În afaceri, putem identifica mai multe resurse critice care determină creșterea afacerii dumneavoastră. Una dintre cele mai importante este capacitatea, adică cât de mult puteți face într-un anumit timp. Un factor atât de important nu poate fi lăsat nesupravegheat, motiv pentru care au fost dezvoltate numeroase instrumente de gestionare a capacității. Dar cum să îl alegeți pe cel mai bun?
În acest articol veți afla:
Caracteristici importante la alegerea unui instrument de planificare a capacității
Câteva sugestii privind cele mai bune practici în planificarea capacității resurselor proces
Cum funcționează software de planificare a resurselor eficientizarea procesului de planificare a capacității
Gestionarea capacității nu este o sarcină simplă, în principal pentru că acest factor constă din mai multe altele care interacționează între ele. Numărul de angajați, timpul, disponibilitatea și competențele acestora - fiecare dintre aceste date influențează capacitatea companiei dumneavoastră. Acesta este motivul pentru care instrumentele de planificare a capacității sunt importante.
Acest lucru nu este ușor de înțeles cu doar zece angajați. Și ce se întâmplă atunci când aveți 100 sau 200 de persoane în organizație? Pentru a evita blocajele, haosul și frustrarea, aveți nevoie de sprijinul unei aplicații dedicate - în special câmpul de luptă de la fiecare membru al procesului de planificare a resurselor.
Echilibrul între resursele disponibile (angajații) și cerințele proiectului sau ale clientului - pentru mulți, reprezintă esența planificării capacității (sau a gestionării capacității, dacă doriți) în managementul proiectelor. Importanța planificării capacității este un rezultat al legăturii sale puternice cu alte domenii ale managementului proiectelor: timp, echipă, muncă și gestionarea resurselor proiectului. Dar să începem cu o întrebare generală despre capacitate.
Capacitatea este definită ca abilitatea de a realiza, stoca sau produce. Pentru o organizație, capacitatea ar fi abilitatea unui anumit sistem de a produce rezultate într-o anumită perioadă de timp.
"Abilitatea de a realiza" pare să fie întrebarea esențială a planificării capacității, mai ales dacă o comparăm cu definițiile de mai jos. Încercarea de a da un răspuns foarte bun și justificat la întrebarea "avem capacitatea de a realiza?" nu se lasă niciodată așteptată și este o sursă continuă de inspirație pentru a face optimizări, analize și așa mai departe. Acesta este motivul pentru care instrumentele de planificare a capacității pot fi utile.
Căutarea resurselor bazate pe competențe [Sursa: Teamdeck - Instrument de gestionare a resurselor și planificare a capacității]
Pentru a ști pe deplin dacă societatea dvs. sau un anumit angajat are suficiente competențe dure și moi care să nu vă dezamăgească - care vor fi definite ca "capacitatea de a realiza" - trebuie să fiți destul de aproape de el/ea.
Timpul petrecut cu anumite sarcini, disponibilitatea sau maturitatea și experiența așteptată într-un anumit domeniu - acestea sunt câteva dintre criteriile luate în considerare în timpul planificarea capacității resurselor proces în timpul căruia veți încerca să stabiliți dacă o resursă este un motiv să credeți că angajatul indicat, echipa dvs. sau compania are o "capacitate de realizare", în special cu instrumentele de planificare a capacității.
Pentru a face lucrurile mai dificile, tot ceea ce știm este că ne aflăm în mediul de afaceri. Așadar, timpul nu este singurul indicator care vă determină deciziile. Și potrivit concurentului nostru - furnizorul de instrumente de planificare a capacității - cu care suntem de acord:
Planificarea capacității este procesul de management care asigură că organizația dumneavoastră dispune de competențele și resursele necesare pentru a finaliza proiectele la timp, în conformitate cu bugetul și cu așteptările clienților.
Această definiție evidențiază faptul că resursele (angajații) cu competențe precise trebuie să facă față la 3 provocări: timp (limitat), buget (limitat) și așteptările clientului (altfel spus, cerințele proiectului). Sau, într-un alt mod, aceste competențe trebuie să fie suficient de bune pentru a ajuta la rezolvarea provocărilor menționate. Iar rolul persoanei responsabile de planificarea capacității este de a asigura numărul exact de angajați cu competențe exacte. În conectoin cu, instrumentele de planificare a capacității sunt importante.
O parte a procesului de planificare a capacității constă în identificarea efectivă a ceea ce avem și în cât de repede și de unde putem obține resurse exacte.
Planificarea capacității este un proces care identifică dacă dispuneți sau nu de resursele și competențele necesare pentru a face munca, sau dacă oferta este suficientă pentru a satisface cererea.
