Începutul unui nou loc de muncă în domeniul managementului de proiect poate fi stresant: indiferent dacă sunteți un manager de proiect experimentat sau o persoană care abia își începe cariera de manager de proiect, este probabil să întâmpinați noi provocări. Vestea bună este că ați obținut postul, astfel încât noul dvs. angajator are încredere în competențele dvs. de gestionare a proiectelor. Este timpul să vă pregătiți și să începeți un nou loc de muncă cu dreptul. Am pregătit câteva sfaturi pentru a te pregăti să strălucești în noua ta poziție.
Există lucruri pe care le puteți face înainte de prima dvs. zi de lucru. În primul rând, ocupați-vă de documentele necesare. Există documente pe care trebuie să le furnizați echipei de resurse umane a noii dvs. companii? De asemenea, este posibil să doriți să verificați din nou beneficiile pentru angajați. Uneori, acestea vin cu pachete opționale, așa că este mai bine să te gândești la ele în prealabil.
Nu uitați de logistică: unul dintre cele mai bune lucruri pe care le puteți face pentru a evita stresul inutil este să vă planificați și să vă testați naveta. Asigurați-vă că aveți o idee clară despre codul vestimentar al noului birou, modalitățile de parcare, accesul în clădire etc. Ia-ți un moment pentru a-ți analiza echipamentul. Dacă lucrați într-un birou, probabil că aveți o stație de lucru care vă așteaptă. Într-o poziție la distanță, însă, s-ar putea să fiți responsabil pentru completarea hardware-ului necesar. Dacă în orice moment în timpul acelei perioade premergătoare lucrului îți apar întrebări. Nu ezitați să contactați noul dvs. angajator.
Cercetarea noii dvs. companii ar putea fi un pas valoros. Desigur, probabil că ați făcut ceva cercetări în pregătirea pentru interviu, așa că aveți o idee bună despre ceea ce fac și cum sunt organizați. Acum este momentul să înțelegeți mai bine cultura companiei. Consultați canalele lor de social media ale companiei sau răsfoiți manualul angajatului, dacă l-ați primit deja. Nu te gândi prea mult la asta! Această sarcină ar trebui să vă facă să vă simțiți mai încrezători cu privire la viitoarea schimbare de carieră, nu să vă facă să căutați orice "stegulețe roșii".
În cele din urmă, asigură-te că folosești timpul dintre slujbe pentru a trăi puțin și a te relaxa. Ați meritat acest timp liber: profitați din plin de el! Prioritatea ta ar trebui să fie să ajungi la noul loc de muncă cu multă energie pozitivă, să nu pierzi somnul și să încerci să te pregătești pentru job.
Integrarea noilor angajați este un proces important în toate organizațiile. Noul dvs. angajator are probabil o procedură fixă sau chiar o cale specială pentru noii manageri de proiect care se alătură echipei. Detalii ale inițierea proiectului procesul va diferi de la o companie la alta. Totuși, un pas este sigur: veți afla o mulțime de informații noi. Pentru a nu fi copleșit, încercați să acoperiți aceste patru aspecte atunci când vă organizați noile cunoștințe și puneți întrebări suplimentare:
Să le parcurgem pe rând.
Procesul. Dacă trebuie să gestionați proiecte pentru o organizație, trebuie să fiți la curent cu toate procedurile stabilite legate de proiecte. Sunt șanse să fi discutat deja elementele de bază în timpul procesului de recrutare și să cunoașteți, de exemplu, metodologia de gestionare a proiectelor pe care o susține noua dvs. companie. Întrebați despre șabloane, obiceiuri de raportare, reuniuni (inclusiv întâlniri scrum), procedurile de comunicare, ciclul de viață al proiectului etc. Scopul dvs. este de a gestiona proiectul într-un mod eficient, dar și familiar pentru echipa dvs.
Desigur, ați fi putut fi numit ca persoană responsabilă cu crearea de noi procese și cu dezvoltarea culturii de gestionare a proiectelor într-o anumită companie. Cu toate acestea, este util să știți despre procesele din trecut pentru a le îmbunătăți.
