Estimările inexacte se numără printre cele mai populare provocări legate de gestionarea proiectelor. Atunci când începeți un nou proiect IT, doriți să știți două lucruri: cât timp va dura și cât va costa. Pentru a răspunde la aceste întrebări, trebuie să estimați proiectele pe care urmează să le derulați. Nu există o regulă magică care să spună că proiectul X durează 12 săptămâni și costă $150.000. Sau un site web de tip Y are nevoie de 10 săptămâni pentru a fi dezvoltat și costă $100.000.
Ce veți învăța din acest articol:
- Cum se pregătesc managerii de proiect pentru estimarea costurilor în managementul proiectelor?
- Ce tehnici de estimare sunt utile pentru estimarea proiectelor?
- Cât durează planificarea pentru a vă pregăti să estimați costurile cu ajutorul formulelor?
Nu puteți evalua calendarul sau costul unui proiect fără o estimare amănunțită, chiar dacă domeniul de aplicare al proiectului este foarte similar cu ceea ce ați mai făcut. Cu toate acestea, lucrurile devin și mai grave: estimarea nu vă va oferi niciodată un răspuns 100% precis nici la aceste întrebări. Deci, de ce estimăm? Pentru că este singura modalitate de a formula ipoteze cu privire la calendarul și bugetul proiectului, la volumul de muncă și la resursele necesare pentru realizarea acestuia.
Estimând proiectul, puteți, de asemenea, să programați angajații cu experiența și competențele potrivite. Ceea ce puteți face în acest sens este să utilizați metodologii și tehnici care vă vor permite să estimați cu cea mai mare acuratețe posibilă. Iată cum să utilizați metodologia Agile și tehnica Planning Poker pentru a crea estimări semnificative ale proiectului dumneavoastră.
James Grenning a dezvoltat în 2002 o sesiune de poker de planificare cunoscută pentru strategia sa, numită Scrum poker. La începutul anilor 1950, metoda sa de estimare, Wide band Delphi, era prea consumatoare de timp și avea alte limitări. În cazul lui Grenning, planul de poker a fost inițial despre abordarea unei probleme în care jucătorii erau prea entuziasmați și prea concentrați pentru a câștiga. Mike Cohn, fondator al alianțelor Agile și al alianțelor Scrum, a utilizat ulterior această tehnică pentru un articol intitulat Agile Estimation and Planning (Estimare și planificare Agile).
Demararea cu succes a unui proiect depinde în principal de cât de bine înțelegeți despre ce este vorba. Aceasta include:
- Înțelegerea așteptărilor clientului dvs.
- Înțelegerea obiectivelor proiectului și a scopului său principal
- Crearea unei liste de caracteristici necesare
Odată ce ați parcurs briefingul clientului și aveți cât mai multe informații despre cerințele proiectului, puteți să enumerați toate caracteristicile și să le transmiteți echipei dvs.
Pentru a face acest lucru, creați un portofoliu de produse care să cuprindă toate caracteristicile de făcut. Puteți apoi să le prioritizați, să le evaluați complexitatea și să estimați cât timp va fi necesar pentru a le finaliza. Un backlog de produs adecvat ar trebui să constea din:
- Poveștile utilizatorului - descriu acțiunile pe care le pot întreprinde utilizatorii la fiecare etapă a utilizării produsului
- Criterii de acceptare - lista elementelor necesare pentru ca o poveste să fie finalizată
- Puncte de poveste - estimarea volumului de muncă, a riscurilor și a complexității în valoare relativă în puncte
- Sarcini pentru poveștile utilizatorilor - listați sarcinile care trebuie îndeplinite pentru a realiza o poveste a utilizatorului
Este esențial să implicați echipa de dezvoltare în crearea și prioritizarea portofoliului de produse pentru a asigura evaluări exacte și realiste.
Având lista de caracteristici gata, acordați prioritate fiecăreia dintre ele. Puteți utiliza metoda de analiză MoSCoW pentru a le clasifica după cum urmează:
- Trebuie să aibă
- Ar fi trebuit
- Ar fi putut
- Nu va avea
În dezvoltarea unui proiect, concentrați-vă pe lucrurile pe care trebuie să le livrați în primul rând. Construirea unui MVP vă oferă posibilitatea de a testa ipoteze cu privire la ideea dvs. înainte de a finaliza întregul proiect, de a o prezenta părților interesate sau utilizatorilor beta și de a colecta feedback important pentru dezvoltarea ulterioară a restului de caracteristici.
