Dacă vă întrebați ce este gestionarea resurselor, sunteți într-un loc absolut bun. În gestionarea unui proiect, nu gestionați doar sarcinile necesare pentru a-l livra. Modul în care vă planificați, organizați și gestionați echipa are un impact semnificativ asupra succesului proiectului dumneavoastră. Nu este de mirare că urmarea celor mai bune practici de gestionare a resurselor poate face o diferență reală la locul de muncă.
Ce veți obține cu acest articol:
Pentru că am dori să aruncăm o lumină puternică asupra esenței gestionării resurselor proiectului, trebuie să introducem o mică conversație academică menită să clarifice termenii legați de subiectul nostru principal.
Dar există și un alt motiv pentru aceste divergențe. Fără a avea o înțelegere clară a principalelor elemente și factori care alcătuiesc managementul resurselor proiectului, deciziile oricui sunt expuse unui risc mai mare de eroare. Erori legate de procesele din cadrul proiectului sau chiar de selectarea software-ului pentru creșterea gestionării resurselor proiectului.
Având o imagine de ansamblu, nu vă veți pierde în labirintul de concepte și conexiuni neclare între domeniile de cunoștințe care susțin în mod fundamental gestionarea proiectelor.
Managementul proiectelor IT, managementul proiectelor de marketing, management de proiect în industria imobiliară, sau gestionarea proiectelor agențiilor de creație - Cu toate acestea, indiferent de domeniul în care veți introduce cuvântul "management de proiect", fazele, procesele și etapele sunt în mare parte aceleași. Dar, înainte de a vă familiariza cu acestea, trebuie făcută o mică introducere.
După cum știm, oamenii învață mai repede atunci când văd imagini, sau exemple - ceva poate fi prins de simțuri, cu ochii în primul rând. Așadar - înainte de a fi expuși la numeroase întrebări legate de semnificația fiecărui termen din definițiile prezentate mai jos - să începem cu exemple imaginative și ușor de adaptat care aparțin familiei managementului de proiect.
Pornind de la mai puțin complex și luând mai puțin timp:
În concluzie, ori de câte ori vă gândiți la "proiect", trebuie să aveți o imagine a numărului de persoane, competențe, subcontractanți, instrumente și aranjamente care compun proiectul. Câte resurse, dependențe, pași mici și un milion de sarcini și programe sunt implicate pentru a finaliza fiecare ilustrare a proiectului?
Continuând subiectul nostru, este timpul să săpăm în definiții. Așadar, să începem cu ceva mai ușor de adoptat. Să ne imaginăm că vorbești cu puștiul și vrei să îi descrii care este semnificația managementului de proiect. Într-un context ca acesta, ați putea cu ușurință să vă acordați definiției de pe projectmanager.com:
Managementul proiectelor este disciplina de planificare, execuție și finalizare a proiectelor.
Concepția sus-menționată vede managementul proiectelor ca pe un proces și îl împarte în 3 etape. Desigur, fiecare dintre acestea conține alte câteva grupuri de elemente, procese, sarcini și - întotdeauna subestimate, întotdeauna imprevizibile - provocări legate de fiecare dintre ele.
Cu toate acestea, este o versiune foarte simplificată a ciclului de viață al managementului de proiect - deoarece acesta este modul în care specialiștii denumesc procesul. Cea mai populară este versiunea cu 5 faze. Dezvoltate de PMI includ conceperea și inițierea, planificarea, execuția, performanța/monitorizarea și închiderea proiectului.
Dar această definiție nu ridică subiectul cine. Mai exact - o ființă umană, un specialist și competențele, experiența sau maturitatea sa.
Conform aceluiași PMI pe care îl menționăm adesea aici, ei au oferit o definiție care evidențiază ceva în spatele fiecărui proiect. Este vorba despre oameni, de la managerii de proiect la contractorii de proiect și forța de muncă implicată în proiect. Oameni care programează, dar și care sunt selectați să participe într-o anumită etapă a proiectului și repartizați pe sarcini.
Parafrazând cuvintele lor, managementul proiectelor înseamnă utilizarea cunoștințe, talente, aptitudini, dispozitive, instrumente, metode, procese și tehnici specifice pentru a oferi ceva "valoros pentru oameni".
