Este greu de imaginat o agenție, o casă de software sau chiar un start-up axat pe produse fără un manager de proiect. Aceștia se asigură că proiectele, indiferent de modul în care sunt definite într-o anumită companie, sunt livrate cu succes: la timp și în limitele bugetului. Managerii de proiect sunt esențiali în conducerea proiectului de la început până la finalizare, asigurându-se că toți membrii echipei sunt aliniați la obiective și că resursele sunt utilizate eficient. În acest articol, vom face mai multă lumină cu privire la rolul și responsabilitățile managerului de resurse și poate chiar vă vom convinge că a avea o persoană responsabilă exclusiv de gestionarea și planificarea resurselor proiectului este o investiție valoroasă pentru organizația dumneavoastră.
Manager de resurse în timpul procesului de gestionare a proiectului - alocarea resurselor [Ecran din Teamdeck - software de gestionare a resurselor]
Un manager de resurse, pe de altă parte, este un rol pe care nu îl vedeți atât de des în echipele de management de proiect. Nu pentru că munca lor nu este la fel de importantă: dimpotrivă. De cele mai multe ori, însă, eforturile de gestionare a resurselor proiectului sunt împărțite în mai multe roluri. În acest articol, vom face mai multă lumină cu privire la rolul unui manager de resurse și poate chiar vă vom convinge că a avea o persoană responsabilă exclusiv de gestionarea și planificarea resurselor proiectului în descrierea postului de manager de resurse este o investiție valoroasă pentru organizația dumneavoastră.
Înainte de a înțelege importanța, competențele, cunoștințele și îndatoririle unui manager de resurse, trebuie să știți unde sunt plasate acestea în contextul unui proiect și al managementului de proiect.
După cum mulți știu, prin proiect - în special în societatea de management de proiect - înțelegem multe lucruri care implică multe resurse diferite. De la materiale și echipamente, până la cele mai importante - oamenii și competențele lor. Pentru proiect, ar trebui să vă imaginați: dezvoltarea unui site web, remodelarea designului sticlelor - de exemplu - în industria berii; extinderea vânzărilor pe o nouă piață, construirea unui baraj pe un râu etc. După cum vă puteți imagina, fiecare înseamnă multe persoane, meserii, subcontractanți, dispozitive, instrumente, configurații, dependențe, pași mici și sarcini care încorporează un proiect. Dar niciun proiect nu există fără cel mai important element - oamenii. Oamenii - cei care îl comandă și cei care îl execută. După cum sugerează Project Management Institute: Managementul proiectelor este utilizarea cunoștințelor, abilităților, instrumentelor și tehnicilor specifice pentru a livra ceva de valoare oamenilor. De la lideri la forța de muncă și subcontractanți. De la persoanele care planifică la persoanele care sunt selectate să participe la o anumită etapă a proiectului. Desigur, proiectele nu sunt similare și au nevoie de multe competențe diferite. Dar, chiar dacă există multe diferențe între ele, au ceva în comun.
Fie că sunteți un specialist sau un lider în managementul proiectelor de marketing, fie că reprezentați managementul proiectelor pentru agențiile de creație, fiecare proiect este un proces aranjat și organizat. Pentru a ne imagina acest lucru într-un mod simplu, să folosim o definiție simplă dată de projectmanager.com: Managementul proiectelor este disciplina de planificare, execuție și finalizare a proiectelor. Fiecare termen al acestei definiții ar putea pretinde să fie un subiect separat, dar nu este ceea ce am dori să subliniem. Ceea ce ar trebui să vedeți este procesul.
Definiția de mai sus consideră managementul proiectelor ca fiind un proces compus din trei etape. Dar acest proces poate fi împărțit în patru, cinci și șase etape. Cu toate acestea, fiecare include alte câteva grupuri de elemente, procese mai mici, sarcini și - desigur - provocări. Procesul are propriul său termen. Este ciclul de viață al managementului de proiect. Iar cea mai răspândită este versiunea cu cinci faze. Dezvoltată de Project Management Institute, aceasta include concepția și inițierea, planificarea, execuția, performanța/monitorizarea și închiderea proiectului.
