Crearea unui plan cuprinzător pentru proiectul dumneavoastră implică mai mult decât o simplă enumerare a sarcinilor. Aceasta presupune angajarea într-o planificare eficientă a resurselor pentru a identifica resursele necesare și disponibilitatea acestora. Procesul de planificare a resurselor este esențial pentru ca managerii de proiect să poată estima cu exactitate calendarul și bugetul proiectului. Prin stabilirea domeniului de aplicare, a rezultatelor și a dependențelor proiectului în timpul fazei de lansare, managerii pot gestiona mai bine capacitatea resurselor. Această abordare nu numai că asigură alocarea eficientă a resurselor, dar permite și optimizarea capacității resurselor pentru proiectele actuale și viitoare.
3 ingrediente ale unui proces eficient de gestionare a resurselor
Rolul planificator calendar online și software de planificare a resurselor
Cum să evitați provocările legate de alocarea resurselor
Semnificația planificării resurselor în managementul proiectelor
Planificarea resurselor nu este diferită, ajutând managerii de proiect să alinieze realizările proiectelor cu resursele disponibile. Fără aceasta, nu puteți controla cu adevărat livrarea proiectului, calendarul acestuia și bugetul. În această postare vă voi ghida prin procesul de planificare a resurselor, astfel încât să puteți găsi și atribui doar resursele potrivite și disponibile pentru proiectul dvs.
Parafrazând caracterizarea Project Management Institute (PMI) a managementului de proiect, trebuie spus că este vorba despre utilizarea de competențe, abilități, cunoștințe, dispozitive, instrumente, software, metode, procese și orice este necesar pentru a produce "valoare pentru oameni". (The Curs de certificare PMP, oferit de PMI, vă va oferi, de asemenea, o idee bună despre ce este planificarea resurselor în cadrul managementului de proiect).
Ambiguitatea expresiei "valoare pentru oameni" ne face să credem că rezultatul gestionării proiectelor poate fi orice. Orice lucru care este util pentru unii oameni. Și continuând acest gând, este justificat să spunem că pentru PMI managementul proiectelor înseamnă utilizarea resurselor (atât intelectuale, cât și materiale) pentru a crea și implementa ceva util (pentru cineva). Mai simplu spus, să folosim ceea ce avem pentru a crea ceea ce ne trebuie.
Planificarea resurselor în managementul proiectelor constă în alegerea resurselor/angajaților calificați în mod corespunzător și potrivirea acestora cu sarcinile pentru a asigura succesul proiectului. [Sursa: Mai sus este o imagine din Teamdeck - instrumentul de planificare a resurselor]
După cum veți afla în paragrafele următoare, definiția de mai sus nu spune nimic despre elementele absolut fundamentale pentru managementul proiectelor (și nici despre planificarea resurselor). Și nimic despre elementele fundamentale care diferă între managementul de proiect și management.
Asociația pentru Managementul Proiectelor (APM) a introdus o înțelegere a managementului proiectelor care clarifică care sunt aspectele esențiale ale managementului proiectelor.
Managementul proiectelor reprezintă aplicarea proceselor, metodelor, aptitudinilor, cunoștințelor și experienței în vederea atingerii obiectivelor specifice ale proiectului, în conformitate cu criteriile de acceptare a proiectului, în parametrii conveniți. Gestionarea proiectelor are rezultate finale care sunt limitate la un interval de timp și la un buget finite.
Ceea ce este comun pentru propunerile PMI și AMP este partea referitoare la aplicarea proceselor, utilizarea abilităților și metodelor pentru a dezvolta sau implementa un proiect. Dar ceea ce este absolut demn de remarcat sunt trei aspecte care nu apar în propunerea PMI. Un "criteriu de acceptare a proiectului", timpul, iar cel de-al treilea - bugetul.
