Cu toții am auzit și poate chiar am experimentat efectul paralizant al blocajelor asupra unei organizații. Termenul "blocaj" se referă la orice situație cauzată de probleme tehnice sau de personal care întârzie realizarea unui proiect. Aceste situații pot fi provocate de un departament supraaglomerat cu muncă, de o defecțiune tehnică sau chiar de stresul care reduce productivitatea întregii echipe.
În general, capacitatea sistemului este măsurată în funcție de capacitatea blocajului. Această stare poate fi dăunătoare atât pentru funcționarea internă a echipei, pe măsură ce frustrarea crește și temperamentele se aprind, cât și pentru imaginea prezentată de companie în exterior. La urma urmei, nimeni nu dorește să pară incompetent! La aceasta se adaugă poverile financiare pe care le implică astfel de blocaje, deoarece profitabilitatea poate scădea semnificativ. În acest articol, vom trece în revistă pașii pentru identificarea blocajelor, cum să le rezolvăm și cum Teamdeck se încadrează în soluția pentru această enigmă.
Cel mai rapid mod de a identifica un blocaj este să analizați fluxul de lucru al companiei și să identificați dacă munca se realizează fără probleme sau în rafale (Mai multe despre sistem de gestionare a fluxului de lucru). Ultima situație este simptomatică pentru problemă. Ceva de reținut este că blocajele nu ar trebui să vă sperie deoarece acestea sunt obișnuite în orice companie. Deși sunt o cauză a frustrării, enervarea nu va face decât să vă împiedice să rezolvați problema în mod eficient și într-un timp mai scurt. În mod interesant, cele mai multe blocaje apar în timpul proceselor de testare a software-ului și de revizuire a calității.
Primul pas în recâștigarea controlului în timpul unui blocaj este monitorizarea atentă a situației și identificarea celor mai urgente probleme. Modul greșit de abordare a acestor probleme este abordarea lor cantitativă. Dacă aruncăm orbește bani și resurse umane asupra problemei, este puțin probabil să rezolvăm problemele. Va fi doar o pierdere de timp și de efort. Mai întâi, aveți nevoie de un diagnostic adecvat. Abia apoi ar trebui să luați măsuri pentru a rezolva problema. Soluțiile ar trebui să fie de natură calitativă. Odată ce am identificat elementele care contribuie cel mai semnificativ la blocaj, putem promulga soluții adecvate. Să identificăm câteva soluții comune pentru combaterea blocajelor:
Angajații care se află în mijlocul furtunii metaforice ar trebui să fie desemnați să se ocupe de cele mai critice probleme. Tratarea chestiunilor minore în acest moment va cauza întârzieri semnificative și va genera costuri mai mari.
Aceasta este o opinie extrem de nepopulară și poate duce la nemulțumirea angajaților, dar poate ajuta la ameliorarea problemei ca soluție pe termen scurt. O puteți folosi cu moderație ca soluție rapidă, dar suprasolicitarea angajaților poate duce la frustrare și epuizare. Trebuie să vă concentrați asupra ideilor care asigură eficiența sistemului în ansamblu, fără a abuza de forța de muncă.
Aceasta include atât resursele umane, cât și cele materiale. Păstrarea înregistrărilor cu privire la ceea ce se întâmplă vă va permite să identificați activitățile în care resursele sunt irosite pe activități fără valoare adăugată.
Crearea unor protocoale de bune practici cu care fiecare angajat se va familiariza va permite o mai bună gestionare a timpului (cu software de urmărire a timpului agenției), mai puține timpi morți și, în cazul unei fluctuații ridicate a personalului, va permite noilor angajați să se pună rapid la curent cu lucrătorii mai experimentați.
Țineți pasul cu cele mai noi realizări și instrumente tehnologice. O tehnologie mai eficientă le va permite lucrătorilor dvs. să se concentreze asupra altor aspecte ale procesului de producție și să direcționeze eforturile către elementele mai problematice ale blocajului.
Alocarea de personal suplimentar la veriga problematică din lanțul de producție poate contribui la reducerea blocajului. Bineînțeles, acest lucru trebuie făcut cu un grad adecvat de planificare pentru a se asigura că persoana cu cunoștințele necesare se află la fața locului pentru a oferi soluții. De exemplu, dacă departamentul de marketing are acces la un singur grafician ocupat, angajarea unui al doilea grafician va ajuta la rezolvarea problemei și va pune departamentul de marketing pe drumul cel bun.
Sezoanele de sărbători sunt sinonime cu acumularea absențelor angajaților. Acest lucru este în detrimentul fluxului de lucru organizațional. Coordonați dinainte perioadele de concediu cu angajații pentru a evita paralizarea departamentelor prin absențe masive.
Cauzele frecvente ale blocajelor sunt deciziile slabe ale conducerii și organizarea lipsită de strălucire la nivel managerial. De exemplu, într-o organizație în care o singură persoană este responsabilă de jonglarea cu mai multe departamente, aceasta poate fi punctul de sufocare în care apare blocajul. Delegarea proceselor decizionale către un alt angajat va reduce blocajele, deoarece veți lua decizii mai rapid. Acest lucru, desigur, necesită ca persoana care este cauza întârzierilor să renunțe la tendințele sale de micromanagement!