După cum vedem, gestionarea capacității nu este o sarcină simplă, în principal pentru că acest factor este format din mai multe altele care interacționează între ele. Numărul de angajați, timpul lor, disponibilitatea, productivitatea, utilizarea și competențele hard și soft - fiecare dintre aceste date influențează capacitatea companiei dumneavoastră. Acesta este motivul pentru care cele mai bune instrumente de planificare a capacității vă pot ajuta.
Acest lucru este dificil de înțeles cu doar 5 angajați. Și ce se întâmplă când aveți 15, 35 sau 50 de persoane în organizație?
Poate că nu a fost menționat mai sus - autorii acestui articol sunt oameni din casa de software. Fiecare instrument de planificare a capacității resurselor localizat mai jos a fost verificat de noi - de CEO, manageri de proiect, dezvoltatori, marketeri etc. Unii dintre ei când făceam parte din compania actuală, iar alții în etape anterioare ale carierei noastre.
Preț: $ 3.99 / Membru cu drepturi depline / lunar
Disponibilitatea echipei Prezentare generală a utilizării echipei în Teamdeck.io - instrument de gestionare a resurselor cu funcții de planificare a capacității resurselor.
Instrument de urmărire a timpului echipei și fișe de pontaj
Programarea resurselor și a proiectelor
Gestionarea volumului de muncă
Planificarea proiectului
Organizare personalizată a timpului de lucru și a disponibilității
Posibilitatea de a atribui câmpuri personalizate persoanelor și proiectelor, adică titluri de post, competențe, tehnologii etc.
Vizualizare transparentă a programului de lucru și a disponibilității pentru diferite departamente și posturi utilizând vizualizarea calendarului
Etichete personalizate
Procesul de acceptare a gestionării concediilor
Vacanțe bancare automate pentru localizări multiple
Disponibil în versiunea mobilă
Integrarea cu alte sisteme precum Google Calendar, Slack, Podio, SageHR, Zapier și REST API
Trial gratuit
Nicio funcție de verificare a proceselor de recrutare
Fără funcții de planificare a fluxului de lucru
Aplicația mobilă pentru urmărirea orelor nu permite vizualizarea doar a proiectelor active
Stabilirea prețurilor: $12.5 pentru Planificarea resurselor + urmărirea timpului pe persoană
Panou drag and drop ușor de utilizat
Planificarea multi-proiect
Planificarea proiectelor viitoare
Posibilitatea de a atribui roluri, departamente, competențe și statut
Disponibilitate personalizată
Prognoză și raportare
Disponibil în versiunea mobilă
Funcționalități suplimentare: programarea resurselor, sistem de gestionare a concediilor
Integrarea cu alte sisteme precum Jira, Teamwork, Asana, Trello
Trial gratuit
Dezavantaje ale instrumentului de gestionare a proiectelor Float
Preț - $6 - $10 de persoană
Lipsă de funcționalitate pentru verificarea proceselor de recrutare.
Float este un software de gestionare a proiectelor foarte cunoscut care ajută și la planificarea capacității resurselor.
Stabilirea prețurilor: $40 per utilizator pe lună
ProjectCOR - o aplicație pentru gestionarea capacității unei echipe, sau gestionarea resurselor.
bazate pe AI
Vizibilitate în timp real a disponibilității pentru fiecare echipă și membru
Estimarea competențelor și a timpului necesar
Abilitatea de a atribui roluri și competențe
Vizualizare transparentă a stadiului și capacității proiectului
Centralizează informațiile, comunicarea și fișierele într-un singur loc
Alte funcționalități, cum ar fi urmărirea automată a timpului, panoul de business intelligence
Trial gratuit
Nicio raportare
Nu există gestionare a concediilor
Nu există integrări
UX-ul este adesea motivul pentru care unele dintre ele sunt respinse imediat după testare de către managerii de proiect.
Oricine - în privat și în afaceri - folosește multe aplicații. În afaceri, în funcție de poziția profesională, folosim multe interfețe. Asta creează obiceiuri. Și acesta este un motiv pentru care o planificarea capacității resurselor funcțiile instrumentului sunt sursa de iritare.
Așadar, luați în considerare dacă instrumentul de planificare a capacității conține doar funcții cu adevărat utile, dacă interfața este ușor de înțeles pentru oricine din cadrul unei companii, dacă are un nivel ridicat de automatizare și dacă este suficient de flexibil pentru a răspunde nevoilor specifice ale companiei dvs. Și - nu în ultimul rând - aflați dacă instrumentul va mai fi util în cazul în care structura companiei sau obiectivele de afaceri se vor schimba.
