De obicei, companiile depun multe eforturi pentru alocarea resurselor. Doriți să țineți toată lumea ocupată, asigurându-vă în același timp că sarcinile lor sunt valoroase (ceea ce adesea înseamnă facturabile) pentru companie. Acest lucru devine foarte dificil pe măsură ce echipa se mărește, mai ales atunci când trebuie să repartizați oamenii la mai multe proiecte care se desfășoară în același timp.
Articolul conține:
Câteva formule pentru măsurarea ratei de utilizare a resurselor
Ce înseamnă disponibilitatea în utilizarea resurselor
Rolul influent al software de gestionare a resurselor în utilizarea resurselor
Diferențe între utilizarea productivă și utilizarea facturabilă
Cum să implementați utilizarea resurselor
Una dintre cele mai simple modalități de a verifica dacă eforturile dvs. de alocare sunt încununate de succes este urmărirea utilizării echipei dvs. și a capacității resurselor. Înainte de a vă prezenta diverse metrici și formule de utilizare a resurselor, am dori să definim utilizarea resurselor într-un mod ușor de înțeles. De aceea, în acest articol - ca în multe altele - prezentăm comparația definițiilor, semnificațiilor și termenilor utilizați de managerii de proiect.
Perspectiva utilizării angajaților sau a resurselor este legată de termenii "suprautilizare" și "subutilizare". Ar trebui să fiți conștienți de ambele. De ce? Prea multă muncă sau îndatoriri în timpul (multitasking) unui proiect nu face ca acesta să fie finalizat complet sau cu funcțiile pe care tiy gândit. Așadar, înainte de a începe, aruncați o privire la concluzia Gartner din cercetare Cum să evitați supraîncărcarea echipei dvs. de proiect IT.Supraîncărcarea oamenilor are de obicei efecte negative, reducând performanța și crescând numărul de greșeli. Cercetările Gartner arată că echipele cu un grad scăzut de utilizare pot reduce timpul necesar pentru a oferi valoare de afaceri cu 30% sau mai mult. Știind acest lucru, închiderea și menținerea cu atenție a ratelor de utilizare a resurselor au sens.
Parafrazând definiția Institutului de Management al Proiectelor (PMI), managementul proiectelor este înțeles ca utilizarea de cunoștințe, competențe, abilități, dispozitive, instrumente, software, procese și tehnici specifice pentru a produce ceva de "valoare pentru oameni". S-ar putea interpreta cu ușurință că managementul proiectelor înseamnă a face lucruri folosind ceea ce avem. Mental și fizic.
Și, dacă am vrea să fim sarcastici, am putea folosi ambiguitatea expresiei "valoare pentru oameni" și să spunem că conceptul de proiect propus de PMI poate însemna și crearea unei mișcări sociale, inclusiv a uneia politice sau religioase.
Dar, comparativ cu definiția PMI menționată mai sus, propunerea Asociației pentru Managementul Proiectelor poate fi considerată mai riguroasă. Aceasta din urmă pune accentul pe criterii imparțiale și măsurabile, cum ar fi timpul și bugetul.
