Care este obiectivul final al managerilor de proiect? Realizarea cu succes a proiectelor lor. Înșiși managerii de proiect recunosc că acest lucru nu se întâmplă prea des: conform ultimului sondaj Pulse of the Profession, mai puțin de 60% din proiecte sunt finalizate la timp sau în limitele bugetului inițial.
Ce veți obține din acest articol:
Rolul software de gestionare a resurselor în procesele de planificare a capacității resurselor
Scopul planificării capacității resurselor
Cunoștințe despre diferența dintre planificarea resurselor și planificarea capacității
Ce trebuie să faceți pentru a realiza o planificare eficientă a capacității
Gestionarea eficientă a capacității resurselor poate ajuta companiile să crească aceste cifre. În acest articol, veți afla mai multe despre planificarea capacității resurselor în gestionarea proiectelor, dar vom aborda și avantajele gestionării capacității la nivel de companie. Să începem cu câteva definiții necesare.
Căutarea bazată pe competențe și atribuirea persoanelor la sarcini [Ecran din software-ul de planificare a resurselor]
Fără a face o introducere inutilă, capacitatea se referă la abilitatea de a realiza, efectua sau produce. Dacă folosim perspectiva companiei, aceasta înseamnă capacitatea de a realiza sau de a produce într-o anumită doză de timp. Dar, dacă săpăm mai adânc și folosim un punct de vedere operațional, vom afla că capacitatea este înțeleasă ca o cantitate de resurse de intrare disponibile pentru a produce o producție relativă pe o perioadă de timp - putem citi pe managementstudyguide.com. Aceasta este adesea denumită capacitate de producție, care cuprinde nivelul de capacitate al resurselor necesare pentru a satisface cererea clienților, inclusiv materiile prime, echipamentele și forța de muncă.
Dar nu este singurul înțeles legat de subiectul acestui capitol. Să comparăm câteva alte înțelesuri ale planificării capacității.
Pe Projectmanager.com citim că planificarea capacității este un proces care stabilizează resursele disponibile pentru a satisface cererile sau necesitățile de capacitate ale sarcinii. Care poate fi înțeles ca un fel de a fi între cineva care are acces la resurse suficiente și cererile din partea proiectelor și așteptările acestora legate de resurse.
Se pare că și Saviom - concurenții noștri pe piața software-ului de planificare a capacității resurselor - împărtășește același punct de vedere: Planificarea capacității resurselor constă în prognozarea decalajului dintre capacitatea și cererea de resurse. Din perspectiva Mavenlink, planificarea capacității resurselor presupune 3 aspecte ale acestui proces. În primul rând, definirea cantității de muncă pe care resursele sunt capabile să o facă. În al doilea rând, identificarea și o indicație a tipului de muncă pe care o pot face aceste resurse. Al treilea - potrivirea din acest grup a acelor resurse cu resursele utilizate în prezent pentru a răspunde așteptărilor și cerințelor proiectului.
După cum putem citi pe blogul Wrike: Planificarea capacității este procesul de anticipare a viitoarelor cerințe de afaceri ale unei organizații sau ale unui client. Planificarea capacității urmărește, de asemenea, să se asigure că resursele cu seturile de competențe necesare sunt puse la dispoziție pentru a răspunde cerințelor în evoluție ale clientului și ale afacerii Din această perspectivă - care reprezintă și abordarea noastră - resursele nu înseamnă echipamente, software, laptopuri, materiale de construcție, camere, buget și așa mai departe. Atunci când vă uitați la planificarea capacității în managementul proiectelor, vedeți individul, membrul echipei și angajatul. Vedeți indivizii cu un anumit set de competențe. Cineva cu abilitățile relevante necesare pentru a îndeplini cerințele unui proiect.
Planificarea eficientă a capacităților presupune asigurarea unor resurse cu un set adecvat și specific de competențe
La nivel de proiect, planificarea capacității constă în a determina dacă aveți suficiente resurse pentru a finaliza un anumit proiect. Rolul său este de a se asigura că întreprinderea (sau asociația) dispune de resursele preconizate necesare pentru un proiect sau o sarcină, preconizate la un moment previzibil, care sunt capabile să finalizeze proiectul cu cerințele preconizate la momentul preconizat.