În mediul de afaceri de astăzi, este din ce în ce mai rar să ai un model standard de lucru, la birou de la 9 la 17. Oamenii lucrează la ore diferite, part-time, în zone orare diferite.
Gestionarea disponibilității resurselor este mult mai ușoară cu setări personalizate. [Ecran de la un software pentru planificarea capacității]
Aceste variabile și setări sunt esențiale pentru calcularea precisă a capacității, astfel încât instrumentul ideal trebuie să aibă capacitatea de a personaliza disponibilitatea fiecărui angajat și ori de câte ori este necesar. De asemenea, este important ca utilizatorii instrumentelor de planificare a capacității să poată să își editeze disponibilitatea și orele de lucru ori de câte ori acestea se modifică.
Unii dintre furnizorii de software de planificare a capacității au multe rapoarte de oferit, dar numai unele dintre ele sunt personalizabile.
Companiile utilizează diferite măsurători (instrumente de planificare a capacității) pentru a măsura eficiența activității în funcție de industrie sau de structura companiei. Mulți furnizori de sisteme oferă rapoarte predefinite, care sunt - putem spune - parte integrantă a ofertei... atât de integrate încât nu pot fi modificate sau, chiar mai rău - nu pot fi ajustate la așteptările echipelor de proiect.
Așadar, fiți atenți la furnizorii de instrumente de planificare a capacității care oferă rapoarte care nu numai că se potrivesc așteptărilor dvs., dar nu sunt deschise la modificări în timp ce organizația dvs. se dezvoltă. Sunt rapoartele suficient de personalizabile? Pot fi partajate și exportate? Este mai ușor să dezvoltați bune practici într-o companie pentru a găsi punctele slabe și punctele tari dacă puteți analiza datele. Un instrument ideal ar trebui să aibă o funcționalitate bogată de raportare.
În cazul unui plan de capacitate, transparența eficientă a planificării capacității și/sau a strategiei de planificare a capacității este esențială.
Accesul la date prin intermediul instrumentelor de planificare a capacității ar trebui să permită concentrarea pe o perioadă restrânsă, dar și obținerea unei perspective asupra unui interval mai larg de date. Liderii de echipă și managerii de proiect planifică angajamentele echipei lor în funcție de competențele necesare, dar și de proiectele provizorii sau neconfirmate.
De asemenea, este importantă vizibilitatea noilor angajați și momentul în care aceștia se alătură companiei și sunt disponibili pentru muncă. Activitatea diferitelor departamente și echipe este strâns legată, astfel încât instrumentul pe care îl alegeți ar trebui să ofere o perspectivă asupra tuturor informațiilor cheie. În special datele din departamentul de vânzări.
Pentru estimarea capacității, nu numai timpul și numărul de angajați sunt esențiale, ci și competențele acestora.
Etichete management în Teamdeck.io - software-ul de gestionare a capacității.
8 ore pentru un senior și 8 ore pentru un stagiar au o valoare complet diferită în ceea ce privește munca depusă. În mod similar, atunci când vine vorba de îndeplinirea unor sarcini specifice - dacă aveți nevoie de design grafic, nu ajută faptul că specialistul dvs. în resurse umane se întâmplă să aibă ceva timp de lucru.
Pentru a planifica în mod optim capacitatea și a aloca persoanele potrivite proiectelor, aveți nevoie de cele mai bune instrumente de planificare a capacității și de informații suplimentare, cum ar fi competențele, titlurile posturilor, departamentele și alte etichete pentru a stabili rolul fiecăruia într-un proiect. De asemenea, este important să puteți eticheta fiecare informație, de exemplu, pentru a diferenția proiectele facturabile de cele nefacturabile sau pentru a urmări timpul petrecut la reuniuni pentru a calcula mai bine ratele cu ajutorul funcțiilor de raportare.
Lăsați funcția de gestionare folosind cele mai bune instrumente de planificare a capacității. Una dintre cele mai frecvente greșeli în estimarea capacității este că nu se calculează sărbătorile și zilele libere. Într-o organizație bine gestionată, fiecare angajat este important și are un impact nu numai asupra fluxului de lucru zilnic, ci și, în general, asupra fluxurilor de lucru ale proiectelor și resurselor.
Pentru a vă planifica volumul de muncă al echipei și fluxul de lucru al proiectului în mod optim, aveți nevoie de un sistem care să ia în considerare diferite tipuri de sărbători: concediu de odihnă, concediu medical, concediu de maternitate și sărbători bancare (care ar putea fi diferite pentru fiecare localizare dintr-o instituție internațională).
