Stabilirea proiectelor cu echipe virtuale necesită un set diferit de abilități, tactici și instrumente de comunicare față de demararea unui proiect care implică angajați interni. La Apptension, casa de software din spatele Teamdeck (programul software de gestionare a resurselor), lucrăm și cu angajați de la distanță. Și nu vorbim despre programatori aflați în orașe apropiate.
În acest articol vom împărtăși cu dvs. cum să:
Membrii echipei noastre trăiesc și lucrează în țări și fusuri orare diferite, inclusiv în Japonia și Marea Britanie. Cunoaștem avantajele și dificultățile de a lucra cu oameni cu care nu te poți întâlni pur și simplu într-o cameră și să vorbești despre proiectul. Sau ieșiți după serviciu pentru a sărbători un nou sprint reușit (ceea ce, de altfel, este foarte important pentru a construi o echipă unită).
Înainte de a intra în subiect, să rezumăm rapid ce sunt echipele virtuale și dacă acestea reprezintă într-adevăr o tendință emergentă în recrutarea și gestionarea angajaților.
Echipele virtuale sunt grupuri de angajați care lucrează la același proiect din locații diferite, comunicând între ei prin e-mail sau aplicații de mesagerie.
Munca de la distanță este din ce în ce mai frecventă în rândul companiilor care se bazează pe lucrătorii informatici, care pot lucra din orice loc, folosind adesea doar un laptop și o conexiune Wi-Fi decentă.
În conformitate cu statistici oficiale menționate de BBC, peste patru milioane de britanici au lucrat de acasă în 2016. Munca la distanță economisește bani pentru persoanele care nu trebuie să facă naveta sau să închirieze un apartament într-un anumit oraș.
Căutați mai multe sfaturi de specialitate privind gestionarea proiectelor? Consultați Lista de verificare GRATUITĂ pentru planificarea sprintului acum!
Ce se întâmplă cu așa-numiții "nomazi digitali"? Conform Sondaj privind nomazii digitali, 52% dintre persoanele intervievate se consideră "independente de locație", în timp ce alte 40% ar dori să fie. Nomazilor digitali le place să lucreze de acasă (67%), din cafenele (36%) și din spații de coworking (33%), vizitând chiar și până la 5-10 țări pe an (30% dintre respondenți).
Tendința generală către munca flexibilă, inclusiv echipele virtuale, a fost recunoscută în raportul Forumului Economic MondialViitorul locurilor de muncă'. Autorii subliniază necesitatea de a "redefini granița dintre locul de muncă și viața privată în acest proces". Întrucât munca la distanță poate ajuta angajatorii să găsească și să angajeze mai ușor lucrători talentați, iar angajații să își trăiască viața mai independent, există o problemă care trebuie rezolvată:
"Provocarea pentru angajatori, indivizi și guverne deopotrivă va fi de a găsi modalități și mijloace de a se asigura că natura schimbătoare a muncii aduce beneficii tuturor."
Accesibilitatea crescândă a internetului, soluțiile bazate pe cloud, cum ar fi Citrix sau Alternative Amazon WorkSpaces pentru munca colaborativă, apariția spațiilor de coworking a făcut și mai ușoară munca în echipe virtuale. Cu tacticile și instrumentele potrivite de gestionare, aceste echipe nu sunt atât de dificile.
Citiți mai departe pentru a afla cum să vă descurcați cu echipele virtuale în timpul gestionării unui proiect.
Este o adevărată provocare să transformi un grup de persoane care nu s-au întâlnit niciodată într-o echipă.
Paradoxal, se spune că ar trebui, dacă este posibil, reuniți echipa fizic încă de la început. O întâlnire față în față poate ajuta în gestionarea echipei de proiect, să se cunoască reciproc și să construiască încredere și relații.
Dacă nu este posibil, nu vă faceți griji. Faceți tot posibilul să vă ajutați angajații de la distanță să dezvolte spiritul de echipă în mod virtual, de exemplu prin crearea unor grupuri de chat menite să transmită "momentele de răcoritoare". Acolo, angajații dvs. își pot purta conversațiile ocazionale, schimbând gânduri care nu au neapărat legătură cu proiectele pe care le conduc.
Deoarece folosim Slack pentru cea mai mare parte a comunicării noastre zilnice, am creat canalul #internal unde au loc conversații ocazionale. Pe lângă aceasta, ne încurajăm angajații să își creeze propriile canale, să se concentreze asupra chestiunilor care îi interesează și apoi să invite alți colegi care gândesc la fel. Oamenii se pot cunoaște și prin activități distractive. Există jocuri concepute special pentru echipele de la distanță. Acestea sunt ideale pentru a sparge gheața la începutul proiectului dvs.
