Calendarul de resurse (sau calendarul de gestionare a proiectelor, sau calendarul de planificare a proiectelor, software-ul de planificare a resurselor) vă permite să planificați și să gestionați și alocarea resurselor mai eficace și mai eficient - mai ales dacă Microsoft Excel a avut un rol important în cadrul companiei dumneavoastră.
Adesea, o parte a unui instrument de gestionare a resurselor, un calendar de resurse este vizualizarea dvs. de bază în planificarea proiectelor, atribuirea rezervărilor și gestionarea echipelor dvs. Ceea ce urmează este o defalcare a calendarului de resurse pentru a vă oferi o imagine a caracteristicilor esențiale și a motivelor pentru care merită să utilizați un astfel de calendar în activitatea dumneavoastră zilnică de manager de proiect.
Ce veți obține cu acest articol:
Cum rezolvă provocările calendarele de gestionare a proiectelor
Câteva cuvinte despre calendarul resurselor, programarea echipei, urmărirea timpului echipei, și gestionarea concediilor în 1 instrument
Influența software de planificare a resurselor privind gestionarea proiectelor
Semnificația și rolul calendarelor de resurse
Rezolvarea provocărilor legate de managementul proiectelor: Calendarele de gestionare a proiectelor abordează numeroase provocări prin furnizarea unei abordări structurate a planificării și alocării resurselor. Acestea facilitează sincronizarea eforturilor echipei, asigurând utilizarea optimă a resurselor și îndeplinirea la timp a etapelor proiectului.
Prezentare cuprinzătoare a resurselor: Calendarele resurselor oferă o viziune holistică asupra alocării resurselor, inclusiv disponibilitatea, capacitatea, volumul de lucru și utilizarea angajaților. Această transparență ajută la prevenirea suprautilizării sau subutilizării resurselor, menținând astfel un volum de lucru echilibrat în cadrul echipei.
Integrarea cu alte instrumente: Calendarele moderne de resurse se integrează perfect cu software-ul de gestionare a resurselor și cu alte instrumente de gestionare a proiectelor și de urmărire a timpului, creând o platformă unificată pentru gestionarea tuturor aspectelor unui proiect. Această integrare sporește eficiența prin reducerea nevoii de introducere manuală a datelor și permite actualizări în timp real.
Un calendar de resurse (cunoscut aici și acolo și ca calendar de gestionare a proiectului și calendar de planificare a proiectului) monitorizează multitudinea de sarcini, evenimente și date care au sau vor avea loc pe parcursul ciclului de viață al proiectului. Crearea unui calendar de resurse este esențială pentru gestionarea eficientă a proiectelor, deoarece ajută la planificarea și alocarea resurselor încă de la începutul unui proiect. Acesta observă - cel puțin - disponibilitatea, capacitatea, volumul de muncă și utilizarea fiecărui angajat. (Teamdeck) Un calendar de resurse - după cum sugerează termenii - este un calendar pentru controlul, coordonarea și monitorizarea resurselor, incluzând atât angajații, cât și echipamentele. Acesta oferă managerilor de proiect o viziune complet transparentă asupra întregii echipe și a tuturor proiectelor, ceea ce este o modalitate excelentă de a ajuta întreprinderile în extinderea afacerilor lor.
Pentru a fi mai stricți, o prezentare generală a modului în care sunt utilizate resursele (angajații), care resurse cu anumite competențe sunt disponibile, cât timp durează proiectele separate și cât vor costa anumite proiecte. Calendarele proiectelor și ale resurselor joacă roluri distincte în gestionarea termenelor proiectelor și a disponibilității resurselor. Un calendar de proiect urmărește progresul și termenele limită, în timp ce un calendar de resurse se concentrează pe alocarea și disponibilitatea resurselor. De asemenea, acesta ajută la evitarea provocărilor legate de gestionarea volumului de lucru, cum ar fi suprautilizarea sau subutilizarea. Un calendar al resurselor arată disponibilitatea resurselor umane și non-umane, inclusiv orele de lucru și zilele libere, pentru a asigura planificarea eficientă a proiectului.
Ce caută managerii de proiect în calendarul resurselor?