Instrumente. Majoritatea managerilor de proiect nu își pot imagina că își pot face treaba fără a avea acces la un software care îi ajută să rămână organizați și să informeze membrii echipei. S-ar putea să trebuiască să învățați cum să utilizați un nou instrument, cu excepția cazului în care noua dvs. companie utilizează aplicații cu care sunteți deja familiarizat. Cel mai probabil, veți avea de-a face cu aceste tipuri de instrumente online:
A se vedea și: Aplicații Slack de creștere a productivității pentru managerii de proiect
Dacă gestionați un proiect software, ar trebui, de asemenea, să aflați ce instrumente sunt utilizate de echipa dvs. (de exemplu, dispozitive de urmărire a erorilor, depozite de cod, instrumente de wireframing). Cunoașterea aplicațiilor și instrumentelor utilizate de membrii echipei dvs. este esențială și pentru industriile foarte specializate, cum ar fi construcțiile. Este posibil să nu vă pricepeți la o anumită aplicație, dar ar trebui să știți ce face aceasta și cine o folosește. Datorită acestui lucru, veți putea comunica eficient cu echipa dumneavoastră.
Proiecte. De obicei, atunci când începeți ca manager de proiect nou într-o organizație, este pentru că există un proiect care necesită un lider. Una dintre primele dvs. priorități ar trebui să fie să aflați cât mai multe despre acesta. Domeniul de aplicare, calendarul, cerințele, bugetele, riscurile, dependențele: tot ceea ce aveți nevoie pentru a vă începe activitatea. În funcție de stadiul proiectului, este posibil să trebuiască să discutați și cu predecesorul dumneavoastră: s-ar putea să fie cazul să preluați un proiect de la altcineva. Întrebați despre progresul de până acum, despre orice probleme care au apărut pe parcurs, despre relația cu părțile interesate. Încercați să încurajați răspunsuri sincere: îndulcirea nu va face decât să vă îngreuneze munca pe termen lung. Parcurgeți documentația proiectului și evaluați dacă aceasta este actualizată și completă. Dacă nu, întrebați despre orice element în legătură cu care nu aveți încredere.
Dacă este posibil, încercați să adunați informații și despre celelalte proiecte ale companiei dumneavoastră. S-ar putea să observați unele tipare și să descoperiți domenii de îmbunătățire sau riscuri. De asemenea, veți afla mai multe despre membrii echipei dvs. în acest proces.
Clienți. Fiecare proiect vine cu părți interesate. Fie că gestionați un proiect intern, fie că există un client extern care v-a angajat compania, trebuie să știți cine este acesta. Una dintre părțile critice ale rolului unui manager de proiect este să construiască o relație bună cu părțile interesate. Aceasta nu înseamnă că trebuie să fiți o persoană care acceptă, dimpotrivă: atunci când clientul are încredere în judecata dumneavoastră, ar trebui să fie mai ușor să îl convingeți să renunțe la ceva ce dumneavoastră și echipa dumneavoastră nu susțineți. Pe măsură ce ajungeți să vă cunoașteți clientul, încercați să aflați mai multe despre activitatea acestuia. Scopul din spatele proiectului pe care urmează să începeți să îl gestionați, baza de utilizatori, orice cercetare pe care au făcut-o înainte de lansare: aceste informații vă vor ajuta să luați decizii mai bune cu privire la proiect.
Atunci când începeți un nou loc de muncă în domeniul managementului de proiect, să vă prezentați în mod corespunzător se va dovedi a fi extrem de important. Există trei grupuri de colegi, pe care trebuie să le rețineți:
Echipa dvs. de proiect. După cum probabil vă imaginați, relația unui manager de proiect cu echipa sa este crucială. În primul rând, aflați cine face parte din echipa dvs. de proiect și care sunt rolurile lor (atât la nivelul companiei, cât și în cadrul proiectului). Ascultați-le activ opiniile: vă pot spune lucruri despre proiect sau despre client, pe care nu le veți putea afla de la persoane care nu au lucrat în echipă.
Încurajați feedback-ul și comunicarea sinceră. Construirea unei culturi a transparența proiectului vă va ajuta să dezvoltați încrederea între dumneavoastră și echipa dumneavoastră. Încă de la început, încercați să fiți foarte clar cu privire la rolul dvs. de manager de proiect și să stabiliți câteva reguli de bază. Acest lucru vă va ajuta să mențineți echilibru între viața profesională și cea privată și să prevină creep de locuri de muncă.
