Ce veți obține datorită acestui articol:

Influența software-ului de gestionare a resurselor asupra finalizării la timp a unui proiect.

Cum să începeți un proiect pentru a pierde mai puțin.

Lansarea proiectului este un moment în care se fac presupuneri și se iau decizii care, în cele din urmă, pot face sau desface proiectul.

În această etapă, trebuie să vă pregătiți, să adunați cât mai multe informații folosind un sistem de gestionare a documentelor, să evaluați volumul de muncă și să vă repartizați resursele cu atenție. Iar uneori ar putea fi o idee grozavă să folosiți un software personal de gestionare a proiectelor.

Pe de altă parte, este și momentul în care trebuie să dați startul pentru a da tonul întregului proiect și pentru a stabili o cultură eficientă și pozitivă pentru echipa dumneavoastră.

Cum să vă asigurați că începeți cu piciorul drept cu o întâlnire de lansare a proiectului?

La Teamdeck - care a creat software-ul de gestionare a resurselor - ne angajăm să ajutăm colegii manageri de proiect să estimeze, să planifice, să execute și să monitorizeze mai bine proiectele. Acesta este motivul pentru care am pregătit un ebook gratuit despre cele mai bune practici de gestionare a resurselor.

Acest articol este un extras din ebook-ul nostru, în care discutăm următorii pași cruciali, care sunt esențiali pentru a vă asigura că proiectul dvs. va avea succes. O agendă structurată pentru reuniunea de lansare a proiectului este vitală pentru a menține reuniunea raționalizată și eficientă, pentru a implica activ echipa și părțile interesate și pentru a face ajustări pentru lansările proiectelor agile.

Înțelegerea proiectului: Primul pas către succes

Înțelegerea deplină a proiectului înseamnă că cunoașteți așteptările părților interesate în ceea ce privește produsul final și domeniul de activitate al echipei dumneavoastră. Criteriile de succes ar trebui să fie definite în mod clar. Unele dintre cele potențiale și măsurabile sunt: livrarea la timp, respectarea bugetului inițial și atingerea obiectivelor de vânzări. Aceste criterii nu numai că oferă o direcție clară, dar servesc și ca puncte de referință pentru evaluarea progresului și a succesului proiectului.

Detaliile despre proiect, cum ar fi scopurile și obiectivele, calendarul, bugetul și rezultatele proiectului ar fi trebuit să fie deja incluse în fișa de proiect. Citiți-l cu atenție și rezumați ce detalii puteți obține din el și ce lipsește. Este esențial să vă asigurați că rezumatul proiectului este cuprinzător și abordează toate aspectele critice ale proiectului. Un rezumat de proiect bine redactat pune bazele unei planificări și executări eficiente a proiectului.

Dacă ceva nu este clar, nu așteptați să stabiliți o convorbire cu clientul. Este important să adunați cât mai multe informații despre proiect înainte chiar de a începe să planificați lucrările. Această abordare proactivă ajută la identificarea timpurie a potențialelor probleme și permite rezolvarea în timp util, prevenind astfel orice neînțelegeri sau întârzieri mai târziu în cadrul proiectului.

Atunci când simțiți că aveți suficiente detalii, invitați clientul la întâlnirea de lansare a proiectului. Puteți face acest lucru în persoană, prin Skype sau chiar să organizați o conferință telefonică mai profesională. Ideea este o sală de întâlnire în care să vorbiți despre domeniul de aplicare al proiectului, așteptările clientului, ce puteți livra și cum. Această întâlnire dă tonul proiectului și se asigură că toată lumea este pe aceeași lungime de undă în ceea ce privește obiectivele și produsele livrabile ale proiectului.

Identificarea rolurilor și responsabilităților: Cine face ce în cadrul echipei de proiect?

Atunci când înțelegeți pe deplin obiectivele comune ale proiectului, este momentul să identificați de cine veți avea nevoie pentru a-l realiza și cine este responsabil pentru ce. Definirea clară a rolurilor și responsabilităților membrilor echipei de proiect ajută la evitarea confuziei și asigură responsabilitatea. Fiecare membru al echipei trebuie să știe ce se așteaptă de la el și cum contribuie munca sa la obiectivele generale ale proiectului.