Funcții de gestionare a disponibilității / concediului - cantitatea de timp pentru care puteți rezerva un angajat
Rapoarte personalizabile, ușor de înțeles
Munca planificată - timpul pentru care un angajat este alocat unui proiect. În mod ideal, rezervările totale pentru o persoană nu ar trebui să depășească disponibilitatea acesteia
Fișe de pontaj și urmărirea timpului angajaților - timpul în care un angajat a lucrat la o anumită sarcină/proiect. În mod ideal, înregistrările de timp nu ar trebui să depășească rezervările
Caracteristici de analiză a utilizării angajaților
Gestionarea volumului de muncă și optimizarea acestuia
Elaborarea bugetului proiectului
Controlul și planificarea proiectelor
Capacitatea de integrare
Personalizări avansate
Rezervări, fișe de pontaj, prezentarea generală a vacanțelor membrilor echipei
Concediile de absență - concediile angajaților, concediile medicale și alte tipuri de absențe ar trebui incluse în calendarele multiple ale angajaților, astfel încât să puteți identifica cu ușurință momentul în care un anumit membru al echipei nu este disponibil.
Sărbătorile naționale - la fel ca în cazul concediilor, sărbătorile naționale ar trebui marcate în calendarul resurselor ca perioadă în care resursele nu sunt disponibile, astfel încât să nu le puteți lua în considerare atunci când planificați un proiect.
[Ecran din Teamdeck - calendarul de gestionare a resurselor și proiectelor]
Calendarele de resurse joacă un rol esențial în gestionarea proiectelor complexe, oferind mai multe avantaje:
Prezentare generală la nivel înalt a resurselor: Acestea oferă o imagine instantanee a disponibilității resurselor umane, ajutând managerii de proiect să planifice eficient și să aloce resursele acolo unde este necesar.
O mai bună înțelegere a conductei de producție: Prin vizualizarea calendarului și a resurselor proiectului, managerii obțin o mai bună înțelegere a capacității de producție a companiei și pot planifica în consecință.
Gestionarea optimizată a volumului de muncă: Prin urmărirea rezervărilor și a înregistrărilor de timp, managerii pot identifica și aborda rapid problemele de suprautilizare sau subutilizare, asigurând o distribuție echilibrată a sarcinilor.
Managerii de proiect pot beneficia de utilizarea unui calendar de resurse în mai multe moduri, de exemplu prin:
având o imagine de ansamblu la nivel înalt a disponibilității resurselor,
o mai bună înțelegere a conductei de producție a societății,
posibilitatea de a planifica resursele cu mai multă atenție,
capacitatea de a ajusta volumul de muncă al echipei în caz de subutilizare sau suprautilizare.
Gestionarea eficientă a resurselor este esențială atunci când se gestionează mai multe proiecte, pentru a se asigura că volumul de muncă este echilibrat și că membrii echipei nu sunt suprasolicitați.
Cu ajutorul unui calendar de resurse, puteți planificați activitatea echipei dvs. mai eficient. Ținând cont de disponibilitatea angajaților, de vacanțele lor planificate și de sărbătorile naționale, reduceți riscul de a avea prea puțină forță de muncă pentru a finaliza proiectul.
În mod similar, puteți utiliza un calendar de resurse pentru a identifica angajații de care aveți nevoie și care, în acest moment, sunt rezervați pentru un alt proiect. Știind pentru cât timp sunt indisponibili, puteți ajusta calendarul proiectului dvs. sau puteți negocia cu un alt PM resursele de care aveți nevoie amândoi.
Un alt avantaj al unui calendar de resurse este o prezentare clară a volumului de muncă al angajaților. Prin monitorizarea rezervărilor sau a înregistrărilor de timp, puteți identifica rapid membrii echipei care au prea mult sau prea puțin de făcut, astfel încât să le puteți ajusta rezervările în consecință. Acest lucru ajută echipa de proiect să rămână informată cu privire la programele lor și la potențialele provocări, sprijinind în cele din urmă o mai bună alocare a sarcinilor și menținând moralul echipei.
Să facem introducerea. Teamdeck este un Gestionarea resurselor SaaS soluție dezvoltată de o casă de software care lucrează cu NetFlix, Uber sau Universal. Anterior, software-ul a fost dedicat propriilor scopuri, dar după zeci de luni, produsul a devenit comercializat. Acesta este modul în care - în general - acest calendar de resurse a devenit parte a uriașei piețe de software de gestionare a proiectelor.
