mai devreme sau la performanțe slabe.

Încercați să desemnați doar membrii echipei de care știți că veți avea nevoie. În cazul în care se schimbă ceva, este întotdeauna mai bine să negociați un angajat cu un alt PM.

Concluzie

Pentru a evita provocările frecvente legate de gestionarea resurselor, încercați să încorporați aceste idei în activitatea dumneavoastră:

  • Fiți realist - faceți planuri care se potrivesc cerințelor proiectului și nu adăugați mai multe rezervări decât aveți nevoie.
  • Aveți mai multă încredere în date decât în presupuneri - utilizați datele și rapoartele din proiectele anterioare pentru a planifica proiecte noi.
  • Aveți o imagine de ansamblu a resurselor dumneavoastră - cunoașteți ce resurse puteți utiliza, ce competențe au și care este disponibilitatea lor.
  • Aliniați-vă proiectele cu capacitatea și portofoliul companiei - includeți întotdeauna alte proiecte și priorități, astfel încât să fiți conștienți de eventualele conflicte și schimbări.
  • Fii alături de echipa ta - întâlnirile cu echipa ta te vor ajuta să le descoperi din timp durerile și provocările, astfel încât să ai timp să le răspunzi și să le îmbunătățești.

Depășiți provocările legate de gestionarea resurselor cu un software complet de planificare a resurselor proiectului

Posturi conexe