Atunci când planificați un proiect, trebuie să vă gândiți întotdeauna la resursele care sunt necesare pentru finalizarea acestuia. Crearea unei liste de roluri și competențe care sunt necesare pentru realizarea proiectului, căutarea persoanelor potrivite în cadrul companiei dvs., gestionarea programului și a volumului lor de muncă - toate acestea sunt implicate în gestionarea resurselor. Cum să o faceți cu succes? Această postare pe blog vă va oferi câteva bune practici pentru gestionarea resurselor într-un mediu bazat pe proiecte.
Ce veți obține datorită acestui articol:
Notă: O resursă poate fi o persoană cu anumite calificări, o piesă de echipament sau chiar o anumită cantitate de timp sau de bani. În acest articol, însă, ne vom concentra exclusiv asupra gestionării resurselor, înțeleasă ca gestionare a echipei de proiect.
Cel mai recent ghid PMBOK® spune frumos, spunând:
PManagementul resurselor proiectului include procesele de identificare, achiziționare și gestionare a resurselor necesare pentru finalizarea cu succes a proiectului. Aceste procese contribuie la asigurarea faptului că resursele adecvate vor fi disponibile managerului de proiect și echipei de proiect la momentul și locul potrivit.
Ca atare, gestionarea resurselor proiectului vă solicită să parcurgeți diferite procese: de la definirea nevoilor proiectului și obținerea resurselor adecvate până la gestionarea echipei pe parcursul proiectului și măsurarea performanței acesteia.
Gestionarea eficientă a resurselor presupune ca proiectul să fie livrat cu succes: la timp, în limitele bugetului și în conformitate cu cerințele. Aceasta nu este o performanță ușor de realizat. Din fericire, există mai multe măsuri pe care le puteți lua în diferite etape ale ciclului de viață al proiectului pentru a crește șansele de finalizare a lucrării. În acest articol, vom analiza mai îndeaproape câteva dintre cele mai bune practici ale gestionării de succes a resurselor.
În calitate de manager de proiect sau manager de resursetrebuie să fiți foarte curioși cu privire la proiectul în sine. Care este obiectivul de afaceri din spatele acestuia? Care sunt nevoile utilizatorilor pe care încercați să le satisfaceți? Care este obiectivul final pentru client? După ce ați răspuns la aceste întrebări, veți avea o mai bună înțelegere a proiectului, dincolo de simpla cunoaștere a domeniului său de aplicare (care este, de asemenea, necesar, desigur). Efortul suplimentar pe care îl depuneți pentru a vă pregăti în această etapă poate da roade mai târziu: pentru început, veți avea mai multe argumente atunci când discutați diferite scenarii cu clientul, dar rețineți că un PM bine informat este extrem de util și pentru echipă.
Încercați să obțineți și multe informații despre clienți/părți interesate. Poate că unii dintre colegii dvs. au colaborat deja cu aceștia? Cu cât știți mai multe despre la ce să vă așteptați în ceea ce privește procesele preferate, instrumentele, etica muncii, cu atât sunteți mai bine echipat pentru a face față provocărilor din viitor.
În cele din urmă, informați-vă și cu privire la eventualele constrângeri. Faptul că sunteți conștient de considerațiile legate de calendar sau de buget vă va ajuta să luați decizii mai bune pe parcurs.
Odată ce aveți o idee bună despre ce este vorba în proiect, sunteți gata să începeți să creați estimările proiectului. Trebuie să elaborați o listă de resurse (de exemplu, roluri) necesare pentru îndeplinirea sarcinilor proiectului. Apoi, va trebui să estimați capacitatea în care acestea sunt necesare.
Desigur, veți putea beneficia aici de experiența dumneavoastră de PM și veți putea contribui la crearea estimărilor. Cu toate acestea, nu vă fie teamă să cereți altor persoane să participe la acest proces și să vă ofere expertiza lor.
Acesta este momentul în care lucrurile pot deveni puțin copleșitoare. De ce? Ei bine, în funcție de dimensiunea și structura companiei dvs., s-ar putea să fiți nevoit să explorați un grup de sute sau mii de angajați.
Din fericire, această parte a procesului este, de asemenea, relativ ușor de gestionat cu ajutorul software-ului de gestionare a resurselor. Imaginați-vă că aveți o listă de resurse, împreună cu capacitatea, disponibilitatea și competențele acestora. Tot ce trebuie să faceți este să rezervați aceste resurse care se potrivesc cerințelor proiectului dumneavoastră. Software pentru programarea resurselorunul dintre ele fiind Teamdeck, fac exact asta.
Aveți posibilitatea să filtrați resursele organizației dvs. în funcție de competențe/locații de birou/senioritate sau orice alte dimensiuni personalizate de care aveți nevoie. Din grupul de persoane adecvate, trebuie doar să le alegeți pe cele care sunt disponibile în perioada pe care o aveți în vedere pentru proiect. Afacere încheiată!