Teamdeck permite utilizatorilor să își creeze propriul calendar de resurse pentru o mai bună gestionare a resurselor, ajutând la prevenirea suprarezervării și la îmbunătățirea vizibilității volumului de lucru al echipei.
Acesta ajută fiecare manager de proiect și membru al echipei pe parcursul întregului proiect, cu planificarea resurselor, gestionarea și măsurarea performanței.
Teamdeck, aveți acces la volumul de lucru al angajaților dvs. cu o programator simplu de resurse. Informațiile disponibile în Teamdeck includ rezervările, foile de prezență, disponibilitatea și vacanțele.
În plus, am inclus încă două detalii care vă pot ajuta cu monitorizarea volumului de lucru:
Rezervări vs disponibilitate
Foile de prezență vs disponibilitate
Barele arată rezervările angajaților sau fișe de pontaj comparativ cu disponibilitatea lor. Este o modalitate rapidă și ușoară de a vedea dacă un membru al echipei este subutilizat sau suprautilizat, ceea ce vă facilitează luarea de măsuri.
Una dintre caracteristicile fundamentale ale unui calendar de resurse este capacitatea acestuia de a urmări disponibilitatea angajaților și de a gestiona concediile. Această funcționalitate este esențială pentru a se asigura că managerii de proiect au o imagine exactă a persoanelor care sunt disponibile să lucreze la un proiect în orice moment.
În schimb, un calendar de proiect este utilizat pentru a identifica zilele de lucru, turele și termenele limită pentru sarcini, oferind o imagine de ansamblu mai statică a calendarului proiectului.
Calendarul ar trebui să includă:
Vacanțe planificate: Timpul liber programat al angajaților trebuie să fie contabilizat pentru a evita conflictele de planificare.
Concedii medicale: Absențele neplanificate cauzate de boală trebuie monitorizate și gestionate cu promptitudine.
Sărbători naționale: Sărbătorile legale ar trebui marcate pentru a se asigura că acestea sunt luate în considerare la planificarea calendarului proiectului.
Având o imagine de ansamblu detaliată a acestor factori, managerii de proiect pot evita suprarezervarea angajaților și se pot asigura că proiectele sunt dotate cu personal adecvat.
Rapoartele personalizabile sunt o altă caracteristică esențială a unui calendar de resurse. Aceste rapoarte oferă informații despre diverse aspecte ale gestionării resurselor, cum ar fi:
Alocarea resurselor: Înțelegerea modului în care resursele sunt distribuite între diferite proiecte.
Progresul proiectului: Urmărirea stadiului proiectelor în curs și identificarea eventualelor întârzieri.
Performanța echipei: Analiza performanțelor individuale ale membrilor echipei și ale echipei ca întreg.
Aceste rapoarte pot fi adaptate pentru a răspunde nevoilor specifice ale managerului de proiect, oferind flexibilitate și informații detaliate care ajută la luarea deciziilor.
Programarea planificată a muncii garantează că volumul de muncă al fiecărui angajat este gestionabil și nu depășește disponibilitatea acestuia. Această caracteristică ajută la:
Distribuția echilibrată a volumului de muncă: Prevenirea epuizării prin asigurarea faptului că niciun angajat nu este supraîncărcat cu sarcini.
Utilizarea eficientă a resurselor: Asigurați-vă că toți membrii echipei sunt utilizați în mod adecvat și că nicio resursă nu rămâne neutilizată.
Programarea eficientă este vitală pentru menținerea unor niveluri ridicate de productivitate și pentru asigurarea finalizării eficiente a proiectelor.
Urmărirea exactă a timpului este esențială pentru a înțelege cât timp petrec angajații pe diverse sarcini. Această caracteristică include:
Fișe de pontaj: Angajații pot înregistra orele lucrate pe proiecte specifice, oferind o evidență detaliată a timpului petrecut.
Urmărirea timpului: Urmărirea în timp real a orelor de lucru pentru a monitoriza productivitatea și a vă asigura că înregistrările de timp sunt corecte.
Prin compararea foilor de prezență cu rezervările planificate, managerii de proiect pot identifica discrepanțele și pot face ajustările necesare pentru îmbunătățirea eficienței.
