Cu câteva luni în urmă, o platformă online renumită pentru managerii de proiect - Project-Management. com - a publicat un articol despre cele mai importante 10 cauze ale eșecului proiectelor. Doar parcurgând acest text, nu veți găsi nimic despre gestionarea domeniului de aplicare al proiectului. Cu toate acestea, atunci când îl citiți cu atenție, veți vedea că factorii descriși de autor sunt strâns legați de definirea și controlul domeniului de aplicare al proiectului.
Ce veți obține datorită acestui articol:
Slaba pregătire a fost considerată cauza numărul 1 a eșecului, urmată de documentație și urmărire inadecvate. Lista este închisă de nerespectarea semnelor de avertizare ale proiectului. Menționăm aceste aspecte deoarece acest articol de pe blog este menit să vă ajute să reduceți sau să eliminați aceste pericole prin intermediul gestionării eficiente a domeniului de aplicare al proiectului.
Citiți mai departe pentru a vedea că gestionarea domeniului de aplicare începe cu pregătirea și este inextricabil legată de documentația adecvată și de monitorizarea progresului proiectului. Cum rămâne cu semnele de avertizare ale proiectului? Veți vedea că unul dintre cele mai amenințătoare semne este depășirea domeniului de aplicare. Din fericire, gestionarea cu succes a domeniului de aplicare vă poate ajuta să-l evitați.
Să începem prin a defini cei mai importanți termeni pe care îi vom folosi în acest ghid:
Care este domeniul de aplicare?
Așa cum filosofii obișnuiau să spună, fără o înțelegere a termenilor pe care îi folosim, nu există niciun fel de înțelegere. Deci, ce înseamnă "domeniul de aplicare"?
Să începem cu definiția dată de instituții din afara cercului de management de proiect - de Oxford Dictionary. Datorită acestora putem citi despre două sensuri ale domeniu de aplicare termen. În primul rând, domeniul de aplicare este doar un potențial, o oportunitate, o capacitatea resurselor, o posibilitate de a schimba, de a realiza, de a face ceva. Dar al doilea înțeles este suficient de apropiat de societatea de management de proiect, ceea ce îl face să merite citat. Domeniul de aplicare este:
(...) gama de lucruri de care se ocupă un subiect, o organizație, o activitate etc.
(Dicționar Oxford)
Atunci când comparăm definiția de mai sus cu cea reprezentată de binecunoscut în rândul instituției managerilor de proiect, veți vedea legătura.
Datorită Asociației pentru Managementul Proiectelor, aflăm că "domeniul de aplicare" se referă la totalitatea rezultatelor, a efectelor și a beneficiilor, precum și la munca necesară pentru realizarea proiectelor. Se poate spune că este vorba despre munca și/sau angajații calificați corespunzător necesari pentru a îndeplini toate cerințele proiectului respectiv (de exemplu, pentru a livra cu succes un produs).
Merită menționat pentru a evita neînțelegerile. Acest sens este puțin mai larg decât acela de a suna asemănător - a domeniul de aplicare al produsului. Domeniul de aplicare al produsului - în general - detaliază caracteristicile și funcțiile unui produs sau serviciu. În timp ce:
Domeniul de aplicare al proiectului este activitatea care trebuie efectuată pentru a livra un produs în conformitate cu domeniul de aplicare al produsului (funcții și caracteristici necesare)
(Wrike.com)
Având în vedere acest lucru, ce este managementul domeniului de aplicare al proiectului? Pentru Asociația pentru Managementul Proiectelor:
Gestionarea domeniului de aplicare este procesul prin care realizările, rezultatele și beneficiile sunt identificate, definite și controlate. "Domeniul de aplicare" este termenul utilizat în gestionarea proiectelor pentru a se referi la totalitatea realizărilor, rezultatelor și beneficiilor și la munca necesară pentru producerea acestora.
(APM Body of Knowledge, ediția a 7-a)
Dar în versiunea mai veche, de la Ghidul PMBOK®, ediția a 6-a perspectiva, managementul domeniului de aplicare al proiectului este procesul care vă permite să vă asigurați că proiectul include toată munca necesară și numai munca necesară.