În afaceri, ambele - deși negociabile - impun un anumit cadru de proiect. Fie că vorbim despre o misiune încredințată unui client sau despre o misiune pe care un director de companie a trimis-o departamentului de marketing, misiunea trebuie să fie finalizată în termenul prevăzut sau, pentru a fi realiști, viabil din punct de vedere comercial și să producă un randament al investiției. Așadar, conform APM: Managementul proiectului reprezintă aplicarea proceselor, metodelor, abilităților, cunoștințelor și experienței pentru a atinge obiectivele specifice ale proiectului în conformitate cu criteriile de acceptare a proiectului, în parametrii conveniți. Gestionarea proiectelor are rezultate finale care sunt limitate la o perioadă de timp și la un buget finite. Astfel, spre deosebire de simpla gestiune, dacă vorbim despre proiecte în managementul proiectelor, fiecare conține cerințe precum timpul și bugetul pentru fiecare proiect care trebuie finalizat. Câteva exemple de resurse de proiect (cu câteva cerințe) sunt demonstrate mai jos:
Să creeze o bombă atomică cu o forță explozivă nu mai mică decât cea a bombei Țarului, în termen de 24 de luni și cu un buget de $50 milioane
construirea unui baraj pe râul Vistula până la 31 martie 2025, fără a depăși bugetul de 120 milioane USD
dezvoltarea unei aplicații desktop (inclusiv analiza căii de conversie și alegerea celei mai bune) în 8 săptămâni pentru un producător de pantofi, cu 12 000 USD
reîmprospătarea poziționării unui brand (inclusiv distribuirea de noi materiale BTL) în 12 luni, în limita bugetului de $100 000
Având în vedere exemplele de mai sus, ne putem imagina cât de mare este numărul de etape, sarcini administrative și proceduri implicate în fiecare proiect. Câte persoane - cu competențe relevante - fac parte din fiecare dintre acestea?
Deci, așa cum am spus mai sus, managementul proiectului este aplicarea procesului. Sau putem spune direct: proiectul este un proces. Iar procesul se numește ciclul de viață al managementului de proiect. Pe internet poate fi găsită frânarea în 3, 4, 5, chiar 6, și 7 faze ale acestui proces. Dar cea mai populară este cea aparținând PMI-ului menționat și presupune 5.
După cum puteți vedea, fiecare fază este un grup de sarcini și există multe probleme și provocări diferite în spatele fiecărei faze. De asemenea, merită adăugat - în special pentru cei care se află la începutul rolului lor de manager de proiect - că aceste faze nu ar trebui tratate întotdeauna cronologic. Unele elemente pot fi începute mai devreme, în timp ce altele sunt un proces continuu pe parcursul proiectului (de exemplu, managementul performanței sau - pentru a fi mai precis în legătură cu subiectul acestui articol - utilizarea instrumentului de planificare a resurselor). Și fiecare dintre acestea este - într-un fel sau altul - optimizat pe parcursul procesului. Nivelarea resurselor este o tehnică importantă utilizată pentru a echilibra alocarea resurselor și a evita suprautilizarea sau subutilizarea în timpul ciclului de viață al proiectului.
Revenind la subiectul principal, în ce etapă a procesului ciclului de viață al PM este importantă utilizarea resurselor?
Din cele 5 faze ale procesului, utilizarea resurselor poate fi găsită în faza a treia. Ca parte a fazei de monitorizare și control sau, mai exact, ca parte a gestionării performanței.
Inițiere și concepție
Planificare
Lansare și execuție
Monitorizare și control - include verificarea performanței, și anume utilizarea resurselor
Închiderea proiectului
Pentru lideri, utilizarea resurselor este cea mai valoroasă și utilă măsură și KPI în cadrul managementului performanței.
După cum știm, planificarea resurselor și programarea resurselor sunt esențiale pentru a ne asigura că un plan de proiect este în plină expansiune. Utilizarea eficientă a resurselor este o altă piesă a acestor puzzle-uri sau - cum am dori să spunem - gestionarea resurselor. În timp ce alocarea resurselor se referă - spunând simplu - la atribuirea unei resurse calificate unei sarcini, utilizarea resurselor măsoară eficiența și timpul petrecut de această resursă în timpul sarcinii atribuite (muncă facturabilă sau strategică, ore/minute nefacturabile, ore/minute administrative etc.).
Utilizarea resurselor se referă la un indicator care ajută managerii de proiect și managerii de resurse să afle cum își petrec angajații timpul în timpul unui proiect. Datorită acestor cunoștințe, ei fac aprecieri și iau decizii mult mai eficiente în materie de resurse, ceea ce sporește productivitatea și rentabilitatea. Utilizarea resurselor măsoară productivitatea fiecărui angajat și/sau formula ratei de utilizare a întregii echipe. Aceasta monitorizează dacă angajații dvs. sunt suprautilizați sau subutilizați și determină politica de gestionare a volumului de muncă.
