Managerii de proiect gândesc de obicei din perspectiva multitaskerilor. Întâlniri toată ziua, notificări constante pe slack și o mie de sarcini pe minut sunt pâinea lor cea de toate zilele. Cu toate acestea, multe locuri de muncă nu arată așa. Analiștii, creativii și angajații din domeniul dezvoltării de produse au nevoie de timp pentru a se concentra, pentru a intra în "flux" sau "fază" atunci când sunt cei mai productivi. Cum să vă sprijiniți echipa în concentrare?
Trăim în era multitasking-ului. Lucrăm și ascultăm muzică, luăm autobuzul și dăm scroll pe smartphone-uri, pregătim cina și răspundem la e-mailuri. Rareori facem un singur lucru în același timp și, în cele din urmă, ne este din ce în ce mai greu să ne concentrăm și să ne menținem atenția pentru perioade lungi.
Conform Centrului Național pentru Informații Biotehnologice, durata medie a atenției noastre în 2000 era de 12 secunde. În 2015, aceasta a fost de doar 8,25 secunde! Ne este din ce în ce mai greu să rămânem concentrați, deoarece suntem obișnuiți să ne oferim în permanență stimuli noi. Distractorii sunt peste tot, afectând productivitatea și calitatea muncii pe care o desfășurăm. Aceasta este o provocare uriașă pentru organizații, unde utilizarea eficientă a timpului este esențială. Din păcate, multe dintre acestea doresc să facă cât mai multe lucruri în cât mai puțin timp, însă, în final, reduc capacitatea angajaților lor.
Companiile fac multe greșeli care au un impact negativ asupra eficienței echipei.
În primul rând, nu există un program de lucru în echipă, iar ritmul de lucru este determinat de sarcini ad-hoc.
În al doilea rând, planificarea muncii nu ia în considerare diferențele individuale.
În al treilea rând, programul de lucru este realizat din perspectiva managerului de proiect, nu din perspectiva executivului.
În al patrulea rând, companiile nu prețuiesc timpul angajaților lor și nu prioritizează sarcinile, de exemplu, prea multe întâlniri în care toată lumea este implicată chiar dacă nu este nevoie.
În al cincilea rând, companiile nu își analizează datele privind performanța, de exemplu, rapoartele de timp sau feedback-ul din partea echipei lor.
Înseamnă acest lucru că nu există speranță și că suntem cu toții condamnați să funcționăm ineficient? Categoric nu! Există multe modalități de îmbunătățire a performanței, începând cu o bună instrument de gestionare a angajaților, o abordare flexibilă și conștientizarea procesului de focalizare. În acest articol, vom discuta sfaturi despre cum să vă îmbunătățiți calitatea și confortul muncii cu o planificare bună.
Fiecare persoană este diferită. Da, știm că sună ca un clișeu, dar atunci când căutați modelul de lucru perfect trebuie să țineți cont de preferințele individuale ale oamenilor dumneavoastră. Unii lucrează mai bine dimineața, alții seara. Unii se plictisesc repede și le place multă varietate, în timp ce alții preferă să se concentreze pe o sarcină importantă înainte de a trece la următoarea. Utilizați software de planificare a resurselor pentru a atribui sarcinile corecte persoanelor potrivite. Funcția de atribuire a rolurilor va fi, de asemenea, foarte utilă - astfel încât toată lumea să poată vedea dintr-o privire cine este responsabil pentru ce.
În timpul gestionarea volumului de muncăeste important să stabiliți obiective ambițioase și să oferiți echipei dumneavoastră un sentiment de realizare și de creștere. Cu toate acestea, este ușor să cazi în capcana supraîncărcării angajaților tăi. Dacă au lucrat eficient o lună și au obținut un Etapa de referință a proiectului, luna următoare primesc și mai mult și așa mai departe. Această strategie este pe termen foarte scurt - în cele din urmă, toți vor deveni obosiți, frustrați, mai puțin productivi și demotivați, deoarece vor simți că munca nu se termină niciodată. Pentru a evita acest lucru, controlați volumul de muncă al echipei dvs. Puteți încerca să lucrați în intervale, în care o săptămână va fi mai intensă, iar cealaltă puțin mai puțin, sau puteți să vă asigurați că mențineți un echilibru în volumul zilnic de muncă. Utilizați software de gestionare a resurselor pentru a vă asigura că angajații dvs. nu sunt supuși unei presiuni prea mari. Încorporarea unui cameră virtuală de date poate spori, de asemenea, securitatea și eficiența gestionării proiectelor.
Conform unui studiu al Universității California Irvine, o persoană are nevoie de 23 de minute și 15 secunde pentru a reveni la o stare de concentrare asupra unei sarcini după ce a fost distrasă. Poate că nu pare mult, dar dacă în fiecare zi un angajat are 3 întâlniri și 10 mesaje pe Slack - aceasta devine o pierdere uriașă de eficiență. Cum să preveniți acest lucru? Sugerați-le angajaților dvs. să își rezerve un timp de concentrare. Folosind calendarul, aceștia își pot stabili o întâlnire - de exemplu, 2 ore în timpul zilei. Puteți fi siguri că atunci când echipa dvs. obține un timp în care se poate concentra doar pe sarcină - productivitatea va crește.