Pentru a spune mai mult, planificatorul capacității resurselor trebuie să poată oferi o imagine de ansamblu clară a numărului de resurse necesare pentru atingerea unui obiectiv indicat (o sarcină secundară, o sarcină, un proiect).
Cu alte cuvinte, planificarea capacității resurselor se referă la prezicerea intervalului dintre capacitatea și cererea de resurse. Astfel, cei care controlează planificarea capacității vor lua în considerare factori precum orele de lucru, măiestria, competențele și durata medie a muncii. Pentru a calcula capacitatea echipei dumneavoastră, trebuie să cunoașteți disponibilitatea acesteia și volumul de muncă actual.
Una dintre etapele procesului de planificare a capacității resurselor [Ecran din Teamdeck]
Pentru a o spune direct: dacă se compară planificarea capacității și a resurselor la gestionarea resurselor, prima poate fi redusă la "anticiparea viitoarelor cerințe de afaceri și să ne asigurăm că avem resursele necesare pentru a începe un proiect". În timp ce planificarea resurselor este "alegerea și atribuirea resurse specifice pentru și în timpul unui proiect sau al unei sarcini".
Se poate spune, de asemenea, că planificarea capacității constă în a verifica dacă membrii echipei, rolurile și cunoștințele necesare sunt disponibile pentru a face munca care urmează să fie efectuată înainte de a programa efectiv munca. În timp ce planificarea resurselor constă în alegerea, atribuirea și programarea din această casetă de selecție. Strategia plumb implică crearea de capacitate excedentară pentru a satisface cererea prognozată, asigurându-se că resursele sunt disponibile pentru a face față cererii în creștere și proiectelor viitoare.
Comparația dintre planificarea capacității, planificarea resurselor și programarea resurselor. [Sursa: www.kelloo.com]
Planificarea resurselor se referă mai degrabă la coordonarea forței de muncă în timp real: repartizați oamenii pe proiecte în timp ce monitorizați utilizarea resurselor. După cum vedem, planificarea resurselor înseamnă gestionarea, conducerea și coordonarea resurselor necesare pentru a finaliza o sarcină sau un proiect.
Ce faceți de obicei atunci când sunteți desemnat să gestionați un nou proiect? Cum formați o echipă și cum vă asigurați că disponibilitatea membrilor acesteia este suficientă pentru a îndeplini toate sarcinile? Managerii de proiect care încearcă să se asigure că au suficiente resurse la dispoziție ar trebui să parcurgă următorii pași:
Adunați cerințele și estimările proiectului. Trebuie să înțelegeți ce trebuie făcut pentru a realiza proiectul cu succes. Care este domeniul de aplicare tehnic? Ce roluri sunt necesare pentru echipa de proiect? Care sunt estimările de timp pentru acest proiect?
Identificați resursele disponibile. Analizați disponibilitatea resurselor și stabiliți ce persoane care corespund criteriilor proiectului dvs. se pot alătura echipei de proiect.
Aliniați capacitatea cu nevoile proiectului. Decideți cine va fi desemnat pentru proiect și pentru câte ore ar trebui să fie rezervat. În mod ideal, ar trebui să rezervați aceste resurse, chiar dacă proiectul dumneavoastră nu a început încă. Luați în considerare utilizarea unei strategii de întârziere, care implică satisfacerea cererii reale mai degrabă decât a cererii prognozate.
Pentru un exemplu de planificare a capacității, luați în considerare un producător de produse alimentare care trebuie să crească producția în timpul sezonului de vârf. Acesta își planifică forța de muncă și resursele pentru a face față cererii crescute. În mod similar, o agenție IT ar putea aloca dezvoltatori suplimentari unui proiect pentru a asigura livrarea la timp.
