Gestionarea resurselor este importantă pentru fiecare companie, deoarece crește eficiența și satisfacția angajaților și economisește timp și bani. În acest articol, vom introduce subiectul gestionarea resurselor proiectului și cum să îl implementați în organizația dumneavoastră.
Pentru a cita Asociația Managerilor de Proiect:
Gestionarea resurselor constă în achiziționarea, alocarea și gestionarea resurselor, cum ar fi persoanele și competențele acestora, finanțele, tehnologia, materialele, utilajele și resursele naturale necesare pentru un proiect. Gestionarea resurselor asigură că resursele interne și externe sunt utilizate eficient, la timp și în limitele bugetului. Resursele pot fi obținute intern de la organizația gazdă sau procurate din surse externe.
Gestionarea corectă a acestora este de o importanță colosală pentru eficiența oricărei afaceri.
Haosul este cel mai mare dușman al optimizării muncii. Aceasta poate apărea atunci când aveți prea multe sarcini și prea puțini angajați, dar și atunci când aveți prea mulți angajați care nu au nimic de făcut. Atunci când proiectele sunt prost planificate sau când echipei îi lipsesc competențele necesare. Sau când aveți prea multe nevoi și informații de procesat care nu sunt bine structurate și gestionate. Cu cât compania dvs. este mai mare, cu cât derulați mai multe procese și proiecte, cu atât este mai ușor să vă pierdeți în labirintul de responsabilități, termene limită și competențe ale angajaților dvs. Și tocmai prevenirea haosului este una dintre sarcinile principale ale gestionării resurselor.
Acesta vă va permite să:
Mai întâi de toate, aveți nevoie de un sistem (cum ar fi software de gestionare a resurselor), unde puteți vedea ce resurse aveți disponibile și unde sunt necesare. Sistemul pe care îl utilizați depinde de natura activității dumneavoastră: ar putea fi un notebook personal, o tablă albă în sala de conferințe, un fișier Excel sau un instrument de gestionare a muncii. Orice modalitate este bună atât timp cât funcționează și atât timp cât informațiile sunt actualizate.
Este greu să menții fluxul de lucru atunci când persoanele implicate nu știu în ce stadiu se află proiectul, cine este responsabil pentru anumite sarcini sau cum arată programul. Există multe departamente și entități implicate în activitatea unei case de software: dezvoltatori, manageri de proiect, departamentul de marketing, clienți. În acest caz, transparența proceselor devine esențială.
Transparența proiectului de asemenea, face posibilă reacția rapidă la eventualele probleme și întârzieri, deoarece ajută la observarea imediată a apariției unui blocaj într-un anumit loc. Pentru a menține transparența proceselor, instrumente precum planificator de program onlines, etapele principale ale proiectuluiși fișele de pontaj vor fi utile. De asemenea, poate fi util să prezentați proiectul într-o formă grafică, de exemplu, o diagramă, un tabel sau o cronologie.
Capacitatea echipei dumneavoastră este principala resursă - fără ea, nimic nu ar putea avansa. Gestionarea resurselor sau planificarea resurselor vă permite să gestionați timpul și munca angajaților dvs. în așa fel încât să fie cât mai eficiente. Cum să faceți acest lucru? Echilibrul este esențial: este important ca echipa dvs. să nu fie copleșită de sarcini, deoarece acest lucru reduce motivația, angajamentul și satisfacția profesională. Exploatarea angajaților nu are nimic de-a face cu productivitatea.
Pe de altă parte, a avea puține responsabilități sau a lucra sub nivelul propriilor competențe este, de asemenea, rău, deoarece angajații se pot simți plictisiți și descurajați. Găsiți o cale de mijloc prin utilizarea datelor disponibile: verificați rapoartele privind foile de prezență pentru a vedea dacă echipa lucrează prea multe ore suplimentare sau, dimpotrivă, prea puține. Întâlniri unu la unu sunt, de asemenea, o bună ocazie de a afla direct de la angajați dacă aceștia se simt confortabil cu modul lor de lucru.
Chiar și cel mai util proces devine un obstacol dacă îl folosiți în mod redundant sau în contextul nepotrivit. Comunicarea în echipă este importantă. Întâlnirile de stare sunt importante. Planificarea muncii este importantă. Feedback-ul clienților este important... DAR, dacă angajații trebuie să petreacă două ore în fiecare zi vorbind între ei despre activitatea curentă, alte două ore în planificarea echipei și în ședințele de stare și apoi încă o oră ascultând feedback-ul clienților, dintr-o dată rămâne mult mai puțin timp pentru muncă decât ar trebui. Exemplul de mai sus poate părea absurd, dar credeți-mă, există o mulțime de companii care petrec ore lungi în fiecare zi vorbind despre sarcinile lor curente, deoarece niciun proces nu este automatizat sau clar.
O bună gestionare a resurselor este, prin urmare, cheia pentru un flux de lucru fără probleme. Asigurați-vă că ședințele de stare sunt frecvente (de exemplu, în fiecare dimineață), dar scurte (15-20 de minute). Mențineți planificarea activității în mod regulat, dar nu prea frecvent (puteți împărți activitatea în sprinturi săptămânale). Lăsați două persoane dedicate să asculte feedback-ul clienților, nu întreaga echipă. De asemenea, este bine să permiteți angajaților să se concentreze pe o sarcină captivantă pentru o perioadă lungă de timp, fără întrerupere. Permiteți angajaților să utilizeze modul "nu deranjați" pe Skype sau Slack atunci când au nevoie. Corect, gestionarea eficientă a resurselor se va asigura că angajații știu la ce să se aștepte, care este rutina zilnică a biroului și care sunt responsabilitățile lor. Atitudinea este o forță psihologică puternică pentru un flux de lucru mai fluent și mai eficient, iar gestionarea resurselor o face posibilă.
