Industria tehnologiei este incredibil de dinamică: proiectele se schimbă, apar constant noi soluții de implementat, iar echipele se confruntă cu fluctuația de personal. Stăpânirea acestei tornade de schimbări necesită ca gestionarea resurselor dvs. să fie solidă ca piatra. Acest articol vă va arăta cum să faceți acest lucru.
Cititorii noștri ajung să cunoască:
Să știți cum să vă îmbunătățiți gestionarea resurselor proiectului este esențială pentru orice companie de software. Acesta este un fapt. Ei vând timpul angajaților lor pentru banii clienților lor. La urma urmei, nu vorbim despre un loc de muncă repetitiv în care în fiecare zi, timp de mulți ani, aceiași angajați vin la birou pentru a îndeplini aceleași sarcini timp de 8 ore.
Înainte de a vă decide să luați măsuri pentru a îmbunătăți gestionarea resurselor în compania dvs. de software, trebuie să știți de ce merită efortul. Veți:
Vine un moment în care, după un brainstorming cu echipa dvs. de conducere, decideți că ceva trebuie neapărat să se schimbe, iar compania dvs. necesită soluții noi. Aveți nevoie de o abordare modernă și de reforme, astfel încât să puteți lua cu asalt piața și să vă lăsați concurenții mult în urmă. Vreți totul. Și o vreți acum.
Din păcate, tocmai acesta este motivul pentru care planurile ambițioase rămân adesea fără rezultat. Chiar și cu cea mai bună gestionare a resurselor, nu este posibil să se pună în aplicare toate schimbările deodată. Mai ales atunci când aveți de-a face cu o casă de software medie sau mare, unde procesele trebuie să funcționeze împreună. Prin urmare, primul pas pentru optimizarea activității dvs. este să identificarea problemei (sau probleme). Poate că punctul slab este deficitul de personal, lipsa de urmărire a concedierilor și a vacanțelor, lipsa documentației necesare pentru integrarea noilor angajați și predarea proiectelor, proiectele subestimate sau supraevaluate, luarea de decizii complicate. Cel mai bun mod de a identifica problemele pentru a începe orice schimbare în organizația dvs. este de a analiza datele. Rapoarte pe baza diferitelor procese și rezultate din activitatea dumneavoastră se va dovedi neprețuită.
Cunoașterea a ceea ce trebuie să se schimbe este baza pentru a face schimbarea. Următorul pas este prioritizarea acestor probleme. Luați în considerare care dintre acestea cauzează cele mai mari pierderi sau blochează alte procese - abordați-le mai întâi pe acestea, iar apoi implementați una câte una alte îmbunătățiri. Merită să împărțiți proiectele mari în etape și sarcini individuale pentru a atinge obiectivele în mod sistematic.
Adesea, punerea în aplicare a unei sarcini, chiar și a uneia simple, este ca și cum ai arunca o minge.
Desigur, situația descrisă mai sus este destul de caricaturală... dar nu atât de mult? Problema procesului complicat de acceptare a etapelor individuale și îndoielile cu privire la cine are autoritatea de a lua decizii cu privire la diverse aspecte afectează multe companii. Și nu numai cele mari - chiar și o organizație de 20 de persoane se poate confrunta cu un blocaj de acceptare. Primul moment de criză este acela în care conducerea nu mai este capabilă să decidă personal asupra tuturor lucrurilor. Acesta este momentul în care trebuie să delege mai multă independență angajaților de nivel mediu. Cu cât sunt mai mulți oameni în companie, cu atât problema se va adânci mai mult, așa că trebuie pusă în aplicare o structură eficientă cât mai curând posibil. Mai ales că ritmul de dezvoltare al startup-urilor nu iartă lentoarea. Blocarea ciclului de lucru este cel mai bun mod de a pierde timp și bani.
Vedeți cine are autoritatea de a lua decizii. Următorul pas este simplificarea întregului proces, iar acest lucru se realizează cel mai bine prin acordarea unei anumite autonomii departamentelor și specialiștilor individuali. Stabilirea unor reguli generale pentru sarcinile curente va accelera considerabil sarcinile zilnice. Într-o companie modernă, merită să mizați pe un flux de lucru bun, chiar renunțând la controlul total.