După cum vedem, aici este vorba mai mult despre competențe (și competențe transversale), despre a avea informații și despre capacitatea de a pune în aplicare aceste cunoștințe. Sau - pentru a folosi o expresie preluată, să spunem, dintr-o bibliotecă motivațională - să transformi gândirea în acțiune și să faci lucrurile.
În rezumatul acestui capitol, folosim propunerea institutului Association for Project Management. Nu este cea mai ușor de reținut sau chiar de înțeles definiția managementului de proiect, dar după ce citiți cele de mai sus, poate fi ușor să vă imaginați ce a avut autorul în minte. Dar, aici este ceva cu care nu suntem de acord. Cu toate acestea:
Managementul proiectelor reprezintă aplicarea proceselor, metodelor, aptitudinilor, cunoștințelor și experienței în vederea atingerii obiectivelor specifice ale proiectului, în conformitate cu criteriile de acceptare a proiectului și în cadrul parametrilor conveniți. Gestionarea proiectelor are rezultate finale care sunt limitate la un termen și un buget finite.
Câteva cuvinte de comentariu. Vedem unele similitudini cu propunerile sugerate anterior, așa că nu mai trebuie spus nimic despre aceasta. Ceea ce este nou sunt timpul și bugetul limitate, precum și criteriile de acceptare. Pornind de la ultimul, clientul are, de obicei, anumite așteptări cu privire la ceea ce vrea să vadă la final, cum ar trebui să funcționeze și cum ar trebui să contribuie la rezolvarea problemelor sale. El nu poate accepta rezultatul muncii dvs. Și atunci ce?
Dar este greu să facem o contradicție - criteriile de acceptare pot face ca un proiect să dureze mai mult decât se presupune. Dar, nu putem fi de acord cu afirmația care sugerează că bugetul și timpul sunt condițiile care fac ca conducerea proiectului să fie calificată drept management de proiect.
Termenele și bugetul finit sunt cele care separă managementul de proiect de simplul management [Ecranul de mai sus = prezentarea generală a urmăririi timpului pentru mai multe sarcini prin intermediul sistemului de management al resurselor proiectului]
Oricine știe că ultimele două aspecte care trebuie luate în considerare de orice președinte, șef sau factor de decizie care realizează un proiect sunt timpul și bugetul menționate mai sus - pentru că acestea nu sunt nelimitate. Dar singurul randament al investiției, randamentul așteptat în timpul așteptat are cel mai mare impact asupra deciziilor de afaceri decât orice alt factor. Iar din punctul de vedere al multor afaceri, partea fundamentală a afacerii sunt banii. Pentru că, dacă ai suficienți bani, nu trebuie să iei decizii pripite și să aștepți ce vor face concurenții care se luptă pentru următorii clienți.
Dacă suntem de acord cu ultima afirmație, nu putem fi de acord cu afirmația conform căreia managementul de proiect este altceva decât "managementul", indicând faptul că factorul-cheie care le diferențiază pe ambele este că managementul de proiect are acest produs final și o durată finită, spre deosebire de management, care este un proces continuu.
Nu suntem siguri dacă funcționează doar așa. Scopul afacerii este de a avea mulți clienți, în special numărul de clienți care să permită afacerii să funcționeze? Are afacerea nevoie de comunicare permanentă cu potențialii clienți? Departamentul de marketing implementează în timpul necesar sarcini mai mici sau proiecte mai mari pentru a face comunicarea mai bună, numărul de vizitatori ai site-ului și numărul de clienți potențiali? Persoanele responsabile de marketing și comunicare nu trebuie să informeze o dată pe lună sau de câteva ori pe an cu privire la rezultate?
Înțelegeți acum importanța gestionării resurselor proiectului?
Ați aflat multe despre managementul proiectelor, așa că nu trebuie să fiți informați mai mult. De asemenea, știm deja unde întotdeauna să găsească printre cele 5 faze ale ciclului de viață al managementului de proiect locul pentru managementul resurselor proiectului.
Este vorba despre steaua strălucitoare a investigației noastre - gestionarea resurselor proiectului. Știm deja ce înseamnă un proiect. Deci, ce resurse sunt?
