Oricine a condus vreodată o echipă sau o companie vă va spune că este extrem de dificil să finalizați un proiect fără a planifica cine ar trebui să facă acest lucru și când poate fi făcut. Cu toate acestea, multe companii se bazează pe proiecte ad-hoc alocarea resurselor și atitudinea "să sperăm că va merge bine".
Ce primește cititorii datorită acestui articol:
De fapt, doar 62% din organizații intervievat de Project Management Institute au recunoscut că utilizează întotdeauna sau adesea gestionarea resurselor pentru a-și estima și aloca resursele.
Este alarmant mai ales că același studiu arată că alocarea insuficientă a resurselor este cea care pune multe proiecte în pericol. Atunci când au fost întrebați care au fost cauzele principale ale eșecului proiectelor lor anterioare, 23% dintre respondenți au menționat "previziunea inadecvată a resurselor" și "dependența de resurse".
Desigur, nu este cea mai frecventă problemă, dar în comparație cu "schimbarea priorităților organizației" (menționată de 41% dintre respondenți), planificarea resurselor pare a fi un factor care depinde foarte mult de dumneavoastră.
Gestionarea resurselor poate să nu fie cel mai important lucru pe care trebuie să se concentreze întreprinderile tinere care, în mod firesc, se concentrează pe creștere.
Cu toate acestea, atunci când are loc o astfel de creștere, trebuie să își intensifice rapid programarea pentru a prospera. Acest lucru este valabil mai ales pentru companiile care jonglează cu mai multe proiecte în același timp - agenții, firme de consultanță sau companii de software.
Alocarea inadecvată a resurselor duce la haos în comunicare și pune proiectele în pericol.
Sunt un mare susținător al stabilirii unor procese de gestionare a resurselor, indiferent de mărimea echipei. De fapt, planificarea atentă a echipei vă poate accelera creșterea încă de la început și poate menține o companie sănătoasă.
Să trecem în revistă cei mai importanți pași pe care trebuie să îi faceți pentru a vă bucura de beneficiile gestionării resurselor.
Multe echipe se luptă cu vizibilitatea limitată a echipei, ceea ce duce la suprasolicitarea angajaților, la întârzieri ale proiectelor sau la neînțelegeri între diferiți manageri de proiect.
Un calendar global al resurselor este o necesitate pentru companii, indiferent de mărimea lor. Sunteți singura persoană responsabilă de alocarea resurselor în cadrul companiei dumneavoastră? Tot trebuie să vedeți exact pe cine aveți la bord și care este volumul lor de muncă (în calitate de manageri de proiect... cunoaștem importanța gestionării volumului de muncă).
O listă de angajați este un început, dar vă recomand să atribuiți atribute cum ar fi titlurile posturilor, vechimea sau locația (dacă lucrați în o echipă virtuală), astfel încât să vă puteți filtra resursele cu ușurință. Managerii de proiect care nu au lucrat încă cu anumiți membri ai echipei nu le cunosc neapărat abilitățile, astfel încât un astfel de program global de proiect cu etichete personalizate îi ajută să decidă pe cine să desemneze pentru un anumit proiect.
Un alt lucru pe care trebuie să îl aveți în vedere atunci când încercați să vă îmbunătățiți eficiența alocării resurselor este volumul de muncă. Nu este neobișnuit ca întreprinderile să depindă prea mult de unii angajați, omițând în același timp pe alții care ar putea îndeplini o anumită sarcină. Uitându-vă la program, puteți identifica persoanele suprasolicitate, precum și pe cele subutilizate și apoi să le egalizați sarcinile.
Vizibilitatea crescută a echipei va fi apreciată și de echipele de vânzări și de produse. Atunci când negociați noi contracte sau decideți asupra unor caracteristici suplimentare pentru aplicația dvs., acestea pot lua decizii în cunoștință de cauză cu privire la calendare.
Să spunem că aveți trei designeri interni care nu au sarcini imediate și care ar putea astfel să lucreze la un proiect nou câștigat. Luând în considerare doar programul de lucru, sunteți gata de plecare sau chiar răsfățați cu opțiuni. Cu toate acestea, se pare că unul dintre acești designeri este în concediu medical, altul este în vacanță, iar al treilea designer tocmai a cerut să lucreze cu jumătate de normă în această lună.