Analiza utilizării angajaților ajută managerii de proiect să înțeleagă cât de eficient sunt folosiți membrii echipei lor. Aceasta implică:
Ratele de utilizare: Calcularea procentului de timp pe care angajații îl alocă sarcinilor facturabile față de activitățile nefacturabile.
Planificarea capacității: Determinarea volumului optim de muncă pentru fiecare membru al echipei, pentru a maximiza productivitatea fără a provoca epuizare.
Această analiză este esențială pentru luarea de decizii în cunoștință de cauză privind alocarea resurselor și planificarea proiectelor.
Gestionarea eficientă a proiectelor necesită o bugetare și un control atent al costurilor. Un calendar al resurselor ajută la:
Estimarea costurilor: Furnizarea de estimări precise ale costurilor proiectului pe baza alocării resurselor și a timpului petrecut.
Urmărirea bugetului: Monitorizarea cheltuielilor reale în raport cu bugetul pentru a se asigura că proiectele rămân în grafic din punct de vedere financiar.
Raportare financiară: Generarea de rapoarte financiare detaliate pentru a oferi părților interesate informații cu privire la costurile și rentabilitatea proiectelor.
Aceste caracteristici ajută managerii de proiect să mențină disciplina financiară și să se asigure că proiectele sunt profitabile.
Opțiunile avansate de personalizare fac calendarele de resurse adaptabile la diverse nevoi organizaționale. Acestea includ:
Vizualizări personalizate: Crearea de vizualizări personalizate ale calendarului care evidențiază anumite echipe, roluri sau proiecte.
Opțiuni de filtrare: Filtrarea calendarului pentru a afișa informații relevante, cum ar fi disponibilitatea anumitor seturi de competențe.
Setări personalizate: Ajustarea setărilor calendarului pentru a corespunde preferințelor individuale și cerințelor fluxului de lucru.
Personalizarea sporește utilitatea calendarului de resurse, făcându-l un instrument versatil pentru diferite scenarii de gestionare a proiectelor.
Calendarele de resurse joacă un rol strategic în gestionarea proiectelor, oferind o platformă centralizată pentru gestionarea resurselor. Această importanță strategică este evidentă în mai multe domenii-cheie:
Calendarele resurselor oferă o prezentare generală la nivel înalt a disponibilității și alocării resurselor. Această vizibilitate este esențială pentru:
Planificare proactivă: Permite managerilor de proiect să planifice în avans și să aloce resursele în mod eficient. Șefii de echipă joacă un rol crucial în menținerea unor calendare precise ale resurselor și în asigurarea unei alocări eficiente a resurselor.
Rezolvarea conflictelor: Identificarea și rezolvarea conflictelor de planificare înainte ca acestea să afecteze termenele proiectului.
Optimizarea resurselor: Asigurarea că toate resursele disponibile sunt utilizate eficient pentru a maximiza productivitatea.
Un calendar de resurse centralizat favorizează o mai bună colaborare între membrii echipei și departamente. Beneficiile includ:
Eforturi coordonate: Facilitarea coordonării sarcinilor și activităților în cadrul diferitelor echipe.
Comunicare transparentă: Oferirea unei imagini clare a celor care lucrează la ce, îmbunătățirea comunicării și reducerea neînțelegerilor.
Obiective comune: Asigurarea faptului că toți membrii echipei sunt aliniați la obiectivele și termenele proiectului.
Calendarele de resurse sprijină scalabilitatea organizațiilor prin furnizarea de instrumente pentru gestionarea complexității în creștere. Acestea includ:
Gestionarea scalabilă a resurselor: Adaptarea la nevoile în creștere ale organizației pe măsură ce aceasta se extinde și își asumă mai multe proiecte.
Îmbarcare eficientă: Simplificarea procesului de integrare a noilor angajați prin oferirea unei vizibilități clare a programului și disponibilității echipei.
Adaptabilitate: Adaptarea în timp real la cerințele în schimbare ale proiectului și la disponibilitatea resurselor.
Gestionarea eficientă a resurselor este o componentă esențială a gestionării riscurilor în managementul proiectelor. Calendarele resurselor contribuie prin:
Identificarea riscurilor: Evidențierea riscurilor potențiale legate de resurse, cum ar fi suprarezervarea sau lipsa de competențe.
