În calitate de manager de proiect, știți destul de bine că crearea unui program optim de proiect este o provocare, dar aveți o mulțime de software de gestionare a proiectelor și a resurselor și tehnici la dispoziția dumneavoastră. Cu toate acestea, este posibil să vă confruntați cu unele probleme de planificare. Lucrurile devin și mai complexe atunci când lucrați la o companie responsabilă de livrarea mai multor proiecte în același timp. În acest caz, șansele de suprapuneri de program și de angajați cu program dublu sunt și mai mari.
Din fericire, puteți evita majoritatea conflictelor legate de program urmând cele mai bune practici ale gestionarea resurselor și a proiectelor. Am enumerat câteva sfaturi mai jos - urmați-le pentru a vă gestiona proiectele cu mai mult succes.
Ambii termeni sunt absolut cunoscuți. Atât în afaceri, cât și în viața privată, situații precum suprapunerea a două date importante și a două evenimente importante nu sunt o noutate în viața oricărei ființe umane. Dar, de cele mai multe ori, o astfel de situație nu face niciodată ca lucrurile să meargă mai bine, sau mai ușor.
În general, într-un mediu de gestionare a proiectelor, conflictele de planificare apar atunci când un membru al echipei sau un angajat este atribuit simultan la mai mult de două sarcini sau duble ture. O astfel de situație este sursa a două lucruri și fiecare dintre ele are în spate propriile provocări.
Multe cercetări care abordează problemele legate de renunțarea la locul de muncă indică faptul că printre primele 5 motive se numără întotdeauna o chestiune de planificare sau - cu alte cuvinte - de flexibilitate. Dacă citiți rezumatul oferit de Centrul de cercetare PEW sau cea de la Cercetarea Gallup, concluziile sunt aceleași. Programul angajatului determină decizia acestuia în ceea ce privește angajamentul și loialitatea.
Ambele pot influența afacerile și finalizarea proiectelor? Categoric da. Gestionarea excelentă a conflictelor de planificare este un alt set de competențe al managerilor de proiect care țintesc mai sus.
Haideți să ne oprim un moment pentru a prezenta câteva dintre cele mai frecvente cauze ale problemelor de planificare a proiectelor. Odată ce le înțelegeți, va fi mai ușor să identificați zonele de îmbunătățire în procesul dvs. de gestionare a proiectelor.
Desigur, unele circumstanțe nu pot fi controlate. Să luăm situația actuală, de exemplu. În momentul în care publicăm această postare pe blog (iunie 2020), mii sau mai multe programe de proiect au fost suspendate sau anulate complet din cauza pandemiei de coronavirus. Nu puteți controla tot ceea ce se poate întâmpla cu proiectul dumneavoastră. Aceasta nu înseamnă că nu ar trebui să introduceți unele măsuri preventive de gestionare a proiectelor pentru a ține departe conflictele de planificare.
Cel mai simplu mod de a crește vizibilitatea activităților proiectului și a membrilor echipei care lucrează la acestea este de a introduce o resursă, un planificator calendar online. Este un spațiu în care toți angajații sau angajații desemnați pot vedea pentru ce proiect au fost rezervate persoane, cine are ceva timp liber (și se poate alătura unei alte echipe care se luptă să țină pasul), cine nu este disponibil deloc etc. Teamdeck este instrumentul pe care l-am creat pentru a ajuta companiile să își gestioneze mai bine echipele și proiectele:
Un calendar central al resurselor va fi apreciat în special de companiile care lucrează la mai multe proiecte în același timp. Atunci când aveți câteva programe, termene limită, echipe de proiect, este cu atât mai dificil să evitați ciocnirile sau suprapunerile. Să spunem că doriți să adăugați o persoană nouă la echipa de proiect. Atunci când nu vedeți programul celorlalte proiecte, nu puteți decât să presupuneți că acestea vor gestiona volumul de muncă suplimentar. Cu o singură sursă de "adevăr privind programarea", fiecare PM poate evita în mod activ conflictele de planificare atunci când planifică un nou proiect sau îl ajustează pe cel existent.
Pentru a reuși cu alocarea resurselor, trebuie să determinați ce fel de oameni aveți nevoie pentru echipa dvs. Care sunt competențele lor dorite? Experiența profesională va juca un rol important? Poate că anumite locații geografice vor fi mai bune, deoarece angajații vor trebui să se întâlnească personal cu clientul? Este posibil să aveți mai multe cerințe pentru "echipa de vis" și este important să le precizați. Riscul de a rezerva primul grup disponibil de persoane fără a acorda atenție factorilor enumerați mai sus este că va trebui să realocați resursele mai târziu și că veți putea provoca probleme de planificare.
