Popularizarea muncii la distanță a ridicat multe întrebări cu privire la gestionarea unei echipe la distanță, în special atunci când aceasta este internațională. Un astfel de sistem de lucru necesită o abordare și instrumente complet noi, precum și stabilirea priorităților. În articolul de astăzi, vom prezenta 10 sfaturi privind gestionarea unei echipe la distanță care lucrează din țări diferite.
Covid-19 a schimbat modul de lucru al multor companii. Oamenii din clădirile de birouri închise creșteau riscul de răspândire a virusului, astfel încât conducerea a trebuit să găsească o soluție. Aceasta s-a dovedit a fi munca de la distanță. Desigur, munca de la distanță nu a fost inventată odată cu pandemia, dar abia acum companiile au început să pună în aplicare acest model pe o scară atât de largă. Unele întreprinderi aveau deja experiență cu munca la domiciliu. Pentru alte organizații, pe de altă parte, a fost o provocare complet nouă, care a necesitat o revizuire completă a modelelor de gestionare existente.
Munca la distanță prezintă noi oportunități, precum și noi probleme, dar un sistem bine pus în aplicare de transformare la distanță poate aduce companiei dumneavoastră beneficii mari. Mai ales că, în acest moment, capacitatea de a lucra de la distanță este un criteriu foarte important pentru ca o organizație să fie competitivă pe piață. Potrivit raportului Growmotely, până la 97% dintre angajații intervievați nu doresc să se întoarcă la birou cu normă întreagă. Acest lucru arată cât de important este să puteți utiliza cel puțin parțial biroul de acasă.
În plus, pentru angajator, munca la distanță înseamnă, de asemenea, o mulțime de beneficii care merită luate în considerare. În primul rând - reducerea costurilor de funcționare a întreprinderii. Doar faptul că, atunci când echipa dvs. lucrează de acasă, nu trebuie să închiriați un birou atât de mare. Unele companii chiar au renunțat complet să mai aibă un birou. La urma urmei, costurile de închiriere a unui astfel de spațiu sunt foarte ridicate.
În al doilea rând, angajații sunt mai puțin predispuși să absenteze. Atunci când nu se simt bine, dar nu sunt încă foarte bolnavi, ei preferă adesea să nu-și ia o zi liberă, ci să lucreze din pat. De asemenea, le este adesea mai ușor să se oprească din lucru pentru o oră sau două atunci când au un comision de făcut, în timp ce dacă ar lucra de acasă și-ar lua probabil o zi liberă. Un studiu Stanford a constatat, de asemenea, că angajații care pot lucra de acasă sunt cu 22% mai productivi. 32,2% dintre managerii de recrutare intervievați au confirmat că productivitatea lucrătorilor la distanță a crescut.
Căutați mai multe sfaturi de specialitate privind gestionarea proiectelor? Consultați Lista de verificare GRATUITĂ pentru planificarea sprintului acum!
Bineînțeles, modelele de lucru de la distanță nu sunt unitare și depind de nevoile și specificul întreprinderii dumneavoastră. Este cu siguranță mai ușor pentru companiile de tehnologie și internaționale să trimită angajații la un birou de acasă decât pentru întreprinderile bazate pe munca manuală. Aruncați o privire asupra organizației dvs. și decideți care este cea mai bună formă pentru dvs.: complet la distanță sau poate hibrid? Sau lăsați alegerea la latitudinea angajaților dumneavoastră - la urma urmei, ei știu unde lucrează cel mai bine. Indiferent de modelul asupra căruia vă decideți, acest ghid vă va ajuta în gestionarea unei echipe la distanță.
Una dintre cele mai mari schimbări pentru angajați atunci când lucrează de la distanță este comunicarea. La birou, este întotdeauna ușor să întrebi un coleg de la biroul de lângă tine cui să te adresezi cu o întrebare specifică sau dacă cineva este în concediu sau în vacanță. Atunci când lucrați de la distanță, căutarea unor astfel de informații poate fi foarte consumatoare de timp, mai ales într-o companie mare sau medie. Prin urmare, este important să folosiți un sistem care va facilita acest lucru.
De exemplu, funcția Custom Fields din Teamdeck (software de gestionare a resurselor), vă poate ajuta să grupați angajații în funcție de departamentele din care fac parte și de competențele pe care le au. Acest lucru este foarte util în atribuirea persoanelor la proiecte și crearea de rapoarte. De asemenea, face mai ușor să vedeți cine este responsabil pentru ce în cadrul companiei.
