Gestionarea concediilor este unul dintre elementele cheie ale organizației dumneavoastră. Acesta vă permite să vă optimizați fluxul de lucru, să evitați blocajele și să creșteți productivitatea echipei dumneavoastră. Verificați dacă organizația dumneavoastră are nevoie de un sistem de gestionare a concediilor și ce instrument să alegeți!
Ce se va afla din acest articol:
Să recunoaștem - în majoritatea companiilor, gestionarea concediilor este un dezastru. Solicitările trimise pe resursă sau prin e-mail rămân adesea fără răspuns timp de zile întregi sau sunt ușor uitate. Angajații care nu știu cine va fi în concediu la un moment dat nu își pot planifica sarcinile împreună cu alți membri ai echipei. blocaje datorate lipsei unei capacități suficiente în timpul perioadelor aglomerate, cum ar fi sărbătorile sau sfârșitul anului. Sărbătorile publice cad în zile diferite pentru țări diferite, ceea ce este foarte important atunci când gestionați o echipă internațională.
Un proces necorespunzător de gestionare a concediilor are un impact foarte negativ asupra fluxului de lucru în întreaga companie, provocând întârzieri și haos. Prin urmare, este recomandabil să se introducă un software online de gestionare a concediilor eficient și rezistent la gloanțe.
Cunoașteți deja beneficiile unui sistem de gestionare a concediilor. Acum întrebați-vă dacă afacerea dvs. are nevoie de unul? Cine știe, poate că aveți deja instrumentul perfect pentru acest scop. Pe de altă parte, din moment ce citiți acest articol, probabil că sunteți în căutarea de informații despre cum puteți îmbunătăți calitatea gestionării concediilor. Așadar, răspundeți la câteva întrebări și diagnosticați dacă afacerea dvs. are nevoie de o nouă soluție.
Va fi dificil pentru dvs. să verificați de fiecare dată câte zile libere are un angajat înainte de a-i accepta cerere de concediu. În plus, introducerea manuală a zilelor utilizate după fiecare concediu încheiat este o altă activitate care consumă mult timp și care poate să nu fie necesară dacă sistemul o face pentru dumneavoastră. Un sistem bun de gestionare a concediilor vă va împiedica automat să luați concedii care depășesc numărul de zile libere disponibile.
Uneori este ușor să nu observați o cerere de concediu, astfel încât sistemul dvs. ar trebui să vă informeze despre aceasta prin intermediul canalului pe care îl utilizați cel mai des. Asigurați-vă că instrument de gestionare a concediilor trimite o notificare prin e-mail că o cerere a fost primită și vă reamintește să o acceptați.
Nimic nu prelungește mai mult procesul de aprobare decât trecerea de la o persoană la alta. Un angajat trimite o cerere de concediu șefului său de echipă, care o trimite șefului său de departament, care trebuie să o transmită altcuiva, și așa mai departe. Faceți ca cererile să ajungă direct la persoana care le poate aproba. Un sistem de gestionare a concediilor bine conceput vă va oferi posibilitatea de a direcționa automat cererile către persoanele potrivite. Acest lucru evită confuziile și face ca întregul proces să fie rapid și clar.
După cum am menționat deja, gestionarea unei echipe internaționale este un lucru dificil din cauza sărbătorilor locale, printre altele. Nu este o problemă atunci când angajații dvs. lucrează dintr-o singură țară - toți sărbătoriți aceleași sărbători naționale și nici măcar nu trebuie să le introduceți în sistem.
Ce este diferit este dacă echipa dvs. se află în 10 țări diferite și fiecare are sărbători locale diferite. Dacă aveți probleme în a ține evidența sărbătorilor internaționale, găsiți un sistem care blochează automat sărbătorile pentru persoanele care lucrează într-o anumită țară.
