Idei pentru o întâlnire Scrum zilnică eficientă

Desfășurarea unei întâlniri Scrum zilnice este o tradiție pe care multe echipe o urmează. Unele dintre ele văd rezultate tangibile ale acestor întâlniri, în timp ce altele se luptă să mențină impulsul. Poate că vă aflați într-unul dintre aceste grupuri sau poate că nici măcar nu organizați ședințe zilnice pentru echipa dvs. Scrum. Astăzi, vom încerca să vă arătăm moduri în care puteți începe sau îmbunătăți Scrum-ul zilnic al echipei dvs.

Să începem prin a ne referi la Ghidul Scrum, care este o sursă excelentă de informații despre toate aspectele legate de Scrum, inclusiv întâlnirile Scrum. Acesta definește Scrum-ul zilnic ca fiind "un eveniment de 15 minute cu interval de timp limitat pentru echipa de dezvoltare. Scrum-ul zilnic are loc în fiecare zi a Sprint-ului. În cadrul acestuia, echipa de dezvoltare își planifică activitatea pentru următoarele 24 de ore."

Privind la această definiție, întâlnirea zilnică Scrum pare destul de simplă. Cu toate acestea, detaliile subtile vă pot deruta ședințele de echipă și le pot transforma în actualizări de stare neproductive. Pentru a ajunge la esența problemei, vom începe prin a recapitula obiectivele acestor întâlniri zilnice.

Căutați mai multe sfaturi de specialitate privind gestionarea proiectelor? Consultați Lista de verificare GRATUITĂ pentru planificarea sprintului acum!

Care este obiectivul întâlnirii zilnice Scrum?

Scrum-ul zilnic este o oportunitate pentru echipa dvs. de a:

• Inspectați progresul către obiectivul Sprintului. Acesta ar trebui să fie accentul ședințelor de lucru ale echipei dvs.: unde ne aflăm în raport cu obiectivul actual al Sprint-ului?
• Sincronizați activitățile și planificați următoarele 24 de ore. Fiți atenți la acest lucru, pentru că veți vedea în curând că acest obiectiv al unei întâlniri zilnice Scrum este adesea neglijat și, în schimb, oamenii se concentrează pe munca care a fost deja făcută.
• Identificați impedimentele care ar putea bloca progresul activității. Pe hârtie, este grozav că membrii echipei au ocazia să revadă problemele în fiecare zi. Aceasta le oferă tuturor un avans și o șansă de a le aborda înainte ca acestea să escaladeze. În realitate, unele echipe, din păcate, tind să ignore această parte a întâlnirilor zilnice Scrum.
• Eliminați alte întâlniri. Atunci când stabiliți un plan pentru următoarele 24 de ore în 15 minute, economisiți o mulțime de timp de ședință. Nu uitați să consultați ghidul nostru pentru gestionarea eficientă a reuniunilor și învățați cum să faceți productive și întâlnirile care nu fac parte din Scrum.
• Promovați transparența și îmbunătățiți comunicarea. O întâlnire zilnică Scrum este o modalitate excelentă pentru echipa dvs. de a obține o înțelegere clară a ceea ce se întâmplă în proiect și să discute o strategie pentru a atinge obiectivul Sprint.

Un maestru Scrum ar trebui să fie prezent în timpul reuniunii zilnice Scrum?

Rolul maestrului Scrum este de a se asigura că fiecare membru al echipei înțelege scopul acestor întâlniri, însă echipa de dezvoltare este responsabilă de desfășurarea ședinței zilnice de standup. Această abordare ajută la promovarea responsabilității echipei și a spiritului de autoorganizare. În cele din urmă, atunci când echipa este capabilă să desfășoare sesiuni Daily Scrum eficiente și eficace, maestrul Scrum nici nu trebuie să fie prezent pe durata acestora.

Prin ce diferă o întâlnire Scrum zilnică de o întâlnire de stare?

Mulți practicieni Scrum subliniază faptul că este esențial să nu lăsați întâlnirile zilnice Scrum ale echipei dvs. să se transforme în întâlniri de stare. Problema este că mulți oameni nu văd cu adevărat o diferență semnificativă între cele două. Vom încerca să clarificăm lucrurile.

Când vă gândiți la actualizările de stare (întâlniri sau, de exemplu, scris rapoarte privind stadiul proiectului), probabil vă imaginați că dvs. și echipa dvs. raportați cuiva, fie că este vorba de un manager sau de un client. Iată care este problema: în timpul unei ședințe zilnice, echipa dvs. nu raportează nimănui. În schimb, lucrează împreună pentru a elabora un plan pentru următoarele 24 de ore.

