Fișele de pontaj au rareori o imagine bună în rândul angajaților. Trebuie să recunoaștem că, de multe ori, acestea sunt la înălțimea reputației lor proaste: nimănui nu-i place să semneze o tonă de hârtii doar pentru a "dovedi" că a lucrat o anumită perioadă de timp. Pe de altă parte, însă, fișele de pontaj pot fi cu adevărat benefice atât pentru manageri, cât și pentru membrii echipei lor.
Ce veți învăța din acest articol:
Să începem cu întrebarea de față:
Simplu spus: gestionarea foilor de prezență este o practică de monitorizare și analiză a foilor de prezență ale angajaților și de urmărire a timpului (ore de lucru înregistrate). De asemenea, poate implica diferite acțiuni, cum ar fi calcularea salariilor angajaților sau facturarea clientului pe baza acestor fișe de pontaj.
Timpul de lucru obișnuia să fie rezumat pe o foaie de hârtie, de unde și denumirea de foaie de prezență. În prezent, foile de prezență online sunt mult mai populare, deși și aici există mai multe opțiuni: de la simple foi de calcul la instrumente software bazate pe inteligență artificială.
După cum am menționat la începutul acestui articol, fișele de pontaj sunt cunoscute pentru faptul că sunt destul de nepopulare printre angajați. Să ne cufundăm în acest subiect și să încercăm să răspundem la o întrebare care se pune frecvent:
Nu neapărat, dar există cu siguranță cazuri în care fișele de pontaj sunt o pierdere totală de timp care poate contribui în mare măsură la nemulțumirea oamenilor față de locul lor de muncă.
Din punct de vedere istoric, foile de prezență au fost o modalitate de a dovedi că oamenii și-au făcut efectiv treaba. Aici lucrurile devin problematice. În primul rând, acest lucru poate crea cu ușurință o cultură în care oamenii simt că fișele lor de pontaj sunt mai importante decât efectele muncii lor. Nu este plăcut să trebuiască să dovedești că ai muncit sau că ești urmărit (și cronometrat) îndeaproape de superiorii tăi.
De asemenea, acest lucru nu stimulează oamenii să fie mai eficienți la locul de muncă. De ce să cauți o soluție mai bună dacă poți să înregistrezi mai mult timp în foaia de prezență (și eventual să fii plătit mai mult)?
Aceasta nu înseamnă că plata cu ora este neapărat rea, chiar și în cadrul proiectelor. Deși în acest text nu intrăm în detalii cu privire la utilizarea fișelor de pontaj pentru a determina veniturile lunare, înțelegem că este un caz de utilizare important pentru companiile care, de exemplu, lucrează cu freelanceri. Acesta este motivul pentru care am creat o secțiune separată ghid privind calculul salariilor angajaților.
În cele din urmă, oamenii nu prea reușesc să își amintească cât timp au petrecut efectiv lucrând la ceva. Acesta este motivul pentru care completarea fișelor de pontaj la sfârșitul săptămânii sau, și mai rău, al lunii, seamănă mai mult cu scrierea de ficțiune decât cu colectarea de date fiabile.
În concluzie, putem spune că fișele de pontaj au un efect redus dacă nu:
Acest din urmă aspect merită subliniat, deoarece multe echipe încă se bazează pe simple foi de calcul pentru a-și face treaba (din fericire, majoritatea companiilor au renunțat la foile de hârtie reale). Este un pas în direcția cea bună, deoarece un document online poate fi actualizat cu ușurință și accesat de mai mulți membri ai echipei, dacă este necesar, dar este totuși o foaie care trebuie completată, ceea ce nu este cel mai convenabil lucru de făcut.
Verificați acest lucru convertor gratuit pdf la excel dacă sunteți încă în foi de calcul.
Instrumentele moderne de urmărire a timpului angajaților vin adesea cu dispozitive de urmărire start/stop care pot fi pornite și oprite printr-un singur clic. Altele oferă balize care înregistrează automat pontajul de intrare și ieșire.
Din punct de vedere managerial, un alt aspect important este că software de proiect foaie de prezență este asociat cu un instrument de gestionare a concediilor. Oamenii trebuie să își poată înregistra timpul de lucru, precum și timpul liber, în caz contrar, ați putea ajunge să vă faceți griji cu privire la fișele de pontaj goale ale cuiva care este doar în vacanță.
Utilizarea unui software care servește și ca program al echipei dvs. vă oferă o valoare suplimentară, aceea de a putea compara orele de lucru planificate cu cele înregistrate. Managerii de proiect axați pe date pot utiliza această perspectivă pentru a evalua stadiul proiectului lor și dacă ar trebui ajustat ceva.
