Orele suplimentare, cantitatea de muncă prestată în afara programului planificat, reprezintă o problemă prea complexă pentru a oferi un simplu sfat de tipul "evitați cu orice preț". De fapt, orele suplimentare pot fi singura modalitate de a salva un proiect atunci când apar complicații neașteptate.
Ceea ce nu vă doriți este ca orele suplimentare să devină o obișnuință, deoarece vă pot afecta compania atât din punct de vedere financiar, cât și cultural. Din fericire, există câteva practici dovedite care vă pot ajuta să gestionați orele suplimentare în mod rațional. În acest articol, le vom analiza una câte una.
Ce veți obține datorită acestui articol:
Gestionarea eficientă a orelor suplimentare (și strategia de gestionare a timpului) începe cu planificarea unui program de lucru echilibrat. Acesta este momentul în care puteți face greșeli costisitoare care se vor înmulți pe parcursul proiectului. Cum să le evitați? Atunci când este posibil, încercați planificare flexibilă, permițând scenarii alternative și ajustări temporale.
De asemenea, este posibil să doriți să analizați volumul de muncă planificat pentru toți angajații: acordați o atenție sporită persoanelor cu competențe unice, ale căror sarcini nu pot fi transferate altor membri ai echipei. Dacă volumul lor de muncă este mare, este mai probabil să se facă ore suplimentare, deoarece nu mai există nimeni care să ajute.
O idee pentru a evita acest lucru ar fi să construiți o rețea de freelanceri care ar putea fi conectați la proiect atunci când este necesar. O alta este să angajați o persoană nouă, cu abilități similare, care poate prelua o parte din volumul de muncă. Creșteți productivitatea de la 9 la 5
Monitorizarea volumului de muncă, deși este o etapă esențială, nu este întotdeauna suficientă pentru a evita orele suplimentare. Proiectele cu programe strânse și termene limită de neșters au foarte puțin spațiu de manevră atunci când ceva nu merge bine.
Un angajat bolnav sau o problemă tehnică pot determina rapid echipa să facă ore suplimentare. Pentru a minimiza orele suplimentare, puteți implementa câteva reguli care să îi ajute pe oameni să se concentreze pe munca lor de la 9 la 17.
În primul rând, trebuie să vă asigurați că echipa dvs. știe care le sunt sarcinile viitoare. Oricât de evident ar părea, nu este întotdeauna cazul. Membrii echipei care nu își cunosc sarcinile (sau nu le înțeleg pe deplin domeniul de aplicare) riscă să piardă o mulțime de timp prețios înainte de a începe lucrul.
Următorul pas ar fi să eliminați toate întâlnirile care nu sunt absolut esențiale. Dacă urmați o abordare agilă a gestionării proiectelor, puteți programa întâlniri scrum. Acestea sunt concepute pentru a acoperi punctele esențiale fără a irosi timp și resurse.
O altă modalitate de a crește eficiența este de a facilita comunicarea între membrii echipei. Există o mulțime de instrumente de colaborare pe piață: de la aplicații de chat (de ex. Slack) până la software de gestionare a proiectelor (de ex. JIRA).
Odată ce instrumentele sunt alese, încercați să le integrați între ele pentru a crea fluxuri de lucru fluide. Un exemplu ar fi instalarea notificărilor JIRA pe Slack: în acest fel, membrii echipei pot vedea actualizările în timp real și pot reacționa în consecință.
Odată ce proiectul este lansat, trebuie să urmăriți progresul livrărilor, precum și volumul real de muncă (citiți mai multe despre gestionarea volumului de muncă). Cum să procedați? O modalitate eficientă de a fi la curent cu timpul de lucru al angajaților dvs. este să utilizați un software de urmărire a timpului de lucru. De fapt, este convenabil și pentru echipă.
Datorită fișelor de pontaj, membrii echipei dvs. pot fi siguri că vedeți efortul lor suplimentar. Un avantaj pentru manageri? Cu cât știți mai repede despre orele suplimentare, cu atât mai repede puteți ajunge la cauza principală.
