Fiecare proiect de succes, indiferent de mărime sau domeniu de aplicare, începe cu gestionarea adecvată a calendarului proiectului. Un program de proiect este o foaie de parcurs a modului în care proiectul va fi executat de la început până la sfârșit. Acesta detaliază datele de început și de sfârșit ale activității și secvența de urmat pentru un final reușit. Un calendar ar trebui să poată spune unde se află proiectul și ce mai este de făcut.
Cu toate acestea, pentru ca programul să își îndeplinească scopul, gestionarea programului proiectului este esențială. Aceasta este procedura care stabilește documentația și politicile pentru elaborarea, monitorizarea, controlul și gestionarea programului pentru resursele și timpul alocate în vederea finalizării la timp și cu succes.
În acest articol, discutăm rolul gestionării calendarului proiectului în finalizarea proiectului, provocările care pot apărea, precum și instrumentele pentru gestionarea eficientă a calendarului.
În mod ideal, gestionarea calendarului proiectului poate fi definită ca fiind procesul important necesar pentru a asigura finalizarea unui proiect în limitele de timp și de resurse. Mai simplu spus, este vorba de activitățile necesare pentru a ajuta proiectul și manageri de resurse să se ocupe de calendarul proiectului pe întreaga durată a acestuia. În cele ce urmează este prezentat rolul gestionării calendarului în gestionarea proiectelor.
1. Dezvoltarea programului
Gestionarea programului începe cu elaborarea programului proiectului. Activitățile care sunt importante în această funcție includ:
2. Aprobarea programului
Pentru punerea în aplicare a calendarului este necesară aprobarea părților interesate de proiect. Rolul gestionării programului în această etapă este de a negocia cu părțile interesate pentru aprobarea acestora. Părțile interesate trebuie să aprobe calendarul pentru ca acestea să pună la dispoziție resursele și persoanele necesare pentru îndeplinirea sarcinilor. Odată ce aprobarea este obținută, responsabilul de proiect creează o linie de bază și comunică programul cu echipa.
3. Monitorizarea programului
Celălalt rol al gestionării programului este monitorizarea programului pe măsură ce acesta progresează. (și acesta este motivul pentru care ar trebui să știți cum să alegeți un software de urmărire a timpului). Acest rol implică concentrarea asupra progresului proiectului pentru a determina situația la un moment dat. Managerul de proiect identifică modul în care programul se modifică din cauza influenței altor factori interni și externi și impactul pe care îl are asupra programului proiectului. Acest lucru este, de asemenea, important în determinarea cauzei de acțiune necesare pentru a readuce proiectul în grafic, pentru a evita întârzierile sau pentru a adapta schimbările în grafic.
4. Actualizarea calendarului proiectului
Gestionarea calendarului implică, de asemenea, actualizarea periodică a calendarului, luând în considerare schimbările care au avut loc de la începutul proiectului. Pentru aceasta, managerii de proiect trebuie să stabilească procesul de actualizare a calendarului, cum ar fi analiza impactului pe care modificările îl vor avea asupra bugetului, domeniul de aplicare al proiectului și calitate și identifică persoanele care au autoritatea de a face schimbările. În plus, managerul de proiect solicită aprobarea părților interesate și comunică schimbările echipei.
Gestionarea calendarului nu este un lucru ușor. Procesul de gestionare a programului, de la elaborarea, monitorizarea și actualizarea programului este fără provocările managementului de proiect. Iată care sunt provocările comune la care trebuie să fiți atenți.
Stabilirea corectă a duratei activităților este foarte importantă pentru finalizarea eficientă a proiectului. Cu toate acestea, este unul dintre cele mai dificile lucruri de realizat corect. În plus, în timpul etapei de aprobare, este foarte probabil ca părțile interesate să subestimeze timpul de care poate fi nevoie pentru finalizarea anumitor sarcini. Acest lucru se datorează faptului că nu sunt implicate activ în efectuarea lucrării sau doresc să economisească resurse. Din păcate, subestimarea timpului poate duce la depășirea proiectului în ceea ce privește timpul și resursele. Împingerea prea tare a echipei reduce eficiența, ceea ce împiedică productivitatea acesteia.
Comunicarea este esențială în gestionarea programului pentru a se asigura că fiecare persoană implicată lucrează pe aceeași pagină. Comunicarea inadecvată duce la pierderi de timp, deoarece angajații își părăsesc locul de muncă pentru a cere clarificări sau pentru a găsi singuri informații. Pe de altă parte, comunicarea excesivă poate duce la supraîncărcarea cu mesaje și la confuzie. Managerii de proiect trebuie să țină la curent echipa și părțile interesate cu privire la program, schimbarea priorităților și multe altele. Ținând cont de importanța unei comunicări eficiente în finalizarea proiectului se poate depăși cu mult această provocare.