Acesta este doar un exemplu de modul în care gestionarea foilor de prezență poate sprijini PM în îndeplinirea sarcinilor lor, dar există și altele. De fapt, voi dedica următoarea secțiune ideilor cu privire la modul în care puteți utiliza fișele de pontaj ale echipei dvs. în beneficiul echipei și al proiectului.
O necesitate pentru companiile care operează pe baza contractelor de timp și materiale. Deoarece facturați clienților dvs. pentru munca depusă de echipa dvs. în cadrul proiectului, ați putea folosi pur și simplu foile lor de prezență ca bază pentru factura dvs. Multe instrumente de gestionare a resurselor vă permit să exportați datele din foile de prezență sau să le partajați extern.
Analiza fișelor de pontaj ale echipei dvs. reprezintă o ocazie excelentă de a aprofunda datele și de a identifica oportunități de îmbunătățire. Multe programe de urmărire a timpului oferă opțiunea de a eticheta intrările de timp înregistrate cu categorii predefinite sau de a le adăuga comentarii. În acest fel, puteți analiza cât timp alocă echipa dvs. activităților nefacturabile. De acord, o mare parte din timp este probabil bine justificată, dar s-ar putea să observați și modele îngrijorătoare. Care ar putea fi acestea? O abundență de reuniuni ar putea fi un semnal de alarmă. Persoanele care petrec mult timp cu sarcini administrative ar fi un alt exemplu. S-ar putea dovedi că investiția în instrumente de colaborare sau de partajare a cunoștințelor ar putea fi o economie de bani pe termen lung. Moralul echipei dvs. va beneficia, de asemenea, de un proces mai robust.
Datele istorice, cum ar fi foile de prezență, pot fi utilizate și pentru a prognoza nevoile de recrutare. Examinând cifrele din anii sau lunile anterioare, companiile sunt capabile să identifice tendințele care este probabil să se repete. Unul dintre clienții Teamdeck observat că angajații cu anumite competențe sunt mai căutați în anumite luni. Citiți cum să vă creați propriul raport de pontaj pentru previzionarea resurselor umane aici.
Uneori, dificultățile proiectului sunt destul de ușor de observat doar uitându-te la foile de prezență înregistrate. De exemplu, oamenii pot începe să înregistreze o mulțime de ore suplimentare pentru a livra următoarele etape importante.
Cu toate acestea, este o practică bună să comparați în mod regulat înregistrările de timp ale echipei dvs. cu programul estimat. Acest lucru vă va permite să identificați orice neconcordanțe înainte ca acestea să ducă la nerespectarea termenelor limită.
Un alt lucru important de reținut atunci când vine vorba de gestionarea foilor de prezență este că fișele de pontaj nu pot înlocui comunicarea periodică cu echipa dvs..
Cifrele vă vor oferi informații că ceva se întâmplă. Dar, pentru a înțelege "de ce", trebuie să discutați problemele cu echipa de proiect. Nu numai că veți putea ajunge la esența problemei, dar este și o modalitate excelentă de a construi o cultură a locului de muncă în care angajații sunt ascultați și respectați. Astfel, este mai puțin probabil ca aceștia să trateze fișele de pontaj ca pe un rău necesar care atârnă deasupra capului lor.
Fișe de pontaj singure nu vă vor spune tot ceea ce trebuie să știți despre eficiența echipei dvs. sau despre calitatea muncii, dar pot furniza semnale importante pe baza cărora managerii de proiect să acționeze. Crearea unei politici deliberate și transparente de gestionare a foilor de prezență, susținută de o comunicare deschisă cu echipa dumneavoastră, vă va ajuta să vă țineți proiectele sub control, menținând în același timp un nivel ridicat de satisfacție a angajaților.
Calendarul de resurse (sau calendarul de management al proiectului, sau calendarul de planificare a proiectului, software-ul de planificare a resurselor) vă permite să planificați, să gestionați și să alocați resursele mai eficient și mai eficace - mai ales dacă Microsoft Excel a avut un rol principal în...
Care este obiectivul final al managerilor de proiect? Finalizarea cu succes a proiectelor lor. Înșiși managerii de proiect recunosc că acest lucru nu se întâmplă prea des: conform ultimului sondaj Pulse of the Profession, mai puțin de 60% din proiecte sunt finalizate fie...
Gestionarea capacității este o strategie utilizată de întreprinderi pentru a utiliza cât mai bine eficiența producției în raport cu cererea pentru un serviciu sau un produs. Scopul final al gestionării capacității este de a: Identificarea și...