Mai exact, din perspectiva managerilor de proiect și a întreprinderilor, calcularea ratei de utilizare a resurselor este un termen utilizat pentru a descrie procentul din timpul disponibil al unui angajat care este utilizat pentru sarcini sau proiecte facturabile. Ratele de utilizare a resurselor arată cât de mult din timpul echipei dvs. este dedicat sarcinilor facturabile, precum și cât de productiv este fiecare membru al echipei. Previziunile privind resursele îi ajută pe managerii de proiect să prezică nevoile viitoare de resurse pe baza parametrilor actuali de utilizare.
Cu alte cuvinte, utilizarea resurselor este o măsură care arată dacă întreaga dvs. echipă sau anumiți angajați sunt complet ocupați. Se referă la procesul de planificare a proiectului și de valorificare la maximum a resurselor disponibile în cadrul companiei.
De exemplu, atunci când știți că cineva este deja suprautilizat și pur și simplu are prea multe pe cap, puteți căuta pe altcineva cu un set de competențe similare care s-ar potrivi în proiectul dumneavoastră. Această măsurătoare ajută, de asemenea, la identificarea persoanelor care sunt subutilizate, astfel încât să le puteți atribui noi proiecte.
Singura modalitate de a vă da seama este să treceți în revistă opțiunile și să o alegeți pe cea care se potrivește cel mai bine nevoilor dumneavoastră. Tehnicile de optimizare a resurselor vă pot ajuta să îmbunătățiți eficiența și precizia calculelor privind utilizarea resurselor.
Formula tipică de utilizare a resurselor este:
Această valoare, exprimată în procente, vă arată cât din timpul echipei dvs. este petrecut lucrând.
Chiar dacă pare simplu, există mai multe întrebări care apar atunci când încercați să măsurați utilizarea resurselor. Ar trebui să vă bazați calculul pe timpul de lucru efectiv (fișe de pontaj) sau mai degrabă timpul de lucru planificat? Ce se întâmplă cu vacanțele și timp liber plătit? Oricum, cât de des ar trebui să urmăriți planul de utilizare a resurselor echipei dumneavoastră? O strategie bine definită de alocare a resurselor poate avea un impact semnificativ asupra preciziei calculelor ratei de utilizare a resurselor.
Răspunsul este: depinde. Există atât de multe variabile încât este practic imposibil să recomandăm o soluție universal bună. Singura modalitate de a vă da seama este să treceți în revistă opțiunile și să o alegeți pe cea care se potrivește cel mai bine nevoilor dumneavoastră.
O modalitate de a măsura utilizarea capacității resurselor este de a compara disponibilitatea acestora cu orele de lucru planificate.
Programarea eficientă a resurselor este esențială pentru a asigura alinierea rezervărilor cu disponibilitatea echipei.
Principalul avantaj al acestei metode este că, dacă scorul este prea mic, vă puteți optimiza în continuare planurile. Mergeți la programul dvs. și vedeți dacă proiectele dvs. sunt planificate corect. Un plan cuprinzător de alocare a resurselor vă poate ajuta să vă asigurați că toate resursele sunt utilizate eficient și că lacunele sunt reduse la minimum. Poate că unele persoane au lacune în rezervările lor sau aveți, de exemplu, doi dezvoltatori care lucrează 4 ore/săptămână la un proiect, când ați putea avea o persoană care să lucreze cu normă întreagă la acesta?
Gândiți-vă cum puteți umple golurile din programul echipei dumneavoastră. Poate ar trebui să începeți un proiect de cercetare și dezvoltare sau să introduceți timp liber pentru inovare? Nu numai că vă va ajuta să evitați pierderile de productivitate, dar este și o modalitate bună de a menține oamenii implicați. Subutilizarea este mai frustrantă pentru angajații dumneavoastră decât ați putea crede.
