Alocarea resurselor vă ajută să alegeți cele mai bune resurse disponibile pentru mai multe proiecte și să le gestionați pe parcursul întregii activități, astfel încât să puteți evita subutilizarea sau suprautilizarea angajaților dumneavoastră. Din păcate, nu toți managerii de proiect o folosesc în avantajul lor.
Ce veți obține datorită acestui articol:
Potrivit studiului PMI ("Pulse of the Profession"), doar 26% dintre companii utilizează întotdeauna gestionarea resurselor pentru a estima și a aloca resurse, iar 36% dintre acestea o fac adesea. În același timp, mai puțin de 60% din proiecte respectă bugetul inițial și abia 50% dintre acestea sunt finalizate la timp, se arată în același studiu.
Mulți manageri de proiect care doresc să prezinte ce este managementul proiectelor folosesc definiția Project Management Institute (PMI). Conform acesteia din urmă, managementul proiectelor înseamnă să folosești orice este necesar pentru a livra ceva util oamenilor - așa cum se spune, pentru a "livra valoare oamenilor".
Pentru a fi mai precis, APM consideră că managementul proiectelor constă în utilizarea unor competențe, abilități, talente, expertiză, unelte, mașini, instrumente, software, metode, tehnici și procese pentru "a oferi valoare oamenilor".
Expresia "valoare pentru oameni" ne stimulează să presupunem că rezultatul gestionării proiectelor ar putea fi orice. O casă, o aplicație, un parc sau chiar unele mișcări sociale, inclusiv o cruciadă, o LGPT sau o religie. Orice lucru care este util pentru o anumită cifră de indivizi.
Comentariile de mai sus sunt motivul pentru care noi, cei implicați în afaceri, folosim definiția propusă de Association for Project Management (APM). Definiția propusă a managementului de proiect conține criterii care ajută la separarea managementului simplu de managementul de proiect. Să aruncăm o privire:
Managementul proiectelor reprezintă aplicarea proceselor, metodelor, aptitudinilor, cunoștințelor și experienței în vederea atingerii obiectivelor specifice ale proiectului, în conformitate cu criteriile de acceptare a proiectului, în parametrii conveniți. Gestionarea proiectelor are rezultate finale care sunt limitate la un interval de timp și la un buget finite.
Atunci când comparăm definițiile APM și PMI, observăm o oarecare apropiere. Ambele se referă la gestionarea lucrurilor și la utilizarea cunoștințelor, a experienței, a metodelor etc. pentru a realiza lucrurile. Dar numai ultima caracterizare a managementului de proiect este - am vrea să spunem - de tip profesional.
Timpul, bugetul și "criteriile de acceptare a proiectului" sunt aspecte ale - să spunem - managementului real al proiectului (și, desigur, ale proceselor de gestionare sau alocare a resurselor). Tot ce știm este că în lumea relațiilor de afaceri orice proiect are obiectivul său. Și oricare trebuie să fie realizat la un anumit moment, într-un anumit buget și trebuie să fie aprobat de către mandant - fie că este vorba de un client sau de un director din compania dumneavoastră.
Și aici este principala distincție între management și managementul proiectelor. Doar managementul este un proces continuu, în desfășurare. Managementul proiectelor are rezultatul final prevăzut într-un interval de timp și un buget finit.
Această distincție are drept consecință faptul că managementul proiectelor nu este doar un proces, ci un proces structurat. Acesta se numește ciclul de viață al managementului de proiect și, de obicei, are forma a 5 faze.
La fel ca și compania Ganntic - concurentul nostru pe piața sistemelor de alocare a resurselor - alocarea resurselor și planificarea resurselor (este un termen alternativ pentru gestionarea resurselor) sunt aspecte ale procesului ciclului de viață al gestionării proiectelor. Acestea sunt responsabile de planificare, organizarea resurselor (angajați) și măsurarea productivității acestora (da, este cea de-a patra fază a procesului de gestionare a proiectelor menționat mai sus).
Acum știm unde să găsim managementul resurselor în contextul ciclului de viață al managementului proiectelor. Este timpul să înțelegem gestionarea resurselor. De ce? Pentru că alocarea resurselor face parte din gestionarea resurselor, iar gestionarea resurselor - după cum știți deja - face parte din procesele de gestionare a proiectelor.
Datorită APM Body of Knowledge, știm că resursele sunt înțelese într-un sens foarte larg. Bani, unelte, utilaje, tehnologie și - cea mai importantă - oamenii și competențele lor. Resursele înseamnă tot ceea ce este necesar pentru a finaliza o sarcină și un proiect.
