Legătura dintre gestionarea proiectelor și urmărirea timpului (sau gestionarea timpului de proiect) pentru unii oameni nu are nevoie de nicio explicație. Ori de câte ori se gândesc la "proiect", ei văd "timp" sau "urmărirea timpului". Acest articol este diferit.
De la "De ce ar trebui să o fac?" la "Bine, cum încep?", acest ghid de urmărire a timpului vă va arăta beneficiile acestui proces și modul corect de a-l realiza. Partea din urmă este deosebit de importantă, deoarece urmărirea timpului, atunci când nu este implementată corect, vă poate lăsa angajații copleșiți și, de fapt, nici măcar puțin mai productivi.
Ce veți obține cu acest articol:
În fiecare an, echipele de dezvoltare web și software pierd, în medie, peste $18 000 de euro atunci când nu utilizează urmărirea timpului de lucru - doar acest lucru este un argument destul de convingător. În plus, toate persoanele implicate în procesul de dezvoltare software pot beneficia de fapt de urmărirea timpului:
Urmărirea timpului înseamnă că au mai mult control asupra eficienței echipelor lor, ceea ce, la rândul său, ajută la estimarea ratei de ardere și, în consecință, la luarea de decizii strategice cu privire la proiectele întreprinse.
Mulți se pot concentra asupra aspectului productivității atunci când sunt întrebați despre rațiunea de a urmări timpul de lucru în IT. La urma urmei, ticăitul ceasului ne obligă pe cei mai mulți dintre noi să ne concentrăm asupra sarcinii în cauză. Cu toate acestea, motivul principal pentru urmărirea timpului este promovarea dezvoltării.
Urmărirea ritmului de îndeplinire a sarcinilor ajută la evidențierea cazului în care oricare dintre abilitățile lor necesită o muncă suplimentară; în consecință, este mai ușor să se abordeze orice deficiențe de competențe înainte ca acestea să devină o problemă reală și să afecteze grav viteza echipei. În plus, urmărirea timpului permite dezvoltatorilor să compare estimările lor cu timpul de lucru real. Ca urmare, aceștia devin mai buni în evaluarea volumului lor de muncă.
Urmărirea în timp a revizuirii codului ajută la stabilirea ratei de inspecție și face ca proiecțiile viitoare să fie mai precise.
Urmărirea timpului și a progresului proiectului demonstrează clientului că își merită banii. Atunci când un proiect este urmărit în timp, clienții pot vedea cu ochii lor cât timp este necesar pentru a ajunge la obiectivul desemnat etapele principale ale proiectului- în acest fel, ei știu exact pentru ce sunt taxați.
În cele din urmă, tu, Proiectul și Manageri de resurse: utilizarea urmăritoarelor de timp pentru proiecte vă permite să urmăriți performanța echipei și facilitează estimarea iterațiilor viitoare, deoarece vă oferă date istorice cu privire la performanțele lor anterioare.
Nu toate orele de lucru sunt egale- sau cel puțin așa ar putea părea. În timp ce valoarea orelor facturabile (acestea acoperă sarcinile, întâlnirile și convorbirile telefonice) se explică de la sine, este mult mai dificil să contabilizați orele nefacturabile - iar uneori acestea pot constitui o parte substanțială a muncii.
De exemplu, ar trebui să facturați clientului orele petrecute de dezvoltatorii dvs. pentru a învăța o nouă tehnologie necesară pentru proiect?
Pe de o parte, a fost esențial pentru acel proiect; pe de altă parte, sunt șanse să fie o investiție care va fi utilă în viitor, așa că a cere cuiva 100% pentru ca un dezvoltator să dobândească noi competențe ar putea fi considerat pur și simplu nedrept.
Un alt caz este acela în care echipa dvs. trebuie să investigheze o tehnologie complet nouă înainte de a se implica într-un proiect. De exemplu, echipa dvs. ar putea fi nevoită să investigheze o combinație tehnologică inovatoare care este decisivă pentru proiect: nu se știe dacă această combinație va funcționa, astfel încât clientul trebuie să decidă dacă este dispus să urmeze o idee care se poate dovedi a fi un eșec total.
Întotdeauna ar trebui să discutați astfel de probleme cu clientul în prealabil, de dragul atât al calendarului, cât și al costurilor. În cazul în care compania dvs. utilizează urmărirea timpului, poate monitoriza raportul ore facturabile/nefacturabile și poate stabili un tarif mediu pentru servicii.
Nu se poate trece cu vederea faptul că urmărirea timpului necesită timp și efort atât pentru integrarea noilor utilizatori, cât și pentru a se asigura că aceștia folosesc cu adevărat software-ul de urmărire. Cu toate acestea, având în vedere că peste 38% de venituri facturabile potențiale sunt pierdute din cauza timpului neefectuat pentru e-mailuri și întâlniri și a întârzierilor în completarea fișelor de pontaj, acest joc merită cu siguranță lumânarea. Urmând aceste 6 reguli în timp ce introduceți echipa IT la urmărirea timpului, nu numai că vor ușura implementarea, dar vor favoriza și un proces mai eficient:
Asigurați-vă că tracker-ul de timp pe care îl utilizați răspunde nevoilor companiei dvs. Cei mai evidenți factori de luat în considerare sunt dimensiunea companiei și instrumentele deja utilizate. Dacă compania se dezvoltă rapid, aveți nevoie de un instrument care poate crește odată cu ea. În mod similar, dacă anumite instrumente sunt deja implementate, atunci utilizați un software care poate deveni o parte integrantă a sistemului.