Desigur, doriți să verificați și dacă programele personale ale echipei dvs. sunt aliniate cu calendarul proiectului. Puteți face acest lucru cu ușurință dacă proiectul dvs. instrument de planificare stochează și date privind timpul liber (Teamdeck o face). Desigur, nu vă puteți planifica întotdeauna programul în funcție de vacanțele oamenilor: cel mai important lucru este să fiți la curent cu aceste absențe, altfel veți avea o problemă cu programul.
Comunicarea deschisă și un sentiment de transparența proiectului îi va ajuta pe membrii echipei dvs. încă din etapa de estimare a proiectului. Deși nu trebuie să vă așteptați ca membrii echipei dvs. să vină cu 100% precise estimări, ipotezele pe care le furnizează trebuie să fie cel puțin în domeniul posibilului. Cum puteți ajuta? Un lucru pe care managerii de proiect îl pot face pentru a sprijini estimarea proiectului este să se asigure că echipa înțelege pe deplin proiectul: obiectivele de afaceri, nevoile utilizatorului final și toate cerințele funcționale și non-funcționale. Acest lucru ar trebui să vă ajute angajații să creeze estimări mai realiste.
Este un lucru să țineți cont de dependențele dintre diferitele sarcini, dar trebuie să țineți cont și de dependențele dintre diferitele roluri în cadrul proiectului. Dezvoltatorul front-end nu va putea lucra pe deplin la proiect decât atunci când designerul își va îndeplini partea sa. Dacă o persoană întârzie cu sarcinile sale, alte persoane îi pot urma exemplul pur și simplu din cauza dependențelor dintre rolurile lor.
Asigurați-vă că echipa dumneavoastră este conștientă de aceste dependențe. O astfel de conștientizare îi va ajuta să ia decizii mai bune în etapa de estimare și să își prioritizeze sarcinile ulterior.
Am menționat deja că aveți nevoie de vizibilitate în ceea ce privește programele altor proiecte din cadrul companiei dvs., mai ales dacă utilizați același grup de resurse. Dar cum puteți obține vizibilitate în intențiile altor persoane? Să ne imaginăm că vă pregătiți pentru un nou proiect și sunteți pe punctul de a aduna echipa. Parcurgeți lista de angajați și identificați pe cineva care s-ar potrivi perfect. Decideți să îl repartizați la proiect imediat ce primiți o confirmare oficială de începere de la client. Când vine acea zi, aveți parte de o surpriză neplăcută: un alt PM a rezervat deja acel angajat pentru proiectul său. Dacă ați fi putut "să vă rezervați" o anumită componență a echipei...
Cu Teamdeck, puteți să vă comunicați intențiile și să rezervați angajații provizoriu - trebuie doar să adăugați o etichetă dedicată rezervării dvs. De asemenea, puteți crea etichete personalizate pentru a exprima, de exemplu, diferite niveluri de urgență sau încredere într-o anumită rezervare. Toate acestea pentru a evita conflictele cu programul unui alt proiect.
Monitorizarea progresului proiectului și raportarea reprezintă o parte esențială a gestionării proiectului: vă permite să țineți la curent părțile interesate, dar și să înțelegeți mai bine starea de sănătate a proiectului. Resurse și software de planificare a proiectelor, inclusiv Teamdeck, vă permit adesea să creați rapoarte privind activitățile proiectului, timpul înregistrat, utilizarea resurselor etc. Folosiți-le pentru a evita să fiți nevoit să vă ajustați programul.
De exemplu, trebuie să verificați în mod regulat timpul efectiv înregistrat de angajații dvs. și să îl comparați cu estimările inițiale. Totul merge mai mult sau mai puțin conform planului? Foarte bine! Pe de altă parte, o discrepanță între estimări și realități poate fi un indicator al unor probleme viitoare de planificare.
Calendarul de resurse (sau calendarul de management al proiectului, sau calendarul de planificare a proiectului, software-ul de planificare a resurselor) vă permite să planificați, să gestionați și să alocați resursele mai eficient și mai eficace - mai ales dacă Microsoft Excel a avut un rol principal în...
Care este obiectivul final al managerilor de proiect? Finalizarea cu succes a proiectelor lor. Înșiși managerii de proiect recunosc că acest lucru nu se întâmplă prea des: conform ultimului sondaj Pulse of the Profession, mai puțin de 60% din proiecte sunt finalizate fie...
Gestionarea capacității este o strategie utilizată de întreprinderi pentru a utiliza cât mai bine eficiența producției în raport cu cererea pentru un serviciu sau un produs. Scopul final al gestionării capacității este de a: Identificarea și...