Aceasta înseamnă că trebuie să urmăriți identificarea rolurilor din cadrul proiectului - pe cine anume ar trebui să implicați? Sau: care sunt rolurile fără de care proiectul nu poate fi finalizat? Acest lucru implică identificarea competențelor și expertizei cheie necesare pentru proiect și corelarea acestora cu membrii echipei dumneavoastră. De asemenea, este esențial să luați în considerare disponibilitatea și volumul de lucru al echipei dvs. pentru a vă asigura că aceasta poate dedica proiectului timpul și efortul necesare.

În funcție de proiect și de cerințele clientului, este posibil să aveți nevoie de dezvoltatori frontend și/sau backend, designeri grafici, motion designeri sau specialiști în marketing și copywriteri. Fiecare rol trebuie să fie clar definit, cu sarcini și responsabilități specifice atribuite fiecărui membru al echipei. Acest lucru ajută la asigurarea faptului că toate aspectele proiectului sunt acoperite și că nimic nu rămâne nerezolvat.

Atunci când știți exact pe cine trebuie să implicați în proiect, găsiți cei mai buni angajați pentru această sarcină. Puteți face acest lucru prin evaluarea competențelor lor - utilizați o matrice de competențe pentru a face acest lucru. O matrice de competențe este un tabel simplu care include competențele angajaților și ajută la evaluarea și notarea acestora pentru a vedea dacă se pot ocupa sau nu de sarcini. Acest instrument este neprețuit în identificarea persoanelor potrivite pentru sarcinile potrivite, asigurându-vă astfel că echipa dvs. de proiect este bine echipată pentru a face față provocărilor proiectului.

După ce ați identificat rolurile și persoanele care sunt capabile să le îndeplinească, verificați disponibilitatea angajaților dvs. și repartizați-i la următorul proiect. Acest lucru implică programarea și planificarea resurselor pentru a vă asigura că membrii echipei dvs. nu sunt suprasolicitați și pot oferi cele mai bune performanțe. Gestionarea eficientă a resurselor este esențială pentru a vă asigura că proiectul dvs. rămâne pe drumul cel bun și este finalizat la timp și în limitele bugetului.

Sfat util: Dacă nu utilizați o matrice de competențe, ați putea folosi o listă de angajați, descriind competențele și experiența acestora. Aceasta ajută la evitarea subutilizării angajaților și a suprarezervării, deoarece vizibilitatea resurselor disponibile poate asigura o mai bună alocare a forței de muncă.

Elaborarea unui plan de proiect cuprinzător: Evitarea capcanelor

Există toate motivele să credeți că faza de planificare poate face sau desface proiectul dumneavoastră. Estimările inexacte, deciziile personale greșite și neglijarea riscurilor potențiale sunt adesea cauza întârzierilor și a modificărilor bugetare. Planificarea eficientă implică nu numai conturarea sarcinilor și activităților necesare pentru finalizarea proiectului, ci și anticiparea potențialelor provocări și elaborarea de strategii pentru atenuarea acestora. Atunci când planificați un proiect extern, este esențial să dați tonul și viziunea, să stabiliți obiective, sarcini și termene comune și să pregătiți echipa de proiect pentru întâlnirea oficială de lansare cu clientul.

Conform datelor din 2016, doar 49% din proiecte sunt finalizate la timp. În plus, 53% din toate proiectele rămân în limitele bugetului. - PMI. Aceste statistici evidențiază importanța planificării eficiente a proiectelor și a gestionării resurselor în asigurarea succesului proiectelor.

Gestionarea resurselor proiectului este unul dintre ingredientele-cheie ale planificării eficiente și ale fazei de inițiere a proiectului. Ați identificat deja rolurile necesare pentru succesul proiectului și persoanele potrivite, care se pot ocupa de sarcini. Acum, este momentul să alocați eficient resursele și să vă asigurați că acestea sunt utilizate în mod optim pe parcursul proiectului.

Pentru o mai bună gestionare a angajaților și a proiectelor, o estimare a duratei de timp în care veți avea nevoie de anumite persoane implicate în care dintre următoarele aspecte va contribui la demararea unui proiect. Un calendar actualizat al resurselor este esențial și vă va ușura mult munca. Acest calendar ar trebui să includă nu numai disponibilitatea membrilor echipei dvs., ci și orice alte angajamente pe care aceștia le pot avea, cum ar fi alte proiecte sau timp liber personal.