Notă: în unele companii, managerul de resurse va fi responsabil pentru cea mai mare parte a procesului de planificare a capacității. Managerul de proiect este rugat să solicite roluri sau competențe specifice, iar managerul de resurse va analiza capacitatea resurselor.
Managerii de proiect ar trebui să fie capabili să evalueze cerințele proiectelor lor, însă analiza disponibilității resurselor ar putea fi mai dificilă în lipsa vizibilității bazei de angajați. Din fericire, organizațiile au adesea la dispoziție un planificator al capacității resurselor, care poate simplifica întreaga gestionarea resurselor proiectului să lucreze eficient la mai multe proiecte și să pregătească strategii de planificare a capacității pe termen lung.
Planificarea capacității instrumentelor este esențială pentru asigurarea și alocarea instrumentelor și echipamentelor necesare pentru activitatea viitoare. Aceasta implică previzionarea nevoilor de resurse, înțelegerea instrumentelor noi care ar putea fi necesare și asigurarea faptului că instrumentele sunt utilizate corect și merită investiția.
Planificatoarele capacității resurselor, cum ar fi Teamdeck, vă oferă un singur grup de resurse cu informații despre disponibilitatea și volumul de lucru al fiecăruia (citiți despre gestionarea volumului de muncă). În calitate de manager de proiect, puteți filtra rolurile necesare pentru a răspunde cerințelor proiectului dvs. și puteți verifica când aceste persoane sunt disponibile.
[/vc_column_text]
Un calendar al resurselor la nivelul întregii companii este un instrument esențial pentru planificarea cu succes a capacității.
Pentru a evita conflictele de resurse, puteți rezerva în avans anumiți membri ai echipei. Dacă proiectul dvs. nu este încă 100% confirmat, puteți adăuga rezervări provizorii. Ceilalți manageri de proiect vor vedea că aceste persoane sunt susceptibile de a fi alocate proiectului dvs. dacă acesta ajunge să se realizeze. Odată ce primiți undă verde, veți avea un grup de persoane gata să înceapă să lucreze la proiect, plus un program vizibil pentru alți manageri în aplicația de gestionare a resurselor companiei dvs.
Adăugați rezervări provizorii pentru a planifica programul proiectului dvs. cu mult timp înainte.
Software de gestionare a resurselor** facilitează evaluarea capacității resurselor. Nu numai că puteți vedea dacă persoanele au fost deja alocate altor proiecte, dar puteți, de asemenea, să le luați concediile sau sărbătorile bancare în contul dvs. Veți putea să calculați capacitatea reală a echipei dvs. și să decideți dacă sunteți pregătiți să livrați proiectul într-un interval de timp propus.**
Veți avea, de asemenea, șansa de a lua în considerare finanțele. Unele aplicații de gestionare a resurselor (inclusiv Teamdeck) vă permit să stocați informații despre tarifele echipei dvs. Utilizați rapoartele Teamdeck pentru a calcula câți bani trebuie să alocați în buget pentru a asigura personalul pe care doriți să îl rezervați pentru proiectul dvs. Înainte de a vă angaja față de această echipă, asigurați-vă că vă puteți permite acest lucru cu bugetul actual al proiectului. Verificarea încrucișată a capacității resurselor cu costurile estimate este încă o modalitate de a asigura succesul proiectului dumneavoastră.
Ambele echipe au capacități suficiente pentru a realiza un anumit proiect. Cu toate acestea, costurile estimate diferă semnificativ. Din fericire, puteți evalua mai multe scenarii cu Teamdeck.
Planificarea capacității ar trebui să vă ajute să evitați suprasolicitarea și subutilizarea echipei dumneavoastră. Cu toate acestea, este totuși util să monitorizați în mod regulat utilizarea resurselor în momentul demarării proiectului. Consultați ghidul nostru pentru măsurarea utilizării echipei. Sau - dacă sunteți curioși cu privire la aspecte ale managementului de proiect - citiți instrumente de planificare a capacității și tehnici articol.