O altă diferență între Daily Scrum și reuniunile de stare este ceea ce se discută în timpul acestora. Actualizările de stare sunt adesea recapitulări ale celor care au făcut ce și care a fost rezultatul acestei acțiuni. Aici lucrurile pot deveni puțin neclare. La urma urmei, participanții la o întâlnire Scrum zilnică discută, de asemenea, despre munca depusă. Diferența este că rezultatul principal al reuniunilor zilnice nu ar trebui să fie o listă a lucrurilor care au fost făcute, ci o viziune colaborativă asupra modului în care echipa Scrum poate lucra în următoarele 24 de ore pentru a-și atinge obiectivele Sprint.

Aceste diferențe pot părea minore, dar există un beneficiu real în a nu transforma întâlnirile zilnice ale echipei dvs. în întâlniri de stare. Respectați Ghidul Scrum: întâlnirile dvs. vor fi mai eficiente. În plus, membrii echipei dvs. vor vedea valoarea și vor participa activ.

Idei pentru optimizarea întâlnirilor zilnice Scrum ale echipei dvs.

Chiar dacă fiecare întâlnire Scrum este guvernată de anumite reguli, există încă o mulțime de flexibilitate de care tu și echipa ta puteți beneficia. Am prezentat mai jos câteva sfaturi pentru optimizarea întâlnirilor zilnice Scrum ale echipei dvs. Nu ne-am concentrat pe anumite tehnici (plank daily standup, cineva?), ci am enumerat mici lucruri pe care le puteți lua în considerare pentru a face munca echipei dvs. mai eficientă.

• Asigurați-vă că fiecare membru al echipei înțelege obiectivele acestei întâlniri Scrum. Dacă nu știu de ce se întrunesc în fiecare zi, lucrurile pot lua rapid direcția reuniunii de status. Apropo, același sfat va fi valabil și pentru alte întâlniri Scrum: puteți citi despre idei pentru retrospective aici.
• Aveți încredere în echipa dvs. Din nou, cu cât încercați mai mult să controlați ședința, cu atât mai mult se poate simți ca o actualizare a situației. Lăsați membrii echipei dvs. să își faciliteze întâlnirile zilnice Scrum. Lăsați-i să stabilească planul pentru restul zilei.
• Încurajați oamenii să vorbească deschis despre impedimentele actuale. Am menționat deja mai devreme că unele echipe nu se simt confortabil să împărtășească provocările cu care se confruntă. Atunci când vedeți că progresul către obiectivul Sprint nu este atât de lin pe cât se aștepta, dar oamenii nu menționează niciun impediment, veți ști că comunicare și transparență ar trebui probabil să fie abordate.
• Mergeți dincolo de cele trei întrebări. Echipa dumneavoastră urmează probabil formula celor trei întrebări pentru întâlnirea zilnică Scrum (Ce am făcut ieri? Ce voi face astăzi? Există vreun impediment în calea mea?). Este o rețetă fiabilă pentru a menține lucrurile organizate. Trebuie doar să vă asigurați că oamenii nu se opresc doar la a răspunde la aceste trei întrebări. La urma urmei, ei mai trebuie să decidă dacă este nevoie de ajustări în planul lor. Altfel, această întâlnire Scrum nu este atât de diferită de o actualizare a situației. Știți foarte bine până acum că nu ar trebui să fie așa. Dacă simțiți că există o anumită "oboseală a celor 3 întrebări" printre membrii echipei dumneavoastră, puteți condimenta lucrurile schimbând ordinea întrebărilor sau reformulându-le ușor.
• Nu vă concentrați pe menținerea tuturor ocupați. Participanții la o întâlnire Scrum zilnică ar putea simți că există un anumit stigmat dacă nu raportează că lucrează la multe sarcini/sunt ocupați. Nu ar trebui să fie așa: prioritatea este atingerea obiectivului Sprintului, nu exploatarea la maximum a capacității tuturor. Ca oameni din spatele unui aplicație de gestionare a resurselor, înțelegem importanța urmărirea utilizării resurselor, dar îl puteți modifica atunci când simțiți că fluxul de lucru este eficient, nu invers.
• Introduceți o parcare pentru ideile care apar în timpul ședinței zilnice, dar care nu sunt relevante pentru această reuniune Scrum. Echipa dvs. are la dispoziție doar 15 minute pentru a evalua progresul și a face un plan pentru următoarele 24 de ore. O conversație în afara subiectului poate deraia întreaga reuniune. Cu o parcare în loc, oamenii pot merge mai departe cu întâlnirea. Totuși, nu pierdeți idei potențial importante și le puteți discuta mai târziu.

Creșteți vizibilitatea membrilor echipei dvs. pentru a menține eficiența întâlnirilor zilnice Scrum

Acest subiect merită o secțiune proprie, deoarece în fiecare zi ajutăm companiile să crească vizibilitatea angajaților. Serviciile noastre software de gestionare a resurselor face posibilă urmărirea persoanelor care lucrează într-o anumită zi și a celor care sunt în concediu. Angajați cu fracțiune de normă și liber-profesioniști puteți introduce disponibilitatea lor exactă, astfel încât să știți că sunt disponibile, de exemplu, între orele 9:00 și 11:00.