Vacanțele nu sunt la fel. Pe lângă concediul clasic, există și concediul de maternitate, de boală, la cerere sau pentru îngrijirea copilului. Fiecare dintre acestea este contabilizată ușor diferit, în funcție de contract și de circumstanțe. Prin urmare, este important ca angajații dvs. să poată defini motive și perioade de concediu personalizate. Acest lucru va evita confuziile suplimentare legate de contabilizarea zilelor libere.
Sărbătorile afectează alte aspecte ale organizației, cum ar fi gestionarea resurselor proiectului. Ar fi foarte consumator de timp dacă ar trebui să calculați de fiecare dată modul în care zilele libere afectează capacitatea companiei dumneavoastră.
Prin urmare, un sistem bun de gestionare a concediilor ar trebui să se poată integra ușor cu alte instrumente de gestionare a muncii... În mod ideal, gestionarea concediilor, a resurselor, a sarcinilor și a timpului ar trebui să fie posibilă dintr-un singur instrument complet.
Nu este o sarcină atât de simplă, deoarece toată lumea încearcă să vă convingă că soluția lor este cea mai bună, așa că mai jos am rezumat unele dintre cele mai bune instrumente disponibile pe piață.
Teamdeck - software de gestionare a resurselor bazat pe cloud - este un instrument universal, direct la obiect și transparent pentru gestionarea diferitelor aspecte ale muncii. Acesta a fost creat de o casă de software cu experiență pentru a satisface nevoile altor case de software și ale industriei tehnologice. Cu toate acestea, a devenit rapid evident faptul că modul eficient distinctiv de gestionare a muncii al casei de software a fost adoptat și de alte industrii, cum ar fi agențiile de creație, organizațiile financiare, startup-urile în creștere și marile corporații moderne. Teamdeck.io include o caracteristică software de gestionare a concediilor cu funcții de gestionare a timpului liber și a absențelor.
Sistemul facilitează procesele de gestionare a concediilor - trimiterea cererilor de concediu ale angajaților, inclusiv motivele și durata concediului, și adresarea acestora persoanelor corespunzătoare. Sistemul facilitează gestionarea unei echipe internaționale, deoarece ia în considerare sărbătorile bancare locale și fusurile orare din țara respectivă.
Vacanțele curente ale tuturor membrilor echipei sunt încărcate imediat în panoul lor de disponibilitate și program, astfel încât să puteți vedea întotdeauna rapid ce resurse aveți la dispoziție. Sistemul de gestionare a concediilor Teamdeck este disponibil pentru toți angajații pe care îi selectați, inclusiv pentru freelanceri, care își pot marca cu ușurință perioada de absență, de exemplu pentru întreaga săptămână sau doar câteva ore într-o zi.
The funcție de motive personalizate vă oferă opțiunea de a utiliza un tip de concediu individual, de a-l marca ca fiind plătit sau neplătit și de a atribui angajaților și departamentelor relevante o politică de concediu individuală. În acest fel, pe lângă tipurile clasice de concediu, cum ar fi concediul anual sau concediul medical, puteți monitoriza și gestiona cu ușurință și alte motive pentru a lua zile libere.
Puteți efectua întregul proces în cadrul aplicației, dar Teamdeck vă va trimite o notificare suplimentară prin e-mail atunci când este primită o cerere de concediu. Dacă doriți să verificați statisticile privind zilele libere ale organizației dvs., Teamdeck va genera un raport clar și complet pentru dvs.
Acesta este un instrument de gestionare a resurselor umane simplu și ușor de utilizat pentru gestionarea concediilor. Se bazează pe un calendar partajat, astfel încât orice persoană adăugată la sistem poate vedea imediat disponibilitatea colegilor săi. Acesta vă permite să trimiteți cu ușurință cereri și să le acceptați imediat și vă oferă posibilitatea de a crea rapoarte. Dacă ceea ce aveți nevoie nu se află în tipurile de concediu implicite, puteți crea cu ușurință opțiuni personalizate.