Știind cine și pentru cât timp va fi necesar în proiectul dumneavoastră, stabiliți un calendar al proiectului. Aceasta ar trebui să includă aspecte precum disponibilitatea resurselor, alte proiecte la care pot lua parte sau angajamente pe care le pot avea, zilele lor libere și sărbătorile naționale. Atunci când lucrați cu membri ai echipei de la distanță, luați în considerare fusurile orare. Acest nivel de planificare detaliată contribuie la asigurarea faptului că calendarul proiectului dvs. este realist și realizabil.

În acest fel, veți evita suprarezervarea sau subutilizarea angajaților și veți stabili fluxul corect al proiectului încă de la început. Teamdeck este un instrument de gestionare a resurselor și de urmărire a timpului, cu funcții de urmărire a timpului angajaților și sistem de gestionare a concediilor, pe care le puteți utiliza pentru alocarea și monitorizarea angajaților și a resurselor. Aceste instrumente oferă vizibilitate în timp real asupra disponibilității și utilizării resurselor, ajutând astfel la luarea de decizii în cunoștință de cauză și la efectuarea ajustărilor necesare.

Estimarea resurselor și a sarcinilor: Obținerea rezultatelor corecte

Pentru a crea un plan de acțiune complet al proiectului, trebuie să estimați timpul de care au nevoie angajații dvs. pentru a finaliza activitățile. Estimările pot fi dificile, deoarece, atunci când sunt făcute prost, ele pot face mai mult rău decât bine proiectului dumneavoastră. Estimarea precisă necesită o înțelegere profundă a sarcinilor implicate, a competențelor necesare și a capacității echipei dumneavoastră. Aceasta include considerații specifice pentru estimarea resurselor și a sarcinilor pentru proiectele interne, cum ar fi pregătirea echipei de proiect pentru reuniunea oficială de lansare și organizarea unei reuniuni interne de lansare a proiectului.

În articolul său "De ce estimăm?", John Cutler a subliniat importanța contextului în estimare. Estimările ar trebui să se bazeze pe date istorice și pe contextul specific al proiectului curent. Acest lucru contribuie la asigurarea faptului că estimările sunt realiste și realizabile.

Pe de altă parte, pentru mulți, estimarea sarcinilor în ore este egală cu citirea frunzei de ceai. De aceea, din propria noastră experiență, este mai sigur să măsurăm poveștile utilizatorilor în puncte de poveste. Story points sunt unitățile de măsură care vă permit să evaluați dimensiunea diferitelor povești ale utilizatorilor. Ele sunt relative, ceea ce înseamnă că o poveste de 4 puncte este de două ori mai mare decât una de 2 puncte. Această tehnică de estimare relativă ajută la asigurarea faptului că estimările sunt coerente și comparabile între diferite sarcini.

Odată ce ați stabilit punctele de poveste (scara poate fi 1-10), trebuie să le încadrați în viteza echipei. Dacă echipa a reușit să aloce suficient timp pentru a finaliza povești în valoare de 14 puncte în iterația anterioară, este probabil să finalizeze din nou aceeași cantitate de muncă. Acest lucru ajută la stabilirea unor obiective realiste și realizabile pentru proiect.

Atunci când dispuneți de estimările punctului de poveste pentru toate elementele dorite în proiectul dvs., puteți împărți acest număr la viteza echipei și să obțineți un număr de iterații necesare pentru finalizarea proiectului. Acest lucru ajută la asigurarea faptului că calendarul proiectului este realist și realizabil.

Atunci când alocați timp pentru a gestiona anumite persoane, luați în considerare capacitatea lor de resurse, atât în ceea ce privește cantitatea de muncă pe care o pot face pe baza experienței lor, cât și "orele de lucru" din timpul zilei. Acest lucru ajută la asigurarea faptului că membrii echipei dvs. nu sunt suprasolicitați și pot oferi cele mai bune performanțe.