Datorită Ansamblul de cunoștințe APM, știm că resursele sunt înțelese în sens larg - ca oameni (și competențele lor), dar și ca bani, utilaje, materiale, tehnologie și orice altceva necesar pentru a obține rezultatul așteptat. De asemenea, se poate spune că o resursă este tot ceea ce este necesar pentru a finaliza o sarcină sau un proiect.
Desigur, din perspectiva multor întreprinderi, în special a celor orientate spre servicii, gestionarea resurselor se referă la oameni. Oamenii și competențele lor.
Pentru ei, managementul resurselor proiectului este:
(...) achiziționarea, alocarea și gestionarea resurselor, cum ar fi persoanele și competențele acestora, finanțele, tehnologia, materialele, utilajele și resursele naturale necesare pentru un proiect. Gestionarea resurselor asigură că resursele interne și externe sunt utilizate în mod eficient, la timp și conform bugetului.
Nu este chiar cea mai ușoară definiție făcută vreodată, din cauza termenilor săi ambigui, dar ar putea fi destul de bună pentru o disertație academică. Dar nu pe acest blog. Pe Projectmanager.com ajungem să cunoaștem într-un mod direct. Fără să vorbim despre calitate, cerințe și așteptări care vin din partea părților interesate, sau chiar despre timp și buget.
Gestionarea resurselor este procesul de planificare, programare și alocare a resurselor pentru finalizarea unui proiect.
O bună gestionare a resurselor face ca resursele potrivite să fie disponibile la momentul potrivit pentru activitatea potrivită. Iar rolul managerului de resurse este de a - parafrazând cuvintele APM - identificarea resurselor necesare (angajați cu competențe și experiență relevante) pentru a livra lucrarea, ca parte a planificării, și de a determina când vor fi necesare resursele, prin intermediul programării.
După cum vedem, în general, definițiile - cu excepția formei în care sunt prezentate - sunt similare. Dacă încercăm să comparăm definițiile managementului resurselor proiectului, vom fi mai lămuriți văzând ce au toate în comun. Bine:
Pentru a rezuma discuția de până acum, gestionarea resurselor proiectului este - fără îndoială - elementul cel mai solicitant și provocator al procesului de gestionare a proiectelor. Rolul său - în general - se reduce la planificarea, organizarea, controlul și măsurarea muncii oamenilor.
Gestionarea resurselor de proiect înseamnă - pentru a spune simplu - utilizarea cât mai eficientă a resurselor finite puse la dispoziție. Sau - pentru a spune cum stau lucrurile în realitate - să folosiți cât mai multe resurse disponibile - identificate și verificate în prealabil în ceea ce privește competențele adecvate - pentru a finaliza un proiect într-un timp și cu un rezultat scontate.
Pentru a evita o introducere prea lungă, trebuie să fiți conștienți de faptul că cei 3 termeni menționați mai sus sunt înțeleși de unii manageri de proiect și reprezentanți ai mediului academic ca fiind separați și că fiecare dintre ei are propria sa semnificație.
Dar pentru unii oameni, programarea resurselor și alocarea resurselor înseamnă același lucru, iar ambele fac parte din ceva mai mare - gestionarea resurselor. Dar printre multe surse despre subiectul nostru, de asemenea, pot fi găsite definiții care sugerează echivalarea "gestionării resurselor" și "programării resurselor" (aruncați o privire la definiția Wikipedia). Așadar, este timpul pentru câteva cuvinte de explicație.
Suntem de acord cu compania Saviom - concurentul nostru pe piața sistemelor de gestionare a resurselor de proiect - că:
Alocarea resurselor, cunoscută și sub denumirea de programarea resurselor, recunoaște și alocă resurse pentru o anumită perioadă diferitelor activități
Într-o clipită se poate observa că această definiție ar putea fi tratată și ca o definiție a gestionării resurselor. Nu-i așa? Cu toate acestea, în acest articol, încercăm să menținem ordinea conform căreia gestionarea resurselor proiectului și întregul său proces conțin programarea și alocarea ca părți ale sale.
Am putea continua acest discurs privind definirea nuanțelor, dar nu acesta este scopul. Scopul acestui capitol este de a vă oferi o imagine mai largă a considerațiilor și provocărilor terminologice legate de termenul de interes.