Este greu să gestionezi bine un proiect atunci când ești surprins constant de situații neașteptate. Desigur, flexibilitatea este foarte importantă. Afacerile sunt dinamice și trebuie să fiți capabili să vă adaptați la schimbări bruște. Cu toate acestea, munca este foarte diferită atunci când apar aceste situații și atunci când ele se întâmplă tot timpul. Prin urmare, este în interesul dumneavoastră să obțineți control și predictibilitate în acele aspecte în care acest lucru este posibil. În acest fel, problemele neașteptate nu vor perturba funcționarea întregii case de software. De asemenea, vă va fi mult mai ușor să găsiți o soluție adecvată.
Gestionarea resurselor este unul dintre fundamentele afacerii dvs., deoarece puteți prevedea destul de exact ce aveți la dispoziție. Câți angajați aveți la dispoziție, la câte proiecte lucrează, de cât timp dispun, cât de mare este bugetul și ce tehnologii utilizează organizația dumneavoastră, wce tehnologii utilizează organizația dumneavoastră. Aceste cunoștințe și gestionarea abilă a resurselor vă oferă mult mai mult control pe parcursul proiectului, chiar și atunci când lucrurile nu merg așa cum doriți.
Gestionarea resurselor vă oferă mai mult control atunci când trebuie:
Lipsa de timp și de bani sunt unele dintre cele mai frecvente blocaje în funcționarea unei companii. Mai mult, acești doi factori se alimentează reciproc, creând un cerc vicios. Lipsa de timp înseamnă că nu puteți face bani. Lipsa banilor înseamnă că nu puteți angaja mai mulți oameni și vă lipsește timpul pentru proiecte noi.
Știați că doar 43% din companii declară că, de obicei sau întotdeauna, respectă bugetul atunci când implementează proiecte (Situația managementului de proiect 2020, Wellingtone 2020)? Această statistică arată clar amploarea problemei. Sarcina gestionării resurselor este de a gestiona capacitatea companiei dvs. în așa fel încât activitatea să se desfășoare fără probleme. Este la fel de important să creați un airbag financiar, astfel încât să nu vă întrerupeți funcționarea companiei în perioade de criză.
Este frustrant să lucrezi într-o companie prost gestionată. Sentimentul că timpul angajaților este irosit, că organizația nu investește în dezvoltarea lor, că angajatorului îi pasă doar de propriul profit, că munca este copleșitoare, că există prea multe sarcini și că societatea este în haos sunt factori care contribuie la faptul că mulți oameni încep să se întrebe Dacă locul în care lucrez este cea mai bună opțiune pentru mine? Dacă răspunsul este "nu", acesta va fi primul pas pe care îl vor face pentru a-și da preavizul. Nu mai trăim într-o epocă a goanei nemiloase a corporațiilor după profit. Angajații au dreptul să se aștepte ca societatea să aibă grijă de echilibrul și satisfacția lor între viața profesională și cea privată. Fără o bună gestionare a resurselor, acest lucru nu este posibil.
Din experiența mea, angajații devin foarte anxioși atunci când nu știu la ce proiect vor lucra în continuare; uneori, dacă nu au un program clar, încep să creadă că au făcut ceva greșit! Acest lucru face ca gestionarea resurselor să fie un proces crucial într-o companie de software, deoarece nu numai că va reflecta cât de bine este organizată, dar va reduce și mult stresul angajaților dumneavoastră.
Patryk Ziemkowski, director de dezvoltare la Apptension
Toți factorii de mai sus contribuie la miza principală, și anume o șansă mai mare de succes. Nu sunt multe de spus: întreprinderile care își gestionează mai bine resursele au performanțe mai bune pe piață, deoarece își folosesc timpul, capacitatea și banii mai eficient, au angajați mai fericiți și, prin urmare, mai dedicați și mai productivi, lucrează mai la timp, fac mai puține greșeli și sunt capabile să realizeze mai multe proiecte decât organizațiile în care domnește haosul. Gestionarea resurselor este importantă nu numai pentru că este distractiv să te lauzi cu ea în prezentarea ta. Mai important - oferă companiei dvs. de software un avantaj competitiv real.
Ați făcut deja primul pas. Yai citit acest articol tutorial și acum știi un pic mai multe despre gestionarea resurselor și ai început...
Calendarul de resurse (sau calendarul de management al proiectului, sau calendarul de planificare a proiectului, software-ul de planificare a resurselor) vă permite să planificați, să gestionați și să alocați resursele mai eficient și mai eficace - mai ales dacă Microsoft Excel a avut un rol principal în...
Care este obiectivul final al managerilor de proiect? Finalizarea cu succes a proiectelor lor. Înșiși managerii de proiect recunosc că acest lucru nu se întâmplă prea des: conform ultimului sondaj Pulse of the Profession, mai puțin de 60% din proiecte sunt finalizate fie...
Gestionarea capacității este o strategie utilizată de întreprinderi pentru a utiliza cât mai bine eficiența producției în raport cu cererea pentru un serviciu sau un produs. Scopul final al gestionării capacității este de a: Identificarea și...