[/vc_column][/vc_row]
Alinierea cererii de proiecte cu capacitatea echipei dvs. este o parte esențială a eforturilor de gestionare a proiectelor, însă o strategie de planificare a capacității aduce beneficii întregii organizații, nu doar echipelor de producție. Gestionând un portofoliu larg de proiecte, nu trebuie să uitați de gestionarea capacității. Aceasta vă va permite să luați decizii mai bune privind alocarea resurselor, dar și să sprijiniți alte părți ale companiei dumneavoastră:
Planificarea capacității forței de muncă este esențială pentru a se asigura că există un număr suficient de angajați cu competențele și rolurile potrivite pentru a răspunde cererii. De asemenea, ajută la identificarea nevoilor de personal, la luarea în considerare a reducerii personalului sau la redistribuirea angajaților pentru a atinge obiectivele organizaționale și a preveni epuizarea la locul de muncă.
Echipele de resurse umane au o imagine de ansamblu clară a nevoilor de recrutare și dispun de suficient timp pentru a angaja sau a forma noi angajați. Planificarea capacității ajută la evitarea blocajelor de resurse în viitor.
Echipele de vânzări au o mai mare vizibilitate asupra portofoliului de producție, astfel încât să știe dacă există loc pentru mai multe proiecte într-o anumită perioadă.
Specialiștii în finanțe pot calcula previziunile de profit pe baza capacității planificate și a proiectelor reale atribuite personalului.
Gândiți-vă: Compania dvs. are proceduri stabilite pentru o capacitate prea mare sau prea mică a echipei? Dacă nu, ridicați această problemă în timpul următoarei reuniuni a echipei de gestionare a proiectelor. Poate că puteți găsi soluții, cum ar fi inițiative de cercetare și dezvoltare pentru situațiile în care aveți angajați disponibili și niciun proiect la care să lucrați? La urma urmei, subutilizare nu este foarte bună pentru moralul angajaților.
Planificarea capacității este apreciată și de angajați. O astfel de abordare strategică a gestionării resurselor înseamnă că nu se așteaptă ca membrii echipei să lucreze peste capacitatea lor. În plus, angajații știu că disponibilitatea lor este vizibilă și respectată de manageri. Este puțin probabil să fie repartizați la un proiect urgent în mijlocul vacanței de vară.
În plus, încorporarea capacității excedentare în planificare poate ajuta la acoperirea cererii crescute și la prevenirea extinderii domeniului de aplicare, asigurând că cerințele de resurse prevăzute de prognoza cererii sunt îndeplinite.
În cele din urmă, dacă compania dvs. utilizează o aplicație de gestionare a resurselor, angajații dvs. știu ce urmează în programul lor: care este următorul proiect la care vor lucra, cât timp va dura, etc.
Sperăm că acest articol v-a convins că planificarea capacității este atât ușor de gestionat, cât și necesară. Uitați de verificarea capacității pe care o are echipa dvs. și proiectul dvs. este în pericol: este puțin probabil să îl livrați la timp fără a avea suficiente persoane calificate. În același timp, este posibil să vă depășiți bugetul dacă ajungeți să externalizați o forță de muncă suplimentară. Din fericire, ambele scenarii pot fi evitate atunci când comparați capacitatea cu cererea. Nu uitați să profitați de software-ul de gestionare a resurselor proiectului pentru a face întregul proces mai robust.
Doriți să vedeți cât de simplă este planificarea capacității cu Teamdeck? Programează un apel cu Aniela, unul dintre experții noștri în succesul clienților. Ea vă va arăta cum puteți lua decizii strategice mai bune datorită gestionării eficiente a resurselor proiectului.
Planificarea eficientă a capacității nu este o activitate izolată; aceasta trebuie integrată în cadrul strategic mai larg al organizației. Prin alinierea planificării capacității la obiectivele generale de afaceri, organizațiile se pot asigura că eforturile lor de gestionare a proiectelor contribuie la succesul pe termen lung. Iată cum să integrați strategic planificarea capacității în organizația dumneavoastră:
Alinierea cu obiectivele strategice: Planificarea capacității ar trebui să sprijine obiectivele strategice ale organizației. Acest lucru implică înțelegerea modului în care alocarea resurselor se aliniază cu obiectivele mai largi ale întreprinderii, cum ar fi extinderea pieței, dezvoltarea produselor sau eficiența operațională. Asigurați-vă că proiectele planificate sunt în conformitate cu aceste obiective strategice și ajustați alocarea resurselor în consecință.