A. Ore estimate vs. ore efective lucrate de angajat
Proiectul se derulează conform planului - aceasta este o întrebare permanentă în mintea fiecărui manager de proiect. Compararea unei valori estimate presupuse (cum ar fi orele care trebuie dedicate unei sarcini de către angajat) cu orele reale urmărite este modalitatea de a verifica progresul. Datorită acestei metode, veți putea detecta semnele timpurii ale întârzierilor proiectului și veți putea face unele schimbări în timpul proiectului actual sau viitor.
B. Costul estimat vs. costul real pe membru al echipei (variația costului resurselor)
Costurile generate de activitatea unei echipe sunt un alt factor care îi obligă pe liderii de proiect să gândească intensiv. Sistemele bune de gestionare a resurselor proiectului vă permit să atribuiți tarife orare sau chiar zilnice fiecăruia dintre membrii echipei și să compuneți urmărirea costurilor proiectului rapoarte bazate pe acestea și pe fișele de pontaj ale echipei dvs.
C. Ore facturabile vs. ore nefacturabile
Împărțirea între orele nefacturabile și cele facturabile în cadrul proiectelor ajută la urmărirea rentabilității companiei. Verificați câte ore petrec membrii echipei dvs. pe activități precum reuniuni, sarcini administrative etc.
D. Utilizarea resurselor / Utilizarea angajaților
Utilizarea resurselor este unul dintre cei mai importanți indicatori cheie de performanță urmăriți în companii. La urma urmei, nu doriți ca echipa dvs. să fie suprarezervată sau suprasolicitată. Și - în rest - nimeni nu ar trebui să fie lipsit de sarcini. Există 2 moduri de calcul utilizarea resurselorși ar trebui să le utilizați în două faze diferite ale ciclului de viață al proiectului.
A. Lipsa accesului facil la competențele resurselor și la fondul de resurse
Cu cât numărul de proiecte este mai mare, cu atât numărul de angajați implicați este mai mare. Cu cât numărul angajaților este mai mare, cu atât este mai dificil să îi găsiți rapid pe cei potriviți pentru a fi afectați unui proiect. Rolul unui sistem suficient de planificare a resurselor pentru proiecte este de a ajuta la găsirea resurselor cu abilitățile, maturitatea, experiența, competențele, locația, profilul costurilor, fusul orar etc. așteptate.
B. Prezentare generală a performanțelor resursei lipsă
Măsurarea productivității este încă principala provocare în companii - atât în cele noi, cât și în cele cu o tradiție îndelungată. Analiza timpului de lucru - atât productiv, cât și neproductiv, urmărirea timpului petrecut de angajați pe anumite sarcini este modalitatea care ajută la optimizarea muncii și la prognozarea timpului și a bugetului.
C. Conflicte de programare
Conflicte de planificare nu sunt ceva rar chiar și într-o companie foarte bine organizată. Mai ales în casele de software, agențiile de publicitate și alte companii orientate spre servicii, unde lucrează chiar și doar câțiva manageri de proiect, sunt în căutarea resurselor adecvate. Sistemul de gestionare a resurselor de proiect avertizează cu privire la suprapunerile de rezervări și - din perspectiva angajatului - la overbooking.
D. Planificarea inadecvată a capacității resurselor
Planificarea capacității resurselor poate evita întârzierile de ultim moment. Capacitatea definește resursele disponibile pentru preluarea unei sarcini specifice.
Dacă ați livrat un proiect la timp și în limita bugetului, sunteți pe drumul cel bun. Multe organizații nu reușesc să definească capacitatea resurselor în faza inițială a proiectului; în consecință, este dificil să se planifice alocarea resurselor.
Capacitatea resurselor poate fi analizată cu ajutorul urmăririi resurselor. Datorită unor instrumente universale de gestionare a resurselor cu gestionare a proiectelor care pot ușura această provocare.
În funcție de dimensiunea echipei dumneavoastră, de profilul companiei și de metodologia de gestionare a proiectelor pe care o urmați, puteți alege dintr-o varietate de instrumente de gestionare a resurselor. De fapt, la început, puteți folosi chiar și o simplă foaie de calcul pentru a face acest lucru (deși v-aș sfătui altfel, deoarece foile de calcul pot deveni ineficiente pe măsură ce afacerea dumneavoastră se dezvoltă).
