Planificare flexibilă: 5 sfaturi pentru managerii de proiect

Ați simțit vreodată că aveți totul aranjat la începutul unui nou proiect? Mă refer la scopuri, obiective, rezultate, o echipă și un calendar. Dar apoi, o schimbare neașteptată vă ruinează planul atent pregătit.

Dacă acesta este cazul tău, nu intra în panică. Cu aceste sfaturi pentru o planificare flexibilă, vă puteți ajusta planurile și puteți fi pregătiți pentru schimbări. 

Înainte de a intra în subiect, aș dori să vă spun de ce introducerea unui abordare flexibilă a gestionării proiectelor este atât de importantă.

Cum puteți beneficia de o planificare flexibilă?

Planificarea flexibilă permite managerilor să planifice volumul de muncă al echipei și resursele cu mai multă acuratețe în timpul derulării mai multor proiecte. Adesea, există o mulțime de variabile care nu pot fi prezise - în special în dezvoltarea de software sau agenție mediul înconjurător. Aceasta vă poate afecta bugetul proiectului, calendarul și, nu în ultimul rând, termenul limită. Flexibilitate planificarea proiectelor și a resurselor împiedică managerii să se limiteze la vechile planuri și le permite să acționeze în consecință la toate schimbările neprevăzute.

Căutați mai multe sfaturi de specialitate privind gestionarea proiectelor? Consultați Lista de verificare GRATUITĂ pentru planificarea sprintului acum!

Sfaturi de planificare flexibilă

1. Luarea în considerare a evenimentelor externe

Evaluarea dependențelor externe vă permite să descoperiți lucruri pe care nu le puteți controla.

Două exemple de influențe externe sunt, desigur, timpul și banii - pe care în mod normal le luați în considerare în timp ce estimarea unui proiect-dar și evenimente precum sărbătorile naționale sau concediile medicale ale angajaților dumneavoastră.

Confruntați-vă cu dependențe care sunt în afara controlului dumneavoastră, încercați să le controlați pentru a obține cele mai bune rezultate. Evenimente precum sărbătorile naționale, de exemplu, sunt ceva ce puteți verifica cu ușurință în avans, așa cum sugerează PMI enumerate de PMI:

• Găsiți evenimente precum sărbătorile naționale sau zilele libere ale angajaților care au loc în timpul ciclului de viață al unui proiect.
• Definiți grupuri de angajați indisponibili din cauza unui eveniment (de exemplu, dacă lucrați cu echipe la distanță).
• Calculați impactul evenimentului asupra progresului proiectului dumneavoastră.
• Calculați orele suplimentare cauzate de progresul pierdut și includeți-le în planurile dumneavoastră.

2. Descoperirea riscurilor și provocărilor

Recent am listat comune provocările legate de gestionarea resurselor. Iată câteva dintre ele:

• Recunoașterea competențelor potrivite pentru proiect.
• Alinierea disponibilității și capacității echipei cu calendarul proiectului și gestionarea volumului de muncă.

Ar trebui să puteți lista toți angajații disponibili și apoi să-i alegeți pe cei care se potrivesc cel mai bine proiectului dumneavoastră. Dar ce se întâmplă dacă unii dintre ei se îmbolnăvesc sau decid să demisioneze? Există persoane capabile să îi înlocuiască? Dacă nu, există posibilitatea de a angaja pe altcineva, de exemplu un freelancer?

Cunoscându-vă limitele, puteți să vă gândiți la diferite scenarii și să găsiți soluții pentru acestea în avans: :

• Creați un Graficul RACI pentru a avea o imagine de ansamblu clară a responsabilităților în cadrul echipei dumneavoastră.
• Aveți o prezentare generală a tuturor angajaților dvs., de preferință cu competențe sau funcții incluse.
• Alcătuiți o listă de angajați care pot intra într-un proiect în cazul în care unul dintre membrii echipei dvs. nu este disponibil.
• Calculați efectul diferitelor rezultate asupra proiectului, echipei și volumului de lucru.

De asemenea, puteți crea o structură de defalcare a lucrărilor (WBS) pentru a lista toate activitățile din cadrul proiectului, atribuind riscuri posibile fiecăreia dintre acestea.

O altă modalitate de a descoperi riscurile potențiale este să vă uitați la datele istorice. Pur și simplu treceți în revistă proiectele dvs. anterioare și examinați provocările cu care v-ați confruntat. Apoi, evaluați dacă există o șansă ca acestea să apară și în acest proiect și pregătiți răspunsuri.

3. Verificarea frecventă a priorităților clienților

Pregătindu-vă pentru proiect, ați creat probabil un plan la nivel înalt care include obiectivele și dependențele proiectului.

De asemenea, ar trebui să planificați actualizări frecvente cu privire la prioritățile clientului dvs., astfel încât să puteți verifica dacă nu există potențiale modificări ale programului dvs.

În acest fel, vă asigurați că sunteți pe aceeași lungime de undă cu clientul dvs. și că planul este în conformitate cu așteptările acestuia.

4. Elaborarea scenariilor alternative

Examinarea scenariilor alternative vă permite să vă gestionați proiectul cu mai multă încredere.

În primul rând, examinați calea critică a proiectului dumneavoastră, care este o defalcare a tuturor sarcinilor și a dependențelor dintre acestea. Găsiți dependențele cauzale și sarcinile care sunt esențiale pentru realizarea proiectului. Apoi, găsiți sarcinile care pot pluti, ceea ce înseamnă că o schimbare în livrarea lor nu va afecta succesul general al proiectului sau nu va afecta calendarul acestuia. Multe instrumente de gestionare a proiectelor vă permit să etichetați sarcinile, ceea ce facilitează urmărirea traseului critic.

Prin conturarea acțiunilor și a etapelor măsurabile, apoi prin adăugarea sarcinilor variabile, puteți vedea cât de posibilă este schimbarea ordinii sarcinilor sau jonglarea resurselor, dacă este necesar.

5. Includeți întâlnirile cu echipa și clientul în planul dumneavoastră

Stabilirea unor întâlniri frecvente cu echipa și clientul vă va ajuta să rămâneți la curent și să descoperiți riscurile și provocările pe măsură ce acestea apar. Includeți aceste întâlniri în planul dvs. înainte de începerea proiectului și anunțați echipa și clientul când și cum vor avea loc acestea.

Ce întâlniri ar trebui să includeți?

Întâlniri Scrum ca cele zilnice, planificarea sprintului, retrospectiva sprintului și revizuirea sprintului sunt menite să vă informeze cu privire la progresul proiectului. Aceste întâlniri vă ajută, de asemenea, să aflați despre orice obstacole cu care s-a confruntat echipa dvs., astfel încât să puteți acționa în consecință și să găsiți soluții la probleme.

Întâlnirile cu clientul vă permit să îl țineți la curent cu progresul, dar și să obțineți feedback-ul său, pe care îl puteți include imediat, în loc să fiți nevoit să refaceți munca mai târziu.

Monitorizați proiectul și ajustați-vă planurile dacă este necesar

Crearea inițială a unui plan de proiect nu înseamnă că nu trebuie să îl revizuiți ulterior.

Planificarea flexibilă înseamnă că sunteți în măsură să aveți o plan de proiect la nivel înalt în vigoare, dar știu, de asemenea, cum să o ajusteze, să o monitorizeze pentru riscuri și provocări și să o îmbunătățească atunci când este necesar.