Procese de recrutare continue. Fiecare companie se confruntă cu fluctuația de personal.
Acest lucru este complet normal în realitatea de astăzi, dar nu puteți lăsa ca el să vă paralizeze activitatea. Instrumentele de planificare a capacității ar trebui să ia în considerare procesele de recrutare în curs și perioadele de preaviz. În acest fel, puteți vedea dintr-o privire câte persoane aveți la bord gata de muncă, inclusiv procesul de integrare adecvat.
Integrări. Luați în considerare nu numai logo-urile, ci și potențialul unui API și capacitatea de a realiza integrări rapide.
Nu vă lăsați păcăliți de numărul de logo-uri care strălucesc pe site-urile web. Numărul de instrumente noi este în continuă creștere, astfel încât și numărul de logo-uri va crește. Așadar, nu contează câte logo-uri vedeți, ci cât de repede este capabil furnizorul de software de planificare a capacității să se integreze cu noua soluție tehnologică.
Prin urmare, dacă sunteți în căutarea unor integrări și a unui instrument care ar trebui să fie deschis pentru noi conexiuni - să spunem - luați în considerare nu numai logo-urile, ci și flexibilitatea API-ului.
Instrumentele de planificare a capacității se prezintă ca fiind instrumente care "vă optimizează fluxul de lucru", "vă duc organizarea la un nivel cu totul nou" și "vă permit să obțineți rezultate ca niciodată". Toate acestea sunt sloganuri care sună frumos, dar să trecem la afaceri. Ce vă vor oferi cu adevărat instrumentele de planificare a capacității?
Datorită instrumentelor de planificare a capacității, veți putea vedea ce face în prezent fiecare angajat, echipă și departament și cât de mult are de făcut. Acest lucru vă va ajuta să decideți cui să atribuiți mai multe sarcini pentru a nu conduce la o situație în care unele persoane vor fi supraîncărcate cu muncă, iar restul vor avea prea puține responsabilități.
Situația capacității este foarte dinamică. Vacanțe, finalizarea sarcinilor, proiecte noi, angajați noi. Aceștia sunt factori foarte importanți care influențează deciziile dvs. de planificare a muncii, prin urmare v-ar fi foarte greu să o faceți eficient fără cunoștințe suficiente.
Software-ul de planificare a capacității vă va trimite notificări curente cu privire la schimbările sau potențialele blocaje din compania dvs. Desigur, pentru mulți planificatori de capacitate, este foarte important ca instrumentul de gestionare a resurselor să permită să se decidă ce notificare ar trebui să fie activată sau dezactivată.
Această funcție a instrumentelor de planificare a capacității vă permite să monitorizați cât timp petrec angajații dvs. pe anumite sarcini, dacă au ceva spațiu sau, dimpotrivă, fac ore suplimentare. Aceste cunoștințe sunt vitale pentru a estima capacitatea echipei și pentru a decide ce proiecte și departamente au nevoie de mai mult sprijin și cui îi pot fi atribuite sarcini noi.
Proiectele din fiecare companie au priorități și termene limită diferite. În calitate de manager de proiect, cu siguranță trebuie să decideți de mai multe ori ce este cel mai important în acest moment și are nevoie de toate mâinile pe punte pentru a îndeplini contractul. Instrumentul de planificare a capacității vă va permite să urmăriți starea proiectelor dvs. și să alocați resursele în funcție de necesități.
Nu poți îmbunătăți ceva sau menține strategii bune prin instrumente de planificare a capacității dacă nu știi dacă acestea sunt eficiente. Și nu totul poate fi dedus din simpla observație. Una dintre cele mai importante funcții ale instrumentului de planificare a capacității este de a vă furniza date cu privire la parametrii cheie legați de planificarea muncii. Acestea includ:
Adică, capacitatea companiei dvs. vs. nevoile acesteia.
Adică, cât de mult din potențialul organizației dvs. este utilizat, dacă lipsesc competențe sau resurse sau dacă acestea sunt prea multe.
Adică previziuni cu privire la modul în care va arăta capacitatea dvs. în viitor, pe baza informațiilor pe care le introduceți (proiecte planificate, evenimente viitoare, noi recrutări etc.).
Arată care sunt persoanele alocate unui anumit proiect, disponibilitatea, poziția și competențele acestora.
Am discutat deja exact cum să alegem cel mai bun instrument de planificare a capacității și cum ne ajută acestea afacerea. Un instrument bun va face aproape toată munca murdară pentru dumneavoastră, dar pentru a profita la maximum de el trebuie mai întâi să înțelegeți procesul de planificare a capacității. Îl vom discuta acum pas cu pas.
