În această postare pe blog, am adunat câteva tehnici de selectare strategică a celor mai importante sarcini. Pentru început, să vorbim despre prioritizarea proiectelor în general.
Ce află cititorii noștri:
Ca un Manager de proiect, obiectivul dvs. principal este să livrați un proiect cu succes. Aceasta înseamnă, de obicei, finalizarea la timp, în limitele bugetului și cu toate caracteristicile și funcțiile necesare. Cu toate acestea, pentru a atinge acest obiectiv, trebuie să creați un program rezonabil pentru echipa dvs. și să îndeplinească diferite sarcini în ordine. Care dintre acestea ar trebui abordate mai întâi de echipa dvs.? Care sunt cele mai importante? Prioritizarea sarcinilor este inevitabilă, dar fie o puteți face cu succes, fie riscați să provocați întârzieri sau conflicte de resurse.
Sunteți familiarizați cu expresia "lucrurile pe primul loc"? Credeți sau nu, acesta explică foarte bine procesul de stabilire a priorităților.
Trebuie să identificați "primele" lucruri: cele mai importante sarcini, cele mai urgente activități de făcut etc. și apoi să le finalizați ca prim ordin de zi.
În esență, tot ce trebuie să faceți este să stabiliți care sarcină este cea mai importantă. Poate părea că este mai ușor de spus decât de făcut. Totuși, în realitate, puteți utiliza tehnicile descrise mai jos și puteți lua această decizie cu încredere.
...să vă asigurați că aveți vizibilitate deplină asupra a ceea ce trebuie făcut de fapt pentru a livra un anumit proiect. Este imperativ să definiți și să controlați domeniul de aplicare al proiectului, atât de mult încât am dedicat o întreagă postare pe blog pentru gestionarea domeniului de aplicare a proiectului.
După ce ați colectat cerințele proiectului și ați aprobat domeniul de aplicare împreună cu diferitele părți interesate, puteți nota toate sarcinile care trebuie îndeplinite. Adunați-le într-un document sau în instrument de planificare a proiectelor. În acest moment, le puteți împărți în diferite categorii (de exemplu, faze ale proiectului) și, ulterior, să prioritizați sarcinile în cadrul acestor grupuri.
Nu uitați să țineți la curent membrii echipei dumneavoastră:
Pe lângă obiectivele proiectului și domeniul său de aplicare, membrii echipei ar trebui să fie conștienți și de dependențele dintre sarcini și de posibilele constrângeri. Aceste informații vor fi utile atunci când veți începe să lucrați la programul proiectului și la ordinea sarcinilor.
Poate fi simplu să distingi o sarcină cu prioritate ridicată de una care nu are aproape nicio importanță. Ordonarea sarcinilor cu un nivel similar de prioritate, însă, se poate dovedi a fi mult mai dificilă. Totuși, trebuie să propuneți o anumită ordine dacă doriți ca sarcinile proiectului să fie realizate.
Din fericire, mai multe tehnici vă permit să prioritizați cu succes munca în calitate de manager de proiect. Să trecem în revistă câteva dintre acestea, una câte una.
Este una dintre cele mai populare strategii pentru a alege activitățile esențiale asupra cărora să vă concentrați. Tot ce trebuie să faceți este să împărțiți toate sarcinile în patru grupuri, în funcție de importanța și urgența lor:
Doar aruncând o privire la matricea Eisenhower, veți vedea care sunt sarcinile pe care trebuie să le abordați mai întâi (urgente și importante) și pe care trebuie să vă concentrați mai târziu (care nu sunt urgente și importante).
Cum rămâne cu celelalte două grupuri? De obicei, grupul 3 poate fi delegat, iar grupul 4 constă în sarcini pe care le puteți elimina cu ușurință de pe lista dvs. de activități.
Aspectul este ușor diferit în setările proiectului, unde nu aveți neapărat opțiunea de a delega sau elimina elemente de lucru. Totuși, chiar și simpla cunoaștere a faptului că o anumită sarcină nu este extrem de importantă vă poate ajuta să îi găsiți un loc în programul echipei de proiect.
Această metodă, din nou, vă cere să vă grupați sarcinile potențiale. Veți utiliza categorii legate de caracterul indispensabil al unei anumite sarcini în cadrul proiectului..:
Deși este o tehnică utilă pentru prioritizarea sarcinilor, aceasta poate fi și mai benefică ca parte a procesului de gestionare a domeniului de aplicare. Puteți cere părților interesate să eticheteze cerințele proiectului în funcție de aceste patru grupuri. Veți vedea care sunt prioritățile lor.
Oricine a lucrat vreodată în managementul proiectelor cunoaște probabil principiul Pareto. Conform acestuia, 80% de efecte provin din 20% de cauze. Cu alte cuvinte, 20% de sarcini pot aduce 80% de beneficii proiectului.