După cum știm, proiectele sunt însărcinate, intern sau extern - de către cineva din compania dvs. sau de către un client. O cerere de afaceri presupune așteptările (clientului) legate de proiect. O cerere de afaceri conține, de asemenea, timpul până la care trebuie livrat proiectul (afacerile nu vor aștepta) și bugetul în care trebuie să vă încadrați. În timpul proiectului dezvoltare sau la sfârșitul acestui proces, când un proiect este predat clientului, criteriile de acceptare trebuie să îndeplinească așteptările clientului.
Și aici începe principala diferență dintre managementul de proiect și doar managementul. Potrivit APM, diferența dintre cei doi termeni se reduce la timp. Momentul în care proiectul este gata de execuție sau deja executat. În timp ce managementul este o operațiune continuă, managementul de proiect are rezultatul final prevăzut într-un interval de timp finit.
Cum se raportează acest lucru la planificarea resurselor?
După cum s-a spus mai sus, gestionarea proiectelor este un proces alcătuit din elemente precum sarcini, proceduri, metode etc. Acest proces este denumit ciclul de viață al managementului de proiect și presupune uneori 3, 4, 5 sau chiar 6 sau 7 faze. Fazele ilustrează un cadru pas cu pas al celor mai rezonabile practici utilizate pentru a conduce un proiect de la început până la sfârșit. Acesta oferă managerilor o modalitate structurată de a crea, executa și finaliza un proiect.
Imaginea de mai sus ilustrează faptul că planificarea resurselor este un element al procesului de gestionare a proiectelor. Rolul său este - puțin înaintea definiției planificării resurselor dată de APM - de a organiza, planifica, programa și măsura munca oamenilor.
Datorită APM Body of Knowledge, suntem conștienți că resursele sunt înțelese în sens larg. Ca oameni (și abilitățile lor), dar și ca bani, utilaje, materiale, tehnologie și orice altceva necesar pentru a livra rezultatul așteptat. De asemenea, se poate spune că o resursă este tot ceea ce este necesar pentru a finaliza o sarcină sau un proiect. Desigur, din perspectiva multor întreprinderi, în special a celor care oferă servicii, gestionarea și planificarea resurselor se referă la oameni. Oamenii și seturile lor de competențe.
Pentru APM, o planificare a resurselor proiectului sau - cum le place lor - gestionarea resurselor:
(...) se asigură că resursele interne și externe sunt utilizate eficient, la timp și conform bugetului.
Deoarece planificarea resurselor face parte din gestionarea proiectelor, aspecte precum timpul și bugetul sunt, de asemenea, inevitabile. O bună planificare a resurselor (gestionarea resurselor) face ca resursele potrivite să fie disponibile la momentul potrivit pentru activitatea potrivită.
Și rolul manager de resurse constă în identificarea resurselor necesare (angajați cu competențe și experiență relevante) pentru realizarea lucrării, ca parte a planificării proiectului, și în stabilirea momentului în care resursele vor fi necesare, prin intermediul programării.
În mod similar cu propunerea companiei Planview - rivalul nostru pe piața sistemelor de planificare a resurselor pentru proiecte - considerăm că planificarea resurselor (sau gestionarea resurselor, dacă doriți) este o abordare care urmărește să asigure că resursele sunt utilizate în cel mai eficient mod. Independent de faptul că vorbim despre un singur proiect sau portofoliu de proiecte, atunci când sunt executate în mod corespunzător, întreprinderile obțin o eficiență maximă în utilizarea resurselor, fără a subutiliza sau suprautiliza vreuna dintre acestea (un angajat).
În timpul acestui proces de alocare a sarcinilor membrilor echipei, programarea și potrivirea cu anumite sarcini se bazează pe capacitatea și disponibilitatea acestora și - lucru evident - pe seturile lor de competențe care se potrivesc cât mai bine cu cerințele proiectului sau sarcinii.
Pentru majoritatea companiilor creative și bazate pe servicii, resursele sunt oamenii, astfel încât planificarea resurselor este un proces pe care îl puteți utiliza pentru a identifica membrii echipei pe care trebuie să îi alocați pentru proiectul dvs. și când veți avea nevoie de ei.