Așadar, care este legătura dintre alocarea resurselor și gestionarea resurselor (planificarea resurselor)? Să aruncăm o privire la definiția dată de APM. Pentru ei, gestionarea resurselor este:
(...) achiziționarea, alocarea și gestionarea resurselor (...) necesare pentru un proiect. Gestionarea resurselor asigură că resursele interne și externe sunt utilizate eficient, la timp și în conformitate cu bugetul.
După cum vedem, identic cu definiția managementului de proiect, timpul și bugetul sunt acele aspecte care sunt critice în acest proces. Și nu trebuie să excludem nici "criteriile de acceptare".
Cu toate acestea, gestionarea resurselor este înțeleasă ca fiind procesul de planificare, selecție, programare și alocare a resurselor pentru a îndeplini criteriile de acceptare și a finaliza proiectul.
În gestionarea resurselor și alocarea resurselor, elementul constă în identificarea resurselor disponibile și suficiente și în corelarea acestora cu sarcinile corespunzătoare la momentul potrivit. Iar funcția managerului de resurse sau de proiect este de a identifica angajații cu competențe și experiență relevante (așa-numitele resurse) pentru a realiza lucrarea (parte a planificării) și de a decide când vor fi necesare anumite resurse (prin alocarea resurselor sau programarea resurselor).
Acest articol ar putea forța pe unii mai puțin experimentați să creadă că nu ar trebui să fie dificil de realizat. Așadar, la sfârșitul acestui capitol, vom folosi raportul anual care provine de la compania Wellington.
Înainte de a vorbi despre semnificația alocării resurselor în managementul proiectelor, să începem cu o înțelegere a unuia dintre cei mai importanți termeni din acest articol - resursele. Datorită acestui paragraf introductiv veți simți mai bine diferențele dintre unele definiții ale alocării resurselor menționate în paragraful de mai jos.
După cum vă puteți imagina, resursele pot fi absolut diferite - de la materiale la nemateriale. Și nu este diferit în contextul alocării resurselor, dar înțelegerea a ceea ce înseamnă "resursă" depinde de industria în care este utilizată.
În acest capitol, veți vedea multe mărci - inclusiv concurenții noștri comerciali. Comparăm câteva definiții și sensuri prezentate de Brittanica Dictionary, dar și de concurenții noștri bine cunoscuți - Wrike, Resource Guru sau compania TeamGantt. Semnificațiile de la cele mai generale la cele mai exacte și legate de activitățile de management de proiect.
Cambridge Dictionary informează că alocarea resurselor este
un proces de împărțire a banilor, a competențelor etc. între departamentele unei organizații.
Mai strict într-un alt dicționar Brittanica foarte recunoscut, care sugerează contextul economic al termenului nostru. Alocarea resurselor este înțeleasă ca o:
repartizarea activelor productive între diferite utilizări. (Dicționarul Brittanica)
Dar - ca parte, să spunem, a unei industrii de gestionare a proiectelor - ne vom concentra asupra semnificației legate de această ramură. Astfel, Float - concurentul nostru și cunoscutul furnizor de software pentru alocarea resurselor în managementul proiectelor - ne informează într-unul dintre articolele sale de pe blog că rAlocarea resurselor este procesul de desemnare și gestionare a resurselor pentru a contribui la sarcinile, proiectele și obiectivele strategice ale unei echipe.
Dar când continuă să citească și să fie mai precis, Float subliniază două aspecte ale alocării resurselor. Primul este potrivirea. Alocarea înseamnă potrivirea competențelor și experienței angajaților sau membrilor echipei cu proiectele sau sarcinile potrivite. Iar potrivirea (relevantă) este unul dintre cele două elemente-cheie ale înțelegerii sale privind alocarea resurselor.
În al doilea rând, asigurați-vă că fiecare membru al echipei și fiecare angajat care participă la proiect este capabil să execute fiecare misiune și fiecare sarcină în curs de desfășurare.
Din perspectiva Saviom, un alt software care are ca scop să ajute managerii de proiect în procesele de gestionare a resurselor:
Alocarea resurselor, cunoscută și sub denumirea de programarea resurselor, recunoaște și alocă resurse pentru o anumită perioadă diferitelor activități.
Aceste activități - așa cum am citit în alte locuri scrise - pot fi legate de proiect sau nu. Admin, suport, operare etc. Aici Saviom atrage atenția asupra recunoașterii ca prim element important al unui proces de alocare a resurselor. Al doilea - ca multe altele - atribuirea. Al treilea element este "perioada specifică".