În multe organizații, există tendința de a eticheta fiecare sarcină ca fiind foarte urgentă și foarte importantă. Gândirea din spatele acestui lucru este că prioritizarea fiecărei sarcini va face ca angajatul să ia fiecare sarcină la fel de serios. Ca urmare, oamenii sunt copleșiți de presiunea excesivă și nu se pot concentra asupra unui singur lucru, deoarece se gândesc constant la următoarele 5 sarcini ASAP care îi așteaptă. Prin urmare, atunci când planificați activitatea, utilizați opțiunea de prioritizare - marcați sarcinile în funcție de termene limită și de urgență, astfel încât angajații dvs. să își poată crea strategii personale de lucru.
Reuniunile companiei sunt necesare și importante. Dar nu toate. O greșeală organizațională frecventă este aceea de a organiza reuniuni de fiecare dată când trebuie "discutat" ceva. Acest lucru este tipic în special pentru persoanele care coordonează activitatea, cum ar fi managerii de proiect - sarcina lor este să verifice dacă totul funcționează așa cum ar trebui, să comunice și să adune informații și să decidă pașii următori. În cazul lor, reuniunea este adesea principalul instrument de lucru. Pentru persoanele care fac munca, fiecare reuniune este o pauză de flux și o distragere a atenției care necesită timp după aceea pentru a reveni la starea de concentrare de dinainte.
Atunci când vă pregătiți programul de lucru zilnic sau săptămânal, încercați să limitați numărul de întâlniri la cele necesare. Verificați planificator calendar online regulat pentru a vă asigura că angajații dvs. nu trebuie să fie la apel în fiecare oră și au timp să creeze în liniște. O idee excelentă va fi un plan de sarcini - fiecare sarcină ar trebui să aibă o descriere detaliată a cerințelor și pașilor, astfel încât toată lumea să poată verifica cu ușurință constatările fără a pierde timp cu o întâlnire inutilă.
Oamenii au nevoie de pauze. Statistic, ar trebui să luați o Pauză de 15 minute la fiecare 1,5 ore pentru a vă reîmprospăta creierul și a crește productivitatea. Din păcate, de multe ori nu există loc pentru o pauză într-un program de lucru intensiv. Ca urmare, oamenii muncesc mai mult, dar în realitate fac mai puțin, deoarece productivitatea lor scade. Încercați modelul de planificare a pauzelor, încurajați-vă angajații să își înscrie pauze scurte în calendare, să se îndepărteze puțin de calculator, să iasă pe terasă la aer curat cu o ceașcă de cafea sau să facă câteva exerciții fizice simple pentru oxigenarea creierului. Veți fi uimiți de efectele pozitive.
Multe proiecte mari par să treneze la nesfârșit. Este foarte demotivant atunci când lucrezi la același lucru de luni de zile și finalul este încă departe. Acest lucru face ușor să stagnați și să vă pierdeți motivația și productivitatea. Încercați să diversificați sarcinile pe care le primește echipa dumneavoastră. Dacă cineva lucrează la același lucru de o săptămână - implicați-l în ceva nou, astfel încât să poată câștiga perspectivă și să revină cu idei noi. Desigur, aici contează și abordarea individuală și conversația cu angajații dvs. - unii preferă să își varieze munca și să sară de la o sarcină la alta, alții preferă să se concentreze pe un singur proiect de la început până la sfârșit. Flexibilitatea este esențială.
Acest punct este legat de cel anterior. Dacă lucrați la un proiect mare care trebuie finalizat și nu aveți posibilitatea de a vă diversifica munca - împărțiți-o în etape. Finalizarea unei etape de lucru este un succes. Succesul este motivație. Dacă lucrați la un proiect de șase luni - împărțiți-l în etapele principale ale proiectului și sărbătoriți împreună cu echipa dvs. îndeplinirea fiecărei etape.
Atunci când implementați o strategie de creștere a productivității, trebuie să fiți cu ochii pe toate procesele care au loc în cadrul echipei. Folosiți un instrument prin care puteți avea toate informațiile într-un singur loc.
Un exemplu excelent este Teamdeck - este un sistem în care puteți crea un program de lucru bine gândit, programa întâlniri într-un calendar, distribui sarcini, verifica volumul de lucru al angajaților, monitoriza timpul de lucru cu fișe de pontaj, atribui roluri, adăuga descrieri ale sarcinilor și multe altele! Munca bine planificată, în care toată lumea are spațiu să se concentreze și să se relaxeze și știe exact ce trebuie făcut, este secretul unei productivități mai mari.
Fiecare organizație dorește un singur lucru: productivitate ridicată și rezultate bune. Pentru a atinge acest obiectiv, cel mai important factor de care trebuie să țineți cont sunt condițiile de lucru ale echipei dumneavoastră, care sunt adaptate sarcinilor și posturilor acestora. Un program de lucru atent planificat vă va ridica performanța la niveluri la care nici nu ați visat până acum!
Calendarul de resurse (sau calendarul de management al proiectului, sau calendarul de planificare a proiectului, software-ul de planificare a resurselor) vă permite să planificați, să gestionați și să alocați resursele mai eficient și mai eficace - mai ales dacă Microsoft Excel a avut un rol principal în...
Care este obiectivul final al managerilor de proiect? Finalizarea cu succes a proiectelor lor. Înșiși managerii de proiect recunosc că acest lucru nu se întâmplă prea des: conform ultimului sondaj Pulse of the Profession, mai puțin de 60% din proiecte sunt finalizate fie...
Gestionarea capacității este o strategie utilizată de întreprinderi pentru a utiliza cât mai bine eficiența producției în raport cu cererea pentru un serviciu sau un produs. Scopul final al gestionării capacității este de a: Identificarea și...