Ceea ce este important, planurile de resurse se pot modifica și trebuie ajustate în mod regulat pentru a reflecta modificările în domeniul de aplicare, disponibilitatea angajaților etc., astfel încât proiectul dvs. de planificare să fie întotdeauna actualizat.
Pentru a explica mai bine cum să gestionați resursele în cadrul organizației dumneavoastră, să vorbim despre condiții prealabile trebuie să vă pregătiți în avans, tehnici să planifice resursele pentru un proiect și instrumente de planificare a proiectelor care va face totul mult mai ușor.
Înainte de a putea crea un plan de resurse sigur, aveți nevoie de anumite informații. Prima dintre aceste condiții prealabile este o structura de defalcare a lucrărilor (WBS), care este o structură orientată spre livrabile a domeniului de aplicare al proiectului dvs. Aceasta ajută la ilustrarea proiectului cu secțiuni ușor de gestionat, astfel încât vă este deja mai ușor să vă dați seama de ce tipuri de echipe veți avea nevoie.
Atribuirea și programarea resurselor/membrilor echipei necesare pentru finalizarea unui proiect, luând în considerare disponibilitatea resurselor
În dezvoltarea de software, de exemplu, cel mai probabil veți avea nevoie mai întâi de designeri UI/UX pentru a crea wireframes și apoi pentru a proiecta produsul. Apoi, în funcție de specificațiile proiectului, este posibil să aveți nevoie de dezvoltatori și specialiști QA.
Acum, veți avea nevoie de un durata estimată a proiectului și a sarcinilor, astfel încât să puteți programa resursele pentru proiect. Una dintre resursele tehnici de planificare de utilizat este metoda drumului critic (CPM), care ilustrează structura proiectului, dar include și dependențele, etapele și durata sarcinilor proiectului. Folosind CPM puteți calcula timpul total estimat pentru proiect.
În cele din urmă, deoarece cunoașteți domeniul de aplicare, este timpul să găsiți angajați cu competențe corespunzătoare sarcinilor care le vor fi atribuite. Un lucru important de făcut este să vă asigurați că acești angajați sunt disponibili pentru perioada estimată pentru fiecare sarcină.
Pentru a vă face planurile mai fiabile, utilizarea datelor istorice din proiectele anterioare. Acestea pot proveni din programe, estimări sau performanțele membrilor echipei pe care îi luați în considerare (de exemplu, pe baza fișe de pontaj). Datele din proiectele pe care le-ați realizat vă oferă o bază de referință pentru stabilirea unui nou proiect, reducând "estimările".
Raportul privind tariful orar intern conține resursele proiectului - membrii echipei și proiectele cărora le sunt atribuite. Acesta ajută la compararea înregistrărilor cu foile de prezență și, bineînțeles, cu costurile proiectului
Având în vedere că acum dispuneți de toate datele necesare pentru planificarea resurselor, iată cum să treceți la treabă. Hotărârea expertului provine din experiența dvs. profesională și din opiniile valoroase care pot veni de la colegii dvs. seniori sau de la consultanții angajați de organizația dvs. Deși poate părea evident, este foarte important pentru succesul proiectului dumneavoastră.
Urmează identificarea alternativei. Deoarece proiectele se pot schimba pe parcursul duratei lor de viață, trebuie să luați în considerare diferite scenarii. În acest fel, puteți veni cu soluții pe care să le utilizați pe măsură ce apar schimbări. Două metode pe care le puteți utiliza sunt:
Gândirea tiparelor - această metodă implică recunoașterea tiparelor, care este utilă în timpul rafinării sau îmbunătățirii, pe baza experiențelor anterioare.
Gândirea laterală - această abordare necesită gândire creativă și rezolvarea problemelor cu idei care pot să nu fie evidente la prima vedere.
