Când sunteți responsabil de un proiect, de obicei știți foarte bine ce trebuie să facă echipa dvs. pentru a satisface cerințele proiectului. Dar ce se întâmplă dacă clientul dvs. vine cu o nouă caracteristică, oricât de mică, la care ar trebui să începeți să lucrați pe lângă domeniul de aplicare existent al proiectului?
Ce veți învăța datorită acestui articol:
În calitate de manager de proiect, probabil că sunteți familiarizat cu acest scenariu, deoarece proiectele se schimbă adesea din cauza feedback-ului utilizatorilor sau a condițiilor dinamice ale pieței. Acest lucru este firesc și ar putea conduce la rezultate foarte pozitive (un produs final de calitate mai bună, de exemplu). Cu toate acestea, chestiunea este că aceste modificări neașteptate ar putea duce la o extindere a domeniului de aplicare până la punctul în care aveți foarte puțin control asupra progresului proiectului.
Să aruncăm o privire mai atentă asupra extinderii domeniului de aplicare al proiectului și să discutăm despre modul în care îl puteți aborda în cariera dumneavoastră de manager de proiect.
Mai întâi de toate, care este domeniul de aplicare al proiectului? Un domeniu de aplicare în gestionarea proiectelor este înțeles ca fiind toate sarcinile, procesele, activitățile, cerințele și produsele livrabile ale unui proiect. Mai simplu spus, este vorba de toată munca care este solicitată pentru a finaliza un proiect.
Domeniul de aplicare al proiectului face parte din planificarea proiectului. Rezultatul acestei faze a ciclului de viață al gestionării proiectelor este declarația privind domeniul de aplicare al proiectului. Aceasta este o documentație a domeniului de aplicare al unui proiect (denumită și "declarație privind domeniul de aplicare" sau "termeni de referință") care conține o listă de verificare stabilită cu exactitate
Odată stabilită declarația privind domeniul de aplicare al proiectului, este timpul pentru o fază numită plan de gestionare a domeniului de aplicare al proiectului. Acesta descrie toate procesele implicate în implementarea proiectului și servește drept ghid pentru a menține proiectul în limitele și așteptările definite.
Cel mai simplu mod de a descrie extinderea domeniului de aplicare este de a spune că este adăugarea de caracteristici și cerințe care depășesc domeniul de aplicare convenit al proiectului. Ambele părți ale acestei definiții sunt importante, deoarece modificarea sau extinderea domeniului de aplicare al proiectului nu este neapărat același lucru cu extinderea domeniului de aplicare.
Dimpotrivă, schimbarea este un lucru absolut normal în gestionarea proiectelor. Domeniul de aplicare se restrânge atunci când schimbările nu sunt convenite, iar creșterea cerințelor proiectului este necontrolată.
O definiție oferită de Ghidul PMBOK® (ediția a 5-a) afirmă că extinderea domeniului de aplicare este extinderea necontrolată a domeniului de aplicare al produsului sau al proiectului fără ajustări ale timpului, costurilor și resurselor. Această descriere evidențiază un factor crucial care ar trebui să vă ajute să vă imaginați potențialele consecințe ale extinderii domeniului de aplicare. Vorbesc despre modul în care aceste noile caracteristici din domeniul de aplicare al proiectului nu sunt ajustate la calendar, resurse sau bugete. În esență, înseamnă că oricare (sau toate) dintre aceste variabile ar putea merge foarte prost și să vă distrugă proiectul.
Acum că am definit extinderea domeniului de aplicare, să discutăm principalele cauze ale acesteia.
Depășirea domeniului de aplicare poate fi cauzată de o combinație a următorilor factori:
Domeniul de aplicare al proiectului este insuficient. Acesta este, de obicei, principalul factor care contribuie la depășirea domeniului de aplicare. Atunci când domeniul de aplicare al proiectului dumneavoastră este vag sau inexistent, cum îl puteți controla? Totuși, o declarație clară privind domeniul de aplicare nu este soluția finală la această provocare. Trebuie să validați domeniul de aplicare și să îl semnați cu toate părțile interesate de proiect.
O altă problemă poate apărea atunci când nu consultați cerințele cu persoanele potrivite din echipa dumneavoastră. De exemplu, unele cerințe se pot dovedi a nu fi viabile din punct de vedere tehnic, chiar dacă domeniul dvs. de aplicare este clar, iar clientul dvs. a aprobat-o. Acesta este motivul pentru care este esențial ca dvs:
Doriți să aflați mai multe despre acest proces? Consultați site-ul nostru ghid pentru gestionarea domeniului de aplicare a proiectului. Acesta vă va ajuta să gestionați cu succes domeniul de aplicare.