Mitigarea riscurilor: punerea în aplicare a strategiilor de atenuare a acestor riscuri, cum ar fi realocarea resurselor sau ajustarea termenelor proiectului.
Planificarea de contingență: Elaborarea de planuri de urgență pentru a face față provocărilor neprevăzute legate de resurse.
Bare de disponibilitate în calendarul de planificare a proiectului Teamdeck
Pentru a face Teamdeck mai ușor de utilizat, puteți personaliza vizualizarea prin selectarea rândurilor pe care doriți să le vedeți.
În plus, puteți filtra vizualizarea pentru a afișa o anumită listă de angajați, de exemplu, numai dezvoltatorii frontend sau designerii. Puteți crea propriile vizualizări, astfel încât să puteți obține rapid o imagine de ansamblu a diferitelor echipe.
Pentru a maximiza beneficiile unui calendar de resurse, managerii de proiect ar trebui să urmeze cele mai bune practici în gestionarea resurselor. Acestea includ:
Recenzii frecvente: Revizuirea și actualizarea periodică a calendarului pentru a reflecta modificările în calendarul proiectului, disponibilitatea resurselor și repartizarea echipelor. Actualizările periodice ale calendarului resurselor sunt esențiale în timpul fazei de planificare a proiectului pentru a asigura o planificare exactă și alocarea resurselor.
Ajustări în timp real: Efectuarea de ajustări în timp real ale calendarului pe măsură ce noi informații devin disponibile, asigurându-se că acesta rămâne un instrument de planificare precis și fiabil.
Formarea angajaților: Formarea completă a angajaților cu privire la modul de utilizare eficientă a calendarului de resurse, asigurându-se că toată lumea este pe aceeași lungime de undă.
Asistență continuă: Oferirea de asistență și resurse continue pentru a ajuta angajații să utilizeze instrumentul și să rezolve orice probleme care apar.
Politici transparente: Stabilirea unor politici și proceduri clare privind modul de utilizare a calendarului de resurse, asigurând coerența și responsabilitatea.
Dialog deschis: Încurajarea dialogului deschis între membrii echipei pentru a aborda orice preocupări sau sugestii pentru îmbunătățirea eficacității instrumentului.
Utilizarea cunoștințelor: Exploatarea informațiilor furnizate de calendarul resurselor pentru a lua decizii bazate pe date privind alocarea resurselor, planificarea proiectelor și gestionarea volumului de muncă.
Îmbunătățirea continuă: Utilizarea datelor pentru identificarea domeniilor de îmbunătățire și implementarea strategiilor de îmbunătățire a proceselor generale de gestionare a proiectelor.
În concluzie, un calendar de resurse este un instrument indispensabil pentru gestionarea modernă a proiectelor. Acesta oferă o soluție completă pentru gestionarea resurselor, programarea sarcinilor și optimizarea volumului de lucru. Oferind o vizibilitate clară asupra disponibilității și utilizării resurselor, un calendar de resurse îmbunătățește eficiența, colaborarea și luarea deciziilor. Instrumente precum Teamdeck exemplifică beneficiile unui software avansat de planificare a resurselor, oferind o platformă robustă care sprijină executarea cu succes a proiectelor complexe. Urmând cele mai bune practici și valorificând întregul potențial al calendarelor de resurse, managerii de proiect își pot îmbunătăți semnificativ capacitatea de a livra proiectele la timp și în limitele bugetului, contribuind în cele din urmă la creșterea și succesul organizațiilor lor.
Care este obiectivul final al managerilor de proiect? Finalizarea cu succes a proiectelor lor. Înșiși managerii de proiect recunosc că acest lucru nu se întâmplă prea des: conform ultimului sondaj Pulse of the Profession, mai puțin de 60% din proiecte sunt finalizate fie...
Gestionarea capacității este o strategie utilizată de întreprinderi pentru a utiliza cât mai bine eficiența producției în raport cu cererea pentru un serviciu sau un produs. Scopul final al gestionării capacității este de a: Identificarea și...
Dacă nu folosiți un software excelent de planificare a resurselor, ar fi bine să căutați tehnici de planificare. Tehnicile de planificare ajută la alinierea calendarului proiectului, a domeniului de aplicare și a resurselor. O planificare trebuie să se încadreze într-un interval de timp specificat și...