Asigurați-vă că înțelegeți diferența dintre timpul ideal și timpul scurs. Primul este timpul petrecut efectiv pentru o anumită sarcină, în timp ce ultimul include așteptarea, perturbările, schimbarea contextului și pregătirile. Această distincție este esențială pentru a vă asigura că estimările dvs. sunt realiste și iau în considerare diverșii factori care pot avea un impact asupra timpului real necesar pentru finalizarea unei sarcini.

Rețineți că atunci când întrebați dezvoltatorii cât timp va dura o anumită sarcină, aceștia vă vor oferi o estimare în "timpul ideal", adică o perioadă de lucru neîntreruptă. Acest lucru ajută la stabilirea unor așteptări realiste și la asigurarea faptului că calendarul proiectului este realizabil.

Executarea planului de proiect: Transformarea planurilor în acțiuni

Execuția este etapa în care planul se transpune în acțiune. Această fază implică coordonarea de către managerul de proiect a persoanelor și resurselor, precum și integrarea și realizarea activităților proiectului în conformitate cu planul de gestionare a proiectului. În timpul execuției, este esențial să urmăriți progresul proiectului pentru a vă asigura că acesta se îndreaptă în direcția corectă. Reuniunile periodice privind stadiul proiectului pot fi foarte utile. Aceste reuniuni ar trebui să acopere ceea ce s-a făcut, ceea ce este în curs de desfășurare și ceea ce mai trebuie făcut.

Comunicarea este esențială în această fază. Utilizați un software de gestionare a proiectelor pentru a ține toată lumea la curent și pentru a urmări progresul proiectului. Instrumente precum Teamdeck pot ajuta la programarea, gestionarea sarcinilor și urmărirea timpului. Aceste instrumente oferă vizibilitate în timp real asupra progresului proiectului și ajută la identificarea timpurie a oricăror probleme, permițând astfel rezolvarea în timp util.

Monitorizare și control: Menținerea proiectului pe drumul cel bun

Procesele de monitorizare și control sunt necesare pentru a urmări, revizui și reglementa progresul și performanța proiectului și pentru a identifica orice domenii în care sunt necesare modificări ale planului. Această fază asigură îndeplinirea obiectivelor proiectului prin măsurarea și monitorizarea performanței proiectului.

Printre instrumentele și tehnicile pe care le puteți utiliza în această fază se numără evaluările performanței, gestionarea valorii câștigate și software-ul de gestionare a proiectelor. Sesiunile regulate de raportare și revizuire ajută la menținerea proiectului pe drumul cel bun. Aceste sesiuni oferă o oportunitate de a examina progresul proiectului, de a identifica orice probleme și de a face ajustările necesare pentru a vă asigura că proiectul rămâne pe drumul cel bun.

Încheierea proiectului: Asigurarea unei încheieri fără probleme

Încheierea unui proiect implică finalizarea tuturor activităților din toate grupurile de procese de gestionare a proiectelor pentru a finaliza oficial proiectul sau faza. Aceasta include obținerea aprobării clientului, predarea documentației proiectului, eliberarea resurselor proiectului și efectuarea unei revizuiri post-proiect.

O analiză post-proiect vă ajută să înțelegeți ce a mers bine și ce ar putea fi îmbunătățit în proiectele viitoare. Acesta este un pas important pentru îmbunătățirea continuă în gestionarea proiectelor. Perspectivele obținute în urma acestor analize pot fi de neprețuit în îmbunătățirea proceselor de gestionare a proiectelor și în asigurarea succesului proiectelor viitoare.

Concluzie: Succesul proiectului depinde de înțelegere

Începutul creării unui nou proiect nu trebuie să fie atât de stresant și descurajant cum spun unii. Dacă ați stabilit un proces corect încă de la început și l-ați urmat pas cu pas, prima dvs. întâlnire la locul de muncă nu numai că poate fi mai ușoară, dar puteți evita să faceți unele greșeli frecvente.

Pentru a rezuma ceea ce am discutat în acest articol, asigurați-vă că urmați acești pași simpli prin e-mail:

În acest fel, vă veți asigura că știți totul despre cerințele proiectului, disponibilitatea resurselor proprii, așteptările stabilite și calendarul înainte de demararea proiectului.

Încă nu știți cum să începeți un proiect?

Permiteți echipei dvs. să dea tot ce are mai bun cu un software eficient de planificare a resurselor

Posturi conexe