Teamdeck este ideal pentru coordonarea gestionării blocajelor datorită modului în care stimulează practicile eficiente de flux de lucru. Este un instrument perfect pentru gestionarea alocării resurselor, turele angajaților și absențele. Puteți rezolva problemele menționate mai sus, cum ar fi alegerea persoanelor potrivite pentru problemă, pur și simplu prin utilizarea funcției Teamdeck, care permite alocarea resurselor umane pe baza experienței, expertizei și disponibilității acestora. Acest lucru permite planificarea pe termen lung, deoarece puteți analiza structura organizației dvs. pe perioade lungi. De asemenea, puteți fi pe deplin conștienți dinainte unde pot apărea potențiale probleme din cauza lipsei de personal.
De asemenea, funcția programului care permite monitorizarea periodică a volumului de lucru al angajaților este benefică pentru maximizarea eficienței angajaților. Șefii de echipă pot fi întotdeauna la curent cu volumul de muncă actual al echipei lor. Acest lucru permite delegarea angajaților care au mai mult timp liber pentru a-i ajuta pe cei împovărați cu prea multe sarcini. O altă caracteristică valoroasă este capacitatea Teamdeck de a monitoriza regulat cheltuielile. Acest lucru este esențial atunci când se combat blocajele care au un efect negativ asupra bugetului unui proiect.
Blocajele sunt inevitabile chiar și în cele mai eficiente companii. Defecțiunile tehnice, absențele angajaților și multitudinea de alte probleme potențiale care apar se întâmplă peste tot. Desigur, căutarea de soluții tehnologice sau organizaționale este crucială... Dar este, de asemenea, important să ne amintim despre problemele de sănătate mintală cu care se pot confrunta angajații și liderii de echipă în timpul unei blocaje. Unul dintre cele mai importante "a nu face" de a face față blocajelor este de a permite agresivității să domine procesul de rezolvare a problemelor.
Este mult prea ușor să permiți furiei să dicteze discuția. Dialogul nesănătos din interiorul companiei poate afecta grav performanța companiei și poate cauza probleme grave care vor dura mult mai mult decât blocajul. Un răspuns emoțional imatur la întârzierile în producție poate determina angajații să se confrunte cu niveluri mai ridicate de stres, ducând la epuizare și depresie. O forță de muncă nefericită va fi incapabilă să rezolve problemele. Arată mai puțin entuziasm, iar echipa își poate căuta de lucru în altă parte în cel mai rău scenariu - creând și mai multe probleme care vor trebui rezolvate. Luând în considerare prevalența și ubicuitatea blocajelor, conducerea ar trebui să abordeze problema cu empatie și înțelegere. Realizarea acestui lucru va fi cel mai important pas în rezolvarea problemelor oricărei organizații.
În ciuda faptului că reprezintă un cerc vicios care își va ridica capul urât din când în când, blocajele sunt o parte esențială a creșterii oricărei companii. Deoarece sunt inevitabile, ar fi bine să le acceptăm și să le tratăm ca pe niște oportunități de a reflecta asupra diferitelor aspecte ale organizației noastre. Ele sunt combustibilul progresului, permițându-ne să explorăm noi soluții tehnologice sau noi stiluri manageriale.
Acest lucru ne va ajuta să ne recâștigăm productivitatea și să eliminăm temporar cele mai enervante pliuri. Trăim într-o epocă de aur pentru abordarea acestor probleme, deoarece revoluția tehnologică din ultimii 30 de ani a schimbat modul în care lucrăm și rezolvăm problemele.
Oferindu-ne, printre altele, programe inovatoare precum Teamdeck este un software de planificare a resurselor pentru abordarea problemelor organizaționale la locul de muncă. În același timp, un simț tot mai dezvoltat al responsabilității și eticii corporative a devenit mai predominant. În prezent, din ce în ce mai mulți manageri înțeleg puterea de bază a tratării angajaților cu demnitate. Aceste două progrese în lumea corporativă au avut ca rezultat instrumentele și sfaturile menționate mai sus pentru abordarea gestionarea capacității blocajele. Este în natura umană să găsim soluții pentru probleme și nu vom rămâne niciodată fără crize de rezolvat, așa că ar fi bine să le rezolvăm cât mai uman posibil.
Pentru cei care caută sau doresc să fie mai aproape de software de planificare a proiectelor sau instrumente de planificare a capacității piață - să ne vedem de articolele noastre.
Calendarul de resurse (sau calendarul de management al proiectului, sau calendarul de planificare a proiectului, software-ul de planificare a resurselor) vă permite să planificați, să gestionați și să alocați resursele mai eficient și mai eficace - mai ales dacă Microsoft Excel a avut un rol principal în...
Care este obiectivul final al managerilor de proiect? Finalizarea cu succes a proiectelor lor. Înșiși managerii de proiect recunosc că acest lucru nu se întâmplă prea des: conform ultimului sondaj Pulse of the Profession, mai puțin de 60% din proiecte sunt finalizate fie...
Gestionarea capacității este o strategie utilizată de întreprinderi pentru a utiliza cât mai bine eficiența producției în raport cu cererea pentru un serviciu sau un produs. Scopul final al gestionării capacității este de a: Identificarea și...