Gestionarea capacității este o strategie utilizată de întreprinderi pentru a utiliza la maximum eficiența producției în raport cu cererea pentru un serviciu sau un produs. Scopul final al gestionării capacității este de a:
Identificați și eliminați orice blocaje care împiedică procesul de producție sau procesul de furnizare a serviciilor.
Creșterea vitezei de producție prin optimizarea resurselor la îndemână, eliminând timpul neproductiv și alte constrângeri care pot afecta negativ capacitatea.
Gestionarea capacității ajută companiile să învingă provocările care apar atunci când trebuie să satisfacă cererile clienților - fie pe termen scurt, fie pe termen mediu. De asemenea, ajută la gestionarea operațiunilor lanțului de aprovizionare și la dezvoltarea planurilor organizaționale pentru viitor.
Organizațiile trebuie să analizeze cât de multe resurse sunt disponibile pentru a se asigura că acestea ating nivelul de producție într-o anumită perioadă. Producția, comerțul cu amănuntul, serviciile și tehnologia informației utilizează în mare măsură gestionarea capacității.
Pe scurt, iată care sunt obiectivele cheie ale gestionării adecvate a capacității:
Recunoașteți cerințele de capacitate pentru a îndeplini volumele de muncă preconizate, atât actuale, cât și viitoare.
Crearea și susținerea unui plan solid de gestionare a capacităților.
Asigurați-vă că obiectivele de performanță sunt îndeplinite în mod corespunzător, în termenul și cu bugetul corespunzător.
Monitorizarea consecventă a capacității pentru a sprijini gestionarea nivelului de servicii.
Sprijin în determinarea și rezolvarea incidentelor.
Examinați impactul variației asupra capacității și luați măsuri adecvate pentru a îmbunătăți performanța acolo unde este mai rentabil.
Gestionarea capacității este o parte importantă a unei organizații, dar de ce? Definiția gestionării capacității se referă la strategia utilizată de întreprinderi pentru a gestiona producția ca răspuns la cererea pieței, asigurând utilizarea optimă a resurselor și identificarea și eliminarea blocajelor pentru a obține un profit maxim. Iată câteva puncte pentru a discuta același lucru:
Evaluarea costurilor: Gestionarea capacității ajută organizațiile să își îmbunătățească capacitatea de a evalua costurile, în special în perioadele de creștere sau de recesiune. Aceasta ajută la identificarea schimbărilor bruște ale prețurilor și le ajută să acționeze în funcție de situație.
Eficiența producției: Programarea din timp a ciclurilor de producție și optimizarea eficienței producției.
Reducerea costurilor: Reducerea costurilor generale de desfășurare a activității.
Gestionarea inventarului: Ajută la o mai bună gestionare a stocurilor și la rezolvarea problemelor din cadrul lanțului de aprovizionare.
Alocarea resurselor: Alocarea resurselor umane și materiale într-un mod mai bun.
Scalare: Cel mai important, gestionarea capacității ajută la scalarea afacerii. Oferă o analiză aprofundată a modului de funcționare înainte de extinderea activității.
Iată cum poate arăta un proces tipic de gestionare a capacității. Un proces adecvat de gestionare a capacității asigură introducerea corectă a datelor, gestionarea eficientă a capacității, precum și eficiența și productivitatea generală a organizației. Cu toate acestea, aceste procese diferă de la organizație la organizație.
Previziunile și conductele de oportunități ajută la înțelegerea tipului de cerere care ar putea apărea în sezoanele următoare. De exemplu, trebuie să fie angajați mai mulți oameni, este nevoie de mai multe utilaje sau cele anterioare au nevoie de reparații sau întreținere.
Tendințele pieței și cererile clienților sunt în continuă evoluție. Acest lucru ajută la crearea unui portofoliu de oportunități. Este esențial să se înțeleagă dacă orice evenimente neprevăzute sau factori sezonieri afectează cererea.