Sarcinile și așteptările clar definite sunt baza muncii în general. Cu toate acestea, în modul la distanță, devine ceva crucial. Este greu de descris cât de multe frustrări, neînțelegeri și întârzieri pot rezulta din lipsa unui domeniu de activitate clar definit. De aceea, este atât de important ca angajații dvs. să știe exact ce le cereți, ce au de făcut și care este termenul lor limită. Utilizați un panou de amestecare care este actualizat în timp real. În acest fel, fiecare angajat va primi sarcini specifice în cadrul unui sprint. Ei vor ști exact care sunt responsabilitățile lor și când vă așteptați să finalizeze o anumită etapă. În calitate de manager, este responsabilitatea dumneavoastră să asigurați claritate și deschidere.
Atunci când lucrați de la distanță, trebuie să vă așteptați să pierdeți o parte din control. Nu sunteți în măsură să verificați constant ce fac angajații dumneavoastră. Este foarte important să angajați persoane care își pot gestiona singure timpul și obiectivele. Independența și încrederea sunt esențiale atunci când gestionați o echipă internațională care nu lucrează de la birou. Bineînțeles, nu înseamnă că angajații trebuie lăsați singuri și că nu veți mai avea acces la progresul proiectului.
Trebuie să oferiți echipei dvs. sprijin maxim și informații detaliate cu privire la sarcinile pe care trebuie să le îndeplinească. De asemenea, este foarte important să urmăriți etapele cheie ale proiectelor importante, astfel încât să știți ce se întâmplă în companie și dacă totul decurge conform planului. Cu toate acestea, dacă încercați să monitorizați constant fiecare element al activității echipei dumneavoastră, nu veți obține deloc rezultatele dorite. Veți pierde o mulțime de timp verificând dacă toată lumea face ceea ce trebuie să facă. Angajații dvs. se vor simți frustrați și controlați, iar motivația lor internă va scădea, deoarece nu vor simți că sunt responsabili pentru propria lor muncă.
La birou, puteți întreba oricând pe cineva: "Aveți timp pentru o întâlnire scurtă?". Sau pur și simplu să veniți și să vă prezentați cazul în 5 minute. Atunci când echipa lucrează de la distanță, cazul devine mult mai complicat. Mai ales atunci când angajați mulți oameni din întreaga lume și nu le puteți controla timpul pentru o zi, o săptămână sau o lună întreagă. Acest lucru este, de asemenea, foarte important dacă angajați persoane care lucrează în zone orare diferite sau cu jumătate de normă.
În această situație, gestionarea disponibilității devine și mai complicată. Pentru ca afacerea dvs. să funcționeze fără probleme, trebuie să cunoașteți disponibilitatea echipei dvs. Aceasta vă va ajuta să vă planificați calendarul cât mai optim posibil. Acesta este și momentul în care instrumentul nostru devine util. În calendarul Teamdeck, veți găsi Disponibilitate funcție.
Fiecare angajat își poate completa disponibilitatea în orice moment, ceea ce facilitează planificarea turelor și a întâlnirilor. De asemenea, puteți adăuga o disponibilitate repetată în loc să o definiți zi de zi.
Atunci când gestionați o echipă la distanță care lucrează din țări diferite, este foarte important să țineți cont și de sărbătorile locale. Acesta este cazul în care Unități organizaționale este utilă. Aceasta vă permite să vă grupați echipa în funcție de locație și să le atribuiți sărbătorile bancare corespunzătoare. Astfel, ori de câte ori doriți să programați o întâlnire sau o sarcină pentru angajatul dvs., calendarul va lua în considerare țara în care se află și sărbătorile locale care se aplică acolo.
Gestionarea timpului de proiect - ați auzit-o vreodată? Nu puteți întreba în permanență fiecare membru al echipei "Ai făcut-o deja?", "Când o vei face?", "Vom respecta termenul limită?". Chiar și atunci când lucrați într-un loc de muncă staționar, acest lucru ar fi complet ineficient, darămite atunci când angajați mulți oameni din întreaga lume! Trebuie să aveți un sistem de gestionare a proiectelor și a programului de lucru.
Atunci când colectați toate sarcinile și programele proiectelor pe termen lung într-un panou clar, vă va fi mult mai ușor să verificați dacă totul se desfășoară conform planului și vă veți putea implica doar atunci când este necesar. Un astfel de software de gestionare a resurselor proiectului economisește o cantitate uriașă de timp. De asemenea, vă garantează că nu veți pierde nimic, deoarece instrumentul automat va reține lucrurile importante pentru dumneavoastră!