Estimare ascendentă, care este următoarea metodă pe care o puteți utiliza în planificarea resurselor, este un concept simplu bazat pe implicarea persoanelor care vor lucra la proiect în estimarea acestuia. În această abordare, echipa dvs. estimează sarcinile pe baza cunoștințelor și experienței lor, rezultând un program mai detaliat al proiectului, dar este, de asemenea, mai consumatoare de timp.
Instrumente dedicate de gestionare a proiectelor, planificare a resurselor sau software de gestionare a timpului ar putea să nu fie necesar pentru planificarea resurselor, deoarece puteți folosi în continuare o foaie de calcul pentru aceasta și să faceți o treabă excelentă. (Chiar și pentru planificarea resurselor IT).
Dar este mult mai convenabil să utilizați un software de planificare a resurselor, mai ales că vă oferă acces instantaneu la toate datele pe care le-ați colectat până acum, inclusiv o listă a angajaților dvs., disponibilitatea acestora, rezervările existente și foile de prezență completate anterior.
Notă: Această parte a articolului se bazează fără rușine pe caracteristicile planificatorului de resurse, deoarece credem că ajută orice manager de proiect să își planifice munca mai eficient.
Să luăm ca exemplu verificarea disponibilității angajaților. Având un calendar de gestionare a resurselor, puteți filtra toți angajații și membrii echipei în funcție de titlurile lor profesionale și puteți vedea când sunt disponibili și la ce proiecte sunt repartizați în prezent.
Datorită rapoartelor de utilizare a resurselor, managerii de proiect vizualizează etapele viitoare, cum ar fi planificarea volumului de lucru al echipei
Având software de gestionare a resurselor ajută și la utilizarea datelor din proiectele anterioare. Rapoartele de utilizare, de exemplu, vă oferă acces la informații cu privire la modul în care un anumit membru al echipei a performat în trecut, sau impactul acestuia asupra unei întregi echipe de proiect ar putea fi o bază de referință pentru ipotezele pe care le faceți pentru un nou proiect.
Conflictele de planificare pot apărea atunci când un angajat este luat în considerare pentru mai multe proiecte în același timp. Această situație poate fi evitată, dar este necesar să aveți o imagine de ansamblu mai bună asupra disponibilității angajaților dvs. și a portofoliului de proiecte al companiei.
Planificarea resurselor presupune verificarea disponibilității angajaților pentru a evita conflictele de planificare. Gestionarea disponibilității ca funcție nu apare în niciun instrument de gestionare a proiectelor
Atunci când apar conflicte, consultați-vă planurile cu un PM care a făcut, de asemenea, planuri pentru aceleași resurse și încercați să negociați. De exemplu, puteți găsi amândoi o modalitate de a planifica pentru același angajat prin compararea căilor critice ale proiectelor voastre. În acest fel, vă puteți da seama dacă unele sarcini pot pluti, făcând posibilă mutarea unor lucrări. Apoi, adaptați-vă planul proiectului la aceste schimbări.
Pentru a evita în primul rând conflictele de planificare, nu uitați să:
Verificați de două ori dacă resursele pentru care vă faceți planuri sunt disponibile.
Consultați-vă cu alți responsabili de proiect din cadrul organizației dumneavoastră, dacă aceștia nu au nevoie de aceleași resurse pe durata proiectului dumneavoastră.
Gestionarea volumului de muncă al echipei și a companiei în timpul proiectului, pentru a vă asigura că planul dvs. se potrivește cu rezervările curente și cu dezvoltarea proiectului.
Știind cum să vă planificați corect resursele, nu numai că vă va fi mai ușor să găsiți și să alocați cele mai bune resurse pentru proiect. De asemenea, vă va ajuta să gestionați costurile.
După cum se menționează în PMBOK®, planificarea resurselor este - alături de estimarea, bugetarea și controlul costurilor - o parte a gestionării costurilor proiectului. Cum? Amintiți-vă că profitabilitatea proiectului se bazează pe o ecuație simplă:
rentabilitatea proiectului = bugetul proiectului - (orele petrecute pe proiect * tarifele orare
a angajaților dumneavoastră)
Prin urmare, urmărirea resurselor și utilizarea acestora în conformitate cu planul de proiect nu numai că va îmbunătăți livrarea proiectului, dar va asigura și o marjă pentru compania dumneavoastră.