Înainte de a crește producția în conformitate cu planul nou conceput, organizația trebuie să evalueze dacă capacitatea resurselor sau infrastructura existente poate gestiona această producție. Dacă nu este posibil, este posibil să fie necesară achiziționarea sau închirierea de noi utilaje, dispozitive sau echipamente.
Odată ce există un plan adecvat, este timpul să îl puneți în aplicare și să îl executați. Dacă este necesar să se introducă mai multe dispozitive sau utilaje pentru a crește producția, atunci planul ar trebui să fie achiziționarea de noi utilaje/dispozitive, instalarea acestora, demararea activității și îndeplinirea la timp a cerințelor suplimentare.
În cele din urmă, dacă nu monitorizați și nu analizați capacitatea de producție în mod continuu, s-ar putea să pierdeți factori importanți. În plus, la fel ca în cazul oricărui alt proces, există întotdeauna loc pentru îmbunătățiri.
Adesea, există o confuzie între gestionarea capacității și planificarea capacității. Deși sunt similare în anumite aspecte, ele sunt și destul de diferite. Gestionarea capacității are o sferă largă de aplicare, în timp ce planificarea capacității poate fi considerată un subset al gestionării capacității. Cu toate acestea, obiectivul final al ambelor este de a se asigura că există cantitatea potrivită de capacitate la momentul potrivit pentru a satisface cererile.
Conform lui Mike Wise, autor al blogului Microsoft DataDriven, "o mare diferență care deosebește planificarea capacității de gestionarea capacității este că planificarea capacității are o calitate "de aruncat". Adică, planificarea capacității este ceva care se face în avans. Este preluarea și evaluarea nevoilor, dar managementul capacității este întregul ciclu de viață al monitorizării, colectării datelor, analizării datelor, optimizării infrastructurii și aterizării din nou pe monitorizare."
Organizațiile digitale care intenționează să pună în aplicare o strategie câștigătoare de planificare și gestionare a capacității ar trebui să se gândească la acești termeni ca la entități separate.
Înainte de a vă apuca de gestionarea capacității, este important să îi acordați prioritate și să îi acordați întreaga atenție. Gestionarea eficientă a capacității include următoarele componente:
Reveniți la problemele anterioare care au apărut în gestionarea capacității și căutați orice tipare similare. Poate că a existat o anumită lună sau un anumit sezon în care gestionarea capacității a fost dificilă?
Luați în considerare câte persoane au plecat de la ultimul ciclu de gestionare a capacității și evaluați modul în care acest lucru ar afecta o perioadă care ar fi încărcată cu muncă. De asemenea, trebuie să țineți evidența persoanelor pe care le-ați angajat extern pe termen scurt.
Gestionarea eficientă a resurselor umane este esențială pentru atribuirea sarcinilor în funcție de punctele forte ale membrilor echipei, prevenirea epuizării, respectarea termenelor limită ale proiectelor și păstrarea angajaților și a clienților.
Examinați și gestionați orice factori operaționali care pot influența modul în care este gestionată capacitatea de lucru. De exemplu, implementarea software-ului cloud pentru centrele de contact poate spori eficiența operațiunilor de servicii pentru clienți prin furnizarea de caracteristici precum rutarea automată a apelurilor, analiza în timp real și integrarea cu alte canale de comunicare.
Acest lucru permite echipelor să se concentreze asupra a ceea ce este important și să se concentreze asupra proiectelor cu un potențial mai mare de rentabilitate a investiției prin implementarea unui management eficient al capacității de afaceri.
Este esențial să știm ce cerere a fost pusă pe echipe. De la clienții care achiziționează serviciile la proiectele interne care deblochează creșterea afacerii. O cunoaștere solidă a cererii garantează că oferta de resurse rămâne la niveluri adecvate.
Când vine vorba de muncă, există întotdeauna mai multe variabile în joc. Este esențial să înțelegeți care sunt aceste variante - și cum pot afecta capacitatea. Făcând acest lucru, vă asigurați că soluția pentru astfel de scenarii este cea mai eficientă.