Nu întotdeauna programul se va desfășura conform planului. Managerii de proiect trebuie să anticipeze riscurile și să estimeze impactul pe care acestea îl pot avea asupra programului în cazul în care apar. Nerespectarea acestui lucru poate duce la un calendar nerealist. Din păcate, determinarea riscurilor potențiale poate fi o provocare.
Gestionarea fluxurilor de lucru, în special atunci când domeniul de aplicare este mare, poate fi o adevărată provocare pentru foarte mulți oameni. Din păcate, incapacitatea de a gestiona fluxurile de lucru în mod corespunzător îngreunează gestionarea modificărilor, deoarece acestea deviază proiectul de la programul inițial.
Investiții în proiect software de gestionare poate contribui la atenuarea unora dintre aceste provocări. Cu toate acestea, gestionarea eficientă a proiectelor este foarte importantă, chiar și în prezența tehnologiei. Este nevoie de expertiza unui manager de proiect cu cunoștințe în aceste domenii diferite pentru a asigura gestionarea eficientă a programului. Angajarea managerilor de proiect care au Formarea pentru certificarea PMP este primordială. Această formare oferă managerilor de proiect competențele necesare pentru a supraveghea un proiect de la început până la sfârșit, inclusiv gestionarea programului.
Instrumentele de gestionare a calendarului proiectului contribuie la eficientizarea proceselor și operațiunilor pentru a economisi timp și a spori acuratețea. Acestea facilitează dezvoltarea, monitorizarea, actualizarea și comunicarea calendarului proiectului, menținând în același timp echipa foarte implicată. Din fericire, majoritatea software-urilor de gestionare a proiectelor sunt integrate cu instrumente valoroase pentru gestionarea calendarului. Iată câteva dintre instrumentele de gestionare a programului de lucru pe care trebuie să le căutați:
1. Diagrame Gantt
Acest instrument arată calendarul proiectului și dependența dintre sarcini. Poate fi util în urmărirea progresului programului, identificarea întârzierilor și urmărirea oricăror abateri de la program. În plus, este util în identificarea sarcinilor necesare pentru a asigura finalizarea la timp a proiectului.
2. Structura de defalcare a lucrărilor (WBS)
Acest instrument ajută la împărțirea obiectivului proiectului în pași mici și realizabili - sarcini și subtarife. Cu WBS în vigoare, este mai ușor să vedeți claritatea calendarului.
3. Linia de bază a proiectului
Acest instrument ajută la urmărirea în timp real a progresului proiectului. Ajută la compararea calendarului proiectului cu performanța reală.
4. Instrumente de comunicare și colaborare
Acestea sunt esențiale pentru asigurarea unei comunicări eficiente și a colaborării în echipă, pentru a se asigura că toată lumea lucrează pe aceeași pagină.
5. Instrumente de gestionare a timpului și de planificare
Instrumentele de gestionare a timpului ajută la urmărirea timpului pe care membrii echipei îl petrec pe o anumită sarcină. Instrumentele de planificare oferă o imagine asupra sarcinilor la care lucrează membrii echipei și dacă aceștia sunt în măsură să preia mai multe sarcini.
Concluzie
Gestionarea calendarului proiectului este un aspect important al gestionării proiectului. Rolurile sale includ elaborarea, aprobarea, monitorizarea și actualizarea programului. Cu toate acestea, gestionarea programului nu este lipsită de provocări. Acestea variază de la inexactități în estimarea timpului la comunicare deficitară, printre altele. Partea bună este că există instrumente disponibile pentru a atenua aceste provocări și pentru a asigura gestionarea eficientă a calendarului proiectului și finalizarea cu succes și la timp a proiectului.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Calendarul de resurse (sau calendarul de management al proiectului, sau calendarul de planificare a proiectului, software-ul de planificare a resurselor) vă permite să planificați, să gestionați și să alocați resursele mai eficient și mai eficace - mai ales dacă Microsoft Excel a avut un rol principal în...
Care este obiectivul final al managerilor de proiect? Finalizarea cu succes a proiectelor lor. Înșiși managerii de proiect recunosc că acest lucru nu se întâmplă prea des: conform ultimului sondaj Pulse of the Profession, mai puțin de 60% din proiecte sunt finalizate fie...
Gestionarea capacității este o strategie utilizată de întreprinderi pentru a utiliza cât mai bine eficiența producției în raport cu cererea pentru un serviciu sau un produs. Scopul final al gestionării capacității este de a: Identificarea și...