Acest software pentru resurse umane oferă fiecărui angajat acces la contul său individual pentru a vedea câte zile libere i-au mai rămas și stadiul de acceptare a cererilor sale. Aplicația este disponibilă în versiuni web și mobilă. Sage HR este integrat cu Slack, astfel încât să puteți accepta angajat cereri de concediu de odihnă direct din instrumentul respectiv.
Podio este un instrument creat pentru cei care nu sunt mulțumiți de soluțiile gata făcute. Sistemul vă oferă o mulțime de posibilități de personalizare și poate fi adaptat la nevoile individuale ale companiei. În primul rând, frontend-ul Podio este construit pe API, astfel încât dezvoltatorii pot dezvolta flexibil sistemul pentru a se potrivi nevoilor întregii companii.
În al doilea rând, sistemul are posibilități extinse de integrare cu alte instrumente. Prin încărcarea extensiilor selectate, puteți utiliza alte aplicații în cadrul Podio. Sistemul nu este un sistem tipic de gestionare a concediilor, dar îl puteți integra, de exemplu, cu Google Calendar sau Teamdeck. În acest fel, puteți implementa funcționalități personalizate pentru afacerea dumneavoastră și obțineți caracteristicile de care aveți nevoie pentru a urmări și accepta zilele libere ale angajaților dvs. Și mai mult.
În bamboo HR, angajații pot trimite rapid și ușor cereri de concediu, iar managerii le pot accepta la fel de rapid și ușor. Sistemul arată posibilele conflicte de planificare cu reuniunile sau cu vacanțele altor angajați pentru a furniza toate datele necesare pentru acceptarea cererii. Ambele părți pot adăuga o notă la cerere pentru a justifica solicitarea și decizia.
Sistemul de gestionare a concediilor convertește zilele selectate în ore pentru a facilita planificarea capacității companiei. Unul Politica PTO poate să nu fie potrivită pentru fiecare companie, astfel încât se pot crea setări personalizate în Bamboo HR. Cu doar câteva clicuri în aplicație, pot fi generate mai multe tipuri de rapoarte de concediu. Astfel, managerilor le este ușor să verifice tendințele privind concediile, chiar și cele care nu sunt evidente la prima vedere. Astfel, le este mai ușor să planifice fluxul de lucru strategic al organizației.
Hi Bob este un sistem de gestionare a concediilor ușor de utilizat. Acesta permite angajaților să aleagă orice tip de concediu, cum ar fi sărbătorile, zilele de concediu medical, Urmărirea PTO, zile de concediu sau concediu pentru creșterea copilului. Aceștia pot specifica durata concediului și pot trimite cererile direct superiorilor lor.
Un avantaj important al aplicației este integrarea sa cu Slack și MS Teams, astfel încât managerii pot aproba rapid concediile în timp ce utilizează instrumentele lor de comunicare zilnice. Desigur, totul este disponibil și ca aplicație web și mobilă.
Aplicația vă permite, de asemenea, să creați și să atribuiți politici personalizate pentru grupuri selectate de angajați și poziții, făcând instrumentul foarte flexibil, indiferent de forma de angajare. Sistemul raportează automat cererile de concediu curente, trecute și în așteptare ale angajaților, astfel încât să puteți verifica cu ușurință statisticile și statusurile diferitelor tipuri de cereri pentru angajați și departamente individuale.
Gestionarea concediilor este o problemă pentru fiecare organizație, indiferent de dimensiune, industrie sau model de lucru. Nu lăsați lipsa unor proceduri și instrumente adecvate să vă reducă eficiența și satisfacția angajaților. Analizați nevoile companiei dvs., verificați punctele slabe ale soluției dvs. actuale și lăsați un sistem profesional de gestionare a concediilor să deblocheze un nou potențial pentru echipa dvs.
Conform unui studiu CIPD, angajații își iau în medie 6 zile libere pe an din diverse motive. Poate părea puțin, dar lipsa unor proceduri adecvate pentru a organiza acest timp liber poate distruge organizarea muncii cu un efect de bulgăre de zăpadă.