Scopul dumneavoastră? Să identificați acel 20% de sarcini. Pentru a face acest lucru, puteți încerca să vă imaginați ce valoare poate fi creată prin finalizarea fiecărei sarcini. În acest fel, ar trebui să puteți distinge munca de bază de clopoței și fluierături.
Puteți încerca, de asemenea, o abordare opusă pentru a evalua valoarea care poate fi câștigată: gândiți-vă la ce se va întâmpla dacă echipa dvs. nu îndeplinește o anumită sarcină. De cele mai multe ori, veți putea identifica elemente care trebuie pur și simplu realizate, altfel proiectul nu va avea succes. Acestea sunt sarcinile prioritare.
Atunci când prioritizați sarcinile unui proiect, încercați să fiți conștienți de ceea ce simțiți personal față de acestea. S-ar putea să fiți tentat să etichetați ceva ca având o prioritate scăzută pentru că pur și simplu nu sunteți nerăbdător să lucrați la el. De asemenea, este posibil ca echipa dvs. să tergiverseze sarcinile care sunt importante, dar nu foarte interesante. Ca manager de proiect, trebuie să țineți cont de sentimentele și așteptările lor, dar și să evaluați sarcinile în mod obiectiv.
Oricare dintre aceste tehnici ați alege să o urmați, acordați atenție sarcinilor care au alte dependențe. S-ar putea să aveți sarcini în curs de finalizare de care depind alte elemente. Prioritizați-le în consecință.
Același lucru este valabil și pentru constrângerile proiectului (de exemplu, insuficiența resurselor). Dacă vă așteptați ca oricare dintre sarcinile dvs. să fie afectate de aceste constrângeri undeva pe parcursul proiectului, poate doriți să le programați pentru momentul în care este mai probabil să fie realizate (de exemplu, acum).
Echipa dvs. poate fi foarte utilă în atribuirea priorităților diferitelor sarcini de proiect. Atlassian a publicat o rețetă pentru un exercițiu de prioritizare în grup ca parte a Cartea de joc a echipei. Puteți verifica aici.
Schimbarea este inevitabilă în gestionarea proiectelor. Acest lucru este valabil și pentru priorități - și acestea se pot schimba. O idee bună este să revizuiți în mod regulat lista de elemente de lucru prioritizate și să evaluați dacă această ordine este încă adecvată. Nu uitați să comunicați cu echipa dvs. atunci când se schimbă ceva: trebuie să știe că a existat o schimbare a priorităților.
Încă un lucru: chiar dacă ar trebui să fiți pregătiți pentru schimbări, aceasta nu înseamnă că ar trebui să le acceptați pur și simplu, fără să puneți întrebări. Este de datoria ta să investighezi motivele oricărei modificări majore a proiectului. De ce? În primul rând, trebuie să fiți întotdeauna la curent cu obiectivele actuale ale afacerii. În al doilea rând, schimbarea priorităților poate fi un semn de avertizare al extinderii domeniului de aplicare (o creștere neașteptată/necontrolabilă a domeniului de aplicare al proiectului).
Iată: o listă de tehnici pe care le puteți utiliza pentru prioritizarea sarcinilor de proiect. Ce trebuie să faceți atunci când ați terminat cu atribuirea priorităților? Ar trebui să înregistrați aceste decizii: există de obicei un câmp pentru "prioritatea sarcinii" în cadrul instrumentului dvs. de gestionare a proiectului.
De asemenea, puteți monitoriza rezultatele eforturilor dvs. de prioritizare în calendar de resurse. Unele instrumente de gestionare a resurselor (inclusiv Teamdeck) vă permit să etichetați timpul monitorizat (și rezervările) cu etichete de "prioritate ridicată" sau "prioritate scăzută". Dacă echipa dvs. utilizează etichete pentru foaia de prezență, puteți crea un raport și analiza cât timp alocă celor mai importante sarcini. Petrec ei mult timp pe activități neesențiale? Acesta este semnalul dvs. pentru a face ceva în această privință.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Calendarul de resurse (sau calendarul de management al proiectului, sau calendarul de planificare a proiectului, software-ul de planificare a resurselor) vă permite să planificați, să gestionați și să alocați resursele mai eficient și mai eficace - mai ales dacă Microsoft Excel a avut un rol principal în...
Care este obiectivul final al managerilor de proiect? Finalizarea cu succes a proiectelor lor. Înșiși managerii de proiect recunosc că acest lucru nu se întâmplă prea des: conform ultimului sondaj Pulse of the Profession, mai puțin de 60% din proiecte sunt finalizate fie...
Gestionarea capacității este o strategie utilizată de întreprinderi pentru a utiliza cât mai bine eficiența producției în raport cu cererea pentru un serviciu sau un produs. Scopul final al gestionării capacității este de a: Identificarea și...