Atribuirea priorităților vă poate ajuta și la estimarea proiectului. Pe măsură ce vă concentrați pe caracteristicile principale și pe cele pe care trebuie să le realizați mai întâi, puteți face ipoteze mai precise cu privire la estimarea finalizării lor. Pentru caracteristicile "care ar putea fi", puteți începe cu o estimare aproximativă, deoarece acestea se află mai departe în procesul de dezvoltare și multe lucruri se pot schimba până când echipa dvs. ajunge la ele (și dacă echipa dvs. ajunge la ele, deoarece, după colectarea feedback-ului cu privire la MVP-ul dvs., puteți schimba și nu puteți include toate funcționalitățile planificate inițial).
Cu toate acestea, este important să estimați toate caracteristicile, indiferent de prioritatea lor (cu excepția celor "nu vor avea", desigur), deoarece doriți să obțineți o imagine de ansamblu a întregului proiect dintr-o dată. Iar pe măsură ce ajungeți în etapele următoare ale proiectului, puteți reevalua domeniul de aplicare al lucrării, pentru a vă asigura că estimările dvs. rămân exacte.
Acum că ați finalizat portofoliul de produse, este timpul să estimați fiecare dintre elementele sale. Pentru a face acest lucru, folosim puncte de poveste. Acestea sunt unități pe care echipele Agile le folosesc pentru a evalua munca necesară pentru a finaliza fiecare element din backlog. Story points ajută la atribuirea unei valori relative elementelor din product backlog. Ele nu sunt legate de timp și pot purta valori diferite pentru echipe diferite, deci nu poartă valoarea emoțională. Astfel, sunt șanse ca membrii echipei să nu umfle estimările doar pentru a fi siguri. Pokerul de planificare ajută echipele de software să planifice fluxurile de lucru și să îmbunătățească ratele de livrare a proiectelor.
Folosind punctele de poveste, o echipă poate estima:
Sesiunea de planificare este una dintre tehnicile de estimare la nivel brut, folosind o versiune modificată a secvenței Fibonacci: 1, 2, 3, 5, 8, 13, 20, 40, 100. Pentru a estima elementele din portofoliul de produse, membrii echipei primesc aceleași seturi de cărți de poker de planificare cu numere pe ele. Apoi, după o scurtă prezentare a elementului din portofoliul produsului de către proprietarul produsului (care nu votează) și după discuții, ei aleg în mod privat cartea cu numărul de puncte de poveste pe care îl consideră relevant pentru volumul de muncă necesar pentru finalizarea acestui element și le dezvăluie în același timp.
Dacă cifrele diferă, membrii echipei discută de ce au ales o astfel de cantitate de puncte de poveste și apoi votează din nou. Aceasta face parte din procesul de poker de planificare, o metodă de estimare bazată pe consens utilizată în Agile pentru a estima efortul pentru poveștile utilizatorilor. Ei procedează astfel până ajung la un consens și apoi trec la următorul element din portofoliul de produse. Iar dacă numărul convenit este mare, să spunem 20, 40 sau mai mare, înseamnă că o poveste poate necesita prea multă muncă pentru un singur sprint și poate fi nevoie să fie împărțită în sarcini mai mici. În mod ideal, prezentarea articolului, discuția și votarea ar trebui să dureze aproximativ două minute, ceea ce permite estimarea întregului backlog într-un timp scurt. Dar, având în vedere că scopul aici este de a estima întregul portofoliu dintr-o dată, nu vă grăbiți și nu vă faceți griji atunci când unele povești necesită un pic mai mult timp pentru evaluare.
Viteza echipei vă arată care este ritmul de dezvoltare a proiectului. Aceasta ajută la înțelegerea a două lucruri:
- Cantitatea de muncă pe care echipa dvs. o poate face într-un sprint
- Care este data preconizată de finalizare a întregului domeniu de aplicare, presupunând că acesta este fixat
Viteza este diferită pentru fiecare echipă. O puteți evalua după iterațiile inițiale, atunci când echipa dvs. a lucrat deja la unele caracteristici. De exemplu, dacă ați inclus patru elemente ale portofoliului de produse în prima iterație pentru un număr total de 20 de puncte de poveste, iar echipa a finalizat trei dintre acestea, echivalentul a 15 puncte de poveste, aceasta este viteza actuală a echipei dumneavoastră. Amintiți-vă că doar elementele finalizate contează. Chiar dacă au reușit să înceapă al patrulea element, dar nu l-au terminat, acesta nu contează.
