Atunci când sunt întrebați care sunt dezavantajele meseriei de manager de proiect, unii oameni ar enumera orele lungi și presiunea substanțială. Nu se poate nega faptul că munca de manager de proiect vă poate solicita să faceți apeluri dificile sau să faceți ore suplimentare. Acest lucru nu înseamnă, totuși, că este o profesie stresantă și epuizantă prin design.
Pe de altă parte, managerii de proiect se simt adesea copleșiți de volumul de muncă pe care îl au. Dacă sunteți unul dintre ei, poate doriți să vă analizați mai atent volumul de muncă și să vă întrebați:
Sunt afectat de un job creep?
Citiți mai departe pentru a afla ce este "job creep" și care sunt cauzele sale. De asemenea, vom enumera măsurile pe care le puteți lua pentru a vă readuce viața profesională pe drumul cel bun.
Depășirea locului de muncă, denumită și rătăcirea roluluise întâmplă atunci când o persoană îndeplinește sarcini care sunt în afara rolului său sau a domeniului de aplicare convenit al postului său.
Rețineți că "job creep" poate afecta persoane care lucrează în roluri diferite. În esență, aceasta înseamnă îndeplinirea sarcinilor care ar trebui îndeplinite de alți membri ai echipei. Pentru managerii de proiect, aceste sarcini sunt de obicei legate de livrarea proiectului, gestionarea echipei sau gestionarea relațiilor cu clienții.
Michael Wellin, în cartea sa Gestionarea contractului psihologic: utilizarea înțelegerii personale pentru creșterea performanței în afaceri, aduce în discuție un aspect foarte interesant cu privire la schimbarea rolurilor:
Depășirea atribuțiilor presupune presiuni continue asupra angajaților pentru a oferi mai mult decât cerințele normale ale postului lor. Aceasta este o situație în care norma de reciprocitate care a evoluat de-a lungul timpului nu se mai aplică. În schimb, angajatorul își mărește treptat cerințele față de angajați. Comportamentul și performanța care anterior erau discreționare devin acum din ce în ce mai așteptate sau sunt considerate de angajator ca fiind de la sine înțelese. (Wellin, 2007, p. 90)
După cum puteți vedea, "job creep" vă face să munciți mai mult pentru o anumită perioadă de timp (de exemplu, până la lansarea proiectului), dar poate evolua și într-o situație constantă atunci când angajatorul se așteaptă să jonglați mereu cu toate aceste sarcini. Este benefic pentru managerii de proiect să identifice și să oprească "role creep" sau să îl prevină de la bun început.
Pentru a înțelege mai bine fenomenul în sine, haideți să aruncăm o privire asupra unor cauze comune ale "job creep".
Factorul-cheie care stă la baza "job creep" în rândul managerilor de proiect este natura profesiei lor. Pe scurt, alți oameni tind să nu înțeleagă acest rol. Elizabeth Harrin, autoarea cărții Ghidul rebelului pentru PM, admite că oamenii la locul de muncă "adesea nu înțeleg ce face ea". Atunci când este cazul, așteptările față de managerii de proiect pot fi nerezonabile.
Ideea de a fi persoana care "se ocupă de proiect" îi face pe managerii de proiect vulnerabili la schimbarea rolurilor. La urma urmei, aproape orice sarcină poate fi scuzată ca fiind legată de proiect. Ca urmare, managerii de proiect pot simți că, în cele din urmă, depinde de ei să livreze ceva, chiar dacă există alte persoane în echipă care ar trebui să se ocupe de o anumită sarcină.
Ce se întâmplă dacă nu există persoane care să fie mai bine echipate pentru a îndeplini anumite sarcini? Excesul de posturi poate apărea, de asemenea, ca o consecință a lipsei de personal și a Prognoza resurselor umane. Dacă nu există nimeni care să îndeplinească o sarcină, PM sfârșește adesea prin a o face.
Managerii de proiect pot simți nevoia să intervină și să ajute la sarcinile de producție. Presiunea este asupra lor, deoarece ei comunică rezultatul proiectului părților interesate. Aleksandar Olic a spus-o frumos atunci când el a scris:
Acest lucru poate duce la o criză de identitate. Ei nu pot controla în mod direct modul în care un site web sau o aplicație va funcționa sau va arăta, dar sunt considerați responsabili pentru rezultatul final. De asemenea, atunci când vine vorba de prezentarea lucrării, se așteaptă ca ei să știe și să vorbească despre tot, ca și cum ei ar fi fost cei care au creat-o.
Un alt factor care face ca managerii de proiect să fie expuși alunecării de rol este faptul că fiecare proiect este diferit și, ca atare, necesită o anumită versatilitate din partea managerului de proiect. În timp ce această versatilitate poate fi adesea limitată la utilizarea instrumentelor și tehnicilor adecvate, ea ar putea, de asemenea, să îi determine pe managerii de proiect să își asume o gamă mai largă de sarcini pentru că ei consideră că proiectul lor necesită acest lucru. În cazul în care domeniul de aplicare devine din ce în ce mai larg pe măsură ce proiectul avansează, este vorba despre o extindere a sarcinilor.