După cum știm, planificarea capacității se bazează în principal pe estimări și previziuni. Din păcate, previziunile nu sunt întotdeauna exacte. Acesta este motivul pentru care planificarea gestionării capacității ar avea nevoie de ajustări recurente.
Gestionarea capacității este un concept larg și constă în termeni diverși pe care îi cunoașteți sau nu. Vom defini o componentă, capacitatea, raportul privind capacitatea, sistemul de informații privind gestionarea capacității (CMIS), performanța, managerii de capacitate și planul de capacitate.
Conform Institutului CIPS, "o componentă este o structură fundamentală a unui anumit serviciu, o parte esențială a unui serviciu". De exemplu, o bază de date este "componenta" unui server. Componentele sunt substanțiale, astfel încât trebuie să fie achiziționate, construite, întreținute și monitorizate.
Conform definiției Institutului CIPS, capacitatea "reprezintă resursele disponibile care pot fi mobilizate pentru a satisface un anumit nivel al cererii". Pentru a ilustra cu un exemplu, într-un restaurant, capacitatea reprezintă numărul de angajați disponibili, numărul de mese și scaune disponibile și intervalul de timp în care restaurantul este deschis.
Practic, definirea scenariilor pentru cererile preconizate. De exemplu, resursele necesare într-un anumit interval de timp. Planurile de capacitate ajută întreprinderile să ofere servicii adecvate clienților.
Un document care include date referitoare la serviciul furnizat, resursele utilizate și performanța generală a echipei. Rapoartele de capacitate ajută managerii să ia deciziile corecte.
Un depozit virtual pentru colectarea și stocarea datelor referitoare la capacitate.
În managementul capacității, managementul performanței este o măsură care reflectă cât de repede poate răspunde un sistem la solicitări.
Gestionarea capacității este o sarcină esențială în cadrul unui spațiu de lucru. Gestionarea eficientă a capacității este esențială pentru satisfacerea cererii, optimizând în același timp resursele și gestionarea proiectelor. Dar nu este una ușoară. Conform Forbes, mai jos sunt prezentate provocările comune cu care se confruntă în timpul procesului de gestionare a capacității. Să le explorăm în detaliu.
În fiecare zi, planificatorii de capacitate trebuie să se ocupe de o mulțime de informații care trebuie adăugate la foi de calcul pentru proiecte, de cele mai multe ori manual. Pentru un proces continuu de gestionare a capacităților, datele adăugate trebuie să fie exacte și menționate într-un format adecvat.
O provocare legată de complexitate este destul de asemănătoare cu o provocare legată de date. Deoarece planificarea capacității implică ca managerii să lucreze cu nenumărate calcule și formule complexe, greșelile sunt inevitabile. De exemplu, adăugarea de date inexacte la foaia de calcul. Din păcate, astfel de apariții pot descuraja întregul proces.
Comunicarea este piatra de temelie a oricărei companii de succes. Lipsa de comunicare sau, mai rău, o comunicare inadecvată poate duce la o mulțime de probleme. Pentru a evita astfel de scenarii, este esențial ca toți angajații care fac parte din procesul de gestionare a capacității să facă schimb de informații în mod regulat.
Managerii din întreaga lume au inventat câteva strategii de gestionare a capacității pentru a obține rezultate mai bune. Aruncați o privire la aceste strategii de gestionare a capacității utilizate pe scară largă:
În această strategie conservatoare și reactivă, un manager înțelege mai întâi capacitatea și apoi așteaptă până când există o creștere corespunzătoare și constantă a cererii. După aceea, managerul crește producția la un anumit nivel care este suficient pentru a satisface nevoile pieței în acel moment.
În timp ce strategia de întârziere este mai subtilă și prezintă mai puține riscuri, strategia de avans este aproape opusul acesteia. În acest caz, întreprinderea își mărește capacitatea de producție chiar înainte de a se înregistra o creștere a cererii.
