Ghid pentru cartografierea minții pentru managerii de proiect

Pentru o imagine mai mare, faceți clic aici.

La început, această hartă mentală poate părea dezordonată și haotică, mai ales dacă o abordați așa cum ați citi un document (din colțul din stânga sau din dreapta sus). O hartă mentală trebuie citită diferit. Uitați-vă mai atent la ea: dacă începeți să o citiți de la ideea centrală (crearea unui spațiu de lucru organizat) și urmați oricare dintre ramificațiile codificate prin culori, puteți înțelege cu ușurință mesajul.

Acum, imaginați-vă că sunteți persoana care dorește să își contureze ideile pentru un spațiu de lucru organizat. Dacă ați decide să vă scrieți gândurile într-un mod tradițional, liniar, probabil că ar fi nevoie să vă organizați ideile în prealabil dacă doriți ca piesa dvs. să fie coerentă. Cu o hartă mentală, pe de altă parte, puteți începe cu o idee și puteți construi organic pe baza ei. Vedeți diferența?

Este probabil un moment potrivit pentru a vă prezenta persoana care a popularizat maparea mentală ca instrument pentru educație și afaceri (inclusiv pentru gestionarea proiectelor). Tony Buzan nu a fost prima persoană care a folosit diagrame ierarhice pentru organizarea informațiilor, dar cu siguranță a făcut din acest lucru un lucru obișnuit. El a promovat această tehnică în emisiunea sa de la BBC "Use your head" difuzată în anii 1970, iar ulterior a vândut milioane de exemplare ale cărții sale cărți pe această temă. Din păcate, Buzan a murit în 2019, dar ideile sale continuă să trăiască - ați putea dori să verificați Discuție Tedx despre modul în care funcționează creierul nostru (și despre modul în care hărțile mentale îl exploatează). 

Beneficiile conectării unei hărți mentale și ale gestionării proiectelor

Crearea unei hărți mentale, mai degrabă decât a unei note liniare, are mai multe avantaje. Am menționat deja faptul că o hartă poate fi dezvoltată fără a fi nevoie să organizați mai întâi informațiile - este o economie majoră de timp și o creștere a productivității. Unu sondaj din 2019 a raportat că executivii sunt, în medie, cu 30% mai productivi atunci când folosesc un software de cartografiere mentală.

Hărțile mentale vă permit să:

• Memorarea eficientă a informațiilor. Mind mapping-ul poate stimula reținerea informațiilor incluse în diagramă. În un studiu, studenții la medicină au fost împărțiți în două grupuri și li s-a cerut să aplice cartografierea mentală (grupul 1) și o "tehnică de studiu auto-selectată" (grupul 2) la un pasaj de 600 de cuvinte. Reamintirea lor a fost măsurată imediat după sarcină și o săptămână mai târziu. După cum s-a dovedit, cunoștințele factuale în grupul "cartografiere" au fost mai mari cu 10% după o săptămână. 
• Utilizați asociații naturale. Desenând pe hartă ramuri care cresc din subiecte diferite, s-ar putea să observați legături și grupuri pe care altfel nu le-ați fi putut identifica. Acest lucru vă permite să interpretați informațiile în mod diferit și, eventual, să identificați elemente care lipsesc.
• Abordați probleme complexe. Atunci când ne confruntăm cu o provocare serioasă, adesea nu știm de unde să începem sau cum să o abordăm. Specialiștii în managementul proiectelor recunosc probabil acest sentiment: un proiect nou va fi adesea perceput ca o problemă complexă. Utilizarea hărților mentale pentru a o vizualiza și a o împărți în subiecte, subteme etc. vă permite să abordați această provocare pas cu pas.
• Intrați în detalii fără a pierde din vedere imaginea de ansamblu. Pe măsură ce vă împărțiți tema principală în părți (de exemplu, proiectul în sarcini), trebuie să vă amintiți obiectivul principal, marea întrebare. Maparea minții este o tehnică excelentă pentru a observa detaliile mici, dar și imaginea de ansamblu - în acest caz, la propriu.
• Alimentați-vă creativitatea. Probabil că nu este o surpriză faptul că crearea hărților mentale este o ieșire creativă excelentă pentru persoanele cărora le place să facă proiecte creative. Chiar dacă nu sunteți genul de persoană care este încântată să scotocească în rezerva sa de papetărie, cartografierea mentală este pur și simplu bună pentru mușchii creativi. Este o modalitate ușoară de a genera o mulțime de idei noi și de a le conecta pentru rezultate mai bune.