Și uite așa, proiectul dvs. este în pericol și s-ar putea să fiți nevoit să îl amânați sau să externalizați alți proiectanți. Ambele opțiuni v-ar afecta în mod tipic rezultatul final.
Cunoașterea disponibilității echipei dvs. este esențială pentru alocarea cu succes a resurselor.
Indiferent dacă angajatul dvs. își ia o perioadă lungă de concediu sau este vorba doar de o absență de jumătate de zi, dvs. și managerii de proiect trebuie să știți cine poate prelua în mod realist noile sarcini.
În mod ideal, ar trebui să afișați atât sarcinile echipei dvs., cât și datele privind disponibilitatea într-un singur program, astfel încât să le puteți lua în considerare pe ambele atunci când vă planificați proiectele. Cereți angajaților part-time și freelancerilor cu care lucrați frecvent să vă împărtășească disponibilitatea lor zilnică.
Modul în care funcționează teamdeck este că angajații își pot introduce singuri disponibilitatea și chiar solicita zile libere. Solicitările lor sunt apoi acceptate sau refuzate de către manageri, iar programul este actualizat imediat.
Se poate spune că prognozarea și alocarea resurselor sunt parte știință, parte experiență. Pentru a profita pe deplin de partea științifică a acestei formule, ar trebui să începeți să utilizați date istorice - este evident, dar niciodată simplu.
Pentru multe companii, urmărirea timpului este un lucru asupra căruia au convenit cu clienții lor. Altele cred că este o relicvă corporativă, care nu se potrivește cu cultura relaxată pe care o construiesc.
Poziția mea cu privire la urmărirea timpului de lucru este că, atunci când este făcută corect, este neintruzivă pentru angajați și perspicace pentru manageri. Recomand urmărirea muncii în timp real sau cel puțin completarea fișelor de pontaj în aceeași zi. Acest lucru sporește acuratețea datelor dumneavoastră.
Atunci când alocați resurse pentru un nou proiect, analizați timpul înregistrat de membrii echipei dvs. în misiunile lor anterioare. Dacă aceștia depășesc în mod repetat timp estimatpot fi nepotrivite pentru un proiect cu termen de finalizare scurt.
Alternativ, puteți evalua utilizarea echipei dvs. (comparând rezervările persoanelor cu foile lor de prezență) și puteți vedea care angajați au fost suprasolicitați în proiectele recente. Poate că este nevoie să angajați o persoană nouă cu un set de competențe similare.
Este posibil să fi bifat toate căsuțele și să fi stabilit cele mai bune programe pentru echipa dumneavoastră. Inevitabil, însă, ceva se va schimba și vă va afecta planurile: poate fi vorba de domeniul de aplicare al proiectului sau de calendarul acestuia. Oamenii se pot îmbolnăvi sau pot părăsi compania în mijlocul proiectului.
Este extrem de important să fim pregătiți pentru schimbare și capabili să acționăm rapid atunci când ne confruntăm cu ea. Un lucru care ajută compania mea să gestioneze mai multe proiecte diferite în același timp este programul nostru în timp real. Fiecare manager de proiect poate vedea disponibilitatea curentă și volumul de muncă al fiecăruia.
Există o problemă cu foile de calcul și documentele pe care le pregătiți meticulos înainte de demararea proiectului. Acestea devin caduce de îndată ce se schimbă ceva. Pentru majoritatea proiectelor, acest lucru se întâmplă foarte curând. Nu puteți controla prea multe, așa că ar fi bine să vă pregătiți să acceptați schimbarea.
Calendarul de resurse (sau calendarul de management al proiectului, sau calendarul de planificare a proiectului, software-ul de planificare a resurselor) vă permite să planificați, să gestionați și să alocați resursele mai eficient și mai eficace - mai ales dacă Microsoft Excel a avut un rol principal în...
Care este obiectivul final al managerilor de proiect? Finalizarea cu succes a proiectelor lor. Înșiși managerii de proiect recunosc că acest lucru nu se întâmplă prea des: conform ultimului sondaj Pulse of the Profession, mai puțin de 60% din proiecte sunt finalizate fie...
Gestionarea capacității este o strategie utilizată de întreprinderi pentru a utiliza cât mai bine eficiența producției în raport cu cererea pentru un serviciu sau un produs. Scopul final al gestionării capacității este de a: Identificarea și...