Pentru a simplifica, datorită celei de-a 7-a ediții, managementul domeniului de aplicare al proiectului poate fi interpretat ca timp și etape (un proces) de dobândire și documentare a cunoștințelor despre toate aspectele proiectului. Iar rezultatul procesului de gestionare a domeniului de aplicare al proiectului este lista cu tot ceea ce ar trebui să conțină planul proiectului (sarcini și subtarife, bugete, responsabilități etc.).
Însă ediția a 6-a pune accentul pe munca necesară (și/sau pe angajatul cu experiența potrivită), munca cerută de proiect. Din această ultimă perspectivă, un manager de proiect ar trebui să se concentreze asupra persoanelor sau - cum s-ar spune - resurselor care sunt capabile (datorită competențelor și experienței lor) să realizeze proiectul cu cerințele așteptate în timpul așteptat.
La finalul acestui capitol, să rezumăm cu un citat din Un ghid pentru corpul de cunoștințe al managementului proiectelor
Gestionarea domeniului de aplicare al proiectului se referă în primul rând la definirea și controlul a ceea ce este și nu este inclus în proiect.
(Ghidul PMBOK®, ediția a 7-a)
Competitorul nostru și, de asemenea, proiectul bine-cunoscut software de gestionare a resurselor furnizorul informează pe site-ul său care este rezultatul și scopul procesului de gestionare a domeniului de aplicare a proiectului.
Managementul domeniului de aplicare al proiectului este un proces care ajută la determinarea și documentarea listei tuturor obiectivelor, sarcinilor, produselor livrabile, termenelor și bugetelor proiectului(...).
(Kissflow.com)
După cum vedem, acesta este inventarul a tot ceea ce ar trebui să includă planul de proiect. Și principalul beneficiu al gestionării domeniului de aplicare al proiectului este că vă ajută să realizați proiectul cu succes. Datorită acestui proces, știți ce trebuie făcut (și ce nu), astfel încât vă puteți gestiona echipa cu mai multă încredere.
Alte beneficii ale acestui proces includ:
Etapele enumerate mai jos se bazează pe Project Management Body of Knowledge (PMBOK®). Asigurați-vă că consultați instrucțiunile lor dacă sunteți în căutarea unui plan cuprinzător de gestionare a domeniului de aplicare. Mai jos, veți găsi un proces de management al domeniului de aplicare care ar trebui să vă permită să îl implementați pentru proiectul dvs. viitor.
Planificarea gestionării domeniului de aplicare ar trebui să înceapă cu pregătirea dumneavoastră în avans. Chiar înainte de a colecta cerințele și de a redacta domeniul de aplicare al proiectului, planificați cum veți proceda. Identificați principalele, dar mai bine toate părțile interesate și persoanele care vor avea ceva de spus cu privire la domeniul de aplicare al acestui proiect.
Întâlniți-vă cu echipa dvs. și stabiliți cum va arăta procesul de creare a domeniului de aplicare. Ar fi util dacă v-ați gândi și la posibilele modificări ale domeniului de aplicare al proiectului. Desigur, în acest moment, este puțin probabil să știți ce se poate schimba, dar puteți determina ce se întâmplă dacă apar schimbări.
Colectați toate deciziile pe care le luați aici în planul de gestionare a domeniului de aplicare. Acesta va fi documentul dvs. călăuzitor pentru restul procesului.
Este timpul să colectați cerințele proiectului: lucrurile care trebuie făcute pentru a vă atinge obiectivele proiectului. Nu este la fel de simplu ca și cum te-ai duce la clientul tău și l-ai întreba cum doriți să arate și să se comporte produsul final? Culegerea cerințelor este un proces de descoperire, deoarece este posibil ca părțile interesate să nu știe nici măcar în acest moment ce caracteristici specifice ar trebui incluse în produsul lor (mai ales dacă sunteți însărcinat cu gestionarea unui proiect legat de dezvoltarea de software. )
Desigur, este posibil ca clienții dvs. să nu aibă viziunea exactă a produsului final, dar probabil că sunt conștienți de obiectivele de afaceri pe care acest proiect ar trebui să le atingă. Puteți crea o serie de ateliere și interviuri pentru a descoperi nevoile utilizatorilor și, ca urmare, pentru a stabili cerințele.
O altă modalitate de colectare a cerințelor bazate pe date este efectuarea unei serii de teste cu prototipuri pentru a vedea care caracteristici și funcții primesc cea mai pozitivă reacție din partea publicului țintă.
