Suntem siguri că cunoașteți sentimentul emoționant de a vă apropia de destinație. Pe șosea, aceasta este funcția panourilor care indică orașele pe lângă care treceți și distanța pe care o mai aveți de parcurs. Să lași în urmă plăcuțe succesive care simbolizează etapele călătoriei tale este o mare satisfacție și nu este cu nimic diferit la locul de muncă. Ce sunt etapele proiectului, cum să le stabiliți și ce greșeli să evitați?
Proiect reperele sunt puncte specifice în timp care sunt utilizate pentru a măsura progresul către obiectivul final al proiectului. Fiecare astfel de punct marchează o fază majoră și importantă a proiectului, permițându-vă să mențineți o structură clară a activității pe cronologie. În acest fel, fiecare parte interesată poate avea o imagine de ansamblu a stadiului obiectivelor.
Cea mai importantă caracteristică a etapelor proiectului este numele și datele de finalizare ale acestora (poate fi o perioadă sau un termen limită specific). Este foarte util atunci când scrieți puncte individuale pe o cronologie, astfel încât să puteți vedea imediat întreaga secțiune transversală a proiectului. În multe cazuri, de exemplu în modelul cascadă, este, de asemenea, util să le asociați cu plățile și bugetul. De asemenea, merită să marcați în fiecare fază cerințele suplimentare, de exemplu, mai multe persoane în echipă, întâlnire cu clientul etc. Cu toate acestea, în timp ce faceți toate acestea, amintiți-vă că etapele proiectului nu trebuie să fie prea complicate și tehnice. Scopul lor este de a permite fiecărei persoane implicate în proiect să urmărească în mod regulat progresul lucrărilor. Din acest motiv, fiecare parte interesată ar trebui să aibă aceeași înțelegere a ceea ce a fost realizat.
Reperele sunt instrumentul de planificare care vă permite să planificați în timp cele mai importante faze ale proiectului și să evaluați în ce stadiu se află obiectivele. Pe graficul general al proiectului, acestea ne arată cele mai importante etape de lucru, facilitând vizualizarea progresului.
Într-o companie de software, este vorba despre eficiența și optimizarea activităților. Vă puteți imagina că, de fiecare dată când doriți să verificați stadiul unui proiect, trebuie să treceți în revistă toate sarcinile finalizate și apoi să decideți ce este făcut și ce nu este? Sau că trebuie să vă consultați cu echipa dvs. cu privire la fiecare punct din program pentru a ști dacă există întârzieri? Asta ar lua foarte mult timp! Cu reperele proiectului, toți cei implicați în proiect pot verifica singuri dacă echipa atinge reperele definite sau dacă proiectul este în întârziere. Toată lumea beneficiază de etapele proiectului: dezvoltatorii, managerii de proiect, clienții și marketingul.
Știm cu toții că prevenirea este mai bună decât corectarea, dar uneori un manager de proiect nu poate acorda întreaga sa atenție tuturor proiectelor sale în același timp. De obicei, echipa are destul de multă autonomie, în timp ce managerul de proiect intervine atunci când sunt necesare decizii sau reacții. Datorită etapelor clare, PM poate vedea imediat unde apar probleme într-un proiect și poate lua măsurile adecvate pentru a se asigura că lucrările se desfășoară fără probleme.
Unele proiecte trenează la nesfârșit. Când echipa dvs. lucrează la același lucru de luni de zile și nu se întrevede niciun sfârșit - motivația scade. Etapele proiectului nu fac ca munca să avanseze mai repede, dar vă permit să o împărțiți în etape. În acest fel, în loc de un proiect de la punctul A la punctul B, avem obiective mai mici pe parcurs, iar străduința de a le atinge crește motivația și accelerează progresul.
Din copilărie suntem obișnuiți să fim recompensați pentru eforturile noastre - așa funcționează condiționarea clasică. Realizările succesive sunt întăriri pozitive, care ne sporesc satisfacția. Ele ne fac să ne dorim să muncim mai mult pentru a experimenta emoții mai plăcute. Realizarea etapelor este doar un fel de astfel de recompensă, o ocazie de a sărbători pentru echipa care a încheiat o etapă importantă de lucru. Datorită acestui fapt, vă puteți lăuda cu realizările echipei în fața altor departamente sau clienți și vă puteți felicita pentru o sarcină bine îndeplinită. Sentimentul de mândrie asociat cu progresul și dezvoltarea este foarte important pentru bunăstarea angajaților.
Cu cât o casă de software este mai mare este, cu atât este mai dificil pentru toată lumea să fie la curent cu tot ceea ce se întâmplă în cadrul companiei. Datorită etapelor de proiect, angajații pot verifica întotdeauna ce proiecte derulează alte departamente. Angajații pot construi mult mai ușor un sentiment de apartenență la organizație și de integrare în echipă. În plus, atunci când angajații știu la ce lucrează alte echipe și în ce sunt specializate acestea, ei vor putea întotdeauna să ceară ajutorul persoanei potrivite pe un anumit subiect.