Promovarea colaborării între departamente: Planificarea eficientă a capacității necesită colaborarea între diverse departamente. De exemplu, echipa financiară trebuie să alinieze previziunile bugetare cu alocarea resurselor, în timp ce echipa de resurse umane trebuie să coordoneze eforturile de recrutare și formare. Încurajați comunicarea și colaborarea periodică între departamente pentru a vă asigura că planificarea resurselor este cuprinzătoare și aliniată la nevoile generale ale întreprinderii.
Implementarea practicilor Agile: Integrarea practicilor agile în planificarea capacității poate spori flexibilitatea și capacitatea de reacție. Metodologiile agile pun accentul pe planificarea iterativă și pe adaptabilitate, permițând echipelor să ajusteze resursele pe măsură ce cerințele proiectului evoluează. Această abordare ajută la gestionarea incertitudinii și îmbunătățește capacitatea de a răspunde la cerințele în schimbare ale proiectului.
Valorificarea datelor analitice: Utilizați datele analitice pentru a fundamenta deciziile de planificare a capacității. Datele istorice ale proiectelor, metricile de utilizare a resurselor și analizele de performanță pot oferi informații valoroase cu privire la nevoile și tendințele în materie de resurse. Instrumentele avansate de analiză pot ajuta la prezicerea viitoarelor cerințe de capacitate și la optimizarea alocării resurselor pe baza perspectivelor bazate pe date.
Elaborarea unui cadru de planificare a capacităților: Stabilirea unui cadru formal de planificare a capacităților care să contureze procesele, responsabilitățile și instrumentele. Acest cadru ar trebui să includă orientări pentru previziuni, alocarea resurselor și monitorizare. O abordare structurată asigură coerența și eficiența eforturilor de planificare a capacității în întreaga organizație.
În ciuda importanței sale, planificarea capacității prezintă adesea mai multe provocări. Abordarea eficientă a acestor provocări poate îmbunătăți semnificativ rezultatele planificării:
Cerere imprevizibilă: Una dintre cele mai mari provocări în planificarea capacității este gestionarea cererii imprevizibile. Pentru a atenua această problemă, introduceți flexibilitate în procesele dvs. de planificare a capacității. Utilizați planificarea scenariilor pentru a vă pregăti pentru diverse scenarii ale cererii și elaborați planuri de urgență pentru a aborda fluctuațiile potențiale ale cerințelor proiectului.
Constrângeri privind resursele: Resursele limitate vă pot constrânge capacitatea de a răspunde cerințelor proiectelor. Prioritizați proiectele pe baza importanței strategice și alocați resursele în consecință. Luați în considerare formarea încrucișată a angajaților pentru a spori versatilitatea resurselor și a reduce dependența de anumite seturi de competențe.
Acuratețea datelor: Datele exacte sunt esențiale pentru planificarea eficientă a capacității. Asigurați-vă că datele utilizate pentru planificare sunt actuale și fiabile. Implementați procese pentru actualizarea și validarea periodică a datelor pentru a menține acuratețea informațiilor privind disponibilitatea resurselor și volumul de muncă.
Lacune de comunicare: Lacunele de comunicare dintre managerii de proiect și alte părți interesate pot duce la o alocare neuniformă a resurselor. Stabiliți canale de comunicare clare și verificări regulate pentru a vă asigura că toate părțile interesate sunt informate cu privire la nevoile de resurse și la cerințele proiectului.
Integrarea cu sistemele existente: Integrarea planificării capacității cu sistemele existente de gestionare a proiectelor și a resurselor poate fi o provocare. Asigurați-vă că instrumentele dvs. de planificare a capacității sunt compatibile cu alte sisteme și că datele circulă fără probleme între acestea pentru a evita duplicarea și erorile.