Rezumând acest capitol, în mod ideal, o instrument de gestionare a resurselor ar trebui să constea într-un program (de exemplu, sub forma unui simplu calendar de resurse vedere), disponibilitatea resurselor dvs., rezervările curente ale acestora și foile de parcurs.
Categoriile sau etichetele personalizate sunt, de asemenea, utile, deoarece facilitează navigarea către resursele de care aveți nevoie în acel moment, filtrarea vizualizării în funcție de anumite roluri sau proiecte etc.
În cele din urmă, poate doriți să alegeți un instrument cu o secțiune integrată de rapoarte, unde puteți utiliza cu ușurință datele colectate pentru a analiza volumul de muncă al echipei, bugetele proiectelor, sau ROI pentru companie.
Cu cât vederea este mai cuprinzătoare (dar clară), cu atât mai multe informații puteți extrage din ea.
De la betterteam.com - compania din industria resurselor umane:
Managerii de resurse asistă managerii de proiect în planificarea resurselor umane și alocarea personalului. Aceștia determină capacitatea unei întreprinderi de a satisface cerințele de personal ale proiectelor, alocă personal proiectelor și angajează noi angajați. Aceștia pot, de asemenea, să gestioneze salariile și să instruiască personalul.
Pentru o mai bună vizualizare a rolului principal din acest capitol - planificatorul de resurse - să folosim o comparație. Comparația se bazează pe diferența simplificată dintre managerii de resurse și managerii de proiect. Așadar, managerii de proiect operează la nivel de proiect - ei coordonează un grup de proiecte (de cele mai multe ori, conectate între ele) sau doar un proiect. Ei sunt responsabili de finalizarea acestuia de către echipa de proiect. În timp ce managerii de resurse operează la nivelul unei companii. Selectează, alocă și potrivesc resurse calificate corespunzător pentru mai multe proiecte.
Asociația pentru Managerii de Proiect prin gura lui Kirsten Bird propune o astfel de semnificație a stelei noastre.
Profesionistul de proiect trebuie să identifice resursele necesare pentru realizarea lucrării, ca parte a planificării, și să determine când vor fi necesare resursele, prin intermediul programării.
Ceea ce am dori să subliniem extrem de mult este prima parte când se spune "Trebuie să identifice...". De ce este atât de importantă? În primul rând, dar nu cel mai important, pentru că este punctul de plecare. În timp ce vorbim despre aspectele legate de gestionarea resurselor, cel mai adesea se evidențiază programarea de bază a acesteia. Aici vedem care este fundamentul unei bune programări - un soft skills, în special un ochi mare și un feeling cu oamenii.
Acum este timpul pentru Responsabilitățile administratorului de resurse:
Domenii de cunoștințe oferite de Project Management Body of Knowledge (PMBOK).
Luând în considerare competențele și disponibilitatea angajaților dvs., ar trebui să aveți o listă de angajați gata de a fi repartizați unui proiect. Cu o listă de angajați deja selectați pentru a se alătura proiectului dvs., îi puteți rezerva în instrumentul ales de dvs.
Ca alocarea resurselor este procesul de valorificare la maximum a resurselor de care dispuneți, ar trebui să urmăriți performanța și utilizarea acestora. Acest aspect al gestionării resurselor umane vă va ajuta să evitați subutilizarea sau suprautilizarea și să preveniți epuizarea angajaților.
Alte beneficii ale alocării resurselor includ:
Supravegheați cantitatea de muncă prestată de resursele umane, tehnice, mecanice și de alte resurse, precum și orele de muncă prestate de acestea. Veți fi preocupat în special de resursele care sunt "subutilizate" sau "suprautilizate" (supraalocare).
Dacă sunteți în măsură să ajustați calendarul proiectului pentru a respecta termenul limită al proiectului, puteți utiliza nivelarea resurselor. Pentru a modifica un program folosind nivelarea resurselor, împărțiți sau îmbinați activitățile în funcție de disponibilitatea resurselor, astfel încât să nu existe membri ai echipei de proiect sub sau suprautilizați.