Rezumând explorarea planificării strategice a resurselor în cadrul managementului de proiect, mai multe puncte-cheie apar ca fiind cruciale pentru executarea cu succes a unui proiect. Planificarea resurselor se află în centrul acestui proces, necesitând o abordare strategică a identificării, alocării și gestionării resurselor pentru a se alinia cu rezultatele și termenele proiectului. Aceasta implică:
Planificarea strategică a resurselor pentru identificare și alocare: Piatra de temelie a unui management eficient al proiectelor este planificarea strategică a resurselor, care presupune identificarea resurselor necesare și asigurarea alocării și disponibilității lor optime pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului.
Valorificarea software-ului de planificare a resurselor: Utilizarea software-ului de planificare a resurselor de două ori în ciclul de viață al proiectului simplifică procesul, permițând managerilor de proiect să evite provocările comune legate de alocare și să își îmbunătățească eforturile de planificare a resurselor.
Înțelegerea rolului planificării resurselor: Recunoașterea faptului că planificarea resurselor, menționată de patru ori pe parcursul acestei discuții, este esențială pentru controlul realizării proiectului, al termenelor și al bugetelor. Aceasta facilitează alinierea realizărilor proiectului cu resursele disponibile, subliniind rolul său critic.
Aplicarea principiilor de planificare a resurselor: Aplicarea competențelor, abilităților, cunoștințelor și instrumentelor - inclusiv a software-ului de planificare a resurselor - pentru a produce valoare prin gestionarea eficientă a resurselor, astfel cum sunt prezentate de principalele instituții de management al proiectelor.
Distingerea dinamicii planificării strategice a resurselor: Diferențierea între managementul de proiect și managementul general, cu accent pe constrângerile de timp, domeniu de aplicare și buget, evidențiază modul în care planificarea strategică a resurselor se încadrează în acest context mai larg.
Implementarea tehnicilor în cadrul planificării resurselor: Adoptarea unor tehnici precum structurile de defalcare a lucrărilor (WBS) și metoda drumului critic (CPM) asigură planificarea, programarea și utilizarea eficientă a resurselor, reflectând importanța eforturilor de planificare a resurselor.
Ajustarea continuă în planificarea resurselor: Ajustarea periodică a planurilor de resurse pentru a reflecta modificările în domeniul de aplicare al proiectului, disponibilitatea angajaților și alți factori asigură că proiectul rămâne pe drumul cel bun, demonstrând natura adaptivă a planificării resurselor.
Prin punerea în aplicare a practicilor de planificare a resurselor și de planificare strategică a resurselor, inclusiv prin utilizarea eficientă a software-ului de planificare a resurselor, proiectele își pot atinge obiectivele în limitele de timp și de buget stipulate. Acest lucru nu numai că asigură utilizarea eficientă a resurselor, dar sprijină și obiectivele strategice generale ale organizației prin eforturi meticuloase de planificare a resurselor.
Domeniul de aplicare al proiectului O schiță detaliată a obiectivelor, rezultatelor, caracteristicilor, funcțiilor, sarcinilor, termenelor și costurilor proiectului pentru managerii de proiect.
Rezultate Orice produs, rezultat sau capacitate unică și verificabilă de a efectua un serviciu care trebuie produs pentru a finaliza un proces, o fază sau un proiect.
Dependențe: Relațiile dintre sarcini care determină ordinea în care activitățile trebuie să fie efectuate.
Planificarea resurselor: Procesul de determinare a resurselor necesare (persoane, echipamente, materiale) pentru finalizarea unui proiect.
Institutul de Management al Proiectului (PMI): O organizație profesională pentru managementul proiectelor specializată în dezvoltarea de standarde, cercetare, educație, publicare și programe de certificare profesională.
