Stăpânirea artei subtile a gestionării volumului de muncă este o sarcină importantă pentru mai multe roluri axate pe proiecte din cadrul companiilor. Șefii de departament sau executivii abordează adesea alocarea proiectelor și gestionarea volumului de lucru la nivelul întregii companii, în timp ce managerii de proiect trebuie să atribuie sarcini echipelor lor de proiect. Indiferent de scară, principalele strategii pentru gestionarea cu succes a volumului de lucru se bazează pe aceleași principii.
Ce veți obține datorită acestui articol:
Semnificațiile managementului volumului de lucru și filosofia din spatele acestora
Rolul software de gestionare a resurselor în procesele de gestionare a volumului de muncă
Care sunt cele mai eficiente strategii de planificare a volumului de lucru
Să comparăm câteva definiții înainte de a primi câteva sugestii legate de instrumentele de gestionare a volumului de lucru (sau de planificare a volumului de lucru - dacă doriți, ambele au același înțeles).
Fiecare dintre acestea informează cu privire la rolul nu al unui manager de proiect sau al unui lider, ci al unui angajat sau al unor angajați în proiecte complexe. Ceea ce atrage atenția este diviziunea: echipă vs angajat particular. Câteva dintre ele sunt axate pe o echipă și pe angajați. Dar numai în ochii Forecast - concurentul nostru apropiat pe piața instrumentelor de gestionare a volumului de muncă - este vorba doar de un angajat particular. Care filosofie este cea mai bună alegere? Cum să analizăm performanța fiecărui angajat? Ce este evidențiat de oricare dintre ei? Să aruncăm o privire mai atentă.
Termenul de gestionare a volumului de muncă reprezintă procesul de alocare a sarcinilor angajaților și să se asigure că au suficient timp pentru a le efectua.
Procesul de distribuire și organizare eficientă a muncii în cadrul echipelor reprezintă gestionarea volumului de muncă.
Grija față de timpul angajaților (care le va permite să își îndeplinească sarcinile) - aceasta este o sugestie Teamhood - instrument de gestionare a volumului de muncă. Se poate spune că gestionarea eficientă a volumului de muncă al echipei înseamnă că liderul este capabil să stabilească termene limită realizabile. Dar cum să evitați termenele nerealiste sau ce să bazați dacă doriți să prioritizați munca și să atribuiți alte sarcini? Să lăsăm aceste întrebări fără răspuns pentru moment și să mergem mai departe.
Parafrazând cuvintele instrumentului de gestionare a volumului de lucru Asana - concurentul nostru și furnizorul de instrumente de gestionare a volumului de lucru - prin gestionarea volumului de lucru ei înțeleg nu numai distribuirea și măsurarea muncii. Ei sugerează când procesul de gestionare a volumului de muncă este realizat eficient. Instrumentul de gestionare a volumului de lucru crește execuția muncii angajaților (sau, a resurselor, cum am putea spune) și - ceea ce este foarte interesant și merită luat în considerare - satisfacția lor. La sfârșitul fiecărei zile, angajatul este mai mult mulțumit decât copleșit.
Compania pune accentul pe creșterea performanței în muncă a angajaților și (cea mai importantă parte dacă ne gândim la o relație pe termen lung cu un anumit angajat) pe satisfacția la sfârșitul zilei. Satisfacție pentru ambele părți: pentru manager și pentru echipa sa.
Aici apar mai multe probleme legate de instrumentele de gestionare a volumului de muncă și de progresul proiectelor. În primul rând, bunăstarea unui angajat derivă, de asemenea, din ceea ce se întâmplă în viața sa personală, asupra căreia putem avea o influență redusă. În al doilea rând, trebuie să avem o relație suficient de bună cu ei pentru a ști exact ce anume în sau prin muncă îi face să se simtă satisfăcuți (iar acest lucru nu reiese întotdeauna din declarațiile unui angajat, care, sub presiunea locului de muncă, s-ar putea să nu fie dispus să vorbească despre tot de teamă că aș putea dori să fac de fapt altceva decât ceea ce trebuie să facă în prezent). Și în al treilea rând - poate cel mai important - cum măsurăm această satisfacție? Cum să alegem cele mai bune instrumente de gestionare a volumului de muncă?