Pentru a vă gestiona bine resursele, trebuie să știți ce aveți la dispoziție. La fel ca într-un joc - nu vei juca bine jocul știind doar jumătate din cărțile tale. Informația de bază care este importantă pentru dvs. este:
Baza dvs. de resurse este cheia pentru gestionarea eficientă a proiectelor și delegarea oamenilor acolo unde este nevoie de ei. Aceasta vă permite să consolidați echipele care au prea multă muncă pe umeri. De asemenea, vă va permite să atribuiți noi sarcini acelor angajați care pur și simplu nu au nimic de făcut și sunt plictisiți. Desigur, păstrarea și utilizarea unor astfel de date în propriul cap sau în tabele Excel ar fi ineficientă. Prin urmare, este o idee bună să utilizați instrumente de gestionare a resurselor care vă va arăta, într-o formă clară, care membri ai echipei sunt acum capabili să se implice în ce sarcini și în ce proiecte se vor descurca cel mai bine.
Lipsa cunoștințelor și a materialelor necesare reprezintă o piedică foarte frecventă în calea unei activități fără probleme. De câte ori a trebuit să întrebați mai multe persoane din companie unde se află anumite dosare sau documente? Acest proces este obositor și consumator de timp chiar și atunci când este vorba despre angajații actuali din companie. Imaginați-vă ce se întâmplă în momentul în care cineva pleacă... și odată cu el cunoștințele secrete despre unde se găsesc materialele referitoare la proiectul la care lucrați în prezent.
Cunoașterea este, de asemenea, resursa ta și una incredibil de importantă. Alcătuiți o bază de date bună, organizată, cu toate materialele pe care le-ați putea găsi utile în procesul de integrare, de preluare a responsabilităților sau doar în rutina zilnică a companiei. Desigur, acesta nu va fi un proces punctual - astfel de baze au sens doar dacă sunt ținute la zi. Casa de software generează atât de multe informații încât acest lucru trebuie să devină un obicei. Cu toate acestea, puteți fi siguri că toată lumea va beneficia de acest lucru.
Diferitele departamente ale unei companii acționează uneori ca organisme separate. La urma urmei, aceasta este funcția lor. Fiecare departament ar trebui să se ocupe de un aspect diferit pentru a face compania să funcționeze ca un ceas. Pe de altă parte, ca organizație, puteți realiza mult mai multe dacă diferitele departamente se sprijină reciproc.
Afacerile noi pot oferi marketingului o perspectivă bună în crearea de conținut, în timp ce promovarea departamentului de marketing este bună pentru vânzări. De asemenea, marketingul poate face multe pentru a pregăti o ofertă convingătoare. Dezvoltatorii pot ajuta departamentul de resurse umane să creeze cele mai bune anunțuri de angajare, spunându-le ce să caute și cum să convingă candidații. Apoi, departamentul de resurse umane poate aduce noi angajați cu cel mai dorit set de competențe, care vor fi perfecți pentru proiectul la care lucrați.
Îmbunătățirea comunicării între departamente și asigurarea faptului că știu la ce lucrează fiecare și de ce au nevoie vă va permite să oferiți sprijinul potrivit și să obțineți și mai multe rezultate prin sinergie. O echipă integrată este foarte importantă pentru calitatea muncii și bunăstarea oamenilor dumneavoastră.
Singura constantă a pieței este volatilitatea sa. Actualizarea cunoștințelor despre nevoile actuale ale industriei este o poveste fără sfârșit. O parte din îmbunătățirea gestionării resurselor constă în monitorizarea constantă a ceea ce merită investit și dezvoltat. Ca un manager de resurse sau manager de proiect ar trebui revizuite periodic:
În acest proces, timpul și regularitatea contează. Cunoscând nevoile pieței, puteți canaliza rapid resursele către cele mai promițătoare soluții, astfel încât să le puteți oferi întotdeauna clienților dvs. inovații înaintea concurenților.
Subiectul poate părea banal și evident - la urma urmei, planificarea muncii este baza oricărui proiect de gestionare a resurselor. Cu toate acestea, cu cât ne adâncim mai mult în ea, cu atât descoperim mai multe oportunități, dar și riscuri.
Ce este planificarea muncii? A face liste de lucruri de făcut într-un carnețel este planificarea muncii, desigur. Dar planificarea muncii înseamnă, de asemenea, redactarea unui proiect cu 3 ani înainte folosind date mari, probabilități și software specializat. Și, în mod interesant, ambele modalități vor fi eficiente. Doar că nu pentru toată lumea. Cheia aici este de a adapta sistemul la caracteristicile afacerii dvs. și la stilul de lucru al echipei dvs.
Tendințele recente se concentrează adesea pe agilitate și flexibilitate, astfel încât munca este organizată în sprinturi, de exemplu, săptămânal, conținând un anumit număr de sarcini care pot fi finalizate în acel timp. De asemenea, este o idee bună să împărțiți sarcinile individuale în componente mai mici. Această strategie evită numărul mare de sarcini care ne atârnă în spate luni întregi. Pe de altă parte, unele proiecte pe termen lung necesită un program planificat cu mult timp în avans. Un plan bine gândit vă ajută să evitați întârzierile și să aveți o perspectivă mai largă în îmbunătățirea gestionării resurselor.