Pe site-ul projectmanager.com suntem informați că termenul de alocare a resurselor înseamnă același lucru cu gestionarea și programarea resurselor (mai multe despre acest lucru în paragraful următor). Și de fapt, din perspectiva lor, alocarea resurselor este doar o planificare a resurselor care ia în considerare resursele disponibile necesare pentru ca o sarcină sau un proiect să fie finalizat cu rezultatele așteptate.
Încheind acest capitol, am putea spune simplu:
Alocarea resurselor înseamnă, pur și simplu, alocarea resurselor (în principal, oameni, competențele acestora, inclusiv disponibilitatea, performanțele actuale sau anterioare și abilitățile de gestionare a timpului) între diferitele sarcini ale unui proiect pentru a lucra în vederea respectării termenelor limită în cel mai eficient și economic mod posibil.
Alocarea resurselor implică de facto disponibilitatea resurselor, competențele actuale și preconizate (participarea la procese care vor asigura utilizarea resurselor disponibile, fie singur, fie în cooperare cu resursele umane sau cu o companie externă), experiența (atât a managerilor de proiect, cât și a angajaților), estimările, dependențele, prioritățile și cererile de schimbare care apar pe parcursul întregii etape de dezvoltare a produsului sau de gestionare a proiectului.
Din acest punct de vedere, se poate spune că ultima semnificație sugerează că alocarea resurselor este rezultatul mai multor alegeri din spatele acesteia. Ultima decizie de alegere a resurselor potrivite este precedată de microdecizii care influențează performanța echipei și determină succesul proiectului.
Această parte ar putea fi, de asemenea, partea de mai sus, dar din cauza importanței sale, am decis să vorbim despre acest subiect într-un paragraf separat. De ce?
Tratarea "alocării resurselor" ca sinonim al "programării resurselor" (de exemplu, Saviom) și chiar al "gestionării resurselor" (de exemplu, manager de proiect) nu este chiar nouă. Dar mediul managerului de proiect și reprezentantul universității, nu există consimțământul de a echivala un termen cu altul sau cu un al treilea. Pentru unii dintre ei, alocarea resurselor este un proces de gestionare a resurselor.
În Wikipedia, am văzut astfel de informații care nu sunt chiar apropiate de sugestiile PMI:
În gestionarea proiectelor, alocarea resurselor sau gestionarea resurselor reprezintă programarea activităților și a resurselor necesare acestor activități, luând în considerare atât disponibilitatea resurselor, cât și durata proiectului.
Din punctul de vedere al Project Management Institute, nu este chiar adevărat. Câteva dintre aspectele prezentate mai sus definiția sunt adevărate: disponibilitatea resurselor și durata proiectului. Dar cum rămâne cu bugetul? În mare parte, bugetul determină momentul în care ceva poate fi realizat. Pentru că, dacă aveți bugetul, puteți ajunge să decideți accesibilitatea resurselor - persoanele care participă la proiect și orice alte resurse (instrumente, echipamente etc.).
De asemenea, alocarea resurselor ia în considerare disponibilitatea, capacitatea și utilizarea resurselor în cadrul unei întreprinderi, dar nu trebuie confundată cu programarea resurselor.
Din perspectiva visual-planning.com:
Programarea resurselor se referă la setul de acțiuni și metodologii utilizate de organizații pentru a atribui în mod eficient resursele de care dispun lucrărilor, sarcinilor sau proiectelor pe care trebuie să le finalizeze și pentru a programa datele de începere și de finalizare pentru fiecare sarcină sau proiect pe baza disponibilității resurselor.
Float sugerează programarea resurselor este un proces utilizat de echipe pentru a-și organiza și structura angajații astfel încât sarcinile pe care aceștia trebuie să le îndeplinească să fie programate în funcție de disponibilitate și capacitate.
Dar Guru de resurse subliniază rolul de a recunoaște sau de a identifica momentul precis în care ar trebui alocate resursele. Ei înțeleg programarea resurselor ca o procesul de identificare precisă a resurselor care sunt necesare și apoi programarea când sunt necesare. Din această perspectivă, resursele alocate în mod corespunzător sunt rezultatul unei identificări foarte bune a angajaților cu competențe relevante (sau doar competențe adecvate în rândul angajaților disponibili) care garantează că proiectul va fi realizat în conformitate cu cerințele așteptate. Desigur, aceasta presupune că un proiect sau manager de resurse care poate evalua perfect, sau cel puțin foarte bine, potențialul angajaților și rolul lor util într-un anumit proiect.