Un manager de resurse care își face bine treaba și care își cunoaște cifrele va fi capabil să prevadă, cu o încredere rezonabilă, cantitatea de muncă pe care echipa sa o poate face într-o anumită perioadă de timp. Acest lucru permite echipei și companiei să se pregătească și să planifice cu exactitate pentru angajamentele viitoare.
Acum că știți ce este gestionarea resurselor, trebuie să vă faceți un plan. Și nu orice fel de plan - pentru a gestiona eficient resursele în cadrul mai multor proiecte, trebuie să aveți un plan la nivel înalt pentru fiecare proiect.
Planificare la nivel înalt este viziunea unui manager de proiect asupra acestuia:
În gestionarea resurselor unui proiect, un plan la nivel înalt ajută la răspunsul la întrebare: "De ce roluri am nevoie pentru a realiza cu succes un proiect la timp și în limitele bugetului?"
În crearea unui plan la nivel înalt, nu trebuie să întocmiți încă o listă detaliată a tuturor sarcinilor. În schimb, trebuie să includeți:
Având un plan la nivel înalt, veți obține o imagine de ansamblu mai bună a capacității resurselor dvs. și a domeniului de aplicare al proiectului.
Cu un plan la nivel înalt, aveți o imagine de ansamblu a ceea ce este necesar pentru a realiza un proiect. De asemenea, am spus deja că vă ajută să înțelegeți de ce roluri aveți nevoie pentru a-l realiza. Dar cum anume identificați aceste roluri înainte de a le atribui acestui nou proiect?
În conformitate cu standardul elaborat de Project Management Institute, cunoscut la nivel internațional, PMBOK®, planificarea resurselor este "determinarea resurselor (oameni, echipamente, materiale etc.) și a cantităților din fiecare dintre acestea care ar trebui utilizate pentru realizarea activităților proiectului".
Utilizarea unui structura defalcată a muncii, durata estimată sau date istorice, puteți determina:
Odată ce ați întocmit o listă de angajați pe care îi puteți angaja fără a provoca conflicte de planificare, sunteți gata să îi alocați proiectului dvs.
Având planuri la nivel înalt pentru toate proiectele pe care le derulați și o idee despre cum să vă folosiți resursele în acest moment, vă cunoașteți capacitatea și potențialul companiei.
Acum, când compania dvs. câștigă proiecte noi, puteți răspunde rapid la următoarele întrebări:
Inițierea proiectului este o parte importantă a gestionarea eficientă a resurselor. Prezentați membrilor echipei dumneavoastră scopurile, obiectivele și rezultatele proiectului la care vor lucra. O astfel de strategie va crește transparența proiectului și să vă ajute să creați încredere în echipa dvs. ca PM.
Această parte a procesului constă din 4 etape:
Pentru a alinia calendarul proiectului, resursele disponibile și domeniul de aplicare, utilizați programarea resurselor. Aceasta este esențială, deoarece vă spune când anume veți avea nevoie de resursele date, astfel încât să vă puteți planifica rezervările în consecință. Nu uitați să țineți cont de disponibilitatea resurselor atunci când repartizați persoane la proiecte.
Există mai multe tehnici de planificare a proiectelor puteți utiliza:
The Metoda drumului critic (CPM) este o tehnică utilizată pentru a determina timpul cel mai lung posibil de finalizare a proiectului. Prin enumerarea tuturor sarcinilor și clasificarea lor ca fiind critice și variabile, puteți calcula calendarul și marca dependențele dintre sarcini.
Pentru a crea un flux de sarcini utilizând metoda CPM, aveți nevoie de:
Tehnica de evaluare și revizuire a programului (PERT) este o metodă similară cu CPM, dar utilizează o durată medie ponderată mai degrabă decât estimări pentru a calcula termenele posibile.
Folosind PERT, va trebui, de asemenea, să creați o listă de sarcini cu dependențele dintre acestea, inclusiv etapele principale și durata estimată pentru fiecare sarcină. Pe baza acestor informații, puteți estima calendarul proiectului dvs. pe trei niveluri de încredere:
Fast-tracking este o tehnică simplă de planificare utilizată de managerii de proiect pentru a determina care sarcini pot fi gestionate simultan. Cunoscând dependențele dintre sarcinile proiectului, știți care sarcini necesită efectuarea în prealabil a altor sarcini. În mod similar, puteți lista sarcinile care se pot, cel puțin parțial, suprapune, astfel încât să puteți accelera livrarea proiectului.