Alternativ, gândiți-vă dacă are sens pentru dvs. să alegeți un software de urmărire a timpului angajaților care poate fi utilizat pentru alte scopuri legate de angajați: programarea resurselor sau disponibilitatea / gestionarea concediilor (la Apptension, casa de software la care lucrez, am venit cu o aplicație pentru a avea grijă de toate gestionarea resurselor proiectului-inclusiv urmărirea timpului).
În concluzie: asigurați-vă că acesta este utilizat în mod corespunzător și nu devine încă o piesă de "raftware". Dacă aveți nevoie de un argument împotriva risipei de software, luați în considerare că: mai mult de 4 din 5 întreprinderi mici și mijlocii din Regatul Unit nu utilizează software-ul pentru care plătesc, cu un total de peste 5,7 miliarde de lire sterline cheltuite în cursul studiului de 4 ani.
Nu vă adunați membrii echipei într-o cameră într-o zi și spuneți: "De acum înainte, vom folosi acest software de urmărire a timpului de lucru pentru a vedea cum merge munca voastră. Faceți clic aici, acum faceți clic acolo, perfect, mulțumesc, ședința s-a încheiat" - asta dacă nu doriți să dați peste un grup de bârfitori de fiecare dată când mergeți la bucătărie. Oamenii vor să fie tratați corect: dacă introduceți unele schimbări, explicați raționamentul din spatele acestora. (Altfel, vor veni cu una pe cont propriu și sunt șanse să nu vă placă versiunea lor).
Atunci când explicați de ce doriți să urmăriți timpul petrecut de membrii echipei dvs. cu anumite sarcini, concentrați-vă mai degrabă pe autoevaluare și dezvoltare constantă decât pe cifre. La urma urmei, acesta ar trebui să fie principalul motiv din spatele urmăririi timpului: să devină mai buni la locul de muncă. Dacă promovați o cultură a învățării, atunci eficiența sporită va fi un bonus secundar important.
Dacă sunteți manager de proiect, ar trebui să aveți o idee despre trackerele dezvoltatorilor dumneavoastră. Să contabilizezi fiecare cinci minute din zi este o nebunie, dar dacă cineva își lasă în mod continuu trackerul să funcționeze pe o sarcină în timp ce a trecut deja la alta sau ține câteva trackere în același timp, cu siguranță vrei să vorbești cu această persoană.
Urmărirea timpului este un obicei, iar obiceiurile nu se fac ușor; la început, va trebui să le reamintiți oamenilor să utilizeze în mod constant dispozitivul de urmărire. Fiți răbdători și înțelegători: niciun obicei nu poate fi creat într-o zi. Dacă dezvoltatorii dvs. nu au mai urmărit timpul înainte, le va lua săptămâni sau luni să se obișnuiască cu acest lucru. Pe termen lung, însă, va merita.
Monitorizarea timpului vă oferă date privind performanța echipelor dvs. și dinamica dintre diferiți membri; sperăm că le puteți utiliza pentru a îmbunătăți performanța tuturor. Un ansamblu de date istorice ar trebui să răspundă la una sau mai multe dintre următoarele întrebări:
Deficiențe de abilități. Există vreo competență necesară care lipsește unui anumit membru al echipei? Acest lucru le încetinește performanța sau împiedică finalizarea sarcinii? Puteți să le oferiți timpul și resursele necesare pentru a dobândi această competență?
Eficiența echipei. Cum se compară viteza estimată pentru o anumită echipă cu performanța sa reală? Dacă estimați întotdeauna poveștile utilizatorilor folosind, de exemplu, puncte de poveste, puteți calcula viteza echipei dumneavoastră?
Dinamica echipei. O anumită configurație a membrilor funcționează bine pentru un anumit proiect? Este cineva care face echipa să întârzie sau fluxul de lucru este fără probleme?
Iată-l: un ghid de urmărire a timpului de gestionare a proiectelor care ar trebui să vă pună pe drumul cel bun.
Amintiți-vă că urmărirea timpului poate aduce o creștere a competențelor și un plus de eficiență la masa de lucru, pentru a numi doar câteva. Deși începerea urmăririi în timp poate fi o călătorie cu peripeții, aceasta devine mult mai ușoară dacă vă concentrați pe explicarea raționamentului din spatele implementării și ajutați continuu membrii echipei să se obișnuiască cu noul instrument.
Feriți-vă de shelfware - amintiți-vă că instrumentul ar fi trebuit să fie construit cu o companie ca a dumneavoastră în minte. Poate merită să luați în considerare trackere dedicate, cum ar fi software de urmărire a timpului agenției, software de gestionare a resurselor de marketing, sau pentru alte industrii.
Calendarul de resurse (sau calendarul de management al proiectului, sau calendarul de planificare a proiectului, software-ul de planificare a resurselor) vă permite să planificați, să gestionați și să alocați resursele mai eficient și mai eficace - mai ales dacă Microsoft Excel a avut un rol principal în...
Care este obiectivul final al managerilor de proiect? Finalizarea cu succes a proiectelor lor. Înșiși managerii de proiect recunosc că acest lucru nu se întâmplă prea des: conform ultimului sondaj Pulse of the Profession, mai puțin de 60% din proiecte sunt finalizate fie...
Gestionarea capacității este o strategie utilizată de întreprinderi pentru a utiliza cât mai bine eficiența producției în raport cu cererea pentru un serviciu sau un produs. Scopul final al gestionării capacității este de a: Identificarea și...