Scrum Master joacă un rol crucial în facilitarea procesului de estimare și în asigurarea unor evaluări exacte în timpul acestor sesiuni.
După negocierea punctelor de poveste și evaluarea vitezei echipei, sunteți în măsură să determinați calendarul proiectului. Pentru a face acest lucru, adunați viteza echipei din ultimele trei iterații și împărțiți-o la trei. De exemplu, dacă viteza din aceste iterații a fost de 20, 23 și 17, viteza medie ar fi egală cu aproximativ 20 de puncte. Dacă volumul total de muncă a fost estimat la 100 de puncte de poveste, atunci, cu o viteză medie de 20 de puncte, ar fi nevoie de 5 iterații pentru a finaliza proiectul. Presupunând că o iterație durează două săptămâni, ar trebui să livrați proiectul în 10 săptămâni.
Pentru a determina bugetul proiectului dumneavoastră, puteți utiliza această formulă de bază: (total Story Points / Velocity * ore de echipă pe sprint) + costuri non-muncă = buget estimat. Având un număr total de puncte de poveste împărțit la viteza medie, înmulțiți numărul de sprinturi cu 40 de ore pe săptămână per membru al echipei pentru a obține costul forței de muncă. Adăugați apoi costurile non-muncă, cum ar fi costurile de capital, costurile echipamentelor, costurile de întreținere, costurile de formare etc. De exemplu, avem un proiect estimat la 100 de story points, iar viteza medie a echipei noastre este de 20. Atribuind proiectului o echipă de 5 persoane cu rate orare de $50, orele echipei pe sprint valorează $20 000 și $100 000 pentru 5 sprinturi. Cu un cost ipotetic non-muncă de $50.000, bugetul estimat pentru proiectul nostru ar fi de $150.000. Având în vedere intervalele de încredere privind nivelurile exemplare de 80-120%, intervalul raportat al bugetului nostru este acum cuprins între $120.000 și $180.000.
Amintiți-vă că nicio estimare nu este 100% exactă. Cel mai bine este să vă reestimați proiectul la fiecare câteva iterații, deoarece anumite aspecte, cum ar fi disponibilitatea resurselor, viteza echipei sau domeniul de aplicare al proiectului, se pot schimba în timp. Reevaluând, vă asigurați că estimarea dvs. este la zi. Utilizarea unui software de urmărire a timpului și de planificare a resurselor vă va ajuta, de asemenea, să gestionați disponibilitatea echipei și să o realocați dacă este necesar. Cu ajutorul tehnicilor și instrumentelor potrivite, vă puteți face estimările mai fiabile și vă puteți planifica mai bine următorul proiect.
Estimarea precisă a proiectului este esențială pentru gestionarea cu succes a proiectului. Prin înțelegerea așteptărilor și a obiectivelor, crearea unui portofoliu de produse detaliat, prioritizarea caracteristicilor și utilizarea unor tehnici precum story points și Planning Poker, vă puteți îmbunătăți acuratețea estimărilor. Reestimarea periodică și utilizarea instrumentelor de urmărire a timpului și de gestionare a resurselor sporesc și mai mult fiabilitatea termenelor și a bugetelor proiectelor dumneavoastră. Urmând aceste practici, puteți depăși provocările legate de estimările imprecise și puteți asigura rezultate mai bune ale proiectului.
Utilizați cu ușurință tehnica de estimare Planning Poker
Verificați motivul pentru care software-ul nostru de gestionare a resurselor este ales de managerii de proiect de la Hill-Knowlton sau Stormind Games
Calendarul de resurse (sau calendarul de management al proiectului, sau calendarul de planificare a proiectului, software-ul de planificare a resurselor) vă permite să planificați, să gestionați și să alocați resursele mai eficient și mai eficace - mai ales dacă Microsoft Excel a avut un rol principal în...
Care este obiectivul final al managerilor de proiect? Finalizarea cu succes a proiectelor lor. Înșiși managerii de proiect recunosc că acest lucru nu se întâmplă prea des: conform ultimului sondaj Pulse of the Profession, mai puțin de 60% din proiecte sunt finalizate fie...
Gestionarea capacității este o strategie utilizată de întreprinderi pentru a utiliza cât mai bine eficiența producției în raport cu cererea pentru un serviciu sau un produs. Scopul final al gestionării capacității este de a: Identificarea și...