În cele din urmă, experiența la locul de muncă se dovedește a fi foarte importantă pentru managerii de proiect. Acest lucru este valabil și atunci când vine vorba de schimbarea rolurilor. În timp ce managerii de proiect fără experiență pot avea o bază teoretică foarte solidă, aceștia se pot confrunta cu dificultăți în a jongla cu mai multe sarcini și în a recunoaște depășirea rolurilor.
Excesul de sarcini în gestionarea proiectelor poate fi prevenit. Chiar dacă îi resimțiți deja consecințele, puteți lua unele măsuri de remediere.
Acțiunea fundamentală este să vă asigurați că toată lumea este pe aceeași lungime de undă în ceea ce privește rolul dumneavoastră în cadrul proiectului. Prin toată lumea înțelegem:
Prezentarea responsabilităților dvs. și chiar oferirea de exemple de lucruri care sunt în afara rolului dvs. vă vor ajuta să stabiliți așteptările cu privire la performanța dvs. În mod ideal, ar trebui să faceți acest lucru la începutul proiectului (sau atunci când negociați o ofertă de muncă), dar puteți face acest lucru și atunci când observați consecințele negative ale manipulării rolurilor.
Ceea ce este în afara domeniului de aplicare pentru un rol de PM poate diferi ușor de la un proiect la altul, dar dacă aveți nevoie de inspirație pentru a vă enumera sarcinile principale, consultați aceasta articol de la managerul de proiect digital.
Odată ce responsabilitățile și sarcinile potențiale sunt prezentate - știți ce pentru a lucra - este timpul să stabilim unele reguli cu privire la cum. Gândiți-vă la timpul dvs. și încercați să îl protejați: stabiliți orele de lucru în care sunteți disponibil pentru a vă ajuta echipa, comunicați-vă zilele libere, planificați ce să faceți atunci când volumul de muncă devine dificil de gestionat.
Poate ați observat până acum că majoritatea acestor sfaturi pentru evitarea derapajelor au legătură cu comunicarea adecvată. Transparența proiectului vă va ajuta să vă țineți sub control volumul de muncă, dar și să împiedicați membrii echipei dvs. să se deprindă cu munca. Creșteți vizibilitatea sarcinilor dvs. și ale echipei dvs., profitând de calendarele de resurse și de fișele de pontaj. Gestionarea proiectelor și instrument de gestionare a resurselor vă va ajuta să planificați eficient activitatea, dar și să repartizați sarcinile cu persoanele care au cele mai adecvate competențe.
Vorbind despre abilități și competențe: în calitate de manager de proiect, vă puteți simți perfect apt să faceți ceva (de exemplu, să concepeți un formular web) datorită experiențelor profesionale anterioare sau intereselor personale. Iar în cazuri rare, managerii de proiect pot fi simultan responsabili și de unele aspecte ale producției. Cu toate acestea, dacă rolul dvs. nu este hibrid, rămâneți la atribuțiile dvs. de PM de dragul succesului proiectului.
Acest lucru nu înseamnă că designul sau codul dvs. sunt de slabă calitate. Nu este neapărat cazul. Cu toate acestea, atunci când dedicați efort sarcinilor "extracurriculare", aveți mai puțin timp pentru a vă îndeplini sarcinile principale.
Ultimul sfat va fi util în special pentru managerii de proiect care au început recent să lucreze în industrie. Deși sunteți cu siguranță calificați pentru acest rol, rețineți că există o curbă de învățare. Acest lucru este valabil mai ales în ceea ce privește lucrurile care sunt mai puțin tangibile: Job creep ar fi unul dintre ele.
Sunt șanse să existe manageri de proiect mai experimentați care lucrează în cadrul companiei dumneavoastră. Poate chiar există un program de mentorat? Dacă nu, veniți cu o idee pentru întâlniri de împărtășire a cunoștințelor. De asemenea, puteți participa la evenimente și conferințe PM organizate de comunitățile locale.
Chiar dacă nu puteți participa la întâlniri față în față, aveți în continuare acces la resurse utile. Urmăriți canale și bloguri dedicate gestionării proiectelor și create de colegi practicieni în domeniul gestionării proiectelor. . Iată câteva postări de pe propria noastră platformă pe care le-ați putea găsi deosebit de valoroase:
Calendarul de resurse (sau calendarul de management al proiectului, sau calendarul de planificare a proiectului, software-ul de planificare a resurselor) vă permite să planificați, să gestionați și să alocați resursele mai eficient și mai eficace - mai ales dacă Microsoft Excel a avut un rol principal în...
Care este obiectivul final al managerilor de proiect? Finalizarea cu succes a proiectelor lor. Înșiși managerii de proiect recunosc că acest lucru nu se întâmplă prea des: conform ultimului sondaj Pulse of the Profession, mai puțin de 60% din proiecte sunt finalizate fie...
Gestionarea capacității este o strategie utilizată de întreprinderi pentru a utiliza cât mai bine eficiența producției în raport cu cererea pentru un serviciu sau un produs. Scopul final al gestionării capacității este de a: Identificarea și...