Pentru a monitoriza eficient foile de prezență ale echipei dvs., cel mai bine este să utilizați un program de actualizare automată raport foaie de prezență. Este util să analizați și descrierile fișelor de pontaj. Descrierile sunt comentarii pe care angajații dvs. le pot introduce atunci când înregistrează o anumită intrare de timp. Verificarea descrierilor vă poate oferi informații valoroase despre modelele de ore suplimentare ale echipei dvs:
În imaginea de mai sus puteți vedea că Rose a înregistrat ore suplimentare semnificative doar atunci când a avut sarcini care i-au cerut să interacționeze cu clientul (ateliere, revizuiri ale activelor). Poate că este ceva ce merită analizat?
În funcție de cauza orelor suplimentare, puteți fie să ajustați calendarul proiectului (citiți mai multe despre tehnici de planificare a proiectelor) sau aduceți ajutoare suplimentare. Dacă credeți că este imposibil să evitați unele ore suplimentare, asigurați-vă că comunicați echipei așteptările dumneavoastră.
Deși mulți angajați sunt dispuși să facă un efort suplimentar, orele lor suplimentare duc la un echilibru negativ între viața profesională și cea privată. Din acest motiv, majoritatea companiilor plătesc suplimentar pentru timpul petrecut în afara orelor obișnuite. Deoarece toate cheltuielile ar trebui incluse în bugetul proiectului (citiți mai multe despre urmărirea bugetului proiectului), este important să știți câți bani vor intra în compensarea orelor suplimentare.
Unele instrumente de gestionare a resurselor facilitează această sarcină prin furnizarea de rapoarte pe care le puteți extrage din fișe de pontaj. În Teamdeck, puteți crea un raport de compensare actualizat automat care vă va ajuta să gestionați orele suplimentare.
Pur și simplu alegeți punctele de date de care aveți nevoie și introduceți ratele orelor suplimentare ale echipei dumneavoastră. Puteți utiliza rate diferite pentru diferiți membri ai echipei. Pe măsură ce proiectul avansează, tot ce trebuie să faceți este să deschideți raportul și să verificați cheltuielile curente cu orele suplimentare. Puteți chiar să partajați link-ul raportului cu echipa dvs. de salarizare pentru a le ușura și lor munca.
Odată ce ați pus în aplicare o politică adecvată de gestionare a orelor suplimentare, nu uitați să comunicați așteptările echipei dumneavoastră. Locul de muncă și transparența proiectului sunt deosebit de importante aici, deoarece vă pot ajuta să evitați epuizarea angajaților.
Un recent studiu realizat de Gallup a arătat că, în timp ce volum de muncă imposibil de gestionat într-adevăr, este unul dintre cei 5 factori corelați cu epuizarea profesională, la fel și lipsa de comunicare și de sprijin din partea managerilor și presiune nerezonabilă asupra timpului. Comunicarea deschisă, înțelegerea constrângerilor de timp ale proiectului și reguli clare pentru compensarea orelor suplimentare sunt necesare pentru ca membrii echipei dvs. să se simtă mai bine în legătură cu volumul lor actual de muncă.
Teamdeck facilitează gestionarea orelor suplimentare ale echipei dvs. Cu ajutorul fișelor de pontaj și al rapoartelor de compensare a orelor suplimentare, puteți fi în același timp la curent cu volumul de muncă al echipei dvs. și cu bugetul proiectului. Programați un apel cu Aniela și aflați cum să vă conduceți echipa în mod eficient!
Calendarul de resurse (sau calendarul de management al proiectului, sau calendarul de planificare a proiectului, software-ul de planificare a resurselor) vă permite să planificați, să gestionați și să alocați resursele mai eficient și mai eficace - mai ales dacă Microsoft Excel a avut un rol principal în...
Care este obiectivul final al managerilor de proiect? Finalizarea cu succes a proiectelor lor. Înșiși managerii de proiect recunosc că acest lucru nu se întâmplă prea des: conform ultimului sondaj Pulse of the Profession, mai puțin de 60% din proiecte sunt finalizate fie...
Gestionarea capacității este o strategie utilizată de întreprinderi pentru a utiliza cât mai bine eficiența producției în raport cu cererea pentru un serviciu sau un produs. Scopul final al gestionării capacității este de a: Identificarea și...