Pe măsură ce tehnologia și practicile de gestionare a proiectelor evoluează, câteva tendințe modelează viitorul planificării capacității resurselor:
Inteligență artificială și învățare automată: Inteligența artificială și învățarea automată sunt din ce în ce mai utilizate pentru a îmbunătăți planificarea capacității. Aceste tehnologii pot analiza cantități mari de date pentru a prezice nevoile de resurse, a optimiza alocarea și a identifica eventualele probleme înainte ca acestea să apară. Instrumentele bazate pe inteligență artificială pot oferi previziuni și recomandări mai precise pe baza datelor istorice și a modelelor.
Platforme de gestionare integrată a resurselor: Tendința către platforme integrate de gestionare a resurselor este în creștere. Aceste platforme combină gestionarea proiectelor, planificarea resurselor și gestionarea financiară într-o singură soluție. Această integrare îmbunătățește vizibilitatea, raționalizează procesele și îmbunătățește procesul de luare a deciziilor, oferind o imagine cuprinzătoare a capacității resurselor și a cerințelor proiectelor.
Modele de lucru la distanță și hibride: Creșterea modelelor de lucru la distanță și hibride introduce noi considerente pentru planificarea capacității resurselor. Organizațiile trebuie să își adapteze procesele de planificare pentru a ține cont de membrii echipelor aflate la distanță, de fusurile orare diferite și de aranjamentele de lucru flexibile. Instrumentele și strategiile care sprijină colaborarea virtuală și gestionarea resurselor vor deveni din ce în ce mai importante.
Accent sporit pe bunăstarea angajaților: Se pune un accent tot mai mare pe bunăstarea angajaților în planificarea capacității. Organizațiile recunosc importanța echilibrului dintre viața profesională și cea privată și încorporează aceste considerente în procesele lor de planificare a resurselor. Această tendință include monitorizarea volumului de muncă pentru a preveni epuizarea și asigurarea faptului că alocarea resurselor sprijină un mediu de lucru sănătos.
Urmărirea resurselor în timp real: Urmărirea resurselor în timp real este din ce în ce mai răspândită, permițând organizațiilor să monitorizeze în permanență utilizarea și disponibilitatea resurselor. Această capacitate permite o planificare mai dinamică și mai receptivă a capacității, deoarece managerii pot face ajustări pe baza datelor în timp real și a nevoilor emergente.
Planificarea capacității resurselor este o componentă vitală a gestionării cu succes a proiectelor, iar importanța sa se extinde dincolo de proiectele individuale, având impact asupra întregii organizații. Prin integrarea strategică a planificării capacității în practicile de afaceri mai largi, prin abordarea provocărilor comune și prin rămânerea la curent cu tendințele viitoare, organizațiile își pot spori capacitatea de a livra proiectele la timp și în limitele bugetului. Exploatarea instrumentelor și tehnologiilor avansate, promovarea colaborării între departamente și concentrarea asupra bunăstării angajaților sunt esențiale pentru realizarea unei planificări eficiente a capacității resurselor. Adoptarea acestor practici va conduce la proiecte mai reușite, la utilizarea optimă a resurselor și la o performanță organizațională generală mai puternică.
Calendarul de resurse (sau calendarul de management al proiectului, sau calendarul de planificare a proiectului, software-ul de planificare a resurselor) vă permite să planificați, să gestionați și să alocați resursele mai eficient și mai eficace - mai ales dacă Microsoft Excel a avut un rol principal în...
Gestionarea capacității este o strategie utilizată de întreprinderi pentru a utiliza cât mai bine eficiența producției în raport cu cererea pentru un serviciu sau un produs. Scopul final al gestionării capacității este de a: Identificarea și...
Dacă nu folosiți un software excelent de planificare a resurselor, ar fi bine să căutați tehnici de planificare. Tehnicile de planificare ajută la alinierea calendarului proiectului, a domeniului de aplicare și a resurselor. O planificare trebuie să se încadreze într-un interval de timp specificat și...