De asemenea, este posibil să se producă o extindere a domeniului de aplicare atunci când nu aveți proceduri stabilite pentru gestionarea cererilor de modificare. Sau poate că ați stabilit unele reguli de control al modificărilor, dar părțile interesate nu sunt la curent cu acestea. În secțiunea următoare a acestui articol de pe blog, vom vorbi mai mult despre gestionarea schimbărilor astfel încât acestea să nu vă deraieze proiectul.
Una dintre cauzele mai puțin așteptate ale extinderii domeniului de aplicare este atunci când membrii echipei dvs. sunt influențați direct de client să adauge o nouă caracteristică sau să extindă una existentă. O astfel de presiune externă poate fi greu de observat pentru managerii de proiect, mai ales dacă membrii echipei nu o comunică în mod transparent.
Un alt pericol posibil este atunci când părțile interesate manifestă o implicare variabilă în proiect. Imaginați-vă o situație în care clientul dumneavoastră nu acordă prea multă atenție domeniului de aplicare al proiectului în timpul etapei de colectare a cerințelor. Poate că sunt ocupați cu alte lucruri sau pur și simplu nu sunt cu adevărat implicați în proiect. Cu toate acestea, odată ce vede primele rezultate ale muncii dumneavoastră, devine brusc mai implicat și începe să vină cu noi caracteristici sau să redefinească obiectivele proiectului. Vă puteți imagina cum acest lucru ar putea duce cu ușurință la depășirea domeniului de aplicare.
În cele din urmă, trebuie să menționăm influențele externe, care sunt adesea în afara controlului dumneavoastră. Este dificil să te pregătești pentru scenarii neașteptate, dar, în calitate de manager de proiect, ar trebui să ai pregătite câteva planuri de urgență. Acestea vă vor ajuta să gestionați schimbările chiar dacă vă iau prin surprindere.
După cum puteți vedea, există multe cauze posibile ale extinderii domeniului de aplicare - lista noastră cu siguranță nu este exhaustivă. Ceea ce trebuie să rețineți este că acest lucru se va întâmpla și din cauza unei combinații de factori diferiți. Acesta este motivul pentru care este util să știți cum puteți evita în mod potențial orice modificare a domeniului de aplicare.
Pentru început, să spunem că schimbările de scop nu sunt ceva ce ar trebui să evitați cu orice preț. Dacă lucrați într-un mediu agil, atunci probabil că vă așteptați să apară schimbări. Ceea ce doriți să atenuați este rezultatul creșterii necontrolate a domeniului dvs. de aplicare. Să trecem în revistă câteva strategii de prevenire a extinderii domeniului de aplicare:
Unii manageri de proiect pot crede că "crearea unui domeniu clar de aplicare a proiectului" este adesea mai ușor de spus decât de făcut - și au dreptate. Pentru multe proiecte, în special cele inovatoare, este posibil să nu fiți 100% siguri de cum va arăta produsul finit. Acesta este cazul multor proiecte de dezvoltare de software, în care modificările sunt adesea introduse pe baza feedback-ului și testelor utilizatorilor. Echipele de proiect se confruntă cu o altă provocare atunci când decid să utilizeze tehnologie de ultimă oră sau soluții experimentale.
Cu toate acestea, acest lucru nu înseamnă că, în aceste scenarii, domeniul de aplicare se va extinde. Încă vă puteți crește șansele de a construi un domeniu de aplicare rezonabil începând cu așa-numita fază de descoperire a proiectului. Este o perioadă în care puteți testa ipoteze, contesta ipoteze sau construi prototipuri. Toate acestea pentru a vă valida ideile și a verifica dacă soluțiile propuse sunt viabile.
Tocmai am discutat câteva dintre cele mai bune practici pentru evitarea extinderii domeniului de aplicare, dar ce se întâmplă dacă vă confruntați deja cu aceasta? Poate că a început de la cereri de modificare aparent minore sau poate că părțile interesate au așteptat caracteristici suplimentare încă de la demararea proiectului. Gestionarea extinderii domeniului de aplicare este posibilă, iar aici sunt câteva opțiuni pentru dvs.
În primul rând, extinderea proiectului poate fi descurajantă, dar nu este momentul să deveniți pasivi și învinși. Proiectele care se confruntă cu o depășire a domeniului de aplicare pot totuși să iasă bine.
Asigurați-vă că vă uitați mai atent la toate cererile de modificare și analizați cu atenție consecințele acestora. Evaluați modul în care schimbările vor afecta bugetul și calendarul proiectului dvs. Chiar dacă echipa dvs. a implementat deja o anumită schimbare, este totuși valoros să investigați impactul potențial al acesteia asupra restului proiectului dvs.