Nu există o regulă universală privind modul de desemnare a etapelor proiectului... Ei bine, această informație nu a fost cea mai utilă, nu-i așa? Dar totul pornește de la faptul că etapele de referință sunt la fel de diferite ca și produsele pe care le vizează. Aveți nevoie de o abordare individuală, de conștientizarea obiectivelor cheie și de un calendar al proiectului.
Este important ca etapele principale să apară relativ regulat și ca intervalele dintre ele să nu fie prea lungi. De exemplu, dacă proiectul va dura aproximativ un an, etapele pot apărea, mai mult sau mai puțin, lunar. Bineînțeles, această frecvență este doar orientativă, dar știți ce vrem să spunem - dacă într-un proiect de o durată întreagă nu există decât 4 etape separate de trimestre întregi, acestea nu își vor îndeplini rolul sistematic și de actualizare în procesul curent. Pe de altă parte, tratați etapele ca pe ceva special. Acestea nu sunt sarcini obișnuite pe care le realizăm zilnic. Pentru ca acestea să crească motivația și să reprezinte o realizare pentru angajați, ele nu pot avea loc o dată la două zile, deoarece nu vor fi o recompensă.
Etapele proiectului trebuie să fie ușor de înțeles pentru toți cei care au de-a face cu ele, și anume persoane din diferite poziții, departamente și uneori chiar companii (cum ar fi clienții și partenerii). Ele nu necesită specificații tehnice. Etapele sunt indicatoare care arată stadiul lucrărilor, astfel încât acestea trebuie să fie cât mai clare și mai lipsite de ambiguitate posibil.
În mod ideal, etapele ar trebui să marcheze faze relativ separate, astfel încât, odată ce echipa finalizează o fază, aceasta să poată fi considerată încheiată. Finalizarea unei etape și apoi revenirea repetată la acea parte a proiectului creează haos.
De asemenea, este important să stabiliți etapele principale cronologic pe o cronologie. În acest fel, ele ajută la sistematizarea și ordonarea fluxului de lucru. Acest lucru este deosebit de important în metoda cascadei.
În orice industrie, o abilitate cheie este învățarea din greșeli... de preferință ale altcuiva. Așadar, haideți să vedem ce trebuie evitat atunci când folosiți etapele.
Bine, acum că știți totul despre ce sunt reperele, cum să le stabiliți și ce greșeli să evitați, să trecem la gestionarea lor. Cel mai simplu mod de a face acest lucru este să folosiți un instrument de organizare a muncii, cum ar fi Teamdeck, unde tocmai am introdus o funcție dedicată etapelor de proiect! În sistemul nostru, puteți gestiona cu ușurință reperele, atribui accesul corespunzător și urmări starea fiecărei etape de lucru pe o cronologie clară.
Deoarece Teamdeck este un sistem complet software de gestionare a resurselorDe asemenea, puteți verifica cu ușurință programul complet, persoanele implicate în proiect, capacitățile acestora, posibilitatea programărilor, și multe altele. Astfel, puteți încorpora întotdeauna reperele în contextul mai larg al organizației dvs. și le puteți utiliza cât mai convenabil posibil. Teamdeck este un instrument creat de o casă de software pentru case de software, motiv pentru care ne asigurăm că este util, funcțional, și adaptate industriei IT.
Etapele de proiect, utilizate corect, sunt un instrument foarte util atunci când se lucrează la o aplicație sau la un software. În primul rând, acestea facilitează ordonarea și programarea activității, stabilind ritmul adecvat al acesteia. În al doilea rând, ele asigură claritatea proiectului pentru toate persoanele implicate. În al treilea rând, acestea îndeplinesc o funcție foarte importantă de motivare și îmbunătățire a moralului echipei, oferind un motiv de mândrie, un sentiment de realizare și dezvoltare la locul de muncă. Dacă nu ați implementat încă etapele în organizația dumneavoastră - nu este nevoie să așteptați!
Dacă aveți întrebări, vă rugăm să contactați-ne - vom fi bucuroși să vă ajutăm să personalizați instrumentul nostru pentru a se potrivi cel mai bine cu toate nevoile dvs. de afaceri.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Calendarul de resurse (sau calendarul de management al proiectului, sau calendarul de planificare a proiectului, software-ul de planificare a resurselor) vă permite să planificați, să gestionați și să alocați resursele mai eficient și mai eficace - mai ales dacă Microsoft Excel a avut un rol principal în...
Care este obiectivul final al managerilor de proiect? Finalizarea cu succes a proiectelor lor. Înșiși managerii de proiect recunosc că acest lucru nu se întâmplă prea des: conform ultimului sondaj Pulse of the Profession, mai puțin de 60% din proiecte sunt finalizate fie...
Gestionarea capacității este o strategie utilizată de întreprinderi pentru a utiliza cât mai bine eficiența producției în raport cu cererea pentru un serviciu sau un produs. Scopul final al gestionării capacității este de a: Identificarea și...