Deoarece subiectul principal al acestui articol se referă la confruntarea a două roluri - un manager de proiect și un manager de resurse - merită să stați puțin și să priviți cu atenție imaginea de mai sus. De ce? Pentru că un manager de resurse ia parte la multe dintre fazele prezentate mai sus și la procesele implicate în fiecare fază.
[Sursa: Raportul anual "The State of Project Management", Wellington 2020].
Pentru a vizualiza importanța gestionării resurselor (sau a managerului de resurse - pentru a o spune direct), să folosim un rezumat al cercetării anuale The State of Project Management introdusă de compania Wellington. Datorită APM Body of Knowledge, managementul utilizării resurselor este definit ca:
"(...) achiziționarea, alocarea și gestionarea resurselor, cum ar fi persoanele și competențele acestora, finanțele, tehnologia, materialele, utilajele și resursele naturale necesare pentru un proiect. Gestionarea resurselor asigură că resursele interne și externe sunt utilizate eficient, la timp și în conformitate cu bugetul."
Nu este chiar cea mai ușoară definiție făcută vreodată, din cauza termenilor săi ambigui, astfel că ar putea fi destul de bună pentru o teză academică. Dar, fără a săpa prea adânc, rolul general al fișei postului de manager de resurse este de a planifica, programa și aloca cele mai utile, cele mai adecvate resurse (în principal, angajați sau subcontractanți calificați corespunzător) pentru a finaliza un proiect în conformitate cu așteptările necesare și cu timpul și bugetul predefinite.
Atunci când comparăm definițiile managementului de proiect și ale managementului resurselor, ochii noștri vor arăta - la prima vedere - multe asemănări între descrierile posturilor din cele două. Așadar, cum se raportează un manager de proiect la un manager de resurse?
Probabil că cel mai simplu mod de a înțelege diferența dintre managerii de resurse umane și managerii de proiect este de a analiza nivelul la care aceștia operează:
Un alt aspect care îi diferențiază pe PM de RM este faptul că un manager de proiect se ocupă, de obicei, de o serie de procese cu termene fixate. Proiectele lor au termene fixe sau, de exemplu, calendare sprint la care aderă. Un manager de resurse, pe de altă parte, lucrează în permanență, deoarece este implicat de obicei în toate proiectele care au loc într-o anumită companie.
Un manager de resurse este de obicei responsabil de gestionarea resurselor!:
Managerii de resurse joacă un rol crucial în supravegherea alocării resurselor, în satisfacerea cererilor de resurse și în asigurarea succesului proiectelor, contribuind astfel în mod semnificativ la productivitatea organizațională și la obiectivele strategice.
Managerii de resurse colaborează cu mai multe echipe de resurse umane din cadrul organizațiilor:
Managerii de resurse se pot aștepta să lucreze și cu alte departamente, în funcție de resursele, dimensiunea și structura companiei. După cum a afirmat Neil Whitten: MANAGERUL DE RESURSE are o sarcină aproape imposibilă - cu solicitări care vin din toate direcțiile imaginabile - dar o sarcină care poate avea un impact profund asupra succesului organizației.
Gestionarea eficientă a resurselor este un factor crucial în gestionarea cu succes a proiectelor. Este mult mai ușor să coordonați un proiect atunci când aveți o echipă capabilă să își îndeplinească propriile cerințe în materie de resurse (atât în ceea ce privește competențele, cât și disponibilitatea). De obicei, companiile încep să observe consecințele negative ale gestionării deficitare a resurselor atunci când se dezvoltă. Într-o organizație mică, este perfect fezabil ca PM să își desemneze propriile echipe sau să primească sfaturi de la conducere atunci când există un conflict de resurse. Atunci când există mai multe proiecte, mai mulți angajați și mai mulți PM, este un moment bun pentru a introduce un manager de resurse în echipa dumneavoastră.
Rețineți că un manager de resurse dedicat este un ajutor extraordinar, dar nu este singura modalitate de a lua decizii mai bune privind planificarea resurselor. Chiar înainte de a angaja primul manager de resurse, vă puteți sprijini managerii de proiect oferindu-le acces la un software SaaS dedicat de gestionare a resurselor.