Managerii dvs. Întâlnirea cu șeful tău este o parte inevitabilă (și esențială) a procesului de integrare. Unul dintre cele mai interesante sfaturi privind această relație vine de la Owen Gadeken, care a scris:
"Poate că până acum vă întrebați: "Cum rămâne cu întâlnirea cu noul meu șef?" Da, aceasta este întotdeauna importantă și probabil că ați avut deja cel puțin o întâlnire. Dar vă recomand să amânați în mod deliberat orice întâlniri ulterioare până când sunteți în măsură să adunați suficiente informații pentru a face cel puțin o evaluare preliminară a proiectului dumneavoastră; altfel, s-ar putea să vă treziți făcând promisiuni sau angajamente pe care nu le puteți respecta. "
Sursă: Gadeken, O. C. (2009). Deci sunteți noul manager de proiect: sfaturi pentru un început bun. Lucrare prezentată la PMI® Global Congress 2009-North America, Orlando, FL. Newtown Square, PA: Project Management Institute.
Alți colegi. Probabil că vă va fi de folos să cunoașteți cât mai mulți colegi, mai ales dacă organizația dumneavoastră are mai puțin de, să zicem, 500 de angajați (această sarcină ar putea fi imposibilă în corporațiile mari). S-ar putea chiar să doriți să vă întrebați echipa: "pe cine ar trebui să cunosc?" În calitate de manager de proiect, este posibil să trebuiască să colaborați cu echipele de resurse umane, șefii de birou, vânzări, finanțe etc. Știind cine este cine vă pune într-o poziție bună. Desigur, ar trebui, de asemenea, să îi cunoașteți pe colegii PM și, dacă este posibil, găsiți o persoană care v-ar putea deveni mentor.
La un moment dat, va trebui să vă apucați de lucru: pentru multe organizații, acest lucru se va întâmpla la doar câteva zile după introducerea dvs. în organizație. Tranziția dintre onboarding și "adevăratul loc de muncă" poate fi dificilă, deoarece veți trece de la a fi îngrijit, la a fi (cel mai probabil) pe cont propriu. Cum ar trebui să abordați această perioadă dificilă?
Set obiective măsurabile și priorități: atât pentru echipa de proiect, cât și pentru dumneavoastră. O astfel de listă va fi cea mai valoroasă resursă pe care o veți avea în caz de îndoială.
Așteptări comune cu echipa dumneavoastră. Rapoartele dvs. directe vor aprecia faptul că știu care sunt obiectivele și responsabilitățile lor principale. Tu, pe de altă parte, vei putea fi mai încrezător că strategia ta va fi executată.
Exprimați-vă îngrijorările și opiniile, mai ales atunci când acestea au legătură cu procesele de gestionare a proiectelor. Sigur, nimănui nu-i place acea persoană care se alătură echipei și vrea să facă un 180 de grade în toate din prima zi. Dar există ceva de spus despre obținerea unei perechi de ochi proaspeți: s-ar putea pur și simplu să observați mai multe deficiențe și zone de îmbunătățire decât alții. Atâta timp cât comunicați calm și faptic, nu ar trebui să aveți probleme. Nu uitați că, în cele din urmă, dumneavoastră sunteți cel care va trebui să facă față consecințelor proceselor și metodelor defectuoase. Probabil că este mai bine să colaborați cu colegii dvs. pentru a îmbunătăți anumite domenii.
Iată câteva sfaturi care vă vor ajuta să rămâneți organizat în timpul primelor săptămâni dificile la un nou loc de muncă:
Primele câteva săptămâni într-un post nou pot fi dificile. Cu toate acestea, dacă urmați orientările noastre, ar trebui să vă puteți face o idee bună despre responsabilitățile și sarcinile viitoare. Atunci când aveți îndoieli, puteți apela întotdeauna la resursele online pentru managerii de proiect. Publicăm ghiduri utile pentru managerii de proiect în mod regulat, așa că asigurați-vă că marcați blogul Teamdeck! Iar dacă nu ați încercat încă aplicația noastră, înscrieți-vă pentru a vedea despre ce sunt încântați alți PM.
Calendarul de resurse (sau calendarul de management al proiectului, sau calendarul de planificare a proiectului, software-ul de planificare a resurselor) vă permite să planificați, să gestionați și să alocați resursele mai eficient și mai eficace - mai ales dacă Microsoft Excel a avut un rol principal în...
Care este obiectivul final al managerilor de proiect? Finalizarea cu succes a proiectelor lor. Înșiși managerii de proiect recunosc că acest lucru nu se întâmplă prea des: conform ultimului sondaj Pulse of the Profession, mai puțin de 60% din proiecte sunt finalizate fie...
Gestionarea capacității este o strategie utilizată de întreprinderi pentru a utiliza cât mai bine eficiența producției în raport cu cererea pentru un serviciu sau un produs. Scopul final al gestionării capacității este de a: Identificarea și...