Dacă angajații dvs. încep să simtă că sunteți în criză de personal, atunci probabil că acesta este cazul. Situațiile de acest gen sunt foarte nefavorabile. Frustrarea și oboseala se acumulează în echipă, iar proiectele încep să fie amânate. Desigur, dumneavoastră sunteți expertul și cunoașteți cel mai bine ritmul companiei dumneavoastră. Uneori pot exista perioade mai agitate și poate fi nevoie să apelați la subcontractanți. Apoi totul revine la normal, dar fiți atenți la semnele că echipa dvs. este suprasolicitată și se simte copleșită. Nu merită să așteptați prea mult pentru a recruta o persoană nouă, mai ales că candidatul perfect nu pândește după fiecare colț. Procesul de recrutare poate dura uneori foarte mult timp.
În acest stadiu al citirii articolului, probabil vă gândiți "Bine, dar unde gestionez toate aceste informații pentru a fi eficient? La urma urmei, nu pot păstra totul în conversații Slack, o căsuță de e-mail și mii de tabele". Acesta este momentul în care instrumentele moderne de gestionare a muncii vin în ajutor și fac toată munca murdară pentru dvs. Să ilustrăm acest lucru cu Teamdeck - software de gestionare a resurselor. Sistemul nostru vă va permite să vă gestionați munca și calendarul proiectului, verificați ce angajați sunt ocupați și pentru cât timp au proiecte programate, găsiți automat persoanele potrivite pentru un proiect, creați echipe întregi cu setul necesar de competențe și rezolvați conflicte de planificare.
În plus, veți putea să urmăriți și să gestionarea foilor de prezență în timp real pentru a vedea care echipă are nevoie de mai mult sprijin și care sunt proiectele care consumă cel mai mult timp. De asemenea, în fiecare etapă, puteți genera un raport pentru a analiza datele și a corecta aspectele care nu funcționează așa cum ar trebui. Teamdeck este un instrument creat de o casă de software din necesitate. Am fost acolo, am văzut asta, așa că sistemul nostru este simplu, conținând doar funcțiile de care aveți cu adevărat nevoie.
Munca într-o companie de software este dinamică, așa că aveți nevoie de flexibilitate pentru a o gestiona în cel mai bun mod posibil. Dacă doriți să îmbunătățiți gestionarea resurselor, trebuie să fiți pregătit pentru ca acesta să fie un proces continuu, în desfășurare, care necesită atenție și angajament. Nu este suficient să rezolvați problemele o dată și să uitați de optimizarea fluxului de lucru. Din fericire, bunele practici și soluțiile eficiente vor da roade, iar odată ce s-au făcut schimbări mari, vă va fi mai ușor să faceți și alte mici îmbunătățiri.
Îmbunătățiți gestionarea resurselor și creați o mare oportunitate de a exploata mai bine potențialul afacerii dumneavoastră. Fiecare schimbare ulterioară va avea efecte notabile, așa că merită să mizați pe o strategie bună și să fiți sistematici. La Teamdeck, întotdeauna răspundem așteptărilor clienților noștri și căutăm soluția care răspunde cel mai bine nevoilor lor. Puteți importa cu ușurință toate datele în instrumentul nostru. Ne dorim ca dvs. Teamdeck să fie adaptat la cerințele fiecărei companii cu care lucrăm, motiv pentru care lăsăm o mulțime de posibilități de personalizare pentru a crea o versiune personalizată a software-ului. Contactați-ne și săriți într-un nou nivel de management al muncii!
Calendarul de resurse (sau calendarul de management al proiectului, sau calendarul de planificare a proiectului, software-ul de planificare a resurselor) vă permite să planificați, să gestionați și să alocați resursele mai eficient și mai eficace - mai ales dacă Microsoft Excel a avut un rol principal în...
Care este obiectivul final al managerilor de proiect? Finalizarea cu succes a proiectelor lor. Înșiși managerii de proiect recunosc că acest lucru nu se întâmplă prea des: conform ultimului sondaj Pulse of the Profession, mai puțin de 60% din proiecte sunt finalizate fie...
Gestionarea capacității este o strategie utilizată de întreprinderi pentru a utiliza cât mai bine eficiența producției în raport cu cererea pentru un serviciu sau un produs. Scopul final al gestionării capacității este de a: Identificarea și...