Teamdeck vă permite să filtrați resursele disponibile în funcție de titlurile posturilor sau de tarifele proiectelor. Aceasta simplifică în mod spectaculos alocarea resurselor.
Atunci când decideți pe cine să desemnați pentru proiect, ar trebui să țineți cont de următoarele considerente:
A spune că ai o singură șansă de a face o primă impresie bună poate fi un clișeu, dar în gestionarea eficientă a resurselor, prima lansarea proiectului este absolut crucială. Aceasta este perioada în care vă cunoașteți echipa și vă stabiliți prezența. Asigurați-vă că acoperiți următoarele puncte:
Aruncați o privire la această listă de resurse pe care le puteți găsi utile pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului, dar mai ales la începutul unui proiect nou:
Dacă lucrați în cadrul unei metodologii agile de gestionare a proiectelor, probabil că nu vă temeți de schimbările proiectului. O doză sănătoasă de flexibilitate este o parte integrantă a muncii, iar reacția la, să zicem, feedback-ul primit de la utilizatori este cea care influențează în cele din urmă succesul proiectului.
Cu toate acestea, alte schimbări nu sunt cu siguranță la fel de binevenite: planificarea capacității resurselor ar fi un bun exemplu în acest sens. Oamenii se îmbolnăvesc, își schimbă locul de muncă, își rup picioarele etc. Trebuie să fiți pregătiți să alocați noi resurse echipei dvs. sau să schimbați capacitatea în care sunt implicați membrii echipei actuale.
Planificare flexibilă a proiectelor va fi, de asemenea, utilă în acest caz: dacă creați estimări generoase bazate pe scenariile cel mai rău/cel mai bun caz, probabil că dispuneți de marja de manevră atât de necesară atunci când apar schimbări.
Managementul proiectelor bazat pe date va primi probabil o mare atenție în proiectele din viitorul apropiat, pentru simplul motiv că îi face pe managerii de proiect mai eficienți în ceea ce fac. Datele sunt sursa de informații și modele despre echipa dumneavoastră. De asemenea, acestea vă pot confirma sau infirma bănuielile. În cele din urmă, nu există un argument mai bun atunci când încercați să expuneți un punct de vedere. Dacă sunteți în măsură să vă susțineți deciziile cu date, vă veți simți mult mai confortabil executându-le.
Pe de altă parte, colectarea de date fără a ști ce să măsurați și cum vă expune riscului de a vă pierde în zgomot. Pentru început, este posibil să doriți să colectați date care să vă permită să măsurați performanța resurselor proiectului (BTW toate aceste rapoarte pot fi ușor construite cu Teamdeck):
Înălțimea barelor semnificând nivelul de utilizare, puteți identifica rapid persoanele care ar putea fi mai bine utilizate.
Eficace planificarea resurselor și gestionarea implică înțelegerea foarte bună a proiectului și monitorizarea activă a progresului, nu doar în ceea ce privește îndeplinirea sarcinilor, ci și în menținerea unui volum de muncă optim și a utilizării echipei. Este un proces cu multe fațete, dar puteți naviga cu succes în această complexitate cu ajutorul tehnologiei potrivite.
Misiunea Teamdeck este de a face posibilă gestionarea eficientă a resurselor - de a o face mult mai ușoară pentru echipe de diferite dimensiuni. Suntem extrem de mândri că aplicația noastră este folosită pentru a forma echipe care lucrează la proiecte ambițioase de construcții, care depășesc limitele creativității sau care schimbă literalmente lumea în bine prin campanii non-profit cu impact.
Dacă doriți să vă eficientizați alocarea resurselor și evitați conflicte de planificare, Teamdeck ar putea fi instrumentul potrivit pentru dvs. - înscrieți-vă astăzi. Vom fi mai mult decât bucuroși să vă primim în lista noastră de clienți.
Economisiți timp și bani cu proiectul software de planificare a resurselor și creșterea eficienței proceselor de gestionare a resurselor
Calendarul de resurse (sau calendarul de management al proiectului, sau calendarul de planificare a proiectului, software-ul de planificare a resurselor) vă permite să planificați, să gestionați și să alocați resursele mai eficient și mai eficace - mai ales dacă Microsoft Excel a avut un rol principal în...
Care este obiectivul final al managerilor de proiect? Finalizarea cu succes a proiectelor lor. Înșiși managerii de proiect recunosc că acest lucru nu se întâmplă prea des: conform ultimului sondaj Pulse of the Profession, mai puțin de 60% din proiecte sunt finalizate fie...
Gestionarea capacității este o strategie utilizată de întreprinderi pentru a utiliza cât mai bine eficiența producției în raport cu cererea pentru un serviciu sau un produs. Scopul final al gestionării capacității este de a: Identificarea și...