Strategia dinamică este determinată de previziuni și se bazează în principal pe tendințele actuale ale pieței. În acest caz, managerul ia datele privind vânzările și tendințele actuale și le analizează împreună pentru a face ajustări în producție.
Strategia Match este un amestec de strategii lead și lag. În acest caz, întreprinderea își mărește capacitatea după examinarea cererii actuale de pe piață. În momentul în care este evident că va exista o creștere a cererii, societatea mărește treptat producția.
Managementul capacității este utilizat de companiile de software, de echipele de operațiuni financiare, agenții de creație, precum și echipele de produse pentru a-și maximiza producția și a satisface cererea în mod eficient. Să luăm exemplul unui producător de televizoare. Pentru un producător de televizoare există două lucruri:
Acestea trebuie să se asigure că pot satisface cererile consumatorilor pe tot parcursul anului cu resursele disponibile.
Recent, compania a prognozat că cererea de televizoare ar putea crește deoarece Cupa Mondială începe în 8 luni.
Deoarece va exista o creștere a cererii, managerii companiei trebuie să înțeleagă numărul aproximativ de televizoare care trebuie vândute pentru a satisface cererea în creștere. O astfel de analiză poate reflecta faptul că vor avea nevoie de mai multe resurse și forță de muncă pentru a face față cererii în creștere, dar se preconizează, de asemenea, că cererea ar putea scădea de îndată ce Cupa Mondială se va încheia.
Prin urmare, în acest caz, compania poate dori mai degrabă să închirieze utilajele sau să lucreze cu diferiți contractanți pentru acea perioadă de timp, în loc să cumpere utilaje noi sau să angajeze oameni noi. De îndată ce închirierea și forța de muncă sunt la locul lor, producția poate începe. Cu toate acestea, compania va trebui să o înceapă cu cel puțin 2-3 luni înainte de începerea Cupei Mondiale. Acest lucru va garanta că televizoarele au ajuns la canalele de vânzare cu amănuntul și sunt disponibile exact atunci când se înregistrează o creștere a cererii.
O agenție de creație poate livra 700 de proiecte pe săptămână.
O brutărie poate coace 80 de plăcinte pe zi.
O linie de producție auto poate asambla 200 de mașini pe lună.
Gestionarea capacității este mai mult decât un simplu proces strategic - este o practică vitală care asigură că întreprinderile pot satisface cererile în mod eficient și durabil. Prin gestionarea eficientă a capacității, organizațiile pot să își optimizeze resursele, reducerea costurilor și menținerea unor niveluri ridicate de servicii, chiar și în perioade de fluctuație a cererii. Aceasta implică un ciclu continuu de planificare, monitorizare și adaptare la schimbările interne și externe. Pe măsură ce întreprinderile se străduiesc să se extindă și să răspundă dinamicii pieței, o strategie solidă de gestionare a capacității va fi esențială pentru atingerea excelenței operaționale și susținerea creșterii. Adoptarea celor mai bune practici și valorificarea strategiilor adaptate nevoilor specifice va permite organizațiilor să facă față provocărilor și să profite de oportunități, îmbunătățind astfel performanța și competitivitatea generală.
Calendarul de resurse (sau calendarul de management al proiectului, sau calendarul de planificare a proiectului, software-ul de planificare a resurselor) vă permite să planificați, să gestionați și să alocați resursele mai eficient și mai eficace - mai ales dacă Microsoft Excel a avut un rol principal în...
Care este obiectivul final al managerilor de proiect? Finalizarea cu succes a proiectelor lor. Înșiși managerii de proiect recunosc că acest lucru nu se întâmplă prea des: conform ultimului sondaj Pulse of the Profession, mai puțin de 60% din proiecte sunt finalizate fie...
Dacă nu folosiți un software excelent de planificare a resurselor, ar fi bine să căutați tehnici de planificare. Tehnicile de planificare ajută la alinierea calendarului proiectului, a domeniului de aplicare și a resurselor. O planificare trebuie să se încadreze într-un interval de timp specificat și...