De asemenea, puteți face o analiză comparativă pentru a vă compara potențialele cerințe cu cele mai bune practici din industrie.
Odată ce ați ajuns la o listă de cerințe diferite (caracteristici și funcții, obiective de afaceri, procese necesare pentru a livra un produs, criterii de acceptare), puteți încerca să definiți domeniul de aplicare. Țineți cont de faptul că, de obicei, nu toate elementele pe care le colectați inițial ajung în domeniul final de aplicare al proiectului.
Definirea domeniului de aplicare al proiectului înseamnă crearea așa-numitului document de definire a domeniului de aplicare. O declarație privind domeniul de aplicare este documentul prin care se documentează domeniul de aplicare al proiectului, care constă în:
Acest pas vă va ajuta să vizualizați mai bine domeniul de aplicare și să îl împărțiți în elemente mai mici. Structura de defalcare a sarcinilor este un cadru ierarhic de produse care corespund rezultatelor proiectului.
În mod tradițional, WBS descrie ce și nu cum, astfel încât ar trebui să vă concentrați pe rezultate în loc de activități (de ex, plată mai degrabă decât conceperea/dezvoltarea/testarea căii de plată). Un alt mod de a gândi este că WBS descrie "ceea ce va primi clientul", nu "acțiunile care vor fi realizate de echipa de proiect". Cu toate acestea, unii manageri de proiect îl tratează mai mult ca pe o defalcare a sarcinilor și a subprogramelor, care este, de asemenea, un document util.
De ce ar trebui să vă deranjați să creați un WBS în primul rând? În primul rând, este mai ușor să creați un program atunci când vedeți livrabilele împărțite în bucăți mai mici. De asemenea, puteți crea și aloca sarcini mai confortabil, având WBS pe care vă puteți baza.
În cele din urmă, o astfel de structură ierarhică permite înțelegerea mai rapidă a domeniului de aplicare al proiectului, în special dacă sunteți o persoană care gândește vizual. Nu sunteți sigur dacă vă identificați ca atare? Consultați ghidul nostru Sketchnoting pentru managerii de proiect pentru a vedea cum puteți beneficia de gândirea vizuală în managementul proiectelor.
Aveți declarația privind domeniul de aplicare al proiectului și WBS, deci știți ce ar trebui inclus în proiect. Acum, trebuie ca părțile interesate să valideze și să semneze domeniul de aplicare. Revizuiți-o pentru a vedea dacă există ambiguități și încercați să o finalizați înainte de începerea activității proiectului. În acest fel, puteți reduce șansele de modificare a domeniului de aplicare.
Când proiectul este în desfășurare, trebuie să controlați domeniul de aplicare. Monitorizați ceea ce s-a făcut față de ceea ce trebuia să se facă. În timpul acestui proces, probabil că veți găsi utile următoarele instrumente:
Comparați rapoarte de proiect cu domeniul de aplicare și programul de gestionare a proiectului pentru a vedea dacă calendarul, volumul de muncă, sarcinile îndeplinite etc. corespund estimărilor dvs.
Procesul de gestionare a domeniului de aplicare al proiectului poate părea complicat, mai ales având în vedere cantitatea de pregătire necesară. Cu toate acestea, odată ce încercați, veți vedea că documentele pe care le creați foarte devreme în proces (planul de gestionare a domeniului de aplicare și declarația privind domeniul de aplicare al proiectului) vă vor ajuta enorm mai târziu și vă vor permite să livrați produsul sau serviciul la care lucrează echipa dumneavoastră.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Calendarul de resurse (sau calendarul de management al proiectului, sau calendarul de planificare a proiectului, software-ul de planificare a resurselor) vă permite să planificați, să gestionați și să alocați resursele mai eficient și mai eficace - mai ales dacă Microsoft Excel a avut un rol principal în...
Care este obiectivul final al managerilor de proiect? Finalizarea cu succes a proiectelor lor. Înșiși managerii de proiect recunosc că acest lucru nu se întâmplă prea des: conform ultimului sondaj Pulse of the Profession, mai puțin de 60% din proiecte sunt finalizate fie...
Gestionarea capacității este o strategie utilizată de întreprinderi pentru a utiliza cât mai bine eficiența producției în raport cu cererea pentru un serviciu sau un produs. Scopul final al gestionării capacității este de a: Identificarea și...