Atunci când gestionați un proiect, obiectivul dumneavoastră este să îl livrați cu succes: la timp, în limitele bugetului, menținând în același timp o rată ridicată de satisfacție a clienților și a echipei. Ce se întâmplă atunci când compania dvs. este capabilă să lucreze la mai multe proiecte în același timp? La nivelul unui singur proiect, obiectivul rămâne același, dar la un nivel mai înalt, doriți să fiți siguri că echipa dvs. lucrează la proiectele potrivite, la momentul potrivit și în cadrul echipelor de proiect potrivite. Pare un lucru complex de realizat, dar, din fericire, Project portfolio management (PPM) este aici pentru a vă ajuta.
Datorită acestui articol, cititorul nostru primește:
Gestionarea portofoliului de proiecte poate fi descrisă ca fiind gestionarea centralizată și strategia de afaceri pentru portofoliul de proiecte al companiei dumneavoastră. Un portofoliu este o colecție de proiecte grupate care nu trebuie să fie legate între ele. Important, un portofoliu de proiecte este conceput pentru a servi unui obiectiv strategic de afaceri și să aducă companiei dvs. o anumită formă de valoare.
Desigur, valoarea comercială menționată ar fi unul dintre beneficiile majore ale gestionării portofoliului de proiecte. În afară de aceasta, această strategie este, de asemenea, o măsură excelentă de gestionare a riscului legat de livrarea mai multor proiecte. Dacă urmați pașii descriși mai jos, veți avea șansa de a examina cu atenție potențialele proiecte ale companiei dumneavoastră chiar înainte de a vă angaja să le livrați. Ca urmare, estimările dvs. vor fi probabil mai exacte, iar posibilele provocări vor fi luate în considerare în avans.
Adoptarea abordării PPM duce, de asemenea, la obținerea de către managerii companiei a unei imagini de ansamblu mai clare a proiectelor și a modului în care acestea funcționează. În plus, această strategie promovează colaborarea între diferite echipe de proiect, în loc de concurență.
Acestea sunt etapele pe care trebuie să le luați în considerare atunci când doriți să adoptați managementul portofoliului de proiecte în cadrul companiei dumneavoastră.
Procesul PPM începe cu expunerea strategiei de afaceri sau a obiectivelor strategice. Obiectivele strategice vă ghidează în timpul procesului de selectare a proiectelor pentru portofoliul companiei dumneavoastră. Este esențial să știți care sunt acestea. Obiectivele dvs. de afaceri pot fi legate de creșterea veniturilor, menținerea profitabilității sau diversificarea fluxurilor de venituri. Pe de altă parte, însă, s-ar putea să existe un obiectiv foarte diferit pe care compania dumneavoastră își propune să îl atingă. Nu vă gândiți că trebuie să găsiți un singur obiectiv atotcuprinzător - este perfect în regulă să enumerați câteva dintre ele.
Înainte de a începe să restrângeți numărul de proiecte care ar putea ajunge în portofoliul companiei dumneavoastră, trebuie să știți cât de mare este fondul dumneavoastră de proiecte. Adunați toate cererile de proiecte, aflați ce fel de oportunități de vânzări există și faceți o listă cu toate proiectele potențiale. Acum, uită-te mai atent la fiecare dintre ele. Trebuie să știți ce fel de resurse (umane sau de altă natură) necesită, care este calendarul lor, care sunt riscurile și potențialele provocări etc.) Evaluați profitul posibil din aceste proiecte.
Atunci când înțelegeți foarte bine proiectele potențiale care ar putea face parte din portofoliul echipei dvs., trebuie să efectuați o analiză de aliniere: verificați dacă aceste proiecte sunt în conformitate cu strategia dvs. generală.
Încercați să evaluați proiectele de pe listă în funcție de obiectivele de afaceri ale companiei dumneavoastră: sprijină ele aceste obiective sau poate le pun în pericol? Care sunt șansele ca echipa dvs. să fie capabilă să finalizeze un anumit proiect și să producă valoarea comercială dorită? Managerii de portofoliu trebuie să aleagă proiecte care funcționează bine împreună în ceea ce privește atingerea obiectivelor de afaceri, dar și în ceea ce privește volumul de muncă al echipei și alocarea resurselor. Știți ce proiecte corespund criteriilor dumneavoastră? Este timpul să faceți mai multă planificare înainte de a le lansa!