Gestionarea concediilor sau a timpului liber este procesul de acceptare, optimizare și urmărire a zilelor libere și a concediilor angajaților într-o organizație. Aceasta are un impact colosal asupra sănătății afacerii dvs. și ar trebui să faceți din ea o prioritate. Ce beneficii poate aduce în afacerea dumneavoastră? Cum să evaluați dacă organizația dvs. are nevoie de un instrument de gestionare a concediilor?
Chiar și cea mai interesantă și inspirată muncă poate fi obositoare, iar angajații au tot dreptul să se odihnească și să își reîncarce bateriile pentru următoarea provocare. Este foarte frustrant atunci când echipa dvs. simte că nu poate merge într-o vacanță bine meritată, deoarece compania are nevoie de ei și nu există nimeni care să îi înlocuiască. Potrivit cercetătorului Mark Rosekind de la Alertness Solutions, "efectul de respiro al unei vacanțe poate crește performanța cu 80%. Timpii de reacție ai turiștilor care au revenit în vacanță au crescut cu 40%".
O persoană care știe că unei organizații îi pasă de bunăstarea sa și de echilibrul dintre viața profesională și cea privată va fi pur și simplu mai productivă, deoarece nevoile sale vor fi satisfăcute. Este responsabilitatea conducerii să facă tot ceea ce este necesar pentru a se asigura că toată lumea își poate lua zile libere și că munca decurge fără probleme. Acesta este semnul unei bune gestionări a concediilor.
Fiecare companie are prioritățile și proiectele sale cele mai importante. Cu toate acestea, este firesc ca uneori să apară sarcini și solicitări urgente care nu au fost planificate anterior în program. Nu este nimic în neregulă cu acest lucru, atâta timp cât nu este în detrimentul responsabilităților cheie.
Gestionarea concediilor vă permite să evaluați mai bine dacă un angajat are spațiul necesar pentru a se ocupa de sarcini suplimentare înainte de plecare sau dacă este mai bine ca acesta să se concentreze pe priorități care nu pot aștepta două săptămâni până la întoarcerea sa.
Gestionarea unei echipe care lucrează de la distanță din țări diferite necesită un sistem puternic de gestionare a concediilor, care să ia în considerare fusurile orare diferite și sărbătorile naționale din multe țări.
Cunoașterea capacității companiei dvs. este baza unei gestionări adecvate a resurselor. Cu ajutorul gestionării concediilor, veți putea să vedeți ce angajați sunt în concediu și să alocați eficient înlocuitori, să distribuiți sarcinile în funcție de capacitatea departamentelor relevante și să alocați sprijin acolo unde este necesar.
Blocajele reprezintă un moment de criză pentru fiecare companie. Acestea apar atunci când nu aveți suficiente resurse (bani, angajați, tehnologie, timp) pentru a îndeplini o anumită sarcină. Vacanțele angajaților generează adesea blocaje, deoarece o echipă incompletă are o capacitate mai mică decât de obicei. Gestionarea eficientă a concediilor vă va permite să vă pregătiți din timp pentru aceste situații și să minimizați dificultatea de a menține un ritm de lucru normal.
Concediul angajaților nu este o informație care este importantă doar pentru manager. O companie este un sistem de elemente care interacționează, astfel încât fiecare angajat trebuie să știe despre disponibilitatea altor persoane din organizație. Și nu este vorba doar despre membrii aceleiași echipe. Atunci când își planifică activitatea, oamenii trebuie să știe dacă persoana care îi poate ajuta cu o anumită sarcină va fi disponibilă în acel moment. Acest lucru este valabil pentru fiecare departament și post. Prin urmare, gestionarea concediilor asigură o structură clară a fluxului de lucru și se traduce printr-o eficiență sporită.