Instrumentul de gestionare a volumului de muncă se referă la atribuirea sarcinilor unei echipe într-un mod care să valorifice la maximum competențele și abilitățile acesteia și să îi permită să obțină cele mai bune performanțe și să producă rezultate de cea mai înaltă calitate.
Smartsheet sugerează - un alt proiect instrument de planificare și concurentului nostru - la prima vedere - ceva mai concret cu privire la ceea ce trebuie făcut. Astfel de instrumente de gestionare a volumului de muncă evidențiază, de asemenea, competențele unui manager de proiect și legătura sa puternică cu performanța echipei. Dar numai competențele care sunt utile pentru a scoate în evidență abilitățile angajaților și pentru a le oferi un loc în care să evolueze. Cum să faceți acest lucru? Cum să creșteți performanța angajaților și competențele utile pentru companie într-o anumită perioadă?
Gestionarea volumului de muncă este (...) ceea ce noi numim capacitatea de a distribuie să lucreze în mod egal, acordând fiecărui angajat partea sa echitabilă și nu mai mult. Cu excepția cazului în care există un caz special care necesită mai multă muncă, nu trebuie să suprasolicitați pe nimeni. Instrumentele de gestionare a volumului de muncă vă pot ajuta.
Și aceasta este cea mai controversată definiție. Compania Forecast merge mult mai departe și informează și despre rolul capacității. Dar capacitatea vizează distribuirea muncii în mod egal și în așa fel încât fiecare angajat să primească o "parte echitabilă" - orice ar însemna aceasta. Instrumentul corect de gestionare a volumului de muncă poate fi util în acest sens.
Dar, în cele din urmă, ajungem să știm că este vorba despre a nu supraîncărca pe nimeni, cu excepția cazurilor foarte speciale - dar care sunt sarcinile importante? Nu este fiecare sarcină foarte importantă? Poate munca fiecăruia să fie egală? Cum rămâne cu diferențele de experiență, complexitatea proiectului, cerințe precum ora la care trebuie realizate sarcinile și - cel mai important - profitabilitatea afacerii (unele proiecte sunt mai importante decât altele; unele dintre ele necesită mai mult timp petrecut pentru a obține rezultatul scontat)? Fiecare cititor al acestui articol despre instrumentele de gestionare a proiectelor și a volumului de lucru știe că nevoia de afaceri determină ceea ce trebuie făcut și ceea ce poate fi numit un "caz special". Perioada.
Rolul unei resurse cel puțin bune gestionarea volumului de muncă este de a ajuta nu numai la măsurarea performanței echipei și la programarea resurselor, ci și la gestionarea volumului de muncă.
Fiecare are propria sa viziune asupra gestionării eficiente a volumului de muncă al echipei. Fiecare subliniază două lucruri - instrumentele de gestionare a volumului de muncă sunt importante.
În primul rând, gestionarea volumului de muncă este un proces, care durează ceva timp din cauza numeroaselor întrebări și explicații care sunt utilizate într-un anumit timp.
Și în al doilea rând - gestionarea eficientă și inteligentă a volumului de muncă presupune că un lider a avut un anumit mănunchi de abilități care ajută membrii echipei să atingă obiectivele de afaceri individuale așteptate de ei sau, uneori, chiar pe cele foarte personale. Ce fel de abilități și care va fi baza luării deciziilor?
Procesul - din cauza multor întrebări și răspunsuri; alegerile bune depind de cunoștințele sau experiența unui anumit lider
Atribuirea sarcinilor pentru membrii echipei și menținerea performanței echipei și a progresului proiectului
Setul de - să spunem - abilități de gestionare a volumului de muncă (am putea adăuga "interpersonal" sau doar "setul de competențe transversale" - deoarece nu este clar în înțelesurile de mai sus)
Îngrijirea membrilor echipei (deoarece acesta este un motiv pentru care au performanțe bune, cu un rezultat așteptat pentru o companie). Iată două provocări. Prima este întrebarea dacă tu, ca lider, ar trebui să ai grijă mai mult de o echipă sau mai mult de un anumit lucrător. Și a doua - cuvântul "grijă" are, de asemenea, multe sensuri în fiecare citat menționat mai sus. Așadar, iată o altă întrebare: ce ar trebui să fie în ochii liderului atunci când gestionează volumul de muncă al tuturor?