Este, de asemenea, un moment potrivit pentru a acorda atenție previzionarea resurselor. Este posibil ca cererile de modificare să fi afectat și acest aspect al proiectului. Aveți suficienți membri ai echipei disponibili pentru a realiza acest proiect? Va trebui să angajați/ externalizați unele persoane? Luați în considerare disponibilitatea angajaților și volumul de muncă al echipei în considerare (citiți despre gestionarea volumului de muncă). Nu doriți să vă suprasolicitați membrii echipei și, eventual, chiar să îi epuizați din cauza extinderii domeniului de aplicare.
O altă strategie pentru a face față extinderii domeniului de aplicare este de a reduce domeniul de aplicare al unora dintre cerințele inițiale. Dacă portofoliul de proiecte este prioritizat, ar trebui să puteți identifica elementele care ar putea fi înlocuite cu cele nou adăugate. Ca urmare, ați putea câștiga timp și costuri suplimentare pentru realizarea proiectului.
Pe măsură ce cererile de modificare continuă să curgă, echipa dvs. poate fi puțin dezorientată cu privire la așteptările proiectului. Acest lucru, la rândul său, poate duce la supraevaluare și la cheltuirea și mai mult timp pe anumite sarcini. Ar trebui să verificați de două ori dacă fiecare dintre colegii de echipă înțelege noile cerințe ale proiectului.
Nu uitați să vă uitați la imaginea de ansamblu a proiectului dumneavoastră. Depășirea domeniului de aplicare îl afectează și pe acesta. Poate că acum are sens ca dvs. și părțile interesate de proiect să discutați despre crearea unui (unor) subproiect(e) sau lansarea unui MVP? Unul dintre dezavantajele extinderii domeniului de aplicare este că echipele își pierd elanul, iar proiectele durează mai mult decât era de așteptat. Livrarea unei părți din domeniul de aplicare al proiectului dvs. ca versiune separată poate ajuta la recâștigarea impulsului și poate face ca echipa dvs. să se simtă mai împlinită. Există, de asemenea, beneficii comerciale ale acestei abordări: lansarea timpurie a unui MVP (produs minim viabil) poate ajuta clientul dvs. să testeze produsul și să obțină un succes timpuriu în rândul clienților.
În cele din urmă, chiar dacă vă confruntați cu o extindere a domeniului de aplicare, ar trebui să monitorizați în mod regulat starea de sănătate a proiectului dumneavoastră. Rapoarte de proiect vă va ajuta să evaluarea performanței echipei și calculați efectele creșterii domeniului de aplicare.
Depășirea domeniului de aplicare nu este un fenomen rar. Ca manager de proiect, este aproape sigur că vă veți confrunta cu el la un moment dat în carieră. Jumătate dintre respondenții intervievați de Project Management Institute în 2018 Sondaj privind pulsul profesiei s-au confruntat cu o extindere a domeniului de aplicare în ultimele 12 luni. În 2020, cea mai nouă ediție a acestui raport a arătat că societățile care sunt mai mature în ceea ce privește capacitățile lor sunt mai puțin afectate de extinderea domeniului de aplicare decât organizațiile cu o maturitate scăzută (30% la 47%).
Aceste informații nu sunt surprinzătoare, deoarece depășirea domeniului de aplicare, deși poate fi condamnabilă, poate fi gestionată, în special de către managerii de proiect și directorii bine pregătiți. Sperăm că această postare pe blog v-a ajutat să descoperiți modalități de gestionare a extinderii domeniului de aplicare în beneficiul echipei dumneavoastră.
Doriți să aflați mai multe despre managementul proiectelor? De ce nu consultați alte resurse pentru managerii de proiect pe care le-am publicat:
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Calendarul de resurse (sau calendarul de management al proiectului, sau calendarul de planificare a proiectului, software-ul de planificare a resurselor) vă permite să planificați, să gestionați și să alocați resursele mai eficient și mai eficace - mai ales dacă Microsoft Excel a avut un rol principal în...
Care este obiectivul final al managerilor de proiect? Finalizarea cu succes a proiectelor lor. Înșiși managerii de proiect recunosc că acest lucru nu se întâmplă prea des: conform ultimului sondaj Pulse of the Profession, mai puțin de 60% din proiecte sunt finalizate fie...
Gestionarea capacității este o strategie utilizată de întreprinderi pentru a utiliza cât mai bine eficiența producției în raport cu cererea pentru un serviciu sau un produs. Scopul final al gestionării capacității este de a: Identificarea și...