În cazul în care utilizarea accelerării nu a dus la economisirea timpului dorit, puteți utiliza tehnica crashing. Aceasta are însă un cost, deoarece trebuie să adăugați timp pentru a accelera proiectul. Modalitatea de a face acest lucru este, de exemplu, adăugarea de ore suplimentare plătite - ajungeți la un cost mai mare al proiectului, dar puteți totuși să vă încadrați în termenul limită.
Pe baza datelor pe care le colectați prin implementarea gestionării resurselor, cum ar fi timpul rezervat de angajați, intrările de timp și disponibilitatea, puteți măsura performanța acestora și alți parametri de afaceri.
Măsurarea utilizării resurselor prin urmarea unei formule simple:
Utilizarea resurselor = timp ocupat / timp disponibil
Indiferent dacă utilizați o foaie de calcul sau un instrument de gestionare a resurselor, îl puteți folosi pentru a compara rezervările cu disponibilitatea. Măsura rezultată vă arată dacă utilizați eficient timpul angajaților dumneavoastră sau dacă aceștia sunt supra- sau subutilizați.
În mod similar, puteți utiliza această măsurătoare pentru a compara timpul facturabil cu timpul de lucru înregistrat de angajați. În acest fel, puteți determina dacă vă utilizați resursele în mod productiv.
Atunci când colectați date despre rezervări și fișe de pontaj, puteți calculați bugetul proiectului dvs., de asemenea. Le puteți utiliza chiar și pentru a urmări bugetul pe parcursul proiectului și pentru a vedea dacă vă încadrați sau nu în costul estimat.
De exemplu, puteți compara rezervările cu fișele de pontaj pentru a vedea dacă timpul de lucru înregistrat este sau nu egal cu estimările dumneavoastră. Apoi, cunoscând ratele orare ale angajaților dvs., puteți calcula costul real al timpului petrecut de aceștia în cadrul proiectului pentru a determina bugetul real.
Din nou, puteți utiliza o foaie de calcul pentru a face acest lucru, dar va fi mult mai convenabil să utilizați un instrument de gestionare a resurselor cu funcții de raportare.
Proiect gestionarea resurselor economisește bani. Deși poate părea complicat la prima vedere, nu este chiar atât de greu odată ce vă familiarizați cu el. Transformați-o într-o parte a procesului de gestionare a proiectelor echipei dvs. și utilizați întotdeauna resursele potrivite și la momentul potrivit.
Vă puteți scuti de o mulțime de bătăi de cap prin implementarea unui sistem de gestionare a resurselor. Teamdeck este un exemplu de astfel de software de gestionare a resurselor proiectului, care combină programarea resurselor, urmărirea timpului, gestionarea concediilor și rapoarte personalizate. Folosind acest instrument, puteți adăuga cu ușurință rezervări, înregistra intrări de timp, gestiona și ajusta calendarul și calcula metrici la alegere pe baza acestor date.
Vrei să fii un manager eficient de resurse? Căutați resurse gratuite pentru managerii de proiect? Doriți să știți de ce companiile aleg Teamdeck ca soluție de e-mail pentru gestionarea resurselor proiectului? Încă nu știți de ce proiectul gestionarea resurselor este importantă?
Calendarul de resurse (sau calendarul de management al proiectului, sau calendarul de planificare a proiectului, software-ul de planificare a resurselor) vă permite să planificați, să gestionați și să alocați resursele mai eficient și mai eficace - mai ales dacă Microsoft Excel a avut un rol principal în...
Care este obiectivul final al managerilor de proiect? Finalizarea cu succes a proiectelor lor. Înșiși managerii de proiect recunosc că acest lucru nu se întâmplă prea des: conform ultimului sondaj Pulse of the Profession, mai puțin de 60% din proiecte sunt finalizate fie...
Gestionarea capacității este o strategie utilizată de întreprinderi pentru a utiliza cât mai bine eficiența producției în raport cu cererea pentru un serviciu sau un produs. Scopul final al gestionării capacității este de a: Identificarea și...