Cele mai bune instrumente de gestionare a volumului de muncă - pot ajuta în gestionarea proiectelor
Nu verificați capacitatea și volumul de muncă al echipei actuale (planificarea capacității resurselor)
Nu repartizați sarcinile în funcție de priorități și de competențele angajaților
Nu vă gândiți la modificări și realocări
Sunteți "rezistent la cunoaștere" și nu doriți să învățați de la cei mai buni
Nu vă gândiți la Agile
Nu vă gândiți la utilizarea unui instrument de gestionare a volumului de muncă și a unui software de gestionare a proiectelor
Overbooking (sau underbooking)
Mai puțină productivitate și eficiență
Mai mult stres și anxietate
Mai multă procrastinare
Angajament mai scăzut și gândul de a părăsi echipa
Dar să fim mai serioși - de ce este importantă gestionarea volumului de lucru? Monitorizarea volumului actual de muncă și a activității echipei (în special a echipelor la distanță) îi ajută pe managerii de proiect să identifice mai devreme tendințele și zonele problematice, oferindu-le șansa de a rezolva problemele înainte ca acestea să escaladeze. Șansa de a aloca resurse, de a ajusta calendarul proiectelor sau de a îmbunătăți gestionarea volumului de lucruement plan, în special, dacă puteți utiliza cele mai bune instrumente de gestionare a volumului de muncă și instrumente de gestionare a proiectelor.
Care sunt cele mai eficiente strategii de gestionare a volumului de muncă?
Informarea este elementul esențial al implementării gestionării volumului de lucru și al utilizării instrumentelor de gestionare a volumului de lucru al echipei. Există multe cauze potențiale ale unui volum de muncă dezechilibrat (de exemplu, gestionarea defectuoasă a fluxului de lucru, alocarea sarcinilor, estimări inexacte ale proiectelor, performanțele scăzute ale indivizilor din cadrul întregii echipe) și, pentru a rezolva problema, trebuie să înțelegeți de unde provine aceasta. Cel mai bine este atunci când sunteți conștient de:
Ce trebuie făcut în ceea ce privește proiectul?
Cine ar trebui să lucreze la ce,
Cum se compară volumul de muncă real cu estimările proiectului?
Partea "ce trebuie făcut" poate fi acoperită de documentația proiectului sau de software-ul de gestionare a proiectelor. La Teamdeck, unde putem atribui sarcini, folosim Jira pentru a urmări toate sarcinile din portofoliul nostru. În acest fel, știm ce trebuie să se întâmple (și care este intervalul de timp). Alte instrumente populare pentru gestionarea proiectelor și a sarcinilor sunt Trello, Asana și Podio.
Pe de altă parte, pentru urmărirea volumului de lucru, vă recomand să configurați un calendar de resurse. În timp ce unele instrumente PM pentru gestionarea sarcinilor au unele caracteristici de gestionare a echipei ca parte a produsului, multe companii iau decizia de a utiliza un software dedicat de gestionare a volumului de lucru.
Obiectivul său este de a repartiza munca între angajați, de a urmări volumul de muncă și de a gestiona absențele. Gestionarea proiectelor și instrumente de planificare a capacității pot fi adesea integrate între ele, astfel încât să nu fie nevoie să introduceți datele de două ori sau să vă faceți griji cu privire la pierderea informațiilor.
Un calendar al resurselor vă oferă vizibilitatea atât de necesară asupra volumului de lucru actual, trecut și viitor al echipei dumneavoastră. Toți angajații dvs. sunt enumerați acolo, împreună cu proiectele care le-au fost alocate.