Acest sfat este important și atunci când lucrați fix, dar când lucrați de la distanță devine crucial, deoarece nu aveți alte opțiuni. Nu puteți supraveghea tot ceea ce se întâmplă în afacerea dvs. fără un management modern și instrumente de comunicare. Introducerea lor în afacerea dvs. nu mai este nici măcar o chestiune de alegere - fără ele, pur și simplu nu puteți lucra zilnic.
Atunci când lucrați de la distanță, este esențial să îmbunătățiți comunicarea între membrii echipei. La birou, e-mailul este de multe ori suficient, deoarece pentru orice lucru mărunt puteți veni la un alt birou. Atunci când angajații stau la biroul de acasă, e-mailul nu este cea mai bună soluție, deoarece nu este convenabil pentru o comunicare continuă, rapidă și receptivă. Luați în considerare un serviciu de mesagerie instantanee precum Slack sau Skype pentru a facilita schimbul rapid de informații între persoane. Atunci când lucrați într-o companie internațională, întâlnirile față în față sunt o adevărată raritate, așa că aveți nevoie de un instrument de întâlnire online convenabil. Zoom, Google Meets sau Microsoft Teams vor face treaba foarte bine. După cum am menționat deja, este, de asemenea, extrem de important să gestionați activitatea echipei dumneavoastră. Atribuiți sarcini, verificați progresul proiectelor, stabiliți repere și termene, creați rapoarte și gestionați calendarul și concediile. Verificați ce vă oferă instrumente precum Teamdeck, Asana sau Jira.
Este greu să menții sentimentul de a face parte dintr-o echipă atunci când nici măcar nu-ți vezi colegii. Sentimentul de alienare și singurătate este unul dintre cele mai mari dezavantaje ale muncii la distanță și o mare provocare pentru angajatori. Este de la sine înțeles cât de important este pentru angajați și motivația lor să se simtă parte a echipei lor. Am scris puțin mai multe despre acest lucru în acest articol. Așadar, cum să vă ocupați în mod corespunzător de consolidarea echipei în timp ce gestionați o echipă la distanță care lucrează din țări diferite?
Ei bine, pentru început trebuie să vă concentrați pe ceea ce aveți la dispoziție zilnic, și anume comunicarea online. Ajută foarte mult dacă în fiecare zi, cel puțin pentru o perioadă scurtă de timp, întreaga echipă are o apel de stare. Pe acesta, puteți discuta despre activitatea curentă și progresele înregistrate, dar și să întrebați cum se descurcă fiecare și cum se simt. Acest lucru contribuie la crearea sentimentului că sunteți în contact în mod regulat. De asemenea, este o idee bună să aveți Întâlniri 1:1, nu numai cu managerul tău, ci și cu alte persoane din companie. Puteți implementa un sistem care împarte angajații în perechi aleatorii și organizează o întâlnire de o jumătate de oră în care aceștia se pot cunoaște mai bine.
Reuniuni periodice cu întreaga companie sunt, de asemenea, foarte importante, unde puteți discuta despre schimbările și realizările majore. Chat-urile și canalele, de exemplu pe Slack, vă permit, de asemenea, să rămâneți la curent cu ceea ce se întâmplă cu alte persoane din companie. De asemenea, este o idee bună să aveți o varietate de activități pentru angajați, cum ar fi sport online sau un club de carte. Ori de câte ori aveți ocazia, merită, de asemenea, să organizați un eveniment de consolidare a echipei, astfel încât angajații să se poată întâlni în persoană. Cunoscându-vă colegii în acest fel, vă va fi mai ușor să construiți relații mai târziu, chiar dacă numai online.
Există un lucru care poate fi atât blestemul, cât și binecuvântarea oricărui manager. Bârfa. La birou, uneori este suficient să spui ceva câtorva persoane și, într-o clipă, toată lumea știe. Și nu trebuie să fie vorba despre subiecte rele sau dificile, ci și despre idei de dezvoltare, organizarea de evenimente, oameni noi care se alătură echipei și alte subiecte actuale. Cu toate acestea, gestionarea unei echipe la distanță vă obligă să fiți mult mai vigilent cu privire la faptul că angajații știu tot ceea ce ar trebui să știe.