Experții în programarea resurselor și managerii de proiect de succes numesc Teamdeck instrumentul lor preferat de gestionare a resurselor. Aplicația noastră ajută la programarea resurselor, la monitorizarea volumului lor de lucru și la măsurarea performanței acestora. Calendarul de resurse Teamdeck arată cine este disponibil, cine este ocupat și cine este în vacanță: atribuirea persoanelor la proiecte este mult mai ușoară în acest fel. Doriți să vedeți instrumentul nostru în acțiune? Programați un apel cu Aniela.
Software-ul de gestionare a resurselor, precum Teamdeck, ajută la eficientizarea procesului de alocare a resurselor, facilitând gestionarea eficientă a resurselor. Acesta reduce șansele de suprautilizare și garantează că resursele sunt alocate în mod optim.
Utilizarea instrumentelor de gestionare a resurselor poate îmbunătăți semnificativ eficiența gestionării proiectelor. Aceste instrumente oferă o imagine clară a disponibilității, competențelor și alocării resurselor, ceea ce ajută la o mai bună planificare și execuție a proiectelor.
Tehnologia joacă un rol crucial în gestionarea resurselor. Soluțiile software avansate oferă caracteristici precum urmărirea în timp real, programarea automată și raportarea detaliată, care ajută la luarea de decizii în cunoștință de cauză privind alocarea resurselor.
Gestionarea resurselor nu este lipsită de provocări. Probleme precum penuria, suprautilizarea și subutilizarea resurselor pot reprezenta obstacole semnificative. Gestionarea eficientă a resurselor necesită planificare atentă, monitorizare continuă și intervenție în timp util.
Pentru a depăși provocările legate de gestionarea resurselor, întreprinderile pot adopta mai multe strategii. Printre acestea se numără planificarea periodică a capacității, formarea și dezvoltarea continuă a resurselor și utilizarea unor instrumente avansate de gestionare a resurselor.
Domeniul gestionării resurselor este în continuă evoluție. Se preconizează că tendințele emergente, precum utilizarea inteligenței artificiale, a învățării automate și a analizei datelor, vor revoluționa modul în care resursele sunt gestionate în viitor.
În concluzie, rolurile managerilor de proiect și managerilor de resurse sunt ambele esențiale pentru realizarea cu succes a proiectelor în cadrul oricărei organizații. Deși responsabilitățile lor se pot suprapune în anumite domenii, fiecare rol aduce un set unic de competențe și perspective care sunt esențiale pentru atingerea obiectivelor proiectului. Înțelegerea acestor roluri și a modului în care se completează reciproc este vitală pentru orice companie care dorește să își îmbunătățească capacitățile de gestionare a proiectelor.
Manageri de proiect: Acești profesioniști sunt responsabili pentru executarea și finalizarea generală a unui proiect. Aceștia coordonează eforturile echipei de proiect, gestionează calendarul proiectului, supraveghează bugetul și se asigură că produsele livrabile ale proiectului îndeplinesc standardele necesare. Managerii de proiect sunt principalii comunicatori în cadrul unui proiect, asigurând legătura cu părțile interesate, membrii echipei și partenerii externi pentru a se asigura că toți sunt aliniați și lucrează pentru aceleași obiective. De asemenea, ei identifică riscurile și oportunitățile, luând decizii strategice pentru a menține proiectul pe drumul cel bun.
Manageri de resurse: Pe de altă parte, managerii de resurse operează la un nivel mai larg. Ei supraveghează alocarea și gestionarea resurselor în cadrul mai multor proiecte din cadrul organizației. Principalul lor obiectiv este să se asigure că resursele potrivite sunt disponibile la momentul potrivit, cu competențele necesare pentru a răspunde cerințelor proiectului. Managerii de resurse colaborează îndeaproape cu managerii de proiect pentru a rezolva conflictele, pentru a realoca resursele după cum este necesar și pentru a sprijini procesul general de planificare a resurselor. Ei joacă, de asemenea, un rol crucial în planificarea capacității, dezvoltarea forței de muncă și, uneori, chiar în sarcinile legate de resursele umane, cum ar fi angajarea și formarea.