Certificare PMP: O certificare profesională recunoscută la nivel mondial oferită de PMI care validează experiența și educația unui manager de proiect în domeniul managementului de proiect.
Asociația pentru managementul proiectelor (APM): Un organism profesional în domeniul managementului de proiect care oferă membrilor, calificări, evenimente și publicații pentru profesioniștii din domeniul proiectelor.
Criterii de acceptare a proiectului: Setul de condiții care trebuie îndeplinite înainte de acceptarea livrabilelor proiectului.
Structura de defalcare a lucrărilor (WBS): O descompunere ierarhică a domeniului total de activitate care urmează să fie realizat de echipa de proiect pentru a îndeplini obiectivele proiectului și pentru a crea produsele livrabile necesare.
Metoda drumului critic (CPM): O tehnică de modelare a proiectelor utilizată pentru a estima durata unui proiect prin identificarea celei mai lungi secvențe de sarcini dependente și măsurarea timpului necesar pentru finalizarea acestora.
Software de gestionare a resurselor: Instrumente utilizate de managerii de proiect concepute pentru a ajuta la planificarea, alocarea și gestionarea eficientă a resurselor, inclusiv programarea, bugetarea și gestionarea volumului de muncă.
Rapoarte privind utilizarea resurselor: Documente care oferă informații cu privire la eficiența utilizării resurselor în cadrul unui proiect, ajutând la planificarea și gestionarea costurilor proiectelor viitoare.
Managementul costurilor: Procesul de planificare și control al bugetului unui proiect sau al unei afaceri. Acesta include activități precum estimarea, alocarea și controlul costurilor.
Ciclul de viață al proiectului: Seria de faze prin care trece un proiect de la inițierea sa până la încheierea sa.
Alocarea resurselor: Procesul de alocare și gestionare a activelor într-un mod care sprijină obiectivele strategice ale organizației.
Programare: Acțiunea de a planifica când și cum să se utilizeze resursele pe durata proiectului, asigurându-se că resursele sunt utilizate în mod optim.
Elaborarea bugetului: Procesul de previziune a resurselor financiare necesare pentru un proiect, inclusiv estimarea și alocarea fondurilor.
Dependențe de sarcini: Relația dintre sarcini care dictează ordinea în care acestea trebuie executate.
Etapa intermediară: Un punct sau un eveniment semnificativ într-un proiect, utilizat pentru a monitoriza progresul către obiectiv.
Gestionarea riscurilor: Procesul de identificare, evaluare și control al amenințărilor la adresa capitalului și veniturilor unei organizații.
Implicarea părților interesate: Procesul de implicare a persoanelor, grupurilor sau organizațiilor care pot fi afectate de un proiect sau care au un interes în rezultatul acestuia.
Metrici de performanță: Standarde de măsurare prin care pot fi evaluate eficiența, performanța, progresul sau calitatea unui proiect, proces sau produs.
Managementul schimbării: Abordarea tranziției persoanelor, echipelor și organizațiilor către o stare viitoare dorită pentru a obține și realiza rezultatele și beneficiile proiectului.
Calendarul de resurse (sau calendarul de management al proiectului, sau calendarul de planificare a proiectului, software-ul de planificare a resurselor) vă permite să planificați, să gestionați și să alocați resursele mai eficient și mai eficace - mai ales dacă Microsoft Excel a avut un rol principal în...
Care este obiectivul final al managerilor de proiect? Finalizarea cu succes a proiectelor lor. Înșiși managerii de proiect recunosc că acest lucru nu se întâmplă prea des: conform ultimului sondaj Pulse of the Profession, mai puțin de 60% din proiecte sunt finalizate fie...
Gestionarea capacității este o strategie utilizată de întreprinderi pentru a utiliza cât mai bine eficiența producției în raport cu cererea pentru un serviciu sau un produs. Scopul final al gestionării capacității este de a: Identificarea și...