Planificare la nivel înalt: Utilizarea Teamdeck pentru succesul echipei dvs.

De fiecare dată când estimarea unui nou proiect și să îi atribuiți resurse, creați un plan de proiect la nivel înalt. Planificarea la nivel înalt se concentrează pe stabilirea cerințelor și a rezultatelor proiectului și apoi pe urmărirea acestora în timp. Este diferită de un plan de proiect detaliat, care constă în toate sarcinile necesare pentru finalizarea proiectului. Se poate spune că un plan la nivel înalt este viziunea unui manager asupra proiectului.

De exemplu, Jira este un excelent instrument de planificare a proiectelor care vă permite să urmăriți fiecare sarcină din cadrul unui proiect. TeamdeckPe de altă parte, Teamdeck vă ajută să gestionați resursele din cadrul organizației dvs. și să repartizați oamenii la proiecte în funcție de disponibilitatea lor. Teamdeck este software de gestionare a resurselor cu un instrument de urmărire a timpului echipei, instrument de planificare a resurselor, și sistem de gestionare a concediilor caracteristici.

Ce este planificarea la nivel înalt?

Planificarea la nivel înalt înseamnă gestionarea obiectivelor, dependențelor și resurselor disponibile ale proiectului (planificarea resurselor), împreună cu calendarul și bugetul său. Acesta precizează ce trebuie făcut, când și de către cine, fără a intra în detalii cu privire la anumite sarcini. Acesta vă oferă o imagine de ansamblu clară a domeniului de aplicare și a resurselor necesare, astfel încât să puteți lua decizii în cunoștință de cauză cu privire la estimarea și derularea proiectului dumneavoastră.

Planificarea proiectelor la nivel înalt este strâns legată de principiile Agile de gestionare a proiectelor, care prevăd că un manager de proiect (PM) trebuie să supravegheze procesul, care poate fi descris ca un modul facilitativ de conducere.

În acest caz, "leadershipul facilitator" înseamnă că PM își îndreaptă echipele în direcția corectă și asigură o comunicare și un flux de proiecte adecvate, permițând în același timp echipei să își asume responsabilitatea pentru proiectele în sine. În acest fel, PM pot spori sentimentul de proprietate în rândul membrilor echipei, ceea ce se dovedește a le face mai productive.

În crearea unui plan la nivel înalt, trebuie să includeți:

• Obiective - în acest fel, puteți decide ce este necesar pentru a atinge obiectivele clientului dvs.
• Timing - este esențial să știți cât timp poate dura realizarea unui proiect și cum influențează calendarul lansarea proiectului, de exemplu, din perspectiva marketingului și a oportunităților de afaceri.
• Echipa - cunoscând obiectivele și calendarul, știți cine ar trebui să lucreze la proiectul dvs. și puteți afla dacă aceștia sunt disponibili într-un anumit interval de timp.

În acest fel, vă concentrați asupra cerințelor proiectului, obiectivelor de afaceri și rolurilor necesare pentru realizarea proiectului și, pe baza acestora, creați un calendar și alocarea resurselor la proiectul dvs.

Cum să puneți în aplicare un plan la nivel înalt?

Am enumerat deja ce ar trebui să conțină un plan de proiect la nivel înalt.

Acum, să evaluăm modul în care îl puteți utiliza pentru a planifica resursele, a estima costul acestora și a vă gestiona programul.

Cum să alocați resursele și să estimați costul acestora

Trebuie să evaluați obiectivele și domeniul de aplicare al proiectului dumneavoastră pentru a decide pe cine să includeți în proiect. Utilizați o fază de lansare pentru a înțelege mai bine proiectul și rolurile necesare pentru realizarea acestuia.

Când vine vorba de alocarea resurselor, primul lucru de făcut este să aliniați competențele și experiența angajaților la cerințele proiectului. După ce ați redactat un plan de proiect la nivel înalt, sunteți deja familiarizat cu obiectivele și realizările. Tot ce trebuie să faceți acum este să întocmiți o listă de angajați care îndeplinesc criteriile proiectului.

Alocarea resurselor nu trebuie să includă doar lucrul la care lucrează în prezent (sau proiectele viitoare la care au fost deja repartizați), ci și:

• Disponibilitatea angajaților, inclusiv fusurile orare și orele de lucru (cu normă întreagă, cu fracțiune de normă, liber profesionist).
• Alte sarcini legate de muncă.
• Zile libere și sărbători naționale.

În acest fel, reduceți șansele ca anumite evenimente neașteptate să interfereze cu proiectul dvs. de-a lungul timpului.

Evaluarea disponibilității echipei dvs. este mult mai ușoară atunci când utilizați instrumente de planificare la nivel înalt precum Teamdeck. Acesta vine cu un program în care puteți verifica volumul de lucru actual al angajaților dvs.

După ce ați identificat membrii echipei și ați confirmat că aceștia sunt disponibili pe durata proiectului, estimați bugetul împreună cu ei folosind tehnica de estimare bazată pe puncte de poveste, pe care am descris-o mai detaliat în acest articol despre demararea proiectului.

Principalele concluzii: Folosind planuri de proiect la nivel înalt, puteți identifica resursele de care aveți nevoie pentru a realiza un proiect, confirma disponibilitatea acestora și estima bugetul proiectului.

Cum să vă gestionați programul de-a lungul timpului

Planificarea la nivel înalt nu se referă doar la începutul proiectului. Este, de asemenea, supravegherea proiectului de-a lungul timpului.

Una dintre tehnicile pe care ați putea dori să le utilizați este nivelarea resurselor. Este vorba pur și simplu de ajustarea volumului de muncă la disponibilitatea angajaților pentru a evita suprarezervarea (citiți despre gestionarea volumului de muncă). Cu toate acestea, trebuie să fiți atenți la faptul că se modifică calea proiectului, ceea ce duce la întârzieri în dezvoltare.

Pentru a distribui mai uniform spațiul liber, puteți utiliza tehnica de netezire a resurselor. În conformitate cu Ghidul PMBOK®, este ajustarea "activităților unui model de planificare astfel încât necesarul de resurse pentru proiect să nu depășească anumite limite de resurse predefinite".

Principalele concluzii: Utilizarea unui program pentru a monitoriza volumul de muncă al echipei în timpul proiectului vă permite să observați cum se schimbă disponibilitatea membrilor echipei. Apoi, veți putea să le ajustați capacitate și domeniul de aplicare al proiectului, evitând rezervarea insuficientă sau excesivă și epuizarea angajaților.

Începeți să vă gestionați resursele la un nivel înalt

Am discutat despre ce este planificarea la nivel înalt și cum ajută un program pentru a vă gestiona mai bine echipa. Folosiți-l pentru a avea o imagine de ansamblu mai bună asupra capacității resurselor dvs. și a domeniului de aplicare al proiectului.

Pentru a pune în aplicare un plan de proiect la nivel înalt:

• Asigurați-vă că știți exact despre ce proiect este vorba, care sunt scopurile, obiectivele și cerințele acestuia.
• Găsiți cele mai bune resurse pentru a realiza un proiect.
• Utilizați un instrument care vă permite să verificați dacă resursele de care aveți nevoie sunt disponibile.
• Monitorizați în timp volumul de muncă al echipei pentru a identifica resursele care au prea mult sau prea puțin de lucru.

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]