Înainte de a obține de la noi cunoștințe despre gestionarea concediilor, ar trebui să știți, de asemenea, unde este plasat un sistem de gestionare a concediilor pe piață pentru a avea o imagine de ansamblu și a lua decizii de cumpărare mai precise pentru software-ul sistemului de gestionare a concediilor
Gestionarea concediilor face parte din gestionarea timpului și a prezenței. Așadar, să aruncăm o privire asupra celor două. Dar, pentru a nu intra prea adânc în chestiuni care nu sunt subiectul acestui capitol, gestionarea timpului este procesul de planificare și exercitare a controlului asupra timpului petrecut pe activități specifice. În special cele care sunt legate de creșterea eficacității, eficienței și productivității. Pentru a o spune simplu, este vorba despre cum să împărțiți timpul între diferite acțiuni și să rămâneți productivi pentru fiecare dintre ele.
În timp ce gestionarea prezenței este modul în care țineți evidența orelor angajaților. Este sistemul de documentare a timpului în care angajații lucrează și a timpului pe care îl iau liber. Scopul său principal este de a preveni pierderea de timp a angajaților prin urmărirea orelor de lucru ale angajaților, a timpului de conectare, a plecărilor, a pauzelor și a timpului liber.
Așadar, a sosit timpul pentru termenul principal al conversației noastre - gestionarea concediilor. Nimeni nu trebuie să se gândească mult la ce înseamnă gestionarea concediilor. Gestionarea concediilor (sau doar gestionarea timpului liber, sau gestionarea PTO) se referă la gestionarea cererilor de concediu ale angajaților. Pentru a fi mai specific, este vorba despre concedii parentale, periodice, concedii medicale, concedii parentale, concedii periodice, sărbători și altele, uneori decizii de concediu neplanificate.
Iar obiectivul principal al acestui complex de acțiuni numit "gestionarea concediilor" este de a se asigura că angajații se bucură de beneficiile lor într-un mod lipsit de complicații, fără a lăsa același impact asupra funcționării întreprinderii.
Gestionarea concediilor este administrarea concediilor angajaților în conformitate cu politica de concedii a companiei, nu numai pentru respectarea legislației, ci și pentru o mai bună implicare a angajaților, productivitate și branding de angajator. (GreytHR.com)
După cum putem citi mai departe pe site-ul GreyHR, există trei aspecte generale ale gestionării concediilor: elaborarea politicilor de concediu, punerea în aplicare și executarea politicilor de concediu și administrarea periodică a concediilor. Cu toate acestea, GreyHR nu menționează nimic despre strânsa legătură dintre gestionarea concediilor și conducerea unei afaceri sau - mai relevant - dintre concediul unui angajat și progresul proiectelor.
Scopul gestionării concediilor este de a trata cererile de concediu ale angajaților într-un mod corect și precis, astfel încât afacerea să funcționeze fără probleme, iar angajații să beneficieze de beneficiile la care au dreptul. (Lucidchart.com)
În timp ce GreyHR accentuează implicarea și productivitatea (și imaginea de marcă a angajatorului) ca preocupări incontestabile ale planificării concediului de odihnă al angajaților, Lucidhart acordă atenție performanței de neclintit a afacerii ca criteriu sau obiectiv care determină deciziile în funcție de aprobarea concediului de odihnă.
Calendarul de resurse (sau calendarul de management al proiectului, sau calendarul de planificare a proiectului, software-ul de planificare a resurselor) vă permite să planificați, să gestionați și să alocați resursele mai eficient și mai eficace - mai ales dacă Microsoft Excel a avut un rol principal în...
Care este obiectivul final al managerilor de proiect? Finalizarea cu succes a proiectelor lor. Înșiși managerii de proiect recunosc că acest lucru nu se întâmplă prea des: conform ultimului sondaj Pulse of the Profession, mai puțin de 60% din proiecte sunt finalizate fie...
Gestionarea capacității este o strategie utilizată de întreprinderi pentru a utiliza cât mai bine eficiența producției în raport cu cererea pentru un serviciu sau un produs. Scopul final al gestionării capacității este de a: Identificarea și...