La birou, pur și simplu vorbiți despre lucruri la prânz sau la automatul de cafea. Atunci când angajații dvs. sunt la birou acasă, este responsabilitatea dvs. să fiți transparent și să îi țineți la curent cu toate lucrurile importante. Uneori, acest lucru necesită să vă obișnuiți și să vă schimbați obiceiurile anterioare. Cu siguranță va trebui să scrieți mai des e-mailuri către întreaga echipă și să folosiți o cameră de chat comună. Cu toate acestea, puteți fi sigur că informarea echipei cu privire la ceea ce se întâmplă în companie vă va ajuta foarte mult în management. Este mult mai confortabil să lucrezi cu oameni care știu tot ceea ce se întâmplă. În plus, angajații se vor simți și ei parte a companiei și vor fi mai interesați de afacerile acesteia.
Atunci când toți angajații sunt la distanță, în țări și contexte culturale diferite, este dificil să se mențină un sentiment de comunitate în cadrul companiei. Prin urmare, asigurați-vă că societatea dumneavoastră are propria personalitate și identitate. Creați o comunicare coerentă pentru compania dumneavoastră. Definiți ce este important pentru ea, care sunt valorile sale, care este misiunea sa. Lăsați angajații să simtă că aparțin unui loc care are propriul său caracter. Este important ca toată lumea să se simtă confortabil în cadrul companiei, așa că întrebați-i pe oamenii dvs. ce părere au despre politica companiei. Poate au niște sugestii sau idei? Acest lucru este foarte valoros. Mai ales atunci când lucrați de la distanță, trebuie să implicați angajații în modelarea companiei și să le dați sentimentul că vocea lor este importantă. Apartenența la un grup și la o organizație sporește sentimentul de apartenență și motivația.
Atunci când echipa dvs. lucrează de la birou, integrarea tinde să urmeze un tipar similar. În timpul întâlnirii cu un nou angajat, îi povestiți puțin despre companie și despre ceea ce lucrați. Adevărul este, însă, că majoritatea informațiilor cheie despre sarcini, procese, fluxul de lucru și tot ceea ce contează cu adevărat sunt obținute de angajat de la colegii săi, întrebându-i despre lucrurile care îi deranjează. În cazul lucrului la distanță, nu există o astfel de posibilitate. Angajații sunt aruncați imediat în noi responsabilități. Este mai dificil să ceară sfaturi, deoarece nu întotdeauna știu imediat la cine să apeleze. Unele lucruri sunt, de asemenea, mai greu de explicat online. Deși, desigur, aproape totul poate fi făcut online, iar sprijinul echipei este foarte important. Pentru a facilita pe cât posibil aclimatizarea unui nou angajat, este foarte important să existe un proces excelent de onboarding.
Stabiliți întâlniri cu alți membri ai echipei care îi vor prezenta persoanei noi diverse aspecte ale companiei. De asemenea, puteți organiza o sesiune de întrebări și răspunsuri cu membrii echipei de la distanță, care nu numai că vor răspunde la întrebări, dar vor oferi și o perspectivă. Încercați să oferiți un curs online, de exemplu pe o platformă de e-learning. În acest fel, un nou angajat va putea întotdeauna să se refere la orice lecție până când se va simți încrezător în noul său loc de muncă.
Gestionarea unei echipe la distanță care lucrează din țări diferite este o mare provocare. Optimizarea unui astfel de model de lucru vă va cere să adoptați o nouă abordare și să faceți unele schimbări. Cu toate acestea, puteți fi sigur că, dacă aplicați sfaturile de mai sus, veți observa rapid o îmbunătățire în gestionarea echipei dvs. la distanță.
Calendarul de resurse (sau calendarul de management al proiectului, sau calendarul de planificare a proiectului, software-ul de planificare a resurselor) vă permite să planificați, să gestionați și să alocați resursele mai eficient și mai eficace - mai ales dacă Microsoft Excel a avut un rol principal în...
Care este obiectivul final al managerilor de proiect? Finalizarea cu succes a proiectelor lor. Înșiși managerii de proiect recunosc că acest lucru nu se întâmplă prea des: conform ultimului sondaj Pulse of the Profession, mai puțin de 60% din proiecte sunt finalizate fie...
Gestionarea capacității este o strategie utilizată de întreprinderi pentru a utiliza cât mai bine eficiența producției în raport cu cererea pentru un serviciu sau un produs. Scopul final al gestionării capacității este de a: Identificarea și...