Cu toate acestea, ținând cont de considerațiile de mai sus și de cele privind alocarea resurselor în managementul proiectelor, este greu să reziști sentimentului că înțelegerea rolului alocării resurselor a apărut de multe ori ca parte a gestionarea resurselor proiectului sau chiar procesul de programare a resurselor. Dar tratamentul ca sinonim este, de asemenea, legitim.
Gestionarea resurselor este predispusă la mai multe provocări de care trebuie să fiți conștienți pentru a aloca în mod corespunzător resursele și a le gestiona pe parcursul proiectului.
1. Modificări ale clientului
În calitate de manager de proiect, este posibil să fi experimentat deja modul în care modificările aduse domeniului de aplicare, calendarului sau bugetului pot afecta livrarea proiectului. În ceea ce privește alocarea resurselor, lucrurile stau de fapt la fel - existența unui calendar actualizat al resurselor vă va ajuta să ajustați fără probleme resursele odată cu apariția modificărilor.
2. Disponibilitatea resurselor
Demararea unui proiect nou, în mod ideal, ați putea utiliza orice resurse de care aveți nevoie și care sunt disponibile în cadrul companiei dumneavoastră. Dar ce se întâmplă dacă agenția dvs. este gestionarea mai multor proiecte și trebuie să negociați aceleași resurse cu alți primari? Sau ce se întâmplă dacă un anumit membru al echipei este în concediu medical? Disponibilitatea se schimbă și trebuie să o monitorizați în permanență pentru a identifica amenințările la adresa livrării proiectului dumneavoastră.
3. Dependențe de proiect
La alocarea resurselor trebuie să includeți dependențele proiectului, care sunt o formă de relație între sarcinile sau activitățile din cadrul proiectului. De exemplu, în proiectele IT există sarcini care pot fi realizate numai după finalizarea altora, astfel încât nu are rost să acaparați resurse încă de la început.
4. Incertitudinile proiectului
Chiar dacă ați bifat toate căsuțele atunci când începeți un proiect și ați convenit asupra cronologie, bugetul și domeniul de aplicare, există întotdeauna lucruri pe care nu le puteți prevedea. Gestionarea resurselor vă obligă să fiți capabil să răspundeți la proieccorectarea incertitudinilor, de exemplu, prin transferarea de resurse de la alte proiecte sau prin realocarea acestora.
5. Priorități în cadrul companiei
În cazul în care compania dvs. derulează mai multe proiecte simultan, este posibil ca dvs. și colegii dvs. să fiți nevoiți să împărțiți resurse limitate, foarte adesea într-un interval de timp similar. Dar chiar dacă reușiți să negociați resursele de care aveți nevoie amândoi, este posibil să apară o schimbare a priorităților în ceea ce privește unul dintre proiecte.
Să aruncăm o privire la modul de utilizare eficientă a resurselor de care dispuneți.
1. Cunoașteți proiectul și echipa
Numai dacă cunoașteți domeniul de aplicare și resursele disponibile în cadrul companiei dumneavoastră, puteți repartiza corect membrii echipei pentru proiectul dumneavoastră.
Începeți prin a crea un planul la nivel înalt al proiectului, constând în cerințele și realizările sale. Apoi, pe măsură ce știți exact de cine veți avea nevoie pentru a finaliza proiectul, puteți utiliza o matrice de competențe pentru a descoperi ce angajați din cadrul companiei dvs. trebuie să implicați.
Sau, dacă sunteți utilizator Teamdeck, puteți pur și simplu să vă filtrați angajații în funcție de competențele lor, identificând angajații relevanți și rezervările lor existente în cel mai scurt timp:
Pe măsură ce filtrați persoanele pe care doriți să le rezervați pentru proiectul dvs., verificați disponibilitatea acestora pentru a vedea dacă sunt într-adevăr libere să se alăture proiectului dvs. Bara simplă de disponibilitate ajută foarte mult:
În acest moment, regula de bază este să nu vă lăsați purtați de val și să nu alocați prea multe resurse pentru proiect. De fapt, excesul de resurse este considerat o greșeală pe care managerii de proiect o fac pentru a se proteja de incertitudini. Dar, la rândul său, aceasta face ca estimările proiectului și planurile pe termen lung să fie inexacte, afectând rezultatele finale ale companiei.