Sinergia dintre managerii de proiect și managerii de resurse: Colaborarea dintre managerii de proiect și managerii de resurse este esențială pentru obținerea unor rezultate optime ale proiectelor. În timp ce managerii de proiect se concentrează asupra particularităților proiectelor individuale, managerii de resurse se asigură că resursele organizației sunt utilizate eficient în cadrul tuturor proiectelor. Această sinergie ajută la echilibrarea volumului de muncă, la evitarea lipsei de resurse și la maximizarea productivității echipei de proiect. De asemenea, permite o planificare mai strategică și o previziune mai bună, deoarece managerii de resurse pot oferi o perspectivă mai largă asupra disponibilității și constrângerilor resurselor.
Importanța software-ului de gestionare a resurselor: Utilizarea unui software dedicat gestionării resurselor, precum Teamdeck, poate spori semnificativ eficiența și eficacitatea atât a managerilor de proiect, cât și a managerilor de resurse. Aceste instrumente oferă o platformă centralizată pentru urmărirea disponibilității, competențelor și atribuțiilor resurselor. Ele oferă informații în timp real, planificare automată și raportare detaliată, care sunt neprețuite pentru luarea de decizii în cunoștință de cauză. Prin utilizarea unui astfel de software, organizațiile își pot îmbunătăți procesele de planificare a resurselor, pot reduce riscul de suprautilizare sau subutilizare și se pot asigura că proiectele sunt dotate cu personal corespunzător.
Abordarea provocărilor și a tendințelor viitoare: Gestionarea eficientă a resurselor nu este lipsită de provocări. Organizațiile trebuie să facă față unor probleme precum lipsa resurselor, schimbarea cerințelor proiectelor și menținerea unui echilibru între mai multe proiecte. Cu toate acestea, cu strategiile și instrumentele potrivite, aceste provocări pot fi gestionate eficient. Planificarea periodică a capacității, formarea și dezvoltarea continuă și utilizarea tehnologiilor avansate, precum inteligența artificială și învățarea automată, sunt câteva dintre strategiile care pot ajuta organizațiile să rămână în frunte.
Privind în perspectivă, domeniul gestionării resurselor va evolua și mai mult prin integrarea tehnologiilor emergente. Inteligența artificială și învățarea automată, de exemplu, pot oferi analize predictive, ajutând managerii să prevadă nevoile de resurse și să identifice eventualele probleme înainte ca acestea să apară. Această abordare proactivă a gestionării resurselor poate conduce la o execuție mai eficientă a proiectelor și la rezultate mai bune.
Gânduri finale: În cele din urmă, atât managerii de proiect, cât și managerii de resurse sunt indispensabili pentru cadrul de gestionare a proiectelor al unei organizații. Prin înțelegerea rolurilor lor distincte și prin valorificarea punctelor lor forte unice, companiile pot obține o abordare mai coerentă și mai eficientă a gestionării proiectelor. Investiția în instrumente și strategii de gestionare a resurselor nu numai că sprijină aceste roluri, dar sporește și eficiența și succesul general al organizației. Prin colaborare eficientă și planificare strategică, managerii de proiect și managerii de resurse pot duce proiectele la bun sfârșit, asigurându-se că resursele sunt utilizate în mod optim și că obiectivele sunt îndeplinite în termenele și bugetele dorite. Această abordare holistică a gestionării proiectelor și a resurselor este esențială pentru promovarea unui mediu de proiect productiv și durabil în orice organizație.
Un complet managementul resurselor umane soluție pentru echipe la birou și la distanță
Calendarul de resurse (sau calendarul de management al proiectului, sau calendarul de planificare a proiectului, software-ul de planificare a resurselor) vă permite să planificați, să gestionați și să alocați resursele mai eficient și mai eficace - mai ales dacă Microsoft Excel a avut un rol principal în...
Care este obiectivul final al managerilor de proiect? Finalizarea cu succes a proiectelor lor. Înșiși managerii de proiect recunosc că acest lucru nu se întâmplă prea des: conform ultimului sondaj Pulse of the Profession, mai puțin de 60% din proiecte sunt finalizate fie...
Gestionarea capacității este o strategie utilizată de întreprinderi pentru a utiliza cât mai bine eficiența producției în raport cu cererea pentru un serviciu sau un produs. Scopul final al gestionării capacității este de a: Identificarea și...