Mind mapping în managementul proiectelor - cazuri de utilizare

Am abordat deja faptul că gestionarea proiectelor vine cu o mulțime de oportunități de a procesa și organiza informații: acestea sunt, de asemenea, momente în care să vă folosiți abilitățile de mind-mapping. Am enumerat câteva dintre acestea mai jos, dar nu vă simțiți limitați de această listă - dacă doriți să faceți o hartă pentru o altă ocazie, cu siguranță vă va aduce multă valoare.

În calitate de manager de proiect, puteți utiliza cartografierea minții încă din planificarea proiectelor etapă. Creați o hartă mentală pentru a pune cap la cap toate informațiile legate de proiect. Fiecare dintre ramurile principale poate reprezenta un proces diferit de gestionare a proiectului sau un domeniu diferit al proiectului în sine: riscuri, părți interesate, resurse.

O astfel de hartă poate ajunge să fie destul de generală, ceea ce este în regulă, deoarece nu trebuie să intrați în detalii aici. Odată ce aveți imaginea de ansamblu, puteți desena hărți separate pentru fiecare dintre aspectele proiectului dumneavoastră. Imaginați-vă că creați o hartă mentală de gestionare a proiectului pentru domeniul de aplicare al proiectului dumneavoastră. Începeți cu ramuri care reprezintă principalele funcționalități ale produsului final și apoi defalcați-le în sarcini particulare. Utilizarea hărților mentale va fi eficientă în fiecare etapă a gestionarea domeniului de aplicare a proiectului: de la colectarea cerințelor de la diferite părți interesate până la structurarea acestora și schițarea sarcinilor. Atunci când lista de sarcini este gata, puteți utiliza harta pentru a construi o diagramă Gantt pentru proiect.

Vorbind despre sarcini: trasarea lor pe o foaie de hârtie sau într-un software dedicat vă poate ajuta cu prioritizarea sarcinilor de proiect. Atunci când le vedeți pe toate, este mai ușor să decideți care dintre ele trebuie să fie prioritare. O structură vizualizată a sarcinilor va fi, de asemenea, utilă atunci când doriți să vă familiarizați membrii echipei cu activitatea lor în cadrul proiectului.

Odată ce ați demarat proiectul, nu uitați să reveniți periodic la hărți. Acestea pot servi drept reamintiri cu privire, de exemplu, la riscurile proiectului și la obiectivele de afaceri finale. De asemenea, puteți construi o hartă mentală care va servi drept depozit de informații organizate legate de proiect. Datele de contact, activele și legăturile importante: în calitate de manager de proiect, doriți să le aveți la îndemână. Puteți vedea un exemplu de acest tip de hartă aici.

Care sunt alte cazuri de utilizare a cartografierii mentale pentru managementul proiectelor?

• Facilitarea reuniunilor. Gestionarea eficientă a reuniunilor este esențială atunci când lucrați la un proiect: aici puteți pierde sau economisi o mulțime de timp.
• Hărțile mentale vă pot ajuta să structurați punctele aduse în discuție în timpul întâlnirilor și pot servi drept note excelente după întâlnire.
• Rezolvarea problemelor. Fie că doriți să decideți ce cale să urmați sau să găsiți o soluție la o problemă cu care s-a confruntat echipa dumneavoastră, hărțile mentale vă pot ajuta să organizați faptele și să găsiți cea mai bună cale de a merge mai departe.

Învățare. Ca manager de proiect, trebuie să vă perfecționați abilitățile și să învățați constant noi strategii de gestionare a proiectelor. Mind mapping vă permite să structurați mai bine informațiile noi și să vă reîmprospătați cunoștințele ulterior.

Sfaturi pentru crearea unor hărți mentale eficiente pentru managerii de proiect

Un alt element al hărților mentale care probabil v-a atras atenția este includerea elementelor vizuale: mâzgăleli, pictograme, culori. De acord, puteți crea hărți fără ele. Cu toate acestea, se poate dovedi că informațiile vizuale sunt mai ușor de înțeles și de reținut pentru dumneavoastră.