Gândiți-vă întotdeauna la imaginea de ansamblu atunci când alocați resurse. Verificați rezervările deja făcute de alți primari pentru a identifica resursele de care ați putea avea nevoie amândoi, în cazul în care ar trebui să vă ajustați programul în funcție de acestea.
De asemenea, este util să știți când membrii echipei dvs. își au zilele libere. Vedeți rubricile galbene de mai jos? Trebuie să le includeți în estimarea dvs., deoarece exact atunci acești angajați nu vor fi disponibili. În mod similar, puteți observa sărbătorile naționale care au loc în timpul proiectului dvs.
2. Descoperirea timpurie a riscurilor
Am vorbit despre asta puțin în provocările legate de gestionarea resurselor secțiune. În calitate de manager de proiect, sunteți foarte conștient de riscuri precum recenziile clienților, întârzierile, urgențele personale, proiectele concurente etc. Acestea interferează, de asemenea, cu alocarea resurselor.
Odată ce apare una dintre provocările menționate mai sus, trebuie să vă ajustați rezervările. Având o imagine de ansamblu la nivel înalt a resurselor din organizația dvs. vă va ajuta să găsiți alte resurse mai rapid, să realocați resurse, să prelungiți sau să reduceți rezervările existente sau chiar să ștergeți unele, dacă este necesar.
3. Țineți evidența proiectului
Vă amintiți că alocarea resurselor înseamnă îmbunătățirea eficienței utilității echipei dumneavoastră? Acum este momentul să verificați cum se descurcă echipa dumneavoastră. Puteți face acest lucru prin măsurarea utilizării resurselor.
Începeți cu urmărirea timpului și a volumului de muncă. În Teamdeck, puteți identifica cu ușurință angajații care au prea mult sau prea puțin (ceea ce poate fi, de asemenea, o problemă) de făcut. Vă amintiți bara de disponibilitate? Orele suplimentare sunt marcate cu culoarea roșie, în timp ce timpul neutilizat este alb.
Pentru a măsura utilizarea resurselor, puteți utiliza, de asemenea, o formulă simplă:
Utilizarea resurselor = timp ocupat / timp disponibil
În acest fel, puteți afla rapid dacă echipa dvs. își exploatează la maximum potențialul sau nu.
De asemenea, în timpul proiectului, este recomandat să comparați din când în când estimările cu cifrele reale și să realocați resursele dacă este necesar. Sunt șanse ca, din cauza unor schimbări, să fie nevoie să ajustați rezervările pentru a evita subutilizarea sau suprautilizarea resurselor și pentru a îndeplini cerințele proiectului.
Stabilirea unor verificări regulate cu echipa dvs. vă va ajuta și pe dvs. să identificați aceste amenințări.
În calitate de manager de proiect, puteți fi, de asemenea, responsabil pentru urmărirea bugetului proiectului dvs.. Puteți face acest lucru pe baza fișelor de pontaj ale echipei dvs., înmulțind numărul de ore pe care le-au petrecut pe proiect cu tariful pe care îl percepeți clientului pe oră. Din nou, prin compararea estimărilor cu cifrele reale, puteți vedea dacă vă încadrați sau nu în buget.
4. Analizați proiectul
Utilizarea datelor colectate în timpul proiectelor anterioare vă va oferi un avantaj uriaș. Pe baza acestor date, veți putea să vă planificați și să vă gestionați mai bine proiectele viitoare. Având o software de gestionare a resurselor cu rapoarte personalizate ajută foarte mult, deoarece apoi puteți organiza datele pentru a calcula diferite măsurători, cum ar fi salarizarea angajaților sau KPI de vânzări.
După cum puteți vedea, urmând procesele corecte și utilizând un instrument complet de gestionare a resurselor, puteți facilita alocarea resurselor și beneficia de aceasta în multe feluri:
Calendarul de resurse (sau calendarul de management al proiectului, sau calendarul de planificare a proiectului, software-ul de planificare a resurselor) vă permite să planificați, să gestionați și să alocați resursele mai eficient și mai eficace - mai ales dacă Microsoft Excel a avut un rol principal în...
Care este obiectivul final al managerilor de proiect? Finalizarea cu succes a proiectelor lor. Înșiși managerii de proiect recunosc că acest lucru nu se întâmplă prea des: conform ultimului sondaj Pulse of the Profession, mai puțin de 60% din proiecte sunt finalizate fie...
Gestionarea capacității este o strategie utilizată de întreprinderi pentru a utiliza cât mai bine eficiența producției în raport cu cererea pentru un serviciu sau un produs. Scopul final al gestionării capacității este de a: Identificarea și...