În acest moment, ar trebui să aveți o listă de proiecte care ar putea la fel de bine să devină o parte a întregului portofoliu al companiei dumneavoastră. Este un moment bun să le prioritizați și, dacă este necesar, să introduceți unele modificări. Vestea bună este că ați găsit proiectele potrivite pentru compania dumneavoastră. Provocarea este că este posibil să trebuiască să le ajustați termenele sau bugetele pentru a putea lansa aceste proiecte împreună.
Gândiți-vă la gestionarea resurselor precum și: decideți ce membri ai echipei ar trebui să fie implicați în fiecare proiect și pentru cât timp. În calitate de manager de portofoliu de proiecte, probabil că va trebui să colaborați cu resurse sau manageri de proiect în această etapă. Luați-vă ceva timp pentru a analiza calendarele noilor dvs. proiecte - poate că va trebui să mutați câteva lucruri pentru a evita conflictele de planificare.
Acum că știți ce proiecte intră în portofoliul dvs. și cum vor fi livrate din punct de vedere al timpului sau al resurselor, le puteți planifica demararea. Ce se întâmplă după ce echipele de proiect încep să lucreze la proiectele lor respective?
Lansarea proiectelor din portofoliu nu reprezintă sfârșitul procesului de gestionare a portofoliului de proiecte. Desigur, accentul se pune acum pe gestionarea proiectelor, dar pe măsură ce managerii de proiect fac progrese cu proiectele lor, este bine să priviți portofoliul de proiecte de la un nivel superior - mergeți la secțiunea următoare pentru a afla cum vă puteți monitoriza proiectele.
Acesta este, de asemenea, un moment bun pentru a reitera faptul că toate conflictele (bazate pe resurse sau de altă natură) și cererile de schimbare ar trebui rezolvate ținând cont de portofoliu și de obiectivele sale strategice.
Managerii de proiect ar trebui să monitorizeze în mod regulat KPI-urile proiectului lor și să țină evidența volumului de muncă/fișelor de pontaj ale membrilor echipei lor, este de la sine înțeles. Dar raportarea proiectelor este, de asemenea, o parte esențială a gestionării portofoliului de proiecte, pur și simplu pentru că vă permite să determinați dacă un anumit proiect se desfășoară conform planului și dacă valoarea proiectată va fi atinsă.
Ce ar trebui să măsurați când vine vorba de portofoliul de proiecte?
Este posibil să întâlniți mai multe aplicații care se mândresc cu funcțiile lor de gestionare a portofoliului de proiecte. Aceste caracteristici includ de obicei:
Deși toate acestea sunt extrem de convenabile pentru gestionarea eficientă a portofoliului de proiecte, probabil vă puteți da seama că opțiuni similare pot fi găsite în aplicațiile de gestionare a proiectelor pe care probabil le utilizați deja. Este posibil să vă gestionați portofoliul de proiecte cu instrumente care nu sunt dedicate PPM per se. Asigurați-vă că sunteți capabil să:
Sperăm că acest ghid privind gestionarea portofoliului de proiecte v-a ajutat să înțelegeți mai bine această strategie și v-a facilitat adoptarea ei în organizația dvs. Dacă aveți întrebări despre gestionarea eficientă a proiectelor și a resurselor, trimiteți-ne un mesaj prin chat: vom fi bucuroși să vă oferim câteva sfaturi și să vă prezentăm produsul nostru.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Calendarul de resurse (sau calendarul de management al proiectului, sau calendarul de planificare a proiectului, software-ul de planificare a resurselor) vă permite să planificați, să gestionați și să alocați resursele mai eficient și mai eficace - mai ales dacă Microsoft Excel a avut un rol principal în...
Care este obiectivul final al managerilor de proiect? Finalizarea cu succes a proiectelor lor. Înșiși managerii de proiect recunosc că acest lucru nu se întâmplă prea des: conform ultimului sondaj Pulse of the Profession, mai puțin de 60% din proiecte sunt finalizate fie...
Gestionarea capacității este o strategie utilizată de întreprinderi pentru a utiliza cât mai bine eficiența producției în raport cu cererea pentru un serviciu sau un produs. Scopul final al gestionării capacității este de a: Identificarea și...