Dacă încă aveți îndoieli cu privire la utilizarea mâzgăliturilor și a desenelor pe hartă, puteți încerca un exercițiu simplu. Încercați să vă gândiți la un măr. Acordă-ți câteva secunde și apoi încearcă să analizezi ce a generat creierul tău. Nu ai văzut literele "A-P-P-L-E" ortografiate, nu-i așa? Oricare ar fi numele acelui fruct în limba dvs. maternă, probabil că ați văzut o imagine, nu litere. Ca oameni, gândim în imagini - acesta este unul dintre punctele principale ale lui Tony Buzan. 

Dacă ați citit deja ghidul nostru privind schițe de notare pentru managerii de proiect (dacă nu, asigurați-vă că îl verificați), probabil vă amintiți că crearea de note schițate nu este despre artă, ci mai degrabă despre a face informațiile mai ușor de înțeles sau de memorat. Același lucru este valabil și pentru hărțile mentale. Acestea nu trebuie să fie frumoase: funcția este mai importantă aici. Atunci când desenați pictograme, încercați să le păstrați simple și ușor de recunoscut. Dacă doriți să includeți elemente umoristice în mâzgăliturile dvs., dați-i drumul - s-ar putea să vă ajute să vă amintiți detaliul respectiv. De asemenea, puteți fi creativ cu fonturile pe care le utilizați, dar păstrați-le lizibile. Încercați să evitați utilizarea a prea multe cuvinte: dacă puteți rezuma ceva cu un singur cuvânt cheie, faceți-o.

În ceea ce privește pânza pe care veți lucra, încercați să vă limitați la hârtie albă/ tablă albă/ecran. Modelele imprimate pot face harta dvs. mai puțin lizibilă. Orientarea peisagistică a pânzei vă va ajuta să vă structurați mai bine diagrama.

S-ar putea să fi observat că ramurile de pe hărți sunt de obicei curbate: acest lucru este făcut intenționat. La fel este și practica de a merge de la ramurile groase la cele mai subțiri.

Aceste sfaturi de cartografiere mentală (și altele) au fost vizualizate prin, ați ghicit, o hartă mentală de către Fundamentele învățării:

[/

Mind mapping pentru managerii de proiect - instrumente utile

Lista dvs. de instrumente se poate limita la o foaie de hârtie și un stilou. Puteți crea o hartă mentală solidă doar cu aceste două. Desigur, dacă doriți să realizați hărți colorate, veți aprecia creioanele colorate, markerele și pixurile pensulă. Acestea din urmă sunt excelente pentru a desena ramuri curbate.

Atunci când doriți să vă creați proiectele pe o pânză mai mare, utilizați o tablă albă sau un flipchart. Veți avea mai mult spațiu de lucru și puteți folosi fonturi mai mari pentru a vă face desenul ușor de citit.

A existat o mulțime de dezbateri cu privire la eficiența notițelor scrise de mână față de cele generate de calculator. Și da, cercetare arată că utilizarea propriei mâini poate consolida procesul de învățare. Cu toate acestea, pentru mulți manageri de proiect, utilizarea unui software online de mind mapping va fi pur și simplu mai convenabilă. Aveți destul de multe instrumente din care să alegeți, inclusiv acestea:

• MindMeister - care vă permite să creați până la 3 hărți mentale în cadrul planului său gratuit. Dacă sunteți în căutarea unei soluții de gestionare a proiectelor mai cuprinzătoare, puteți pereche MindMeister cu MeisterTask, un instrument de gestionare a sarcinilor.
• Lucidchart - această soluție vă permite să creați nu numai hărți mentale de gestionare a proiectelor, ci și diagrame de flux și alte diagrame vizuale pe care dumneavoastră și membrii echipei dumneavoastră le puteți utiliza pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului.
• Zenkacesta - este un instrument pe care l-am inclus în colecția noastră de proiecte instrumente de planificare. După ce vă creați harta cu Zenkit, o puteți transforma cu ușurință într-o tablă Kanban sau într-o vedere calendaristică.

Sperăm că această postare pe blog v-a convins că hărțile mentale vă pot ajuta să planificați mai bine proiectele și să rezolvați multe probleme. Le puteți utiliza în diferite domenii ale managementului de proiect: de la planificarea proiectelor, prin organizarea sarcinilor, până la rezolvarea conflictelor.

Ați creat hărți mentale de gestionare a proiectelor pe care doriți să le împărtășiți? Trimiteți-le pe adresa noastră folosind chat-ul din colțul ecranului! Vom fi bucuroși să le prezentăm în acest articol.