Atunci când parcurgeți calendarul de resurse al echipei dumneavoastră, căutați:
Ore suplimentare
Diferențe între timpul de lucru planificat și cel real
Angajați cu puține sau deloc zile de concediu luate (cu excepția concediilor medicale)
Acestea sunt cele mai frecvente semnale de alarmă care vă pot determina să luați măsuri. Unele instrumente de gestionare a proiectelor de resurse vă vor avertiza cu privire la orele suplimentare sau suprautilizarea angajaților:
Software-ul de gestionare a proiectelor Teamdeck vă permite să creați un raport al volumului de lucru, actualizat în timp real și cu caracteristici avansate. Este mai convenabil decât vizualizarea calendarului atunci când comparați orele estimate cu timpul efectiv urmărit.
În primul rând, încercați să vă dați seama care este rădăcina problemei și verificați dacă utilizați un software bun de gestionare a proiectelor pentru gestionarea sarcinilor. Uneori, orele suplimentare se întâmplă pentru că proiectul a fost subestimat de la bun început, în timp ce, în alte cazuri, întârzierea este cauzată de un membru al echipei neperformant (sau care nu este suficient de priceput).
Atunci când volumul de muncă nu este distribuit în mod egal în cadrul echipei, verificați dacă puteți aloca sarcinile zilnice angajaților mai puțin ocupați, utilizând un software de gestionare a proiectelor. Nu este întotdeauna posibil, mai ales atunci când există un conflict de competențe/experiență. Într-un astfel de caz, puteți încerca să apelați la ajutor independent sau să transferați angajații între mai multe proiecte.
Comparația dintre timpul de rezervare și timpul din fișele de pontaj este indicatorul utilizat în timpul gestionării și optimizării volumului de lucru.
Rețineți, totuși, că o persoană nouă, chiar și un profesionist foarte experimentat, va avea nevoie de ceva timp pentru a se familiariza cu proiectul și cu cerințele acestuia, deci nu este întotdeauna cea mai rapidă soluție. Este bine atunci când instrumentele au caracteristici avansate.
Dacă întreaga echipă este suprasolicitată și acest lucru nu este cauzat de un blocaj în cadrul echipei, ci mai degrabă de o schimbare a cerințelor sau de estimări inadecvate, ar putea fi necesar să negociați calendarul acestui proiect. Este posibil ca termenul limită să nu poată fi prelungit, caz în care puteți încerca să comprimați durata proiectului, de exemplu prin accelerare. Este o practică de suprapunere a anumitor sarcini de proiect care au fost planificate inițial ca având loc una după alta:
În articolul Tehnici de planificare a proiectelor puteți găsi o listă de sugestii utile pentru gestionarea eficientă a volumului de muncă. (Dar asta nu înseamnă că vă va salva de la utilizarea software de planificare a resurselor).
Există modalități de a face față problemelor legate de volumul de muncă pe măsură ce acestea apar, dar cu siguranță este mai bine să le prevenim în avans. Acesta este motivul pentru care o abordare bazată pe date și cultura de echipă sunt elemente atât de importante ale gestionării eficiente a volumului de muncă.
[/vc_column_text]Obțineți o perioadă de testare GRATUITĂ de 30 de zile
Calendarul de resurse (sau calendarul de management al proiectului, sau calendarul de planificare a proiectului, software-ul de planificare a resurselor) vă permite să planificați, să gestionați și să alocați resursele mai eficient și mai eficace - mai ales dacă Microsoft Excel a avut un rol principal în...
Care este obiectivul final al managerilor de proiect? Finalizarea cu succes a proiectelor lor. Înșiși managerii de proiect recunosc că acest lucru nu se întâmplă prea des: conform ultimului sondaj Pulse of the Profession, mai puțin de 60% din proiecte sunt finalizate fie...
Gestionarea capacității este o strategie utilizată de întreprinderi pentru a utiliza cât mai bine eficiența producției în raport cu cererea pentru un serviciu sau un produs. Scopul final al gestionării capacității este de a: Identificarea și...