Atenție la persoanele care au prea multe pe cap. Există riscul ca sarcinile lor să nu fie îndeplinite la timp (în plus, nu doriți ca aceștia să fie epuizați). Suprarezervarea lor poate sugera că trebuie să angajați noi membri ai echipei.
În cele din urmă, calcularea utilizării estimate a resurselor este o modalitate ușoară pentru echipa de vânzări de a vedea cât spațiu a mai rămas în conducta de producție. În acest fel, este mai puțin probabil să ratați oportunități de afaceri (sau să vă angajați în proiecte pe care, practic, nu le puteți livra la timp).
În concluzie, analiza scorului de utilizare a resurselor pe baza rezervărilor vă ajută să optimizați și să îmbunătățiți utilizarea și alocarea resurselor și să prognozați vânzările sau nevoile de recrutare.
O altă modalitate de a măsura resursele și de a obține rate optime de utilizare este de a compara orele înregistrate de echipa dumneavoastră (fișele de pontaj) cu orele disponibile. Mulți oameni cred că aceasta este singura modalitate de a arăta cu precizie cum să calculați utilizarea resurselor, deoarece operați pe baza orelor de lucru reale, nu doar a estimărilor. Urmărirea resurselor este esențială pentru monitorizarea și înregistrarea cu exactitate a utilizării resurselor în timp.
Mulți oameni cred că aceasta este singura modalitate de a arăta cu precizie cum să calculați utilizarea resurselor, deoarece lucrați pe ore de lucru reale, nu doar pe estimări.
Deoarece acesta este un scor retrospectiv, de obicei nu puteți repara daunele chiar dacă scorul dvs. este dezamăgitor. Cu toate acestea, vă ajută să luați decizii mai bune în viitor.
Datele istorice privind utilizarea resurselor echipei diferă și pot fi un bun indicator al necesității de a angaja persoane suplimentare (sau de a găsi sarcini suplimentare pentru membrii echipei existente). De asemenea, puteți verifica cât de productivi tind să fie angajații dumneavoastră.
Recomandarea mea ar fi să folosiți ambele metode de calculare a utilizării resurselor. Comparați utilizarea reală (înregistrată) cu cea estimată (pe baza rezervărilor) și analizați diferențele. Acestea ar putea evidenția probleme de estimare a volumului de muncă sau probleme de gestionare a proiectelor. Verificați dacă există persoane sau proiecte care sunt repetat peste sau sub scorul de utilizare estimat. O astfel de analiză vă permite să identificați zonele de îmbunătățire și să luați măsuri. Analiza utilizării resurselor ajută managerii de proiect să înțeleagă tiparele și să ia decizii bazate pe date pentru proiectele viitoare.
Acum că știți diferite formule pentru calcularea utilizării resurselor, este timpul să complicăm puțin lucrurile. Până acum, am folosit termenul "ore disponibile". Dar ce înseamnă acesta? Ar trebui să vă gândiți la disponibilitate ca la timpul în care angajatul dvs. a fost la serviciu? Sau ar trebui să includeți și concediile și sărbătorile legale?
La început, ați putea crede că includerea timpului liber în disponibilitatea generală este contraintuitivă, la urma urmei, oamenii nu au fost în mod clar disponibile atunci. Luați în considerare, totuși, faptul că este posibil să mai trebuiască să vă remunerați angajații pentru această perioadă dacă lucrați cu salarii fixe.
În calitate de angajator, ați putea dori să vedeți cât timp petrec de fapt membrii echipei dvs. lucrând în marea schemă a lucrurilor. Dacă decideți să includeți timpul liber în calculul dvs., rețineți că rata ideală de utilizare a resurselor echipei dvs. poate fi semnificativ mai scăzută în timpul lunilor de vârf de vacanță (decembrie și august). Planificarea disponibilității resurselor vă ajută să vă asigurați că dispuneți de resursele potrivite atunci când este nevoie, chiar și în timpul perioadelor de vârf de vacanță.