Lucrând cu echipe de la distanță, este foarte important să încurajați camaraderia între angajați, astfel încât aceștia să fie mai dispuși să lucreze împreună, să își împărtășească cunoștințele și să se ajute reciproc în dezvoltarea unui proiect.
Lansarea cu succes a unui proiect depinde de două lucruri:
Cu cât reușiți să faceți acest lucru mai bine, cu atât va fi mai ușor pentru echipa dvs. să ofere ceea ce se așteaptă.
Una dintre principalele diferențe între demararea unui proiect cu o echipă virtuală și gestionarea unei echipe interne este că trebuie să acordați mai multă atenție evitării micromanagementului.
Începeți prin a stabili scopuri și obiective de proiect clare. Clarificați-le pentru toți cei implicați în proces, pentru a evita confuziile și întrebările individuale ulterioare. Utilizați panouri partajate precum Jira sau Trello pentru a atribui sarcini, astfel încât toți angajații să poată vedea cine este responsabil pentru ce.
Atunci când atribuiți sarcini, luați în considerare disponibilitatea angajaților. Lucrând cu echipe virtuale, trebuie să țineți cont de:
Având toate acestea la un loc, programul comun vă va ajuta să mențineți fluxul adecvat al proiectului. De asemenea, veți putea evita întârzierile cauzate de absențele unor membri ai echipei, care nu au fost incluși în fluxul de lucru.
Stabilirea unui proces de comunicare clar încă de la început este vitală atunci când lucrați cu echipe la distanță.
Deoarece majoritatea comunicării se va realiza prin e-mailuri și aplicații de mesagerie, Wade Foster de la Zapier spune că, atunci când recrutați angajați la distanță, este recomandat să angajați scriitori buni. Bunele abilități de comunicare scrisă ale angajaților dvs. vor face mai ușoară evitarea neînțelegerilor.
În fruntea proiectului, găsiți o modalitate de a stabili un program comun de întâlniri cu echipa dumneavoastră. Convorbirile zilnice care îi includ pe toți cei implicați în proiect pot ajuta la înțelegerea stadiului actual: ce s-a făcut, ce trebuie rezolvat și cum trebuie făcut acest lucru.
De asemenea, vă va fi mai ușor să monitorizați fluxul de lucru.
Pentru alte apeluri, cum ar fi întâlnirile de planificare a proiectului sau sesiunile de revizuire, apelurile clienților etc., încercați să planificați totul în avans și să programați întâlnirile în calendarele angajaților dvs. Utilizarea unui sistem telefonic virtual va contribui la creșterea productivității, la reducerea necomunicațiilor și a apelurilor pierdute. Angajații pot face și primi apeluri telefonice la domiciliu de oriunde și oricând, îmbunătățind satisfacția angajaților și făcând munca la distanță mai productivă. Țineți cont de diferențele de fus orar și anunțați din timp colegii de echipă.
Una dintre cele mai mari provocări privind comunicarea cu echipa dvs. virtuală este stabilirea apelurilor ad hoc. Uneori, când apare ceva urgent, este posibil să doriți să sari la un apel ASAP, dar cu comunicarea asincronă, s-ar putea să nu fie posibil. O modalitate de a rezolva această problemă ar putea fi stabilirea unui moment în timpul zilei în care toți membrii echipei dvs. (sau cel puțin majoritatea dintre ei) sunt disponibili și efectuarea acestor apeluri în timpul acestor ore.
Decideți asupra unei aplicații de mesagerie pe care o vor folosi toți membrii echipei. Slack, Hipchat, Google Hangouts sau Skype - spuneți ce doriți. Alegeți doar una și asigurați-vă că toți angajații o folosesc pentru a comunica între ei în timpul proiectului.
Instrumentele potrivite sunt esențiale pentru conducerea unei echipe la distanță. Deoarece nu vă puteți aduna fizic într-o cameră pentru a discuta despre proiect, aveți nevoie de instrumente online care să permită lucrul colaborativ pentru a planifica misiunile, a programa sarcinile și a comunica.
Permiteți-mi să vă prezint rapid instrumentele pe care le folosim, care ne ajută să gestionăm peste 50 de angajați, inclusiv pe cei de la distanță, aflați în diferite locații și fusuri orare.
