Navigând pe internet, veți găsi diverse șabloane Excel de gestionare a proiectelor: un șablon de diagramă Gantt, un șablon de buget, un șablon de cronologie a proiectului etc.
Aparent, multe companii încă se bazează pe foi de calcul pentru a-și planifica și gestiona proiectele. Când am discutat cu software de gestionare a resurselor utilizatorii, aflăm adesea că foloseau foi de calcul pentru a urmări timpul sau urmăriți timpul liber al angajaților.
Care este problema atunci? Dacă șabloanele Microsoft Excel sunt eficiente pentru o companie, ar trebui totuși să investească într-un instrument PM dedicat? Această postare pe blog urmărește să vă permită să evaluați dacă foile de calcul sunt cu adevărat practice pentru organizația dumneavoastră. Dacă sunt, atunci grozav, dar veți vedea probabil costuri ascunse ale utilizării lor pentru gestionarea proiectelor și a resurselor.
Înainte de a discuta despre numeroasele probleme cu care vă puteți confrunta atunci când vă bazați pe o foaie de calcul pentru urmărirea proiectelor sau a proiectelor și planificarea resurselor, haideți să vorbim despre motivele pentru care le folosim în primul rând. În opinia noastră, companiile decid să își gestioneze proiectele cu Excel deoarece foile de calcul par accesibile, ușor de utilizat și gratuite. La urma urmei, practic, toată lumea are o aplicație de foi de calcul instalată pe computerul său. Alternativele cloud precum Google Sheets sunt, de asemenea, disponibile pe scară largă. Problema este că, deși populare, foile de calcul nu au fost concepute în scopul gestionării proiectelor. Ca urmare, utilizarea lor ca atare poate fi orice, dar nu ușoară, gratuită și eficientă.
Să discutăm despre cele mai mari probleme pe care managerii de proiect trebuie să le abordeze atunci când folosesc foi de calcul pentru a crea un plan de proiect sau pentru a gestiona sarcinile curente.
Foile de calcul sunt:
Mai întâi de toate, proiectul dedicat și instrumente de planificare a resurselor rezolvă provocările prezentate în secțiunea anterioară. Acestea au fost construite ținând cont de aceste procese specifice, astfel încât, în mod firesc, dispun de funcții pentru a sprijini planificarea proiectelor, programarea resurselor sau actualizarea programului proiectului. În plus, acestea oferă de obicei următoarele caracteristici care ar putea spori și mai mult performanța echipei dvs. și v-ar putea economisi mult timp și bani:
Desigur, un software robust de gestionare a proiectelor vă va ajuta să rezolvați mult mai multe probleme cu care s-ar putea să vă confruntați în prezent. Cheia este să alegeți o aplicație care se potrivește nevoilor echipei dvs. și care are sens pentru bugetul companiei dvs.
Multe organizații se întreabă dacă ar trebui sau nu să cheltuiască bani pe aplicații atunci când există o alternativă gratuită precum Microsoft Excel. Din fericire, există multe aplicații gratuite sau foarte accesibile pe piață. Puteți găsi câteva exemple în postările noastre de pe blog:
Rețineți că plata pentru o aplicație poate însemna economisirea de bani pe termen lung. Imaginați-vă că, datorită unui instrument PM puternic, echipa dvs. economisește câteva ore în fiecare săptămână. Înmulțiți acest număr cu ratele orare ale angajaților dvs. și calculați rentabilitatea investiției - s-ar putea să fiți surprinși. Una dintre companiile care utilizează Teamdeck a estimat că economisește cca. $10k în fiecare lună datorită trecerii la o aplicație dedicată gestionării resurselor - puteți citi un studiu de caz complet aici.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Calendarul de resurse (sau calendarul de management al proiectului, sau calendarul de planificare a proiectului, software-ul de planificare a resurselor) vă permite să planificați, să gestionați și să alocați resursele mai eficient și mai eficace - mai ales dacă Microsoft Excel a avut un rol principal în...
Care este obiectivul final al managerilor de proiect? Finalizarea cu succes a proiectelor lor. Înșiși managerii de proiect recunosc că acest lucru nu se întâmplă prea des: conform ultimului sondaj Pulse of the Profession, mai puțin de 60% din proiecte sunt finalizate fie...
Gestionarea capacității este o strategie utilizată de întreprinderi pentru a utiliza cât mai bine eficiența producției în raport cu cererea pentru un serviciu sau un produs. Scopul final al gestionării capacității este de a: Identificarea și...