Unele întreprinderi utilizează 2080 ca număr fix de ore (52 de săptămâni * 40 de ore). Altele calculează numărul real de ore de lucru disponibile într-un anumit an. Dacă doriți să efectuați o filtrare mai avansată (de exemplu, să includeți orele de concediu, să excludeți sărbătorile bancare, să luați în considerare angajați cu fracțiune de normă), ar trebui să luați în considerare utilizarea unui software de gestionare a resurselor.
Atunci când definiția "orelor disponibile" este gata, trebuie să vă gândiți la ceea ce numiți "ore de lucru". Vă referiți la toate orele pe care angajații dvs. le petrec făcând activități legate de muncă, de exemplu, creând un proiect intern? Sau poate orele pe care le petrec lucrând la lucruri pe care le puteți factura clienților dumneavoastră.
Puteți calcula așa-numita "utilizare productivă", care ia în considerare toate orele de lucru, și "utilizarea facturabilă". Cea de-a doua este valoroasă în special pentru agenții, firme de consultanță sau case de software: companii care lucrează la proiecte pentru clienții lor. Cu utilizarea facturabilă, puteți măsura cât timp dedică angajații dvs. muncii care chiar se plătește. Facturarea resurselor este esențială pentru urmărirea și gestionarea orelor facturabile pentru proiectele clienților.
Este posibil să fi stabilit formula pe care o veți utiliza pentru a măsura disponibilitatea și utilizarea resurselor, dar trebuie să țineți cont de datele în continuă schimbare. Disponibilitatea viitoare a oamenilor se modifică de fiecare dată când aceștia solicită o zi liberă sau se îmbolnăvesc, ceea ce afectează și rezervările dvs.
Există toate motivele să credeți că datele dvs. ar trebui actualizate în mod regulat, iar scorul de utilizare a echipei dvs. ar trebui să fie ajustat în timp real. Cel mai simplu mod de a fi la curent cu acest lucru ar fi să utilizați un software de gestionare a resurselor. Gestionarea resurselor în timp real permite ajustări dinamice ale alocării resurselor pe baza datelor actuale. Am construit Teamdeck ca un instrument de gestionare a resurselor care vă poate automatiza eforturile, astfel încât să vă puteți concentra pe sarcini de gestionare a proiectelor.
Teamdeck utilizează trei tipuri de puncte de date pentru calculele tale:
disponibilitate (precum și timp liber sau sărbători legale),
programări (ore de lucru planificate),
fișe de pontaj (ore de lucru înregistrate).
În acest fel, puteți calcula utilizarea estimată, precum și utilizarea reală a echipei și apoi să le comparați. Acest software vine cu o suită de raportare care vă permite să vizualizați datele și să le partajați cu membrii individuali ai echipei (sau cu clientul). Instrumentele de gestionare a resurselor oferă caracteristici complete pentru urmărirea, analiza și optimizarea utilizării resurselor.
Calendarul de resurse (sau calendarul de management al proiectului, sau calendarul de planificare a proiectului, software-ul de planificare a resurselor) vă permite să planificați, să gestionați și să alocați resursele mai eficient și mai eficace - mai ales dacă Microsoft Excel a avut un rol principal în...
Care este obiectivul final al managerilor de proiect? Finalizarea cu succes a proiectelor lor. Înșiși managerii de proiect recunosc că acest lucru nu se întâmplă prea des: conform ultimului sondaj Pulse of the Profession, mai puțin de 60% din proiecte sunt finalizate fie...
Gestionarea capacității este o strategie utilizată de întreprinderi pentru a utiliza cât mai bine eficiența producției în raport cu cererea pentru un serviciu sau un produs. Scopul final al gestionării capacității este de a: Identificarea și...