1. JIRA
Pentru planificarea și atribuirea sarcinilor angajaților noștri, folosim Jira. Acest instrument unic ne permite să planificăm, să urmărim și să gestionăm cu ușurință toate proiectele noastre.
Gestionarea echipelor virtuale doriți ca toată lumea să vadă starea sarcinilor în cadrul fluxului de lucru, persoana atribuită și persoana responsabilă de raportarea acesteia. În Jira, vă puteți configura fluxul de lucru, ceea ce facilitează și mai mult gestionarea sarcinilor pe panouri. Prin urmare, toată lumea știe exact ce se întâmplă.
2. Confluență
Colaborarea în echipă, cum ar fi lucrul pe documente partajate, inclusiv note de întâlnire, planuri de proiect, cerințe de produs, baze de cunoștințe și documentație - pentru acestea folosim Confluence.
Integrarea sa cu Jira ne facilitează foarte mult gestionarea resurselor legate de proiect. Capacitatea de a crea documente partajate legate de sarcinile atribuite îi ajută pe angajații noștri să înțeleagă mai bine proiectul.
3. Teamdeck
Nu în ultimul rând, ne folosim software de planificare a resurselor pentru programarea resurselor, urmărirea timpului și gestionarea concediilor. Cu ajutorul acestuia, putem verifica disponibilitatea angajaților, îi putem înscrie în proiecte și putem urmări cât timp au petrecut cu acestea.
Teamdeck facilitează și lucrul cu echipele virtuale, cu angajații cu normă parțială și cu liber-profesioniștii. Un calendar de planificare oferă managerilor de proiect acces rapid la rezervările, vacanțele, disponibilitatea orară a angajaților și multe altele. Acest lucru, la rândul său, crește vizibilitatea echipei, conducând în cele din urmă la o mai mare eficiență alocarea resurselor în managementul proiectelor.
4. Bitbucket
Bitbucket este un sistem de control al versiunilor de la Atlassian. Programatorii noștri îl folosesc pentru a lucra împreună la un proiect din orice locație și fus orar. Acesta permite colaborarea în ceea ce privește calitatea codului prin revizuiri colegiale ale codului.
5. Slack
Pentru toate comunicările noastre zilnice folosim Slack. Aici putem avea conversații unu-la-unu, chat-uri de grup și canale deschise sau private pentru toate tipurile de discuții. În plus, numărul mare de add-ons și bots îl face și mai adaptat la nevoile echipelor noastre.
De exemplu, deoarece folosim Culture Amp pentru sondajele la 360 de grade, am adăugat botul lor în Slack. Ca urmare, angajații noștri află despre sondajele viitoare prin chat.
Conducerea unei echipe virtuale se bazează pe abilitățile, tacticile și instrumentele de comunicare (cum ar fi sistem de management al angajaților) pe care o utilizați.
Având în vedere că, de cele mai multe ori, nu vă puteți întâlni personal pentru a discuta despre proiect, obiectivele și problemele acestuia, modul în care faceți acest lucru online îl va face sau îl va distruge.
Utilizarea instrumentelor online pentru munca colaborativă și alinierea acestora cu procesele și transparența corecte vă vor ajuta să vă atingeți obiectivele și să livrați proiectul conform așteptărilor. Găsiți cele mai bune pentru dvs., integrați-vă echipa și creați lucruri minunate cu oameni răspândiți în întreaga lume.
Aveți experiență de lucru cu echipe virtuale? Împărtășiți-o cu noi în comentarii.
Verificați software-ul de gestionare a resurselor de proiect conceput pentru a sprijini echipele de la distanță, selectat de Stormind Games, Hill-Knowlton, NTT Data.
Calendarul de resurse (sau calendarul de management al proiectului, sau calendarul de planificare a proiectului, software-ul de planificare a resurselor) vă permite să planificați, să gestionați și să alocați resursele mai eficient și mai eficace - mai ales dacă Microsoft Excel a avut un rol principal în...
Care este obiectivul final al managerilor de proiect? Finalizarea cu succes a proiectelor lor. Înșiși managerii de proiect recunosc că acest lucru nu se întâmplă prea des: conform ultimului sondaj Pulse of the Profession, mai puțin de 60% din proiecte sunt finalizate fie...
Gestionarea capacității este o strategie utilizată de întreprinderi pentru a utiliza cât mai bine eficiența producției în raport cu cererea pentru un serviciu sau un produs. Scopul final al gestionării capacității este de a: Identificarea și...