Punctul de plecare în lucrul cu instrumentele de planificare a capacității pentru orice proces dintr-o organizație este să știți cum arată acesta în prezent. Numai atunci puteți evalua punctele forte și punctele slabe și puteți decide de ce aveți nevoie. Verificați care este capacitatea companiei dumneavoastră: câți angajați aveți, care este disponibilitatea lor și care sunt competențele lor.
Apoi, trebuie să utilizați instrumente de planificare a capacității pentru a evalua nevoia companiei dvs. de diferite resurse. Comparând acest factor cu capacitatea dumneavoastră, puteți vedea cu ușurință ce resurse vă lipsesc. Acest lucru va fi crucial în planificarea strategiei dvs. de creștere.
În această etapă, verificați dacă toate resursele companiei dvs. sunt planificate cât mai eficient. Poate că unii angajați au competențe care nu sunt utilizate sau anumite procese necesită mai mult timp decât ar trebui, cum ar fi ședințele lungi sau sesiunile de revizuire.
În calitate de manager al unei companii mari, nu puteți ști și observa totul și acest lucru este perfect normal. Cu toate acestea, este util să știți cât mai mult posibil și nimeni nu vă poate spune la fel de multe despre procesele companiei dvs. ca angajații care sunt implicați în acestea. Faceți întâlniri regulate 1:1 și obțineți feedback-ul echipei dvs. cu privire la ceea ce îi frustrează, îngreunează lucrurile, le irosește timpul sau este ineficient. Perspectiva lor poate avea un impact uriaș asupra strategiei dvs. de utilizare a instrumentelor de planificare a capacității.
Acum că știți ce are și ce nevoi are organizația dumneavoastră, este momentul să planificați soluții. Pregătiți o strategie care să contureze ce trebuie să se întâmple pentru ca afacerea să funcționeze optim. Este posibil să fie nevoie să angajați mai multe persoane, să repartizați angajați pentru a susține alte proiecte sau să restructurați anumite procese. De asemenea, includeți în planul dvs. obiective și repere-cheie. Astfel, vă va fi mai ușor să vă monitorizați progresul.
Optimizarea procesului de gestionare a capacității este o provocare cu care se confruntă aproape fiecare companie. Unii se vor descurca mai bine, alții mai rău, deoarece vor alege modalități diferite de a-și atinge obiectivul, nu întotdeauna relevante pentru nevoile individuale ale companiei lor. Cu toate acestea, avem câteva sfaturi universale pentru ca tu să devii un maestru al planificării capacității.
Utilizați un instrument bun de planificare a capacității pentru a verifica constant resursele disponibile și cererea și pentru a aduna toate informațiile importante despre companie într-un singur loc
Planificați o strategie bine gândită în loc să faceți schimbări ad hoc
Prevedeți capacitatea și cererea viitoare pentru a optimiza utilizarea
Obțineți feedback de la angajați cu privire la procesele pe care le puteți îmbunătăți
Evitați să pierdeți timp cu proceduri ineficiente și reduceți timpul petrecut pe bancă
Folosiți la maximum potențialul angajaților dvs. și fiți conștienți de competențele lor
Planificarea proceselor de recrutare în funcție de capacitatea fiecărui departament
Gestionarea capacității este unul dintre cele mai importante procese din fiecare organizație. Acesta vă permite să creșteți eficiența, să vă utilizați mai bine bugetul, să creșteți satisfacția și productivitatea angajaților, să preveniți eventualele blocaje și să cunoașteți în detaliu fluxul de lucru al companiei. Este mult de muncă, dar efectele sale nu pot fi supraestimate. Iar piața oferă instrumente perfect concepute pentru a face acest proces confortabil și intuitiv.
Calendarul de resurse (sau calendarul de management al proiectului, sau calendarul de planificare a proiectului, software-ul de planificare a resurselor) vă permite să planificați, să gestionați și să alocați resursele mai eficient și mai eficace - mai ales dacă Microsoft Excel a avut un rol principal în...
Care este obiectivul final al managerilor de proiect? Finalizarea cu succes a proiectelor lor. Înșiși managerii de proiect recunosc că acest lucru nu se întâmplă prea des: conform ultimului sondaj Pulse of the Profession, mai puțin de 60% din proiecte sunt finalizate fie...
Gestionarea capacității este o strategie utilizată de întreprinderi pentru a utiliza cât mai bine eficiența producției în raport cu cererea pentru un